Trendy outsourcingu – warto łączyć outsourcowane usługi

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że rachunek jest prosty. Właściciel dużej firmy postanawia outsourcować pojedyncze usługi, np. ochronę, sprzątanie i serwis techniczny budynku. Bada rynek i szuka najtańszych opcji. Gdy znajdzie najbardziej korzystne oferty, szybko się na nie decyduje. Ciężar obsługi procesów spada z jego barków, koszty maleją. Tak działa outsourcing. Czy może być lepiej?

Gdzie kucharek sześć…

Może. Rzadko kiedy bowiem polscy przedsiębiorcy wybiegają myślami naprzód. Tymczasem, po upływie pierwszych miesięcy współpracy, może okazać się, że niska cena za usługę sprzątania odbija się na wynagrodzeniach pracowników, którzy nie przykładają się do swoich obowiązków. Brudna łazienka odstrasza nie tylko potencjalnych klientów, ale też zniechęca do współpracy partnerów biznesowych. Recepcjoniści z firmy ochroniarskiej, którzy mogliby pomóc odnaleźć się na terenie zakładu nowym pracownikom firmy sprzątającej, a po obchodzie wskazać im miejsca, które niezwłocznie wymagają czyszczenia, nie robią tego. Pomiędzy tymi dwiema grupami toczy się bowiem cicha rywalizacja o pozycję - w razie cięć budżetowych jedna z nich będzie musiała odejść. Osoby odpowiedzialne za konserwację urządzeń mogłyby podzielić się wiedzą o istotnych usterkach z ochroniarzami, lecz także tego nie robią. Nikt nie powiedział im, że taka informacja może być ważna. Czy w ostatecznym rozrachunku kilku usługodawców pod jednym dachem to jednoznaczna korzyść?

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

W biznesie jak w życiu

Piotr Regulski, Wiceprezes ds. Handlowych spółek Impel Cleaning i Impel Security Polska zauważa, że wybór dostawcy danej usługi powinien przypominać wybór samochodu. – Gdy wybieramy konkretny model, naszym najważniejszym kryterium rzadko jest tylko cena. W zależności od potrzeb szukamy auta bezpiecznego, szybkiego, przestronnego lub po prostu budzącego zachwyt. Zależy nam bowiem nie tylko na pieniądzach, ale też na wygodzie, mobilności, prestiżu czy bezpieczeństwie rodziny. W biznesie panują te same zasady, co w życiu prywatnym. Wybierając usługodawcę dla naszej firmy, powinniśmy zwracać uwagę na to, jakie korzyści, oprócz finansowych, nam przyniesie - wyjaśnia ekspert.

Nowe podejście do outsourcingu i trend z nim związany ma właśnie pozwolić na spersonalizowaną obsługę przedsiębiorstwa, które zyskuje w ten sposób nie tylko czas i pieniądze, ale też inne, kluczowe dla niego wartości. Ten trend to łączenie usług i dostarczanie ich firmie w ramach wspólnego zarządzania.

- W biznesie warto podejmować takie decyzje jak w życiu. Decydując się na budowę domu, możemy samodzielnie wybrać wykonawcę dla każdego etapu prac. Budynek postawi nam jedna firma, dachówki położy druga, wnętrza wykończy trzecia, kto inny zajmie się budową drogi dojazdowej, a jeszcze ktoś inny instalacją elektryczną - opisuje ekspert Grupy Impel i kontynuuje: - Dom powstanie tanim kosztem. Jednak czy wszyscy dotrzymają terminów? Co, jeśli budynek, w ostatecznym rozrachunku nie spełni naszych oczekiwań? Kto poniesie za to odpowiedzialność? Zdecydowanie łatwiej, wygodniej i bezpieczniej jest wybrać wykonawcę, który samodzielnie lub w porozumieniu z nami będzie dobierał podwykonawców i dbał o całość projektu. To daje gwarancję, że procesy będą się uzupełniać i współgrać, a wykonawcy pracować odpowiedzialnie i kompleksowo.

Korzyści z łączenia usług

Integracja usług to objęcie kilku procesów przez jednego koordynatora, ujednolicenie zasad administrowania i zarządzania nimi, a także zunifikowanie reguł pracy. To połączenie ludzi, technologii i stworzenie jednego wspólnego środowiska, w którym panują te same zasady. Zwiększenie ilości punktów wspólnych kilku procesów wywołuje efekt synergii czyli współdziałania różnych czynników, która przekłada się na wzrost jakości, efektywności oraz optymalizację kosztów każdego z połączonych procesów.

- Integracja wymaga zautomatyzowania procesów, pomaga wyeliminować błędy w procedurach, skutkuje zatem poprawą wydajności, produktywności i skróceniem czasu wykonywania każdej z operacji - podkreśla Piotr Regulski i wymienia: - Przedsiębiorca, który może koordynować prace przy użyciu jednego, sprawdzonego systemu informatycznego, redukuje koszty i zapotrzebowanie na sprzęt. Współpraca z jednym koordynatorem zmniejsza ryzyko operacyjne, gdyż odpowiedzialność nie rozprasza się na kilka podmiotów. Znacznie prostsze jest także zarządzanie tylko jedną relacją biznesową zamiast wieloma, co nie tylko ogranicza procedury administracyjne, ale też pozwala na uniknięcie poszukiwań kolejnych dostawców.