REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wdrożenie elektronicznego archiwum

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Barbara Kochańska-Mierzejewska
Outsourcer zdając sobie sprawę z tych i innych uciążliwości w procesie komunikacji, zaproponował klientowi wdrożenie elektronicznego archiwum.
Outsourcer zdając sobie sprawę z tych i innych uciążliwości w procesie komunikacji, zaproponował klientowi wdrożenie elektronicznego archiwum.
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczna archiwizacja dokumentacji nie jest usługą całkowicie nową. Już od dłuższego czasu działają na runku firmy, które oferują zakładanie i prowadzenie elektronicznych archiwów przy wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania, dzięki któremu klient może w prosty sposób, bez konieczności przeszukiwania zakurzonych woluminów, dotrzeć do archiwalnych dokumentów.

Jednakże, że względu na koszty i skalę przedsięwzięcia, na wdrożenie takiego wyspecjalizowanego systemu decydowały się głównie bardzo duże organizacje, jak banki, czy operatorzy telefonów komórkowych, archiwizujący w ten sposób m.in. wyciągi bankowe czy billingi rozmów telefonicznych swoich klientów.

REKLAMA

W międzyczasie elektroniczna archiwizacja dokumentacja „zeszła pod strzechy” i może stać się narzędziem wspomagającym obieg dokumentacji firmowej także w mniejszych organizacjach.

Poniżej prezentujemy opis wdrożenie elektronicznej archiwizacji dokumentacji kadrowej w dużej firmie dystrybucyjnej.

Polecamy: Trendy w outsourcingu finansów

REKLAMA

Głównym motywatorem do implementacji tego rozwiązania była potrzeba niemalże nieustannego wglądu do akt osobowych pracowników przez dział personalny firmy. Było to o tyle uciążliwe, że firma korzysta z usług outsourcingu płacowo-kadrowego i teczki osobowe znajdowały się poza siedziba klienta.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ponadto niebagatelne były koszty krążenia dokumentów po siedzibie klienta – zdarzało się, że ten sam dokument był kopiowany i przesyłany faksem po 5 razy, bo odbiorca lub odbiorcy po prostu grubli poszczególne kopie.

Outsourcer zdając sobie sprawę z tych i innych uciążliwości w procesie komunikacji, zaproponował klientowi wdrożenie elektronicznego archiwum. Sam proces zakładania archiwum był dla klienta niemalże niezauważalny, ponieważ wszystkie prace realizowano w siedzibie outsourcera.

Wszystkie dokumenty zgromadzone w aktach osobowych pracowników (w tym również formularze ocen okresowych) zostały odpowiednio oznakowane, opisane i zeskanowane do specjalnie zabezpieczonej, wydzielonej bazy danych. Cała operacja trwała około 2 tygodnie, w trakcie których zeskanowano około 25 tysięcy stron.

Zobacz: Wdrożenie outsourcingu

Dzisiaj uprawnieni pracownicy klienta, mogą korzystając z przeglądarki internetowej przeglądać dokumentację kadrową pracowników on-line, ponieważ outsourcer na bieżąco uaktualnia bazę nowopowstającymi dokumentami.

„Gorąca linia” telefoniczna praktycznie zamilkła, czas oczekiwania na dokument jest ekwiwalentem prędkości łączy internetowych, znacznie ograniczone zostały koszty drukowania i kopiowania w dziale. Słowem – same korzyści przy praktycznie żadnym nakładzie pracy klienta.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rząd opóźnia obowiązek raportowania ESG. Raportowanie dopiero od 2028 i 2029 r. [projekt ustawy przyjęty przez Radę Ministrów]

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy odraczający o dwa lata obowiązek raportowania ESG dla firm. Nowe przepisy mają ograniczyć biurokratyczne obciążenia i dać przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do unijnych regulacji.

Jak założyć klub fitness lub siłownię? [Poradnik eksperta]

Obecnie w Polsce działa ponad trzy tysiące siłowni i klubów fitness, z czego przeważająca większość funkcjonuje w ramach większych sieci. Dbanie o zdrowie i kondycję fizyczną stało się globalnym i nieprzemijającym trendem, co można zawdzięczać m.in. influencerom z branży fitness (trenerom i instruktorom).

Dlaczego Polacy nie ufają zagranicznym sklepom online? [Raport]

Zagraniczne firmy napotykają na poważną barierę na polskim rynku e-commerce – brak zaufania. Aż 2/3 Polaków unika zakupów w zagranicznych e-sklepach z obawy o zwroty, reklamacje i autentyczność produktów. Kluczową rolę w decyzjach zakupowych odgrywają opinie innych klientów. Pokonanie tej nieufności to klucz do sukcesu w polskim e-handlu.

Rząd podwyższy w 2026 r. płacę minimalną tylko o wskaźnik inflacji - przedsiębiorcy chwalą takie rozwiązanie, dlaczego

Płaca minimalna w 2026 roku wzrośnie o 140 złotych brutto do kwoty 4806 złotych. To mniejszy wzrost niż w minionych latach, ale przedsiębiorcy przyznają, że jest to kompromis pomiędzy możliwościami przedsiębiorców, a oczekiwaniami pracowników.

REKLAMA

Szczęście i spełnienie może iść w parze

Rozmowa z dr Mary E. Anderson, autorką książki „Radość osiągania” – o tym, jak być szczęśliwym wysoko efektywnym człowiekiem.

Ludzie wciąż listy piszą, ale polecone wysyłają głównie urzędy. Rynek pocztowy w Polsce ma się dobrze

Jednak główną siłą napędową pozostają wciąż usługi kurierskie, które odpowiadają za 73,3 proc. wartości rynku i 56,5 proc. jego wolumenu. Mimo dominacji tego segmentu, istotną rolę wciąż odgrywają przesyłki listowe.

Miód podrożeje, bo prawo wymaga zmiany etykiet na słoikach a to kosztuje

Równo za rok na sklepowych półkach pojawią się nowe etykiety miodu, wynikające z przyjętej unijnej dyrektywy. Wprowadzają one niepozorną, ale mogącą narobić sporo zamieszania zmianę. Jednocześnie nielegalny handel miodem rozwija się niemal bez nadzoru.

Rolnicy radzą sobie dużo lepiej z długami niż firmy przetwarzające plony ich pracy

Polska żywność ma się dobrze, ale kondycja finansowa branży już mniej. Sektor rolno-spożywczy musi oddać wierzycielom 760,6 mln zł, a wiarygodność płatnicza przetwórców i dostawców staje się coraz większym problemem. Nie dotyczy to rolników, którzy na ogół są wiarygodni finansowo.

REKLAMA

Małe firmy z dużymi obawami przed kolejnym wysokim wzrostem płacy minimalnej

Duże wzrosty płacy minimalnej w ostatnich latach hamują wzrost małych i średnich firm. Poza bezpośrednim obciążeniem kosztami pracowniczymi oznaczają dla przedsiębiorców skokowy wzrost koszt w postaci coraz wyższych składek ZUS.

Umowa z influencerem krok po kroku

Szybki rozwój marketingu internetowego otworzył przed markami i twórcami zupełnie nowe perspektywy współpracy. W dobie cyfrowej rewolucji, influencerzy stali się kluczowymi partnerami w promocji produktów i usług, oferując unikatowy sposób docierania do odbiorców (potencjalnych klientów marek). Współpraca z twórcami, choć niezwykle efektywna, wiąże się jednak z szeregiem wyzwań prawnych, które wymagają szczególnej uwagi. Odpowiednie uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków jest fundamentem sukcesu i bezpieczeństwa obu stron, minimalizując ryzyko sporów i nieporozumień.

REKLAMA