REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Udostępnianie akt osobowych pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Przedwojska
Ewa Przedwojska
Udostępnianie akt osobowych pracownika
Udostępnianie akt osobowych pracownika
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca ma obowiązek udostępniania akt osobowych pracownikowi, którego one dotyczą. Ich treść musi ujawnić również sądom, inspektorom PIP, społecznym inspektorom pracy, pracownikom urzędów pracy, pracownikom ZUS.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe odrębnie dla każdego pracownika (art. 94 pkt 9a k.p.). Jednak ani Kodeks pracy, ani wydane na jego podstawie przepisy wykonawcze nie zawierają szczegółowych zasad udostępniania informacji dotyczących pracowników. Dlatego pracodawca jako administrator danych osobowych zobowiązany jest do przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm. - zwanej dalej u.o.d.o.). Zgodnie z tą ustawą na pracodawcy ciąży obowiązek zabezpieczania danych osobowych pracowników przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także ich ochrony przed dostępem osób nieuprawnionych. Pracodawca musi więc zachowywać treści zawarte w dokumentacji pracowniczej w tajemnicy.

REKLAMA

REKLAMA

Polecamy: Nowe technologie w pracy księgowych


Komu udostępnić akta

Zakaz udostępnienia akt osobowych pracownika nie dotyczy organów kontrolnych, które ze względu na swoją funkcję uprawnione są do wglądu w dokumentację pracowniczą. Pracodawca musi więc ujawnić treść tej dokumentacji np. sądom, inspektorom PIP, społecznym inspektorom pracy, pracownikom urzędów pracy, pracownikom ZUS.
Przede wszystkim jednak pracodawca ma obowiązek udostępniania akt osobowych pracownikowi, którego one dotyczą. Uprawnienie do wglądu w swoje akta osobowe przysługuje pracownikowi przez cały okres zatrudnienia. W razie odmowy może on złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej. W razie stwierdzenia, że zawarte w aktach dane są niekompletne, nieaktualne lub nieprawdziwe pracownik może żądać ich sprostowania lub uzupełnienia (art. 35 § 1 u.o.d.o.). Chodzi tu zarówno o włączenie do jego akt stosownych dokumentów, jak i o usuniecie z nich niektórych danych, np. informacji o ukaraniu karą porządkową, jeżeli upłynął już roczny okres nienagannej pracy albo gdy pracodawca wcześniej uznał karę za niebyłą (art. 113 § 1 k.p.). Należy pamiętać, że pracownik nie może samowolnie usuwać z własnych akt osobowych dokumentów kształtujących stosunek pracy ani odmawiać zwrotu tych dokumentów na żądanie pracodawcy, ponieważ stanowi to ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 w zw. z art. 100 § 1 k.p.).


Nie oznacza to jednak, że pracownik ma zupełną kontrolę nad dokumentacją dotyczącą jego osoby. Pracodawca ma prawo dokumentować niewywiązywanie się przez pracownika z jego obowiązków, a pracownik nie może żądać zniszczenia lub zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia.

REKLAMA

Ponadto bez zgody pracownika pracodawca nie może udostępnić osobom trzecim jego danych osobowych (art. 23 pkt 1 u.o.d.o). W przypadku gdy z prośbą o udostępnienie dokumentów zawartych w aktach osobowych pracownika wystąpią osoby trzecie (w tym także członkowie jego rodziny), pracodawca musi uzyskać zgodę tego pracownika na ich ujawnienie, najlepiej w formie pisemnego upoważnienia (oświadczenie woli pracownika).

Dalszy ciąg materiału pod wideo


W praktyce często pojawia się problem w przypadku byłych pracowników, którzy zwracają się z prośbą o udostępnienie im akt osobowych. Dokumentacja pracownicza podlega przechowaniu przez 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy. Przez ten czas pracodawca jako administrator danych osobowych ma obowiązek udzielania informacji odnośnie do przetwarzanych przez niego danych osobie, której one dotyczą (art. 32 i 33 u.o.od.o), a więc także byłemu pracownikowi. Może on wystąpić z wnioskiem o udzielenie tych informacji na piśmie, a pracodawca musi ich udzielić w terminie 30 dni.


Należy pamiętać, że dokumentację pracowniczą przechowuje się wyłącznie w postaci kopii lub odpisów. Pracownik jest więc w posiadaniu oryginałów zarówno dokumentów złożonych przez siebie, jak i wszystkich pism kierowanych do niego przez pracodawcę. Ewentualna potrzeba skorzystania z akt osobowych przez byłego pracownika może wynikać z zagubienia przez niego własnych egzemplarzy pism. Sposób udostępniania akt zależy od pracodawcy. Ze względów bezpieczeństwa może on wymagać, aby przeglądanie akt i robienie z nich kopii odbywało się w obecności np. pracownika kadr.


Prawo dostępu do akt personalnych ze względu na charakter świadczonej pracy mają pracownicy kadr. Jednak muszą mieć oni imienne upoważnienia uprawniające do wglądu do przechowywanej dokumentacji, wydane przez pracodawcę, jako osobę zarządzającą danymi osobowymi (art. 37 u.o.d.o.). Pracownicy kadr zobowiązani są do zachowania tych informacji w tajemnicy, również po ustaniu zatrudnienia.


Upoważnienie do wglądu w dokumentację pracowniczą mogą otrzymać także inne osoby z uwagi na zajmowane przez nie stanowiska, m.in.: osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy, kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych - w odniesieniu do danych dotyczących podległych im pracowników, osoby dokonujące przeglądów serwisowych oprogramowania czy też praktykanci, jeżeli wykonują prace związane z przetwarzaniem danych osobowych.


Ujawnienie danych przez upoważnionego pracownika może skutkować nałożeniem na niego kary porządkowej (upomnienia, nagany, kary pieniężnej), a nawet rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.


W razie przejęcia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. prawo do wglądu w akta osobowe pracowników ma nowy pracodawca, a w przypadku likwidacji zakładu także likwidator lub syndyk masy upadłościowej.


Odpowiedzialność za naruszenie tajemnicy


Naruszenie przez pracodawcę obowiązków z zakresu ochrony i przechowywania danych osobowych pracowników wiąże się z licznymi dolegliwościami wynikającymi z przepisów Kodeksu pracy, ustawy o ochronie danych osobowych, a także Kodeksu cywilnego. Przechowywanie akt osobowych w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem zagrożone jest karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 7 k.p.). Za udostępnienie danych osobowych osobie nieuprawnionej grozi grzywna lub kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat (art. 51 § 1 ustawy o ochronie danych osobowych). Z kolei na podstawie art. 415 i nast. k.c. pracodawca, jako osoba fizyczna, ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą za wszelkie negatywne skutki doznane przez pracownika, wynikające z niedopełnienia obowiązku właściwego prowadzenia, przechowywania i udostępniania jego akt osobowych.


Ewa Przedwojska

asystent sędziego Sądu Najwyższego

w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stażysta w firmie na zupełnie nowych zasadach. 7 najważniejszych założeń planowanych zmian

Stażyści będą otrzymywali określone wynagrodzenie, a pracodawcy będą musieli podpisywać z nimi umowy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło założenia projektu nowej ustawy.

Polska jednym z najbardziej atrakcyjnych kierunków inwestycyjnych w Europie

Globalna relokacja kosztów zmienia mapę biznesu, ale w Europie Środkowej Polska nadal pozostaje jednym z najpewniejszych punktów odniesienia dla firm szukających balansu między ceną a bezpieczeństwem.

Ekspert BCC o wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2026 r.: „po raz pierwszy od wielu lat (rząd) pozwolił zadziałać algorytmowi wpisanemu w ustawę”. W ocenie eksperta, jest to ulga dla pracodawców

Od stycznia 2026 r. wzrośnie zarówno płaca minimalna, jak i minimalna stawka godzinowa. Rząd przyjął w tej sprawie rozporządzenie. Rozporządzenie z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. zostało ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej.

Zamknięcie granicy z Białorusią 2025 a siła wyższa w kontraktach handlowych. Konsekwencje dla biznesu

Czy zamknięcie granicy z Białorusią w 2025 roku to trzęsienie ziemi w kontraktach handlowych i biznesie? Nie. To test zarządzania ryzykiem kontraktowym w łańcuchu dostaw. Czy można powołać się na siłę wyższą?

REKLAMA

Dłuższy okres kontroli drogowej: nic się nie ukryje przed inspekcją? Jak firmy transportowe mogą uniknąć częstszych i wyższych kar?

Mija kilka miesięcy od wprowadzenia nowych zasad sprawdzania kierowców na drodze. Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. Dla inspekcji transportowych w UE to znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w zupełnie innej rzeczywistości kontrolnej, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?

Gdy przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji, ZUS może przejąć wypłatę zasiłków

Brak płynności finansowej płatnika składek, który zatrudnia powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników. Takimi świadczeniami są zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może pomóc i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

Bezpłatny webinar: Czas na e-porządek w fakturach zakupowych

Zapanuj nad kosztami, przyspiesz pracę, zredukuj błędy. Obowiązkowy KseF przyspieszył procesy digitalizacji obiegu faktur. Wykorzystaj ten trend do kolejnych automatyzacji, również w obsłudze faktur przychodzących. Lepsza kontrola nad kosztami, eliminacja dokumentów papierowych i mniej pomyłek to mniej pracy dla finansów.

Pracodawcy będą musieli bardziej chronić pracowników przed upałami. Zmiany już od 1 stycznia 2027 r.

Dotychczas polskie prawo regulowało jedynie minimalne temperatury w miejscu pracy. Wkrótce może się to zmienić – rząd przygotował projekt przepisów wprowadzających limity także dla upałów. To odpowiedź na coraz częstsze fale wysokich temperatur w Polsce.

REKLAMA

Przywództwo to wspólna misja

Rozmowa z Piotrem Kolmasem, konsultantem biznesowym, i Sławomirem Faconem, dyrektorem odpowiedzialnym za rekrutację i rozwój pracowników w PLL LOT, autorami książki „The Team. Nowoczesne przywództwo Mission Command”, o koncepcji wywodzącej się z elitarnych sił specjalnych, która z powodzeniem sprawdza się w biznesie

Rośnie liczba donosów do skarbówki, ale tylko kilka procent informacji się potwierdza [DANE Z KAS]

Jak wynika z danych przekazanych przez 16 Izb Administracji Skarbowej, w I połowie br. liczba informacji sygnalnych, a więc tzw. donosów, skierowanych do jednostek KAS wyniosła 37,2 tys. Przy tym zestawienie nie jest pełne, bowiem nie zakończył się obowiązek sprawozdawczy urzędów skarbowych w tym zakresie. Zatem na chwilę obecną to o 4,2% więcej niż w analogicznym okresie 2024 roku, kiedy było ich 35,7 tys. Natomiast, zestawiając tegoroczne dane z tymi z I połowy 2023 roku, widać wzrost o 6%. Wówczas odnotowano 35,1 tys. takich przypadków. Poniżej omówienie dotychczasowych danych z Krajowej Administracji Skarbowej.

REKLAMA