Jakie procesy szkoleniowe możemy outsourcować?

Dodatkowo, sytuacja z lat 2008 / 2009 bardzo wyraźnie pokazała, że przy budżetach szkoleniowych obciętych o kilkadziesiąt, a w niektórych przypadkach, nawet o 100%, trudno jest prowadzić efektywnie działania rozwojowe pracowników.

Zgodnie z badaniem zrealizowanym przez firmę Expertus (portal trainingefficiency.com) w Stanach Zjednoczonych w 2008 roku znaczna ilość respondentów korzysta z outsourcingu jeżeli chodzi o poszczególne obszary HR. Niewiele jest jednak do tej pory firm, które zdecydowały się na outsourcowanie całej funkcji szkoleniowej organizacji.

Porównaj: Outsourcing - czy się opłaca

Obawami, które pojawiają się najczęściej w przypadku dyskusji nt. pełnego outsourcingu funkcji szkoleniowej są :

• zakres kontroli nad prowadzonymi działaniami ze strony Klienta,
• zapewnienie odpowiedniej jakości dostarczanych usług,
• zapewnienie wyższej efektywności i rzeczywiście niższych kosztów niż etatowi pracownicy,
• obawa przed redukcją etatów osób pracujących w dziale szkoleń,
• przerwanie pewnych relacji, które istniały pomiędzy dotychczasowymi dostawcami usług a nowymi.

Procesy, które zwykle nie dodają wartości do całego procesu rozwojowego to :

• administracja szkoleń (np. tworzenie list uczestników, informacja o terminach, itp.),
• ousourcing dostawców (przed wysłaniem do nich prośby o złożenie oferty),
• rezerwacja sal, zapewnienie sprzętu, noclegu i wyżywienia,
• tworzenie i zatwierdzanie planu szkoleń, a następnie jego monitorowanie,
• opracowanie i zatwierdzenie procedur szkoleniowych,
• wypełnienie i archiwizacja dokumentów (listy obecności, umowy, certyfikaty, itp.),
• opracowywanie i monitorowanie realizacji budżetu szkoleniowego.

W przypadku dostawców, którzy realizują jedynie szkolenia, raczej mało prawdopodobne jest to aby zachęcić ich do przejęcia wszystkich tych obszarów w ramach projektu. Chyba, że przy dodatkowym koszcie, zwykle wysokim. Dodatkowo, biorąc pod uwagę poufny charakter pewnych informacji (dane osobowe, dane dotyczące warunków finansowych, treści negocjowanych umów, ostateczne warunki finansowe, budżet szkoleniowy) trudno wyobrazić sobie przekazywanie ich bezpośrednio dostawcom, którzy mogą realizować jedynie projekty od czasu do czasu.

Polecamy serwis Szkolenia

Dodatkowo, w dobie projektów dofinansowanych z EFS, warunki skorzystania z dofinansowania wymagają zatrudnienia dodatkowych osób jedynie do zadań administracyjnych, czy to po stronie klienta, czy też dostawcy.

Jesteśmy więc w sytuacji, gdzie z punktu widzenia organizacji Klienta należy wykonać pewne czynności, ale generują one jedynie koszty. Przy przekazaniu ich do firmy realizującej szkolenie, kosztuje to jeszcze więcej. Nie można więc zupełnie wyeliminować ich z procesu rozwojowego, ale warto przemyśleć realizację przy zdecydowanie niższym koszcie.