Jakie obowiązki wobec ZUS mają wspólnicy spółki cywilnej?

Istnieją dwa sposoby postępowania w zakresie zgłaszania ich do ZUS oraz rozliczania i opłacania składek.Te dwa sposoby zależą od tego, czy spółka cywilna odgrywa rolę:

* płatnika składek zarówno za wspólników, jak i pracowników,

* płatnika składek tylko za pracowników, a wspólnicy opłacają samodzielnie składki na własne ubezpieczenia.

Zobacz: Spółka cywilna – podstawowe informacje

Gdy spółka jest pracodawcą

W pierwszym przypadku to spółka jest płatnikiem składek za wspólników, pracowników i inne zatrudnione osoby podlegające ubezpieczeniom. Wtedy spółka musi zgłosić w ZUS: 

* spółkę jako płatnika składek - w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnym pierwszej osoby (np. wspólnika),

* poszczególne osoby do odpowiednich ubezpieczeń,

* wspólników (jako osoby prowadzące działalność gospodarczą) - w ciągu 7 dni od rozpoczęcia jej prowadzenia,

* osoby zatrudnione przez spółkę (pracowników, zleceniobiorców) - w ciągu 7 dni od ich zatrudnienia.

Trzeba też pamiętać o obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny.

Zobacz: Jak prawidłowo napisać umowę spółki cywilnej?

Jak zgłosić się do ZUS?

Zgłoszenia do ZUS jako płatnik składek spółka dokonuje na formularzu ZUS ZPA (zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej). Trzeba do niego dołączyć kopię decyzji urzędu skarbowego o nadaniu spółce numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i kopię zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu spółce aktualnego numeru REGON. W tym zgłoszeniu oprócz tych numerów trzeba podać do ZUS nazwę skróconą spółki.

Jeśli oprócz rachunku bankowego podanego w ZUS ZPA spółka posiada inne rachunki, trzeba przekazać do ZUS formularz ZUS ZBA (informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek). Jeśli adres (adresy) prowadzenia działalności jest inny niż adres siedziby płatnika (podany w ZUS ZPA), płatnik przekazuje do ZUS formularz ZUS ZAA (adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika).

Jakie druki do ubezpieczeń?

Zgłoszenia poszczególnych osób do ubezpieczeń (w tym wspólników jako osób prowadzących działalność) dokonuje się:
 
* na formularzu ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej) - jeśli osoba podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu lub tylko ubezpieczeniom społecznym, 

* na formularzu ZUS ZZA (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych), jeśli osoba podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny ubezpieczonego dokonuje się na formularzach ZUS ZCZA lub ZUS ZCNA - w zależności od tego, czy członek rodziny mieszka wspólnie z osobą zgłaszającą.

Jedno okienko - wspólnik spółki cywilnej w ZUS

Rozliczanie składek i świadczeń

Po zgłoszeniu płatnika składek i poszczególnych osób do ubezpieczeń płatnik musi zacząć rozliczać składki i świadczenia oraz opłacać składki do ZUS za każdy miesiąc. Trzeba to robić do 15 dnia następnego miesiąca.

Spółka, jako płatnik składek, rozlicza składki i wypłacone świadczenia, przekazując do ZUS za wszystkie zgłoszone do ubezpieczeń osoby, w tym wspólników: 

* imienne raporty miesięczne: 
   
   - składkowe - ZUS RCA (imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach) lub ZUS RZA (raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne, przeznaczony dla ubezpieczonych, za których płatnik rozlicza wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne), 

   - w razie potrzeby - raporty świadczeniowe 

   - ZUS RSA (raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek),

* deklarację rozliczeniową ZUS DRA, sporządzoną na podstawie imiennych raportów miesięcznych; na niej w bloku i dane organizacyjne w polu 01 termin przysyłania deklaracji i raportów, należy podać termin 3 (do 15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni).

Jak zgłosić płatnika składek do ZUS?

Kto płaci?

Zasady finansowania przez spółkę składek na ubezpieczenia społeczne są następujące: 

* składkę na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za: 
  
   - wspólników jako osoby prowadzące działalność finansują ubezpieczeni, 
  
   - pracowników i zleceniobiorców - finansuje w połowie ubezpieczony, w połowie płatnik,

* składkę na ubezpieczenie chorobowe za wspólników, pracowników i zleceniobiorców finansują ubezpieczeni, 

* składkę na ubezpieczenie wypadkowe za wspólników finansują ubezpieczeni, a za pracowników i zleceniobiorców płatnik.

Spółka jako płatnik składek musi też płacić składki: 

* na Fundusz Pracy - za wszystkie osoby (w tym wspólników) podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, dla których podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie, 

* na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - tylko za osoby zatrudnione, podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, bez względu na wysokość podstawy wymiaru składek.

Jak rozliczyć z ZUS-em osobę współpracującą?

Gdy wspólnicy płacą za siebie?

Nieco inne są zasady współpracy z ZUS, gdy spółka cywilna pełni rolę płatnika składek tylko za pracowników i inne zatrudnione osoby, natomiast sami wspólnicy są samodzielnymi płatnikami składek na własne ubezpieczenia.

Wtedy spółka musi dokonać zgłoszenia płatnika składek, zgłoszenia zatrudnionych osób do odpowiednich ubezpieczeń, sporządzać i przekazywać co miesiąc do ZUS dokumenty rozliczeniowe i opłacać składki według procedury opisanej wyżej (tak jak wtedy, gdy spółka pełni rolę płatnika składek zarówno za wspólników, jak i pracowników), jednak z wyłączeniem zgłoszeń i rozliczeń dotyczących wspólników. Każdy ze wspólników sam sporządza i przekazuje za siebie do ZUS odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe i opłaca składki na własne ubezpieczenia.

Kto zgłasza się do ZUS

Każdy ze wspólników spółki, w ciągu 7 dni od rozpoczęcia prowadzenia działalności powinien zgłosić w ZUS: 

* siebie jako płatnika składek, 

* siebie do odpowiednich ubezpieczeń jako osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą.

Ponadto osoby te muszą pamiętać o obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny w terminie 7 dni od dnia powstania uprawnień do tego ubezpieczenia. Zgłoszenia płatnika składek każdy ze wspólników spółki dokonuje na formularzu ZUS ZFA (zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek osoby fizycznej). Do tego dokumentu trzeba dołączyć kopię decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP. W zgłoszeniu takim nie należy podawać numeru REGON spółki. Ponadto trzeba uważać, aby podać własny NIP, a nie spółki. W celu zgłoszenia się do ubezpieczeń trzeba użyć tych samych formularzy (ZUS ZUA, ZUS ZZA), które opisywaliśmy wyżej.

Jak zgłosić płatnika składek do ZUS?

PRZYKŁAD: FAKTYCZNE ROZPOCZĘCIE DZIAŁALNOŚCI

Dwie osoby chcą założyć warsztat samochodowy. W tym celu rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej. Najpierw uzyskują wpis do ewidencji i numery NIP i REGON. Do ZUS muszą się zgłosić (co wiąże się z koniecznością opłacania składek) dopiero w ciągu 7 dni od daty faktycznego rozpoczęcia prowadzenia działalności. Będzie to więc na przykład przyjęcie pierwszego samochodu do naprawy. Dla rozstrzygnięcia obowiązku ubezpieczeń społecznych decydujące znaczenie ma bowiem faktyczne rozpoczęcie prowadzenia działalności, a nie tylko posiadanie uprawnień do jej prowadzenia - wpisu do ewidencji, uzyskanie NIP i REGON.

Obowiązki rozliczeniowe

Po dokonaniu zgłoszenia płatnika składek i zgłoszenia do ubezpieczeń trzeba rozpocząć rozliczanie i opłacanie składek za każdy miesiąc, w którym osoba chociaż jeden dzień podlegała ubezpieczeniom: 

* do 10 dnia następnego miesiąca - jeśli spółka nie zatrudnia pracowników lub innych osób podlegających ubezpieczeniom i w związku z tym nie jest płatnikiem składek, 

* do 15 dnia następnego miesiąca - jeżeli spółka zatrudnia pracowników lub inne osoby podlegające ubezpieczeniom i w związku z tym jest płatnikiem składek za te osoby.

Wspólnik spółki jako osoba prowadząca działalność i opłacająca składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, rozlicza składki, sporządzając i przekazując do ZUS tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA.

W przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, a więc także w przypadku wspólników spółki cywilnej, wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne finansują w całości, z własnych środków sami ubezpieczeni.

W przypadku gdy wspólnik spółki (jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą) podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, zobowiązany jest także do opłacania za siebie składki na Fundusz Pracy. Nie opłaca natomiast składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

PRZYKŁAD: PREFERENCYJNA STAWKA

Dwie osoby założyły w styczniu spółkę. Każdy ze wspólników musi odprowadzać do 10 lutego do ZUS składki z tytułu ubezpieczenia emerytalnego, rentowego i wypadkowego. Ponadto, może opłacać składki na ubezpieczenie chorobowe. Każdy z nich musi też opłacać składkę na ubezpieczenie zdrowotne i Fundusz Pracy. Łącznie z tytułu prowadzonej działalności będą płacić do ZUS ponad 1500 zł. Obniżenie tej kwoty w ciągu dwóch pierwszych lat działalności do kwoty ponad 560 zł jest możliwe, jeśli wspólnicy skorzystają z preferencyjnej podstawy naliczania składek dla osób rozpoczynających działalność.

CO Z RODZINĄ WSPÓLNIKA

Małżonek wspólnika spółki, jego dzieci własne, drugiego małżonka wspólnika, dzieci przysposobione, rodzice, macocha, ojczym i osoby przysposabiające wspólnika - w przypadku zawarcia umowy o pracę ze spółką - podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu jak pracownicy.

JAK KONTAKTOWAĆ SIĘ Z ZUS

Spółka jako płatnik składek musi przekazywać do ZUS odpowiednie dokumenty w formie elektronicznej lub papierowej. Zgłoszenia spółki na formularzu ZUS ZPA oraz zgłoszenia zmiany lub korekty jej danych identyfikacyjnych (na formularzu ZUS ZIPA) trzeba dokonać w terenowej jednostce ZUS właściwej ze względu na adres siedziby spółki wyłącznie w formie papierowej. Czyli na oryginalnym formularzu pobranym w ZUS lub jako wydruk aktualnej wersji programu Płatnik. Do formularza trzeba dołączyć kopię decyzji urzędu skarbowego o nadaniu spółce NIP i kopii zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu numeru REGON.

Pozostałe dokumenty ubezpieczeniowe trzeba przekazać do ZUS w formie obowiązującej danego płatnika, tj.: 

* dla płatnika rozliczającego składki za nie więcej niż 5 osób - w wybranej formie - albo przez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z Płatnika, albo w formie papierowej, 

* dla płatnika rozliczającego składki za więcej niż 5 osób - przez teletransmisję danych z Płatnika; za zgodą dyrektora oddziału ZUS płatnik ten może też przekazać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej, albo przez nośniki elektroniczne (np. cd-rom) w formie dokumentu elektronicznego z aktualnej wersji Płatnika.

GDZIE WPŁACAĆ

Składki trzeba opłacać na rachunki bankowe ZUS. Odrębnie na: 

* ubezpieczenia społeczne (nr konta: 83 1010 1023 0000 2613 9510 0000), 

* ubezpieczenie zdrowotne (nr konta: 78 1010 1023 0000 2613 9520 0000), 

* Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (nr konta: 73 1010 1023 0000 2613 9530 0000).

Zobacz: Jak założyć własną firmę?

Bartosz Marczuk

Podstawa prawna
Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.). l Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 267).

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA