REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja wydatków poniesionych na samochód

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Smaga Jaroszyński Spółka Adwokacka Sp. j.
Ewidencja wydatków poniesionych na samochód
Ewidencja wydatków poniesionych na samochód

REKLAMA

REKLAMA

W dzisiejszych czasach trudno sobie wyobrazić prowadzenie działalności gospodarczej bez wykorzystywania samochodu osobowego. W firmach jednoosobowych najczęściej używany jest prywatny samochód dla celów służbowych, z kolei w większych podmiotach samochód może stanowić majątek firmy albo może być leasingowany lub użytkowany na podstawie innych umów cywilnoprawnych.

Wydatki poniesione na eksploatację pojazdu t.j. zakup paliwa, olejów, części zamiennych, ubezpieczeń, naprawy itp. są rozliczane dwojako, w zależności od faktu czy dany pojazd stanowi majątek firmy czy też nie.

REKLAMA

„Kilometrówka” czy faktura?

REKLAMA

Jeżeli samochód nie stanowi własności firmy - nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, a mimo to przedsiębiorca wykorzystuje go na potrzeby działalności gospodarczej, to wydatki poniesione na eksploatację takiego auta będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem ku temu jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki w sposób wskazany w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej updop). Taka ewidencja nie ma określonej formy, jedynie w przywołanych przepisach ustawodawca określa minimalne wymagania, jakie powinna spełniać:

1) nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
2) numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
3) kolejny numer wpisu;
4) datę i cel wyjazdu;
5) opis trasy (skąd-dokąd);
6) liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
7) stawkę za 1 km przebiegu;
8) kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
9) podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Polecamy: Zmiana składu osobowego wspólników spółki cywilnej, a własność samochodu będącego składnikiem majątku spółki

REKLAMA

Aby prawidłowo ustalić, jaką kwotę możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu należy określić tzw. limit wydatków. Jest to iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr określonej w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podatnik użytkuje na potrzeby firmy prywatny samochód Fiat Panda 1.6, ponosi w związku z tym wydatki związane z jego eksploatacją. W czerwcu zapłacił m.in. 400 zł za paliwo. W tym czasie w przejechał 450 km. Podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. W celu ustalenia kwoty, którą może wpisać do kosztów podatkowych, musi najpierw ustalić limit wydatków, t.j. liczba kilometrów przejechanych i stawka za jeden kilometr przebiegu, czyli 0,8358 x 450 km (samochód ma pojemność 1,6 litra).

Limit wynosi zatem 376,11 zł. Łączne wydatki wyniosły natomiast 400 zł. Mimo to podatnik do kosztów podatkowych zaliczy tylko wspomniane 376,11 zł. W lipcu podatnik wydał kolejne 200 zł na paliwo i przejechał 300 km. Łączny limit za lipiec i sierpień to już 626,85 zł (750 km x 0,8358). Natomiast łączne wydatki w rachunku narastającym to 600 zł. Podatnik może zatem zaliczyć w okresie czerwiec - lipiec do kosztów 600 zł. W lipcu wpisze zatem do kosztów różnicę pomiędzy 600 zł a kwotą zaksięgowaną już w czerwcu, czyli 223,89 zł (600 zł – 376,11 zł).

Ustawodawca zobowiązuje podatnika do prowadzenia przedmiotowej ewidencji jedynie dla samochodów osobowych, a więc wydatki ponoszone z tytułu eksploatacji pojazdu innego niż samochód osobowy podatnik może w całości zaliczać do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełnione są ogólne kryteria wymagane dla uznania wydatków za koszty podatkowe.

Obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów nie mają podatnicy, których samochód stanowi majątek firmy i został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. W takim przypadku jedynym warunkiem uprawniającym do zaliczenia bieżących kosztów eksploatacyjnych jest ich właściwe udokumentowanie, np. fakturą VAT czy rachunkiem. Możliwe jest również księgowanie na podstawie paragonów i innych dowodów kasowych, ale jedynie w przypadku dokonania zakupu paliwa lub olejów poza granicami Polski.

Polecamy: Wynajem samochodu może być tańszy

Faktura VAT dokumentująca zakup paliwa powinna zawierać numer rejestracyjny tego samochodu zgodnie z art § 9 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Wymóg ten musi być spełniony, gdyż umieszczenie numeru rejestracyjnego samochodu na fakturze dowodzi, że wydatek na zakup paliwa został poniesiony na użytkowanie tego, a nie innego samochodu, tj. że został poniesiony na używanie samochodu wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej.

Za koszt związany z eksploatacją samochodu uznaje się opłaty parkingowe, niezależnie od tego czy mamy do czynienia z biletem jednorazowym, czy miesięcznym abonamentem. Ważne jest, aby w/w wydatki zostały odpowiednio udokumentowane. Jeżeli nie jest to faktura lub rachunek, ale bilet z parkometru lub paragon należy go potraktować jako załącznik do dowodu wewnętrznego. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zarówno paragon, jak bilet nie zawierają wszystkich wymienionych powyżej elementów. Mimo to mogą być zakwalifikowane jako dowody księgowe. Należy umieścić na nim m.in. dane nabywcy oraz opis operacji gospodarczej, tj. w jakim celu opłata została dokonana. Dopiero taki dokument stanowi podstawę do zaksięgowania wydatku jako koszt.

Agata Wasilik

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dlaczego Polacy nie ufają zagranicznym sklepom online? [Raport]

Zagraniczne firmy napotykają na poważną barierę na polskim rynku e-commerce – brak zaufania. Aż 2/3 Polaków unika zakupów w zagranicznych e-sklepach z obawy o zwroty, reklamacje i autentyczność produktów. Kluczową rolę w decyzjach zakupowych odgrywają opinie innych klientów. Pokonanie tej nieufności to klucz do sukcesu w polskim e-handlu.

Rząd podwyższy w 2026 r. płacę minimalną tylko o wskaźnik inflacji - przedsiębiorcy chwalą takie rozwiązanie, dlaczego

Płaca minimalna w 2026 roku wzrośnie o 140 złotych brutto do kwoty 4806 złotych. To mniejszy wzrost niż w minionych latach, ale przedsiębiorcy przyznają, że jest to kompromis pomiędzy możliwościami przedsiębiorców, a oczekiwaniami pracowników.

Szczęście i spełnienie może iść w parze

Rozmowa z dr Mary E. Anderson, autorką książki „Radość osiągania” – o tym, jak być szczęśliwym wysoko efektywnym człowiekiem.

Ludzie wciąż listy piszą, ale polecone wysyłają głównie urzędy. Rynek pocztowy w Polsce ma się dobrze

Jednak główną siłą napędową pozostają wciąż usługi kurierskie, które odpowiadają za 73,3 proc. wartości rynku i 56,5 proc. jego wolumenu. Mimo dominacji tego segmentu, istotną rolę wciąż odgrywają przesyłki listowe.

REKLAMA

Miód podrożeje, bo prawo wymaga zmiany etykiet na słoikach a to kosztuje

Równo za rok na sklepowych półkach pojawią się nowe etykiety miodu, wynikające z przyjętej unijnej dyrektywy. Wprowadzają one niepozorną, ale mogącą narobić sporo zamieszania zmianę. Jednocześnie nielegalny handel miodem rozwija się niemal bez nadzoru.

Rolnicy radzą sobie dużo lepiej z długami niż firmy przetwarzające plony ich pracy

Polska żywność ma się dobrze, ale kondycja finansowa branży już mniej. Sektor rolno-spożywczy musi oddać wierzycielom 760,6 mln zł, a wiarygodność płatnicza przetwórców i dostawców staje się coraz większym problemem. Nie dotyczy to rolników, którzy na ogół są wiarygodni finansowo.

Małe firmy z dużymi obawami przed kolejnym wysokim wzrostem płacy minimalnej

Duże wzrosty płacy minimalnej w ostatnich latach hamują wzrost małych i średnich firm. Poza bezpośrednim obciążeniem kosztami pracowniczymi oznaczają dla przedsiębiorców skokowy wzrost koszt w postaci coraz wyższych składek ZUS.

Umowa z influencerem krok po kroku

Szybki rozwój marketingu internetowego otworzył przed markami i twórcami zupełnie nowe perspektywy współpracy. W dobie cyfrowej rewolucji, influencerzy stali się kluczowymi partnerami w promocji produktów i usług, oferując unikatowy sposób docierania do odbiorców (potencjalnych klientów marek). Współpraca z twórcami, choć niezwykle efektywna, wiąże się jednak z szeregiem wyzwań prawnych, które wymagają szczególnej uwagi. Odpowiednie uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków jest fundamentem sukcesu i bezpieczeństwa obu stron, minimalizując ryzyko sporów i nieporozumień.

REKLAMA

Deregulacja: rząd naprawia prawo, ale przedsiębiorcy nie są zadowoleni z zakresu i tempa zmian w przepisach

Przedsiębiorcy przekonują, że Polska musi być krajem ze sprawną strukturą przepisów. Mimo postępów nadal wiele zagadnień z prawa budowlanego, pozwoleń na zatrudnienie czy przepisów związanych z regulacją handlu i usług zdają się być niepotrzebnym mnożeniem administracji.

Czy konto firmowe jest obowiązkowe?

Przy założeniu firmy musisz dopełnić wielu formalności. O ile wybór nazwy przedsiębiorstwa, wskazanie adresu jego siedziby, czy wskazanie właściwego PKD są obligatoryjne, o tyle otworzenie rachunku firmowego niekoniecznie. Jednak dużo zależy przy tym od tego, jaka forma działalności jest prowadzona, jakie transakcje są wykonywane i wreszcie, czy chce ona korzystać z mechanizmu split payment.

REKLAMA