Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej?

Mniejsze firmy zazwyczaj przeprowadzają rozmowy kwalifikacyjne w formie „jeden na jeden” tzn. jedna osoba podejmuje decyzję o zatrudnieniu kandydata. Z kolei firmy większe bardzo często organizują dwie rozmowy kwalifikacyjne - pierwszą prowadzi odpowiedni pracownik działu HR, a kolejną bezpośredni przełożony kandydata. Przeprowadzenie dwóch rozmów, przez dwie różne osoby, pomaga zmniejszyć ryzyko podjęcia złej decyzji.

Przygotowania

Jeżeli zostaliśmy zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną oznacza to, iż nasze dokumenty aplikacyjne zwróciły uwagę pracodawcy i spełniamy wymogi danego stanowiska. Przed spotkaniem powinniśmy przygotować teczkę, w której znajdą się: CV i list motywacyjny, które wysłaliśmy do firmy, dyplomy ukończenia studiów bądź kursów, certyfikaty, portfolio (jeżeli jest ono niezbędne w danym zawodzie) oraz referencje od byłych pracodawców. Przygotowując się do rozmowy ważne jest, aby przejrzeć swój życiorys pod kątem opowiedzenia w kilku zdaniach o każdym z jego elementów (doświadczenie zawodowe, umiejętności i kwalifikacje, zainteresowania).

Istotne jest również zebranie wcześniej informacji o działalności danej firmy m. in.:

• Czym się zajmuje?
• Kto jest jej właścicielem?
• Jaką ma ona pozycję na rynku?
• Kim są klienci i konkurenci firmy?
• Jaka jest jej struktura organizacyjna?
• Jaka jest średnia płac?

Zobacz: Portale społecznościowe a poszukiwanie pracy

Powinniśmy także dowiedzieć się jak najwięcej o stanowisku, o które się ubiegamy np.:

• Jakie miejsce zajmuje ono w strukturze organizacyjnej?
• Liczy się na nim praca zespołowa czy samodzielna?
• Czy wymagane jest doświadczenie? Jakie?
• Jaki zakres wiedzy i umiejętności będzie wymagany?
• Kto byłby naszym bezpośrednim przełożonym?

Możemy się spodziewać, iż na początku rozmowy padnie tradycyjne „Proszę powiedzieć coś o sobie”. Spróbujmy więc wcześniej spojrzeć na siebie krytycznym okiem. Musimy wiedzieć, dlaczego akurat my jesteśmy odpowiednimi osobami, by pełnić dane funkcje. Powinniśmy znać nasze dobre, jak również słabe strony, a jednocześnie pamiętać, że poszukiwany jest pracownik, który przyniesie korzyść firmie. Pamiętajmy, aby nie „przechwalić” swoich umiejętności. Umieszczone w CV informacje o znajomości danego języka, obsługi programów komputerowych, a nawet zainteresowań mogą zostać sprawdzone przez rekrutera. Rozmowa kwalifikacyjna nie musi ograniczać się jedynie do zadawania pytań i udzielania odpowiedzi, lecz także możemy zostać poproszeni o wykonanie konkretnych zadań np. o odbycie rozmowy w deklarowanym języku bądź wykorzystanie programu komputerowego w jakimś celu.

My również mamy prawo pytać podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Pozwoli to uniknąć późniejszych nieporozumień

Dobrze jest wcześniej zastanowić się, co jest dla nas istotne. Warto dowiedzieć się o możliwość awansu, obowiązki na danym stanowisku pracy oraz wymaganą dyspozycyjność. Nie bójmy się mówić również o naszych oczekiwaniach. Jeśli dostaniemy pracę i zgodzimy się na niezadowalające nas warunki, będziemy tego żałować.

Psychologowie twierdzą, iż 80-90% opinii o danej osobie wyrabia się w ciągu pierwszych 15 sekund. Słynne pierwsze wrażenie może być przepustką do naszej kariery, więc między innymi dlatego na rozmowie kwalifikacyjnej powinniśmy wyglądać schludnie, elegancko i stosownie. Nie zapominajmy, że rozmowy o pracę mają charakter oficjalny i obowiązuje na nich dress code, do którego musimy się dostosować. Granatowy, czarny lub grafitowy garnitur i biała koszula to najlepszy zestaw dla mężczyzny.

Do tego powinno się dobrać elegancki, nie rzucający się w oczy krawat np. szary, bordowy lub granatowy oraz czarne skórzane buty. Odpowiednim strojem dla kobiety będzie biała bluzka i stonowany kostium - żakiet oraz spódnica sięgająca lekko przed lub za kolana. Buty powinny być w dobranym kolorze i mieć niewysoki obcas. Pamiętajmy, iż duży dekolt lub zbyt obcisła spódnica mogą być oznaką braku profesjonalizmu. „Konserwatywnym” wyglądem wzbudzimy zaufanie i okażemy szacunek rozmówcy.

Im więcej z góry przygotujemy, tym bardziej zrelaksowani będziemy podczas rozmowy kwalifikacyjnej i tym lepiej się zaprezentujemy. Z kolei im lepiej się zaprezentujemy, tym większe szanse, że otrzymamy daną pracę.

Rozmowa vis-à-vis

Przed rozmową kwalifikacyjną powinniśmy dokładnie sprawdzić, gdzie znajdują się firma, do której zostaliśmy zaproszeni. Jest to niezwykle istotne i może wpłynąć na naszą ocenę, ponieważ wielkim nietaktem jest spóźnienie się. Obowiązkowo powinniśmy także pamiętać o wyłączeniu telefonu komórkowego, by nie zadzwonił w najmniej odpowiednim momencie.

Dobre kwalifikacje to nie wszystko. Ważne jest również to, jak potrafimy się zaprezentować. Badania pokazują, że aż 65% informacji o sobie przekazujemy  poprzez gesty, mimikę, postawę, ton głosu, a tylko 35% za pośrednictwem tego, co mówimy. Decydujący jest więc  sposób, w jaki wejdziemy do pomieszczenia i przywitamy się. Nasz krok powinien być pewny i swobodny, a uścisk dłoni mocny i dynamiczny.

Zobacz: Jak napisać skuteczne ogłoszenie o pracę?

Rozmowa kwalifikacyjna wiąże się ze stresem, ale w czasie prezentacji nie powinniśmy dać go po sobie poznać

Pewność siebie świadczy o tym, że wiemy, ile jesteśmy warci i co potrafimy. Jest też komunikatem, że jeżeli zostaniemy zatrudnieni, to np. podczas rozmowy z klientami będziemy potrafili dobrze reprezentować firmę. Ważny jest również znany z psychologii efekt pierwszeństwa i świeżości – najlepiej zostanie zapamiętane to, co wydarzyło się na początku i na końcu spotkania. Nasze atuty warto więc podkreślić na początku i powtórzyć na końcu rozmowy. Pamiętajmy też o regule komplementarności cech.

Lubimy ludzi, którzy swoim zachowaniem wpasowują się w nasz styl bycia – gaduły lubią słuchaczy, osoby dominujące lubią osoby uległe itd. Podczas spotkanie z wylewnym rekruterem nie warto walczyć o dominację, natomiast jeżeli oczekuje on od nas prowadzenia rozmowy, zróbmy to. Musimy dać naszemu potencjalnemu pracodawcy poczucie, iż jesteśmy najodpowiedniejszą osobą na dane stanowisko.

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej powinniśmy przyjąć postawę wygodną i stabilną. Wiercenie się na krześle, czy stukanie stopami o podłogę może wywołać wrażenie usiłowania ukrycia przez nas prawdy, natomiast siedzenie na brzegu krzesła sygnalizuje niepewność.  Zbyt mocne wychylanie się do tyłu i kładzenie na oparciu świadczy z kolei o zbytniej pewności siebie i arogancji. Nie należy też przybierać postawy zamkniętej, czyli krzyżować rąk na klatce piersiowej – jest to gest obronny świadczący o niepewności i defensywności. Najlepiej, jeśli nasza postawa będzie naturalna, a słuchając rekrutera bądź pracodawcy lekko pochylimy się do przodu – będzie to oznaką zainteresowania.

Bardzo ważne w mowie ciała jest utrzymywanie kontaktu wzrokowego, który sygnalizuje otwartość i uczciwość. Na naszą niekorzyść zadziała wpatrywanie się w podłogę i mówienie bez patrzenia na rozmówcę – zostaniemy odebrani jako nieśmiali i zawstydzeni.

Podczas rozmowy możemy spodziewać się wielu różnych pytań. Najczęściej pojawiającymi są:

• Dlaczego staramy się o dane stanowisko?
• Jakie są nasze największe wady, a jakie zalety?
• Dlaczego właśnie my powinniśmy zostać zatrudnieni?
• Co nowego i istotnego możemy wnieść do firmy?
• Jakie są nasze największe osiągnięcia?
• Co nas motywuje do pracy?
• Co chcielibyśmy robić za pięć / dziesięć lat?
• Jakie mamy doświadczenia zawodowe, które mogą być przydatne na danym stanowisku?
• Jakie jest nasze hobby?
• Jak wyobrażamy sobie idealnego przełożonego?
• Wolimy pracować samodzielnie czy w zespole?

Obecnie w każdym CV podawane są tzw. umiejętności miękkie np. asertywność, zdolności interpersonalne czy kompetencje przywódcze. Specjaliści do spraw rekrutacji wiedzą, jak deklarowane cechy sprawdzić. Jednym ze sposobów jest zadawanie tzw. pytań behawioralnych, czyli opartych na naszym zachowaniu w przeszłości. Z tego, jak w konkretnej sytuacji zachowaliśmy się wcześniej, pracodawca wyciągnie wnioski, zakładając, że podobnie postąpimy następnym razem.

Przeprowadzane są także różnego rodzaju testy sytuacyjne, polegające na wcielaniu się przez kandydata w rożne role i radzeniu sobie z wymyślonymi przez pracodawcę sytuacjami np. dostajemy za zadanie wcielić się w rolę przełożonego, który musi poradzić sobie z niesubordynowanym podwładnym lub zmierzyć się z trudnym zadaniem. Oprócz tego rekruter po prostu obserwuje kandydata – jego zachowanie świadczy o wielu ważnych w pracy czynnikach np. kulturze osobistej, umiejętności radzenia sobie ze stresem czy zdolnościach perswazyjnych. Pracodawcy korzystają też często z tzw. recypatii, czyli rejestrowania wrażenia, jakie wywołuje kandydat. W tym celu najczęściej rozmowa jest przeprowadzana przez dwie osoby, które niezależnie od siebie to wrażenie oceniają, posługując się często specjalną skalą. Służy to wybraniu spośród wielu kandydatów osoby, która wyróżnia się swoim sposobem bycia, komunikatywnością i predyspozycjami.

Zobacz: Rekrutacja

W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca bądź rekruter może zadawać również podchwytliwe pytania, wystawiając nas na próbę i oceniając naszą osobowość

Aby dobrze się zaprezentować, nie powinniśmy bać się asertywności, czyli wyrażania własny opinii, uczuć i poglądów. Nie zawsze warto odpowiadać tak, jak wydaje nam się, że by sobie tego życzono. Często padają pytania, które mają za zadanie sprawdzić, czy jesteśmy w stanie bronić swoich poglądów i prowadzić wyważoną dyskusję.

Jednym z najtrudniejszych i coraz częściej pojawiających się elementów rozmowy bywają negocjacje płacowe. Aby dobrze się do nich przygotować warto przejrzeć raporty płacowe i dowiedzieć się, ile może zarabiać osoba na podobnym stanowisku, z przybliżonym zakresem obowiązków i z podobnymi kwalifikacjami. Musimy wiedzieć jakie wynagrodzenie minimalne chcielibyśmy otrzymywać. Pamiętamy jednak, że kwestie finansowe nie powinny stać się dominującym elementem naszej rozmowy, aby pracodawca nie uznał, że do pracy motywuje nas wyłącznie czynnik finansowy. Na koniec spotkania warto spytać o termin i sposób udzielenia informacji na temat wyników rekrutacji.

Testy kompetencji

Coraz częściej tradycyjne rozmowy kwalifikacyjne są zastępowane testami kompetencji, dzięki którym można szybko i efektywnie sprawdzić umiejętności kandydatów. Po analizie dokumentów aplikacyjnych potencjalni pracownicy zostają zaproszeni na tą samą godzinę i przedkłada im się do rozwiązania zestaw zadań, które mają sprawdzić ich wiedzę oraz cechy osobowości. Do testów z wiedzy możemy się częściowo przygotować. Zwykle opis stanowiska sygnalizuje jakie umiejętności mogą być sprawdzane. Warto również przejrzeć fora internetowe lub poszukać kontaktu z osobami, które przechodziły rekrutacje w podobnej formie. Najczęściej „testuje się” specjalistów np. programistów, webmasterów, ekonomistów oraz korektorów, których umiejętności najłatwiej sprawdzić dzięki konkretnym zadaniom. Często jednak decydujące okazuje się nie zaplecze merytoryczne, ale cechy osobowości. Wbrew pozorom je również można przetestować, jednak do takiego sprawdzianu nie jesteśmy w stanie się przygotować.

Pytania mogą być zupełnie abstrakcyjne lub przypominać te z testów na inteligencję. Sprawdzają zazwyczaj kreatywność, umiejętność logicznego myślenia, wyciągania wniosków itp. Na testach osobowości nie warto oszukiwać i udawać kogoś, kim nie jesteśmy. Są one bowiem tak skonstruowane, że praktycznie nie przewidzimy właściwych odpowiedzi, a kłamstwo może wyjść na jaw po analizie wypowiedzi.

Współcześnie „wybicie się” na rynku pracy jest niełatwe. Konkurencja, z którą przychodzi nam się mierzyć, jest olbrzymia. Rekruterzy korzystający z coraz doskonalszych metod oceny również stanowią barierę, którą często rzeczywiście, bardzo trudno przeskoczyć. Pamiętajmy więc, że dobre wrażenie wywierane na rozmowie kwalifikacyjnej to kwestia ćwiczeń i przygotowań, a czasem po prostu uroku osobistego.

Zobacz serwis: Budowanie zespołu