Za co odpowiada menedżer floty?

Spokojna głowa

Zmiana roli managera floty dotyczy przede wszystkim zmiany zakresu jego obowiązków. Wcześniej fleet manager był odpowiedzialny za wszelkie sprawy administracyjne związane z obsługą floty, jak zakup i sprzedaż samochodów, koordynowanie oraz nadzór współpracy z serwisami, czy zarządzanie kartami paliwowymi. W jego kompetencjach leżało również negocjowanie warunków z bardzo dużą liczbą dostawców usług flotowych oraz z firmami ubezpieczeniowymi.

W momencie unowocześnienia sposobu zarządzania flotą, jakim jest współpraca z firmą CFM, rola fleet managera ulega przekształceniu. Z administratora floty, organizującego cały proces zarządzania, staje się on koordynatorem współpracy z firmą CFM. Dzięki przejęciu spraw administracyjnych przez leasingodawcę, fleet manager kontaktuje się często już tylko z jednym dostawcą. Pozwala mu to skupić się na doskonaleniu polityki flotowej w firmie oraz na wprowadzaniu i doskonaleniu procedur w kontaktach zarówno z użytkownikami aut, jak i z partnerem CFM. Od strony dostawcy usług manager jest widziany w roli kontrolera, osoby nadzorującej całą współpracę z firmą CFM - Paweł Błaszczak.

W krajach zachodnich, gdzie CFM jest znacznie bardziej rozpowszechniony, stanowisko fleet managera jest często przekształcane na stanowisko leasing managera. Tego typu krok jest niejako usankcjonowaniem roli osoby odpowiedzialnej za flotę po stronie klienta, jako administratora kontraktów leasingowych oraz koordynatora współpracy z dostawcą CFM.

Polecamy: Podatek od środków transportowych 2012

Stresująca codzienność

Z naszego doświadczenia wynika, że najwięcej pracy przysparzają fleet managerom sprawy administracyjne związane z codziennym zarządzaniem flotą. Manager jest odpowiedzialny między innymi za proste i czasochłonne czynności administracyjne takie jak obieg dokumentów, sprawy administracyjne (np. rejestracje samochodów) czy autoryzacje wszystkich napraw i kosztów – mówi Artur Sulewski, Dyrektor Handlowy LeasePlan.

Niejednokrotnie aby być w stanie wygospodarować czas na kluczowe zadania, analizy i na wsparcie dla użytkowników, konieczne jest oddanie użytkownikom, czy serwisom pewnego pola do podejmowania decyzji np. w zakresie napraw, co z kolei może się niestety wiązać z nadużyciami ze strony serwisów.

Przy braku automatyzacji tego typu procesów i dość dużej flocie, dopilnowanie przez jedną osobę zasadności każdej jednej naprawy mechanicznej lub blacharsko-lakierniczej, czy tankowania jest praktycznie niemożliwe. Kolejną kwestią przysparzającą fleet managerom problemów jest raportowanie. Samodzielne zbieranie danych do analiz jest bowiem zadaniem bardzo mozolnym i czasochłonnym – dodaje Paweł Błaszczak.

W firmach, które decydują się na wynajem długoterminowy, rola fleet managera zmienia się, głównie w zakresie jego obowiązków. Wraz z decyzją o outsourcingu floty blisko 90 proc. prostych i czasochłonnych spraw administracyjnych jest przejmowanych przez firmę wynajmu długoterminowego, a fleet manager z administratora floty, organizującego cały proces zarządzania, staje się managerem koordynującym współpracę z firmą Car Fleet Management.

Jeśli tylko fleet manager trafi na solidnego dostawcę usług leasingowych, będzie mógł wreszcie spokojnie skupić się na doskonaleniu i egzekwowaniu polityki flotowej oraz na wprowadzaniu i doskonaleniu procedur w kontaktach, zarówno z użytkownikami aut, jak i z partnerem firmy. Dużym ułatwieniem dla fleet managera okazują się także dodatkowe infolinie dla użytkowników jak dodatkowe assistance firmy wynajmu zapewniające 24h wsparcie dla użytkowników, bezpośredni dostęp do samochodów zastępczych a nawet likwidację szkód. Również w zakresie raportowania może liczyć na duże ułatwienia, ze względu na dostęp do zewnętrznych raportów, przygotowywanych przez leasingodawcę. W szczególności dotyczy to zestawień szkodowości floty, czy też monitorowania tzw. zachowań nietypowych jak tankowanie większej liczby litrów, niż pojemność baku danego auta itp. – dodaje Paweł Błaszczak.

Polecamy: serwis Leasing

Poważna odpowiedzialność

Odpowiedzialność karna fleet managerów za pracowników korzystających z samochodów służbowych to nowe zagadnienie w polskim prawie. Choć na polskim gruncie nie mieliśmy jeszcze do czynienia z zarzutami prawnymi wobec fleet managerów z tytułu niedopełnienia obowiązków, to trzeba pamiętać o tym, że ich praca, to nie przelewki.

Źródła takich obowiązków można poszukiwać w art. 179 kodeksu karnego i w art. 96 kodeksu wykroczeń. Art. 179 przewiduje karę dla tego, kto wbrew szczególnemu obowiązkowi dopuszcza do ruchu pojazd mechaniczny w stanie bezpośrednio zagrażającym bezpieczeństwu w ruchu. O ile zatem samochody są należycie serwisowane i odpowiednio utrzymywane, ryzyko to jest ograniczone. Przepis kodeksu wykroczeń przewiduje z kolei karę grzywny w przypadku dopuszczenia do prowadzenia pojazdu osobę bez wymaganych uprawnień, dopuszczenia do jazdy pojazdu pomimo braku wymaganych dokumentów czy auta, które nie jest wyposażone w wymagane urządzenia i przyrządy – mówi Magda Kawczyńska, doradca prawny.

Dobrze napisana polityka flotowa, przedstawiana użytkownikom samochodów, pozwala na skuteczne ograniczenie powyższych ryzyk. Powinny znaleźć się w niej m.in. zapisy zobowiązujące użytkownika do przestrzegania obowiązujących przepisów czy określające zasady serwisowania i kontroli stanu technicznego pojazdów.

Podsumowując – CFM z pewnością nie jest odpowiedzią na wszystkie bolączki managerów floty, jednak współpraca z dobrym partnerem jest w stanie zdjąć z głowy fleet managerów dużo obowiązków administracyjnych i pozwolić im skupić się na globalnej odpowiedzialności za swoją flotę.

Polecamy: Jakie pułapki podatkowe przy sprzedaży auta?

Autor: LeasePlan