REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Udostępnianie akt osobowych pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Przedwojska
Ewa Przedwojska
Udostępnianie akt osobowych pracownika
Udostępnianie akt osobowych pracownika
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca ma obowiązek udostępniania akt osobowych pracownikowi, którego one dotyczą. Ich treść musi ujawnić również sądom, inspektorom PIP, społecznym inspektorom pracy, pracownikom urzędów pracy, pracownikom ZUS.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe odrębnie dla każdego pracownika (art. 94 pkt 9a k.p.). Jednak ani Kodeks pracy, ani wydane na jego podstawie przepisy wykonawcze nie zawierają szczegółowych zasad udostępniania informacji dotyczących pracowników. Dlatego pracodawca jako administrator danych osobowych zobowiązany jest do przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm. - zwanej dalej u.o.d.o.). Zgodnie z tą ustawą na pracodawcy ciąży obowiązek zabezpieczania danych osobowych pracowników przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także ich ochrony przed dostępem osób nieuprawnionych. Pracodawca musi więc zachowywać treści zawarte w dokumentacji pracowniczej w tajemnicy.

REKLAMA

Polecamy: Nowe technologie w pracy księgowych


Komu udostępnić akta

REKLAMA

Zakaz udostępnienia akt osobowych pracownika nie dotyczy organów kontrolnych, które ze względu na swoją funkcję uprawnione są do wglądu w dokumentację pracowniczą. Pracodawca musi więc ujawnić treść tej dokumentacji np. sądom, inspektorom PIP, społecznym inspektorom pracy, pracownikom urzędów pracy, pracownikom ZUS.
Przede wszystkim jednak pracodawca ma obowiązek udostępniania akt osobowych pracownikowi, którego one dotyczą. Uprawnienie do wglądu w swoje akta osobowe przysługuje pracownikowi przez cały okres zatrudnienia. W razie odmowy może on złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej. W razie stwierdzenia, że zawarte w aktach dane są niekompletne, nieaktualne lub nieprawdziwe pracownik może żądać ich sprostowania lub uzupełnienia (art. 35 § 1 u.o.d.o.). Chodzi tu zarówno o włączenie do jego akt stosownych dokumentów, jak i o usuniecie z nich niektórych danych, np. informacji o ukaraniu karą porządkową, jeżeli upłynął już roczny okres nienagannej pracy albo gdy pracodawca wcześniej uznał karę za niebyłą (art. 113 § 1 k.p.). Należy pamiętać, że pracownik nie może samowolnie usuwać z własnych akt osobowych dokumentów kształtujących stosunek pracy ani odmawiać zwrotu tych dokumentów na żądanie pracodawcy, ponieważ stanowi to ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 w zw. z art. 100 § 1 k.p.).


Nie oznacza to jednak, że pracownik ma zupełną kontrolę nad dokumentacją dotyczącą jego osoby. Pracodawca ma prawo dokumentować niewywiązywanie się przez pracownika z jego obowiązków, a pracownik nie może żądać zniszczenia lub zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia.

REKLAMA

Ponadto bez zgody pracownika pracodawca nie może udostępnić osobom trzecim jego danych osobowych (art. 23 pkt 1 u.o.d.o). W przypadku gdy z prośbą o udostępnienie dokumentów zawartych w aktach osobowych pracownika wystąpią osoby trzecie (w tym także członkowie jego rodziny), pracodawca musi uzyskać zgodę tego pracownika na ich ujawnienie, najlepiej w formie pisemnego upoważnienia (oświadczenie woli pracownika).

Dalszy ciąg materiału pod wideo


W praktyce często pojawia się problem w przypadku byłych pracowników, którzy zwracają się z prośbą o udostępnienie im akt osobowych. Dokumentacja pracownicza podlega przechowaniu przez 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy. Przez ten czas pracodawca jako administrator danych osobowych ma obowiązek udzielania informacji odnośnie do przetwarzanych przez niego danych osobie, której one dotyczą (art. 32 i 33 u.o.od.o), a więc także byłemu pracownikowi. Może on wystąpić z wnioskiem o udzielenie tych informacji na piśmie, a pracodawca musi ich udzielić w terminie 30 dni.


Należy pamiętać, że dokumentację pracowniczą przechowuje się wyłącznie w postaci kopii lub odpisów. Pracownik jest więc w posiadaniu oryginałów zarówno dokumentów złożonych przez siebie, jak i wszystkich pism kierowanych do niego przez pracodawcę. Ewentualna potrzeba skorzystania z akt osobowych przez byłego pracownika może wynikać z zagubienia przez niego własnych egzemplarzy pism. Sposób udostępniania akt zależy od pracodawcy. Ze względów bezpieczeństwa może on wymagać, aby przeglądanie akt i robienie z nich kopii odbywało się w obecności np. pracownika kadr.


Prawo dostępu do akt personalnych ze względu na charakter świadczonej pracy mają pracownicy kadr. Jednak muszą mieć oni imienne upoważnienia uprawniające do wglądu do przechowywanej dokumentacji, wydane przez pracodawcę, jako osobę zarządzającą danymi osobowymi (art. 37 u.o.d.o.). Pracownicy kadr zobowiązani są do zachowania tych informacji w tajemnicy, również po ustaniu zatrudnienia.


Upoważnienie do wglądu w dokumentację pracowniczą mogą otrzymać także inne osoby z uwagi na zajmowane przez nie stanowiska, m.in.: osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy, kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych - w odniesieniu do danych dotyczących podległych im pracowników, osoby dokonujące przeglądów serwisowych oprogramowania czy też praktykanci, jeżeli wykonują prace związane z przetwarzaniem danych osobowych.


Ujawnienie danych przez upoważnionego pracownika może skutkować nałożeniem na niego kary porządkowej (upomnienia, nagany, kary pieniężnej), a nawet rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.


W razie przejęcia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. prawo do wglądu w akta osobowe pracowników ma nowy pracodawca, a w przypadku likwidacji zakładu także likwidator lub syndyk masy upadłościowej.


Odpowiedzialność za naruszenie tajemnicy


Naruszenie przez pracodawcę obowiązków z zakresu ochrony i przechowywania danych osobowych pracowników wiąże się z licznymi dolegliwościami wynikającymi z przepisów Kodeksu pracy, ustawy o ochronie danych osobowych, a także Kodeksu cywilnego. Przechowywanie akt osobowych w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem zagrożone jest karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 7 k.p.). Za udostępnienie danych osobowych osobie nieuprawnionej grozi grzywna lub kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat (art. 51 § 1 ustawy o ochronie danych osobowych). Z kolei na podstawie art. 415 i nast. k.c. pracodawca, jako osoba fizyczna, ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą za wszelkie negatywne skutki doznane przez pracownika, wynikające z niedopełnienia obowiązku właściwego prowadzenia, przechowywania i udostępniania jego akt osobowych.


Ewa Przedwojska

asystent sędziego Sądu Najwyższego

w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prezydent zawetował. Przedsiębiorcy będą dalej płacić wysoką składkę zdrowotną a może rząd podejmie drugą próbę zmiany

Prezydent zawetował ustawę obniżającą składki zdrowotne dla przedsiębiorców. Rząd jednak nie ustępuje i podejmie kolejną próbę, powtarzając rozwiązania przyjęte w ustawie dokładnie w takiej samej treści. Jaka więc ma być składka zdrowotna gdy uda się przeprowadzić zmiany.

Rolnicy wierzą w dobrą koniunkturę - po dłuższej przerwie znów inwestują w maszyny rolnicze

W I kwartale 2025 roku rolnictwo było branżą z największym udziałem w finansowaniu maszyn i urządzeń przez firmy leasingowe – 28%, wynika z danych Związku Polskiego Leasingu. Rolnicy wracają do inwestowania wierząc w poprawę koniunktury w branży.

Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Choć wielu właścicieli małych firm wciąż traktuje ochronę jako zbędny wydatek, rosnąca liczba incydentów – zarówno fizycznych, jak i cyfrowych – pokazuje, że to podejście bywa kosztowne. Dziś zagrożeniem może być nie tylko włamanie, ale też wyciek danych czy przestój operacyjny. W rozmowie z Adamem Śliwińskim, wiceprezesem Seris Konsalnet Security, sprawdzamy, jak MŚP mogą skutecznie zadbać o swoje bezpieczeństwo – bez milionowych budżetów, za to z myśleniem przyszłościowym.

Polskie firmy chcą eksportować do USA, co z cłami

Polska gospodarka łapie drugi oddech czy walczy o utrzymanie na powierzchni? Jaka będzie przyszłość eksportu do USA? Eksperci podsumowali pierwszy kwartał 2025. Analizie poddany został nie tylko eksport polskich firm, ale i ogólny bilans handlu zagranicznego.

REKLAMA

Teraz płatności odroczone także przy zakupach dla firmy

Polskie firmy uzyskują dostęp do płatności odroczonych oraz ratalnych w standardzie zbliżonym do tego oferowanego konsumentom. To duże ułatwienie, z którego skorzystają w pierwszej kolejności małe i średnie firmy.

Termin składania wniosków o dopłaty bezpośrednie 2025

Jaki jest termin składania wniosków do ARIMR o dopłaty bezpośrednie w 2025 roku? Czy można złożyć dokumenty po terminie? Co z załącznikami?

Co każdy prezes (CEO) powinien dziś wiedzieć o technologii?

Każda szkoła zarządzania mówi: deleguj odpowiedzialność. Niezależnie czy mówimy o MŚP czy dużej organizacji, zarządzanie technologią powinno więc być oddane w ręce tych, którzy się na niej znają. Z drugiej strony – jeśli mamy wyprzedzić konkurencję, trzeba inwestować i lewarować biznes przez technologię. Żeby robić to efektywnie, kadra zarządzająca musi rozumieć przynajmniej część świata IT. Problem w tym, że świat technologii jest tak przeładowany informacjami, że często nawet eksperci od IT się w nim gubią. Co warto rozumieć? Jak głęboko wchodzić w poszczególne zagadnienia? Jak rozmawiać z zespołem, który zasypuje wieloma szczegółami? Oto krótki, praktyczny przewodnik.

Działania marketingowe jako kompatybilny element Public Relations

Współczesna komunikacja biznesowa coraz częściej wymaga synergicznego podejścia do działań promocyjnych i wizerunkowych. Marketing i Public Relations (PR), choć wywodzą się z różnych tradycji i pełnią odmienne funkcje, dziś coraz częściej przenikają się i wspólnie pracują na sukces marki. W dobie mediów społecznościowych, globalizacji i błyskawicznego obiegu informacji działania marketingowe stają się kompatybilnym, a nierzadko wręcz niezbędnym elementem strategii PR.

REKLAMA

Branża wydawnicza. Czy na wydawaniu i sprzedaży książek da się wciąż zarobić

Tylko czterech na dziesięciu Polaków przeczytało w ubiegłym roku przynajmniej jedną książkę. Choć wynik ten jest nieco niższy niż rok wcześniej, wciąż należy do najlepszych w ostatniej dekadzie. Co to oznacza dla branży wydawniczej, czy na wydawaniu i sprzedaży książek daje się wciąż zarobić?

Pijemy mniej piwa, przez co browary nie płacą na czas swoim dostawcom

Na kondycję branży piwowarskiej, poza spadającym w wyniku zmian kulturowych popytem, najmocniej wpływają dziś rosnące koszty operacyjne oraz zmiany w podatku akcyzowym. Polacy piją mniej piwa, browary mają coraz większe kłopoty.

REKLAMA