Kategorie

Udostępnianie akt osobowych pracownika

Ewa Przedwojska
Ewa Przedwojska
Udostępnianie akt osobowych pracownika
inforCMS
Pracodawca ma obowiązek udostępniania akt osobowych pracownikowi, którego one dotyczą. Ich treść musi ujawnić również sądom, inspektorom PIP, społecznym inspektorom pracy, pracownikom urzędów pracy, pracownikom ZUS.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe odrębnie dla każdego pracownika (art. 94 pkt 9a k.p.). Jednak ani Kodeks pracy, ani wydane na jego podstawie przepisy wykonawcze nie zawierają szczegółowych zasad udostępniania informacji dotyczących pracowników. Dlatego pracodawca jako administrator danych osobowych zobowiązany jest do przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm. - zwanej dalej u.o.d.o.). Zgodnie z tą ustawą na pracodawcy ciąży obowiązek zabezpieczania danych osobowych pracowników przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także ich ochrony przed dostępem osób nieuprawnionych. Pracodawca musi więc zachowywać treści zawarte w dokumentacji pracowniczej w tajemnicy.

Polecamy: Nowe technologie w pracy księgowych


Komu udostępnić akta

Reklama

Zakaz udostępnienia akt osobowych pracownika nie dotyczy organów kontrolnych, które ze względu na swoją funkcję uprawnione są do wglądu w dokumentację pracowniczą. Pracodawca musi więc ujawnić treść tej dokumentacji np. sądom, inspektorom PIP, społecznym inspektorom pracy, pracownikom urzędów pracy, pracownikom ZUS.
Przede wszystkim jednak pracodawca ma obowiązek udostępniania akt osobowych pracownikowi, którego one dotyczą. Uprawnienie do wglądu w swoje akta osobowe przysługuje pracownikowi przez cały okres zatrudnienia. W razie odmowy może on złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej. W razie stwierdzenia, że zawarte w aktach dane są niekompletne, nieaktualne lub nieprawdziwe pracownik może żądać ich sprostowania lub uzupełnienia (art. 35 § 1 u.o.d.o.). Chodzi tu zarówno o włączenie do jego akt stosownych dokumentów, jak i o usuniecie z nich niektórych danych, np. informacji o ukaraniu karą porządkową, jeżeli upłynął już roczny okres nienagannej pracy albo gdy pracodawca wcześniej uznał karę za niebyłą (art. 113 § 1 k.p.). Należy pamiętać, że pracownik nie może samowolnie usuwać z własnych akt osobowych dokumentów kształtujących stosunek pracy ani odmawiać zwrotu tych dokumentów na żądanie pracodawcy, ponieważ stanowi to ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 w zw. z art. 100 § 1 k.p.).


Nie oznacza to jednak, że pracownik ma zupełną kontrolę nad dokumentacją dotyczącą jego osoby. Pracodawca ma prawo dokumentować niewywiązywanie się przez pracownika z jego obowiązków, a pracownik nie może żądać zniszczenia lub zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia.

Reklama

Ponadto bez zgody pracownika pracodawca nie może udostępnić osobom trzecim jego danych osobowych (art. 23 pkt 1 u.o.d.o). W przypadku gdy z prośbą o udostępnienie dokumentów zawartych w aktach osobowych pracownika wystąpią osoby trzecie (w tym także członkowie jego rodziny), pracodawca musi uzyskać zgodę tego pracownika na ich ujawnienie, najlepiej w formie pisemnego upoważnienia (oświadczenie woli pracownika).


W praktyce często pojawia się problem w przypadku byłych pracowników, którzy zwracają się z prośbą o udostępnienie im akt osobowych. Dokumentacja pracownicza podlega przechowaniu przez 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy. Przez ten czas pracodawca jako administrator danych osobowych ma obowiązek udzielania informacji odnośnie do przetwarzanych przez niego danych osobie, której one dotyczą (art. 32 i 33 u.o.od.o), a więc także byłemu pracownikowi. Może on wystąpić z wnioskiem o udzielenie tych informacji na piśmie, a pracodawca musi ich udzielić w terminie 30 dni.


Należy pamiętać, że dokumentację pracowniczą przechowuje się wyłącznie w postaci kopii lub odpisów. Pracownik jest więc w posiadaniu oryginałów zarówno dokumentów złożonych przez siebie, jak i wszystkich pism kierowanych do niego przez pracodawcę. Ewentualna potrzeba skorzystania z akt osobowych przez byłego pracownika może wynikać z zagubienia przez niego własnych egzemplarzy pism. Sposób udostępniania akt zależy od pracodawcy. Ze względów bezpieczeństwa może on wymagać, aby przeglądanie akt i robienie z nich kopii odbywało się w obecności np. pracownika kadr.


Prawo dostępu do akt personalnych ze względu na charakter świadczonej pracy mają pracownicy kadr. Jednak muszą mieć oni imienne upoważnienia uprawniające do wglądu do przechowywanej dokumentacji, wydane przez pracodawcę, jako osobę zarządzającą danymi osobowymi (art. 37 u.o.d.o.). Pracownicy kadr zobowiązani są do zachowania tych informacji w tajemnicy, również po ustaniu zatrudnienia.


Upoważnienie do wglądu w dokumentację pracowniczą mogą otrzymać także inne osoby z uwagi na zajmowane przez nie stanowiska, m.in.: osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy, kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych - w odniesieniu do danych dotyczących podległych im pracowników, osoby dokonujące przeglądów serwisowych oprogramowania czy też praktykanci, jeżeli wykonują prace związane z przetwarzaniem danych osobowych.


Ujawnienie danych przez upoważnionego pracownika może skutkować nałożeniem na niego kary porządkowej (upomnienia, nagany, kary pieniężnej), a nawet rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.


W razie przejęcia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. prawo do wglądu w akta osobowe pracowników ma nowy pracodawca, a w przypadku likwidacji zakładu także likwidator lub syndyk masy upadłościowej.


Odpowiedzialność za naruszenie tajemnicy


Naruszenie przez pracodawcę obowiązków z zakresu ochrony i przechowywania danych osobowych pracowników wiąże się z licznymi dolegliwościami wynikającymi z przepisów Kodeksu pracy, ustawy o ochronie danych osobowych, a także Kodeksu cywilnego. Przechowywanie akt osobowych w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem zagrożone jest karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 7 k.p.). Za udostępnienie danych osobowych osobie nieuprawnionej grozi grzywna lub kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat (art. 51 § 1 ustawy o ochronie danych osobowych). Z kolei na podstawie art. 415 i nast. k.c. pracodawca, jako osoba fizyczna, ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą za wszelkie negatywne skutki doznane przez pracownika, wynikające z niedopełnienia obowiązku właściwego prowadzenia, przechowywania i udostępniania jego akt osobowych.


Ewa Przedwojska

asystent sędziego Sądu Najwyższego

w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    18 maja 2021
    Zakres dat:

    Kto najbardziej potrzebuje dodatkowych pieniędzy w czasach pandemii? [VIDEO]

    Jedynie co szósty Polak starał się w ostatnich 12 miesiącach o pożyczkę lub kredyt. Najczęściej takie decyzje podejmowały osoby w wieku 34-44 lata (25 proc.) oraz 24-33 lata (22 proc.), a najrzadziej najmłodsi, poniżej 24 roku życia.

    Test: Mazda CX-3 SkyJoy SkyActiv-G - Mazda dla Kowalskiego?

    Mazda CX-3 jest lepiej wykonana od Forda Pumy, mniej azjatycka od Kii Stonic i bardziej finezyjna od T-Crossa. Czy to Mazda dla Kowalskiego?

    Gastronomia wróciła do pracy i musi odrobić straty

    Zaległości branży gastronomicznej wobec dostawców i banków sięgają już prawie 728 mln zł. Tylko w marcu nieopłacone na czas rachunki i raty kredytów podwyższyły się o 13 mln zł, dwa razy bardziej niż w poprzednich miesiącach.

    7 kryteriów wyboru dostawcy weryfikacji tożsamości cyfrowej

    Weryfikacja cyfrowa. Przechodząc transformację cyfrową firmy stają często przed koniecznością decyzji, w jaki sposób i jakimi narzędziami weryfikować tożsamość swoich nowych klientów. Dlaczego jest to potrzebne?

    Pożyczki dla rolników z KOWR

    Mamy środki na pożyczki dla rolników - informuje KOWR. Pieniądze można przeznaczyć na produkcję roślinną, zwierzęcą, hodowlę oraz przetwórstwo rolno-spożywcze.

    Kod zawodu do ZUS - co się zmieniło?

    Od 16 maja w dokumentach zgłoszeniowych ZUS ZUA i ZUS ZZA należy wykazywać kod wykonywanego zawodu. "Pozwoli to oszacować, w których zawodach występuje największa zachorowalność i w jakich okresach" - wskazuje prof. Gertruda Uścińska, prezes ZUS.

    Marta Olkowicz: Zaszczep się, a dostaniesz urlop. Czy to dopuszczalne? [PODCAST]

    Konkursy z nagrodami, wolne dni i pytania o szczepienia – co może, a czego nie może robić pracodawca? Mec. Marta Olkowicz wyjaśnia czy szczepionka jest dobrowolna i czy pracodawca może wywierać jakikolwiek wpływ na pracownika, aby ten jednak się zaszczepił. Zapraszamy do wysłuchania podcastu

    ZPP: Polski Ład nie wprowadza ważniejszych zmian dla firm

    Z punktu widzenia przedsiębiorców Polski Ład nie zawiera przełomowych wartości - ocenia ZPP. Jakie rozwiązania zasługują na uwagę? Czy Polski Ład zwiększy obciążenia dla przedsiębiorców?

    Polski Ład - ucierpią samozatrudnieni oraz mały biznes

    “Polski Ład” to pomysł PiS na wyjście z kryzysu po pandemii. Składa się z pięciu filarów, a głównym założeniem są zmiany podatkowe. Najbardziej ucierpią samozatrudnieni oraz prowadzący mały biznes. Eksperci ostrzegają, że to oni najbardziej ucierpieli na pandemii, a to w połączeniu z nowymi obciążeniami podatkowymi, może spowodować nagły wzrost ogłaszanych bankructw.

    Rejestracja pojazdu zabytkowego

    Rejestracja pojazdu zabytkowego jest w Polsce trudna? Nie do końca. Pod warunkiem, że kierowca przygotuje pakiet wszystkich dokumentów.

    Polski Ład dla firm. Niższe podatki, ulga na IPO

    Jakie zmiany dla przedsiębiorstw zakłada Polski Ład? Czy firmy zaoszczędzą, czy może stracą? Przedstawiamy najważniejsze założenia

    Obowiązkowa wymiana prawa jazdy

    Obowiązkowa wymiana prawa jazdy: w jakich przypadkach występuje i na czym polega? To opiszemy w dzisiejszym materiale.

    Nowe obowiązki w zakresie zgłaszania informacji do CRBR

    Zmiany w zakresie zgłaszania informacji do CRBR wprowadziła nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Co to oznacza?

    Odbiór lokalu od dewelopera - zapowiadane zmiany

    Odbiór lokalu od dewelopera ma zostać uregulowany w nowej ustawie deweloperskiej. Jakie ważne zmiany zawiera projekt?

    Jak sprawdzić czy prawo jazdy jest do odbioru?

    Jak sprawdzić czy prawo jazdy jest do odbioru? Osoba, która uzyskała uprawnienia, może to skontrolować bezpłatnie w internecie. Co należy zrobić?

    Jak sprawdzić czy dowód rejestracyjny jest do odbioru?

    Jak sprawdzić czy dowód rejestracyjny jest do odbioru? To w zasadzie niezwykle proste. Wystarczą podstawowe informacje i telefon z dostępem do sieci.

    Witold Michałek: Polski Ład – wiele obietnic i koszty dla finansów państwa

    Przedstawiony tzw. Polski Ład to wiele obietnic, z których każda będzie niosła koszty dla finansów publicznych. Niestety, ani słowa o tym, ile to wszystko będzie kosztowało i jakie będą źródła ewentualnych dochodów publicznych, pokrywających te koszty.

    Polski Ład. Jakie zmiany w budownictwie mieszkaniowym?

    Polski Ład dla budownictwa mieszkaniowego. Zmiany w prawie spółdzielczym, społeczne inicjatywy mieszkaniowe, nowe standardy planowania przestrzennego i urbanizacji, promocja mieszkań na wynajem czy wsparcie dla gmin - to m.in. propozycje Polskiego Ładu, które mają wspomóc budownictwo mieszkaniowe.

    Gwarancja kredytowa dla młodych na kupno mieszkania

    Gwarancja kredytowa. Łatwiejszy dostęp do kredytów mieszkaniowych to rozwiązanie lepsze niż trenowane przed laty rządowe dopłaty. Dzięki niemu Polacy, którzy mają odpowiednie dochody będą mogli kupić swoje własne mieszkanie znacznie wcześniej niż dotychczas. Zgodnie z oczekiwaniami, w ramach Nowego Ładu, pojawiła się propozycja skierowana do Polaków którzy nie mają własnego mieszkania. Jest to bardzo liczna grupa rodaków. Bazując na danych Eurostatu można oszacować, że tylko w grupie wiekowej od 25 do 34 lat około 2,5 mln osób mieszka z rodzicami. Większość z nich ma pracę, a mimo to często nie stać ich na wyprowadzkę.

    Mandaty za prędkość: GITD się zbroi i szykuje na kierowców

    Mandaty za prędkość? Już niedługo może być ich więcej, szczególnie że GITD wybrało się na zakupy. Powstanie m.in. 26 nowych fotoradarów.

    Polski Ład. Bon mieszkaniowy - nawet 100 tys. zł dla rodziny z trojgiem dzieci

    Polski Ład. Bon mieszkaniowy i rządowy program poręczeniowo-gwarancyjny dla spłaty kredytów hipotecznych to nowe formy pomocy w zakupie lub najmie mieszkania – zarówno dla małżeństw, jak i singli. W Ministerstwie Rozwoju, Pracy i Technologii trwają prace nad mechanizmami służącymi zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych Polaków. Instrumenty te są częścią Polskiego Ładu, ogłoszonego dziś przez premiera Mateusza Morawieckiego i wicepremiera Jarosława Gowina.

    Czy turystyka odrobi straty? Urlopy głównie w kraju

    Urlop planuje w tym roku więcej osób niż w 2020 r. Czy firmy związane z turystyką w końcu zaczynają odrabiać straty i spłacać zaległości, które małe nie są?

    Panele fotowoltaiczne - finansowanie, formalności, rozliczenia

    Panele fotowoltaiczne. Potrzeba bycia "eko", a także rosnące ceny energii elektrycznej powodują, że coraz więcej osób myśli o instalacji paneli fotowoltaicznych. Jak sfinansować taką instalację? Jakich formalności trzeba dopełnić? Jak będzie wyglądało rozliczenie z zakładem energetycznym?

    Państwo pomoże wziąć kredyt mieszkaniowy

    Państwo pomoże wziąć kredyt mieszkaniowy. W odpowiedzi na interpelację poselską w sprawie projektu „Mieszkanie bez wkładu własnego”, Anna Kornecka, Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Rozwoju, Pracy i Technologii, poinformowała, że jej resort pracuje aktualnie nad nad wdrożeniem nowych rozwiązań polegających na finansowym wsparciu w zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych dla osób mniej zamożnych.

    Jak firmy oceniają swoją kondycję w trakcie trzeciej fali pandemii? [BADANIE]

    Jak w czasie trzeciej fali pandemii zmieniła się sytuacja przedsiębiorców? Czy zastosowane instrumenty w ramach tarcz antykryzysowych i finansowych okazały się wystarczającym wsparciem?