REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja wydatków poniesionych na samochód

Smaga Jaroszyński Spółka Adwokacka Sp. j.
Ewidencja wydatków poniesionych na samochód
Ewidencja wydatków poniesionych na samochód

REKLAMA

REKLAMA

W dzisiejszych czasach trudno sobie wyobrazić prowadzenie działalności gospodarczej bez wykorzystywania samochodu osobowego. W firmach jednoosobowych najczęściej używany jest prywatny samochód dla celów służbowych, z kolei w większych podmiotach samochód może stanowić majątek firmy albo może być leasingowany lub użytkowany na podstawie innych umów cywilnoprawnych.

Wydatki poniesione na eksploatację pojazdu t.j. zakup paliwa, olejów, części zamiennych, ubezpieczeń, naprawy itp. są rozliczane dwojako, w zależności od faktu czy dany pojazd stanowi majątek firmy czy też nie.

REKLAMA

„Kilometrówka” czy faktura?

REKLAMA

Jeżeli samochód nie stanowi własności firmy - nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, a mimo to przedsiębiorca wykorzystuje go na potrzeby działalności gospodarczej, to wydatki poniesione na eksploatację takiego auta będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem ku temu jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki w sposób wskazany w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej updop). Taka ewidencja nie ma określonej formy, jedynie w przywołanych przepisach ustawodawca określa minimalne wymagania, jakie powinna spełniać:

1) nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
2) numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
3) kolejny numer wpisu;
4) datę i cel wyjazdu;
5) opis trasy (skąd-dokąd);
6) liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
7) stawkę za 1 km przebiegu;
8) kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
9) podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Polecamy: Zmiana składu osobowego wspólników spółki cywilnej, a własność samochodu będącego składnikiem majątku spółki

REKLAMA

Aby prawidłowo ustalić, jaką kwotę możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu należy określić tzw. limit wydatków. Jest to iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr określonej w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podatnik użytkuje na potrzeby firmy prywatny samochód Fiat Panda 1.6, ponosi w związku z tym wydatki związane z jego eksploatacją. W czerwcu zapłacił m.in. 400 zł za paliwo. W tym czasie w przejechał 450 km. Podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. W celu ustalenia kwoty, którą może wpisać do kosztów podatkowych, musi najpierw ustalić limit wydatków, t.j. liczba kilometrów przejechanych i stawka za jeden kilometr przebiegu, czyli 0,8358 x 450 km (samochód ma pojemność 1,6 litra).

Limit wynosi zatem 376,11 zł. Łączne wydatki wyniosły natomiast 400 zł. Mimo to podatnik do kosztów podatkowych zaliczy tylko wspomniane 376,11 zł. W lipcu podatnik wydał kolejne 200 zł na paliwo i przejechał 300 km. Łączny limit za lipiec i sierpień to już 626,85 zł (750 km x 0,8358). Natomiast łączne wydatki w rachunku narastającym to 600 zł. Podatnik może zatem zaliczyć w okresie czerwiec - lipiec do kosztów 600 zł. W lipcu wpisze zatem do kosztów różnicę pomiędzy 600 zł a kwotą zaksięgowaną już w czerwcu, czyli 223,89 zł (600 zł – 376,11 zł).

Ustawodawca zobowiązuje podatnika do prowadzenia przedmiotowej ewidencji jedynie dla samochodów osobowych, a więc wydatki ponoszone z tytułu eksploatacji pojazdu innego niż samochód osobowy podatnik może w całości zaliczać do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełnione są ogólne kryteria wymagane dla uznania wydatków za koszty podatkowe.

Obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów nie mają podatnicy, których samochód stanowi majątek firmy i został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. W takim przypadku jedynym warunkiem uprawniającym do zaliczenia bieżących kosztów eksploatacyjnych jest ich właściwe udokumentowanie, np. fakturą VAT czy rachunkiem. Możliwe jest również księgowanie na podstawie paragonów i innych dowodów kasowych, ale jedynie w przypadku dokonania zakupu paliwa lub olejów poza granicami Polski.

Polecamy: Wynajem samochodu może być tańszy

Faktura VAT dokumentująca zakup paliwa powinna zawierać numer rejestracyjny tego samochodu zgodnie z art § 9 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Wymóg ten musi być spełniony, gdyż umieszczenie numeru rejestracyjnego samochodu na fakturze dowodzi, że wydatek na zakup paliwa został poniesiony na użytkowanie tego, a nie innego samochodu, tj. że został poniesiony na używanie samochodu wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej.

Za koszt związany z eksploatacją samochodu uznaje się opłaty parkingowe, niezależnie od tego czy mamy do czynienia z biletem jednorazowym, czy miesięcznym abonamentem. Ważne jest, aby w/w wydatki zostały odpowiednio udokumentowane. Jeżeli nie jest to faktura lub rachunek, ale bilet z parkometru lub paragon należy go potraktować jako załącznik do dowodu wewnętrznego. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zarówno paragon, jak bilet nie zawierają wszystkich wymienionych powyżej elementów. Mimo to mogą być zakwalifikowane jako dowody księgowe. Należy umieścić na nim m.in. dane nabywcy oraz opis operacji gospodarczej, tj. w jakim celu opłata została dokonana. Dopiero taki dokument stanowi podstawę do zaksięgowania wydatku jako koszt.

Agata Wasilik

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wakacje składkowe dla małych przedsiębiorców. Nowa wersja projektu ustawy z rocznym limitem wydatków

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało nową wersję projektu ustawy o tzw. wakacjach składkowych. Obniżono w nim szacunek kosztu rozwiązania dla finansów publicznych w 10 lat do 20,4 mld zł z niemal 25 mld zł.

    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    Jak handel wykorzystuje nowe technologie

    Technologia to nieodłączna część funkcjonowania nowoczesnej dystrybucji towarów. Pracownicy sektora sprzedaży nie wyobrażają sobie bez niej pracy. Tak wynika z raportu Slack przygotowanego na bazie ankiety wśród dyrektorów i menadżerów z sektora handlowego. 

    Komisja Europejska wydała wstępną pozytywną ocenę pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy

    Mamy dobrą wiadomość: jest formalna zgoda KE ws. akceptacji pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy, jak też warunku związanego z Kartą Praw Podstawowych UE - poinformowała w czwartek minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

    REKLAMA

    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    Ponad 20 mln zł z tytułu niezapłaconych podatków. Rozbita została zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową

    Zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową została rozbita. Śledczy szacują straty Skarbu Państwa na ponad 20 mln zł.

    Co to jest działalność badawczo-rozwojowa? W teorii i praktyce

    Działalność badawczo-rozwojową definiuje m.in. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. oraz Podręcznik Frascati. Zgodnie z definicją działalność badawczo-rozwojowa to twórcza praca podejmowana w sposób celowy i systematyczny, mająca na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz tworzenie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy. Działalność B+R zawsze ukierunkowana jest na nowe odkrycia, oparte na oryginalnych koncepcjach lub hipotezach. Nie ma pewności co do ostatecznego wyniku, ale jest ona planowana i budżetowana, a jej celem jest osiągnięcie wyników, które mogłyby być swobodnie przenoszone lub sprzedawane na rynku. Co to oznacza w praktyce? 

    REKLAMA

    Każdy projekt finansowany z UE musi uwzględniać zasady horyzontalne. O jakie zasady chodzi?

    Polityka horyzontalna Unii Europejskiej, która powinna być uwzględniona w każdym projekcie dofinansowanym z Funduszy Europejskich, to równe szanse i niedyskryminacja, równość kobiet i mężczyzn, zrównoważony rozwój oraz zasada „nie czyń poważnych szkód”. Ponadto, beneficjenci są zobligowani do przestrzegania Karty Praw Podstawowych UE oraz spełnienia horyzontalnego warunku podstawowego w zakresie wdrażania postanowień Konwencji o Prawach Osób Niepełnosprawnych.

    Polskie bizneswoman systematycznie przejmują kierowanie firmami z branży hotelarskiej i gastronomicznej

    Już prawie co czwarta firma działająca w branży HoReCa – hotele, restauracje, catering, ma szefową a nie szefa. W firmach mających jednego właściciela ten odsetek jest nawet wyższy i wynosi 48 procent. Biznesy zarządzane przez kobiety z tej branży należą do prowadzonych najlepiej.

    REKLAMA