Udostępnianie akt osobowych pracownika

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe odrębnie dla każdego pracownika (art. 94 pkt 9a k.p.). Jednak ani Kodeks pracy, ani wydane na jego podstawie przepisy wykonawcze nie zawierają szczegółowych zasad udostępniania informacji dotyczących pracowników. Dlatego pracodawca jako administrator danych osobowych zobowiązany jest do przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm. - zwanej dalej u.o.d.o.). Zgodnie z tą ustawą na pracodawcy ciąży obowiązek zabezpieczania danych osobowych pracowników przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także ich ochrony przed dostępem osób nieuprawnionych. Pracodawca musi więc zachowywać treści zawarte w dokumentacji pracowniczej w tajemnicy.

Polecamy: Nowe technologie w pracy księgowych

Komu udostępnić akta

Zakaz udostępnienia akt osobowych pracownika nie dotyczy organów kontrolnych, które ze względu na swoją funkcję uprawnione są do wglądu w dokumentację pracowniczą. Pracodawca musi więc ujawnić treść tej dokumentacji np. sądom, inspektorom PIP, społecznym inspektorom pracy, pracownikom urzędów pracy, pracownikom ZUS.
Przede wszystkim jednak pracodawca ma obowiązek udostępniania akt osobowych pracownikowi, którego one dotyczą. Uprawnienie do wglądu w swoje akta osobowe przysługuje pracownikowi przez cały okres zatrudnienia. W razie odmowy może on złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej. W razie stwierdzenia, że zawarte w aktach dane są niekompletne, nieaktualne lub nieprawdziwe pracownik może żądać ich sprostowania lub uzupełnienia (art. 35 § 1 u.o.d.o.). Chodzi tu zarówno o włączenie do jego akt stosownych dokumentów, jak i o usuniecie z nich niektórych danych, np. informacji o ukaraniu karą porządkową, jeżeli upłynął już roczny okres nienagannej pracy albo gdy pracodawca wcześniej uznał karę za niebyłą (art. 113 § 1 k.p.). Należy pamiętać, że pracownik nie może samowolnie usuwać z własnych akt osobowych dokumentów kształtujących stosunek pracy ani odmawiać zwrotu tych dokumentów na żądanie pracodawcy, ponieważ stanowi to ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 w zw. z art. 100 § 1 k.p.).

Nie oznacza to jednak, że pracownik ma zupełną kontrolę nad dokumentacją dotyczącą jego osoby. Pracodawca ma prawo dokumentować niewywiązywanie się przez pracownika z jego obowiązków, a pracownik nie może żądać zniszczenia lub zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia.