Dlaczego warto wdrożyć system zarządzania pracownikami?

Przedstawiamy siedem obszarów, w których wdrożenie systemu wspierającego zarządzanie pracownikami może przynieść korzyści.

1. Rekrutacja

Rynek pracownika staje się rzeczywistością i wkracza w prawie wszystkie branże. Specjalistów brakuje nie tylko w branży IT, lecz także handlu czy produkcji. Rosną więc wyzwania związane ze znalezieniem właściwego kandydata. Zwłaszcza, że nawet pomyślnie zakończona rekrutacja nie gwarantuje sukcesu. Jak wynika z „Monitora Rynku Pracy” Randstad, rotacja pracowników w Polsce jest nie tylko najwyższa w Unii Europejskiej, lecz także najwyższa w pięcioletniej historii badania w naszym kraju. Zdarza się, że pracownik rezygnuje ze stanowiska zaledwie po kilku dniach pracy tylko dlatego, że w międzyczasie znalazł lepszą posadę lub w skrajnym przypadku jego oczekiwania co do zadań, które są mu stawiane, rozmijają się z tym, co wyobrażał sobie podczas aplikacji. Kluczowe dla rekrutacji stają się więc czas i precyzja w komunikacji z kandydatem.

System informatyczny może pomóc w rekrutacji na kilka sposobów. Po pierwsze, pomaga stworzyć lub zmodyfikować opisy stanowisk i wymagań niezbędnych do skutecznego wykonywania pracy. To niezmiernie ważne – pozwala uniknąć niedopasowania kompetencyjnego, wpływa na satysfakcję z pracy, a w konsekwencji na efektywność. Firma dokładnie wie, kogo szuka, może zaplanować, kogo będzie potrzebowała w przyszłości, a potencjalni kandydaci wiedzą, czego będzie się od nich oczekiwać. Po drugie, system zbiera dane o kandydatach, a następnie ułatwia selekcję i dobór najlepszego z nich, często wykorzystując także informacje zawarte w sieciach społecznościowych. Zastosowanie systemu IT ogranicza więc koszty i skraca czas rekrutacji.

2. Ocena

Każdy doświadczony HR-owiec wie, jaką wagę mają oceny pracownicze. To właśnie na ich podstawie podejmowane są dalsze działania rozwojowe w kontekście samego pracownika (szkolenia, awans, zmiana stawki), ale i całej organizacji (zarządzanie strukturą organizacyjną, optymalizacja zatrudnienia). Problem w tym, że tradycyjne ocenianie za pośrednictwem kartki i ołówka czy skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych rzadko prowadzi do uzyskania przydatnych wniosków. W firmie zatrudniającej kilkuset pracowników może dojść do sytuacji, w której od momentu rozpoczęcia procesu oceny pracownika do momentu jej zakończenia mijają miesiące. A jeżeli w danej organizacji zaplanowanych jest kilka różnych ocen w różnych obszarach, cała organizacja może dostać „zadyszki” spowodowanej koniecznością analizy zebranych danych i zaproponowania adekwatnych działań doskonalących organizację i pracownika.

Jest jeszcze jedna ważna rzecz: w firmach pracują dziś różne pokolenia i oceny muszą uwzględniać potrzeby każdego z nich. Oznacza to, że potrzebna jest fundamentalna zmiana podejścia do realizacji rozmów okresowych. Dziś muszą one uwzględniać również interesy pracownika. Być tworzone z myślą o nim – ocena szybka, przyjazna i regularna to ocena właściwa. W praktyce da się ją przeprowadzić, wprowadzając standaryzację wyłącznie wtedy, gdy proces oceny zostanie opracowany od początku i będzie realizowany przy wykorzystaniu narzędzi informatycznych. Olbrzymia ilość danych generowanych przez procesy i analizy działów HR wymaga rozwiązania, które przekształci suche liczby i fakty w wartościowe informacje. Od zawsze wsparciem dla człowieka w tym obszarze były maszyny i zawarte w nich algorytmy – a w rezultacie opakowane w systemy informatyczne specjalizujące się w poszczególnych zakresach.

3. Szkolenia i rozwój

Rozwój pracownika i stałe podnoszenie jego kompetencji jest jak wiosłowanie pod prąd. Dopóki wiosłujesz, płyniesz. Jeśli przestaniesz, cofasz. Wiele firm to dostrzega, dlatego inwestycje w rozwój kwalifikacji rosną. Niestety, wiele wskazuje na to, że budżety często się marnują, a szkolenia nie przynoszą oczekiwanych efektów. Tylko 40 proc. respondentów badanych przez Deloitte uznało, że ich organizacja jest „gotowa” lub „w pełni gotowa” w obszarze szkoleń i rozwoju w 2015 roku. Zresztą, już kilka lat temu PARP, który z Uniwersytetem Jagiellońskim badał rynek szkoleniowy w Polsce, wskazywał, że inwestując kapitał w swoich pracowników, przedsiębiorcy nie myślą strategicznie. „Najczęściej popełnianym przez pracodawców błędem jest brak zgodności pomiędzy tematyką szkoleń a umiejętnościami i kwalifikacjami w rzeczywistości potrzebnymi w pracy” – alarmowali autorzy raportu.

Szkolenia i rozwój to duże pole do popisu dla systemów IT. Umożliwiają one nie tylko tworzenie map szkoleniowych na podstawie szczegółowych profili każdego pracownika, lecz także pozwalają ocenić skuteczność procesu szkoleniowego. To o tyle istotne, że dziś mało kto sprawdza, czy pracownicy uczestniczyli we właściwych szkoleniach i czy ich efektywność wzrosła. Jeszcze większe problemy sprawia zaplanowanie i zaproponowanie takich działań rozwojowych, które pozwoliłyby przygotowywać organizację na wyzwania bliższej i dalszej przyszłości. Powodem jest zazwyczaj brak informacji, danych wyjściowych niezbędnych do tego, by podjąć racjonalne decyzje. System ich dostarcza. Dobrym przykładem może być Grupa Maspex Wadowice, w której wdrożony system wspiera proces diagnozy potrzeb szkoleniowych pracowników, ułatwia zarządzanie budżetem, szkoleniami oraz pozwala na ocenę efektywności całego procesu rozwojowego. Innym przykładem może być jeden z największych w Polsce agentów handlingowch, świadczący kompleksową obsługę portom lotniczym, gdzie kluczową rolę odgrywa wyspecjalizowana kadra wymagająca ciągłego podnoszenia kwalifikacji i recertyfikacji. Wsparcie systemu informatycznego zdecydowanie usprawniło tam proces kontrolny oraz realizacyjny w obszarze zarządzania szkoleniami.

Kolejne obszary, w których wdrożenie systemu wspierającego zarządzanie pracownikami może przynieść korzyści to:

4. Motywacja

5. Korporacyjny feedback

6. Dopasowanie do stanowiska

7. Optymalizacja zatrudnienia

Dowiedz się więcej czytając cały artykuł Siedem powodów, dla których warto wdrożyć system zarządzania pracownikami w INFORLEX.PL Biznes.