Kategorie

Ewidencja wydatków poniesionych na samochód

Smaga Jaroszyński Spółka Adwokacka Sp. j.
Ewidencja wydatków poniesionych na samochód
Ewidencja wydatków poniesionych na samochód
W dzisiejszych czasach trudno sobie wyobrazić prowadzenie działalności gospodarczej bez wykorzystywania samochodu osobowego. W firmach jednoosobowych najczęściej używany jest prywatny samochód dla celów służbowych, z kolei w większych podmiotach samochód może stanowić majątek firmy albo może być leasingowany lub użytkowany na podstawie innych umów cywilnoprawnych.

Wydatki poniesione na eksploatację pojazdu t.j. zakup paliwa, olejów, części zamiennych, ubezpieczeń, naprawy itp. są rozliczane dwojako, w zależności od faktu czy dany pojazd stanowi majątek firmy czy też nie.

„Kilometrówka” czy faktura?

Reklama

Jeżeli samochód nie stanowi własności firmy - nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, a mimo to przedsiębiorca wykorzystuje go na potrzeby działalności gospodarczej, to wydatki poniesione na eksploatację takiego auta będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem ku temu jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki w sposób wskazany w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej updop). Taka ewidencja nie ma określonej formy, jedynie w przywołanych przepisach ustawodawca określa minimalne wymagania, jakie powinna spełniać:

1) nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
2) numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
3) kolejny numer wpisu;
4) datę i cel wyjazdu;
5) opis trasy (skąd-dokąd);
6) liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
7) stawkę za 1 km przebiegu;
8) kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
9) podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Polecamy: Zmiana składu osobowego wspólników spółki cywilnej, a własność samochodu będącego składnikiem majątku spółki

Reklama

Aby prawidłowo ustalić, jaką kwotę możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu należy określić tzw. limit wydatków. Jest to iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr określonej w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Podatnik użytkuje na potrzeby firmy prywatny samochód Fiat Panda 1.6, ponosi w związku z tym wydatki związane z jego eksploatacją. W czerwcu zapłacił m.in. 400 zł za paliwo. W tym czasie w przejechał 450 km. Podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. W celu ustalenia kwoty, którą może wpisać do kosztów podatkowych, musi najpierw ustalić limit wydatków, t.j. liczba kilometrów przejechanych i stawka za jeden kilometr przebiegu, czyli 0,8358 x 450 km (samochód ma pojemność 1,6 litra).

Limit wynosi zatem 376,11 zł. Łączne wydatki wyniosły natomiast 400 zł. Mimo to podatnik do kosztów podatkowych zaliczy tylko wspomniane 376,11 zł. W lipcu podatnik wydał kolejne 200 zł na paliwo i przejechał 300 km. Łączny limit za lipiec i sierpień to już 626,85 zł (750 km x 0,8358). Natomiast łączne wydatki w rachunku narastającym to 600 zł. Podatnik może zatem zaliczyć w okresie czerwiec - lipiec do kosztów 600 zł. W lipcu wpisze zatem do kosztów różnicę pomiędzy 600 zł a kwotą zaksięgowaną już w czerwcu, czyli 223,89 zł (600 zł – 376,11 zł).

Ustawodawca zobowiązuje podatnika do prowadzenia przedmiotowej ewidencji jedynie dla samochodów osobowych, a więc wydatki ponoszone z tytułu eksploatacji pojazdu innego niż samochód osobowy podatnik może w całości zaliczać do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełnione są ogólne kryteria wymagane dla uznania wydatków za koszty podatkowe.

Obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów nie mają podatnicy, których samochód stanowi majątek firmy i został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. W takim przypadku jedynym warunkiem uprawniającym do zaliczenia bieżących kosztów eksploatacyjnych jest ich właściwe udokumentowanie, np. fakturą VAT czy rachunkiem. Możliwe jest również księgowanie na podstawie paragonów i innych dowodów kasowych, ale jedynie w przypadku dokonania zakupu paliwa lub olejów poza granicami Polski.

Polecamy: Wynajem samochodu może być tańszy

Faktura VAT dokumentująca zakup paliwa powinna zawierać numer rejestracyjny tego samochodu zgodnie z art § 9 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Wymóg ten musi być spełniony, gdyż umieszczenie numeru rejestracyjnego samochodu na fakturze dowodzi, że wydatek na zakup paliwa został poniesiony na użytkowanie tego, a nie innego samochodu, tj. że został poniesiony na używanie samochodu wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej.

Za koszt związany z eksploatacją samochodu uznaje się opłaty parkingowe, niezależnie od tego czy mamy do czynienia z biletem jednorazowym, czy miesięcznym abonamentem. Ważne jest, aby w/w wydatki zostały odpowiednio udokumentowane. Jeżeli nie jest to faktura lub rachunek, ale bilet z parkometru lub paragon należy go potraktować jako załącznik do dowodu wewnętrznego. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zarówno paragon, jak bilet nie zawierają wszystkich wymienionych powyżej elementów. Mimo to mogą być zakwalifikowane jako dowody księgowe. Należy umieścić na nim m.in. dane nabywcy oraz opis operacji gospodarczej, tj. w jakim celu opłata została dokonana. Dopiero taki dokument stanowi podstawę do zaksięgowania wydatku jako koszt.

Agata Wasilik

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    30 lip 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Test: Peugeot 508 SW PSE, czyli francuskie AMG w akcji

    Test: Peugeot 508 PSE, czyli napęd na cztery koła, 360 koni mechanicznych i hybryda plug-in. W skrócie francuskie AMG spisało się na medal.

    Ile lat wstecz sprawdza UFG?

    Ile lat wstecz sprawdza UFG? Czyli za ile lat kierowca może otrzymać karę za brak ubezpieczenia OC? Postanowiliśmy to sprawdzić.

    Jak uniknąć regresu ubezpieczeniowego?

    Jak uniknąć regresu ubezpieczeniowego? Jest kilka zasad, o których kierowca powinien pamiętać podczas zdarzenia drogowego. Dziś je przypomnimy.

    30% Club Poland: „Różnorodność we władzach to wymierne korzyści spółki” [PODCAST]

    Dane dowodzą, że zróżnicowane zespoły są bardziej efektywne. Ale czy faktycznie tak jest? Czy firma, która w swojej strategii stawia na różnorodność może liczyć na wymierne korzyści?

    Bezpieczny zakup samochodu używanego: co oznacza?

    Bezpieczny zakup samochodu używanego nie zawsze jest łatwy. Szczególnie że sprzedający ukrywają informacje, a kupujący mają ograniczone zaufanie.

    Wyższe grzywny za wykroczenia drogowe

    Podwyższenie maksymalnej wysokości grzywny za wykroczenia drogowe do 30 tys. zł zakłada projekt nowelizacji Prawa o ruchu drogowym, przyjęty przez rząd.

    Ceny mieszkań w Europie rosną szybciej niż w Polsce

    Ceny mieszkań w Europie. Ceny mieszkań oderwały się od fundamentów? Szybciej w Europie niż w Polsce – sugerują dane Eurostatu. W Polsce przez ostatnie lata ceny rosły tylko trochę szybciej niż dochody ludności. W państwach Europy Zachodniej dynamika była nawet kilkukrotnie wyższa.

    Wynajem domów w Polsce

    Wynajem domów. Wynajem domów w Polsce stanowi około 3% - 5% rynku najmu, ale jest ciekawym rozwiązaniem. Osoby zastanawiające się nad wynajmem większego mieszkania, powinny wziąć pod uwagę również dom, bo stawki czynszów za 1 mkw. są konkurencyjne. Na popularność wynajmu domów w innych krajach wpływa m.in. udział budynków jednorodzinnych w zasobie mieszkaniowym i wskaźnik urbanizacji.

    Studencie - nie daj się oszukać. Jak bezpiecznie wynająć mieszkanie, gdy sezon w pełni

    Wynajem mieszkania - studenci. Okres wakacji aż do września to typowy sezon najmu. Wiele osób stara się zaplanować na ten czas zmianę miejsca zamieszkania. Jest zazwyczaj trochę więcej wolnego, łatwiej o urlop w pracy, jest też korzystniej ze względu na zmianę szkoły dla dzieci. Równocześnie w tym samym czasie na rynku pojawiają się osoby studiujące. Młodzież rozpoczynająca studia w nowym mieście, studenci wyższych lat zmieniają lokum. Kwestie towarzyskie, uczuciowe czy chęć uzyskania większego komfortu - to najczęstsze przyczyny zmiany kwatery przez studentów.

    Kiedy warto prowadzić działalność w formie prostej spółki akcyjnej

    Od 1 lipca 2021 r. przedsiębiorcy mogą zacząć korzystać z nowej formy prowadzenia działalności, jaką jest prosta spółka akcyjna (PSA). W opracowaniu przedstawiamy, dla jakich przedsiębiorców taka forma prowadzenia działalności może być korzystna.

    Najpopularniejsze rodzaje napędów [NOWE DANE]

    Stowarzyszenie ACEA opublikowało najświeższe dane na temat najpopularniejszych rodzajów napędów. Jakie samochody wybierają kierowcy w Polsce?

    Ekspres kapsułkowy czy ciśnieniowy – który i dla kogo sprawdzi się lepiej?

    Ostatnimi czasy picie kawy przeniosło się z kawiarni pod strzechy. Nic dziwnego więc, że wiele osób stoi przed niezwykle trudnym wyborem – jaki ekspres do domu wybrać? Wśród wielu firm i modeli łatwo się zagubić. Jednak nie obawiajcie się! Odpowiadając na kilka prostych pytań, możemy łatwo stwierdzić, jaki ekspres będzie dla nas odpowiedni.

    Firmy szukają nowych pracowników

    Firmy szukają coraz więcej nowych pracowników. Liczba ofert pracy w urzędach pracy rośnie. Jakie są przyczyny?

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych - raport NIK

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych. Z przeprowadzonej przez Delegaturę Najwyższej Izby Kontroli w Gdańsku kontroli wynika, że miasta Gdynia, Kartuzy i Tczew inwestowały w infrastrukturę miejską, jednak nie w pełni zapewniły dostęp do niej osobom z utrudnionym poruszaniem się. Analizowały potrzeby i konsultowały je z mieszkańcami, jednak nie potrafiły egzekwować właściwych rekomendacji. Każda ze zbadanych przez NIK inwestycji miała jakąś przeszkodę, utrudniającą samodzielne przemieszczanie się po mieście.

    Ilu Polaków mieszka w domach jednorodzinnych a ilu w blokach?

    Dom jednorodzinny a mieszkanie w bloku. Marzenia o wyprowadzce z bloku do domu nie są w Polsce nowością. Już dziś w domach jednorodzinnych mieszka 55% rodaków – wynika z danych Eurostatu. Problem w tym, aby decyzję o wyprowadzce podjąć świadomie.

    Nie tylko negatywne skutki pandemii? [BADANIE]

    Według co czwartego Polaka pandemia przyniosła tyle samo następstw pozytywnych, co negatywnych. Tak wynika z badania zrealizowanego dla Rejestru Dłużników BIG InforMonitor.

    Kooperatywy mieszkaniowe - projekt ustawy w konsultacjach

    Kooperatywy mieszkaniowe. Projekt ustawy regulujący tworzenie kooperatyw mieszkaniowych zamieszczono 22 lipca 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji i skierowano do konsultacji publicznych. Jego celem jest upowszechnienie kooperatyw mieszkaniowych, a przez to zwiększenie dostępności mieszkań. W projekcie zrezygnowano niestety z propozycji ulgi podatkowej dla członków kooperatywy mieszkaniowej.

    Mieszkanie Plus znów w ogniu politycznego sporu. Co to oznacza dla najemców?

    Mieszkanie Plus - Koalicja Obywatelska domaga się zwiększenia ochrony najemców programu. Jednak objęci nią byliby także najemcy mieszkań oferowanych przez prywatne firmy i fundusze. Istnieje ryzyko, że więcej by na tym stracili niż zyskali.

    Jakie są długi spółek giełdowych w 2021 r.?

    Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, iż zmniejszyło się zadłużenie spółek notowanych na giełdzie. Ile wynosi obecnie?

    Branża opakowań rośnie dzięki e-commerce [BADANIE]

    Pomimo wzrostu cen surowców branża opakowań rośnie w rekordowym tempie. Ważnym impulsem rozwoju pozostaje e-commerce.

    Społeczne agencje najmu od 23 lipca. Kto i jak może skorzystać z SAN?

    Społeczne agencje najmu. 23 lipca 2021 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego. Dzięki nowym przepisom mogą już powstawać społeczne agencje najmu (SAN) – podmioty pośredniczące między właścicielami mieszkań na wynajem i osobami, którym dochody lub sytuacja życiowa utrudniają najem mieszkania w warunkach rynkowych. Kto i jak może skorzystać na działalności SAN?

    Ważny termin dla najemców centrów handlowych

    Covidowe prolongaty umów najmu można anulować tylko do 6 sierpnia 2021 r. Co z najemcami, którzy płacili czynsze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze na inwestycję? Z jakich programów korzystają Polacy? Czy fotowoltaika to oszczedności?

    Jak firmy MŚP oceniają wpływ pandemii na ich branże? [BADANIE]

    Co czwarta firma MŚP uważa, że pandemia pomoże rozwinąć ich branżę, a w produkcji – co druga. Tak wynika z 8. edycji Barometru COVID-19, realizowanego przez EFL.

    Budownictwo mieszkaniowe w 2021 roku – rekordowe 6 miesięcy

    Budownictwo mieszkaniowe w 2021 roku. Pierwsze półrocze 2021 roku było dla deweloperów najlepszym półroczem w historii. Notują oni rekordową sprzedaż i budują najwięcej mieszkań. Potężny popyt na mieszkania powoduje, że chociaż deweloperzy budują najwięcej w historii, to i tak ceny mieszkań idą w górę. Bardzo prawdopodobne, że deweloperów czeka najlepszy rok w historii.