Używanie samochodu prywatnego w działalności gospodarczej

Jedną z kategorii wydatków niepotrącalnych są wydatki z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (zależy ona od pojemności silnika danego auta osobowego); podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Polecamy: Samochód w firmie a ubezpieczenie

Z powyższego przepisu wynika, że poniesione wydatki z tytułu używania osobowego samochodu prywatnego nie mogą być kosztem podatkowym w tej części, w której przekraczają kwotę wynikającą z tzw. kilometrówki (ewidencja przebiegu pojazdu).

W tej kilometrówce powinien być zawarty faktyczny przebieg pojazdu oraz dane określone przepisami ustaw o podatkach dochodowych. W razie braku ewidencji przebiegu pojazdu, wydatki z tytułu używania samochodu osobowego nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Powyższe ograniczenia nie mają zastosowania przy używaniu prywatnego samochodu ciężarowego (nieosobowego) w prowadzonej działalności gospodarczej.

Analogicznie jak powyżej jest w przypadku pracowników używających swoje prywatne samochody do wykonywania czynności służbowych.

Kosztami uzyskania przychodów nie są także wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (według zasad, o których pisałem powyżej).

Polecamy: Rynek nowych samochodów

Miesięczny limit kilometrów (miesięczny limit na jazdy lokalne) ustala pracodawca przy czym,
w zależności od liczy mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może on przekroczyć kwot określonych w odpowiednich przepisach.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Wypłacony ryczałt pracownikowi trzeba co do zasady opodatkować.

Arkadiusz Dudkiewicz, doradca podatkowy