REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Więcej, szybciej, lepiej, czyli - walka z prokrastynacją /fot. Fotolia
Więcej, szybciej, lepiej, czyli - walka z prokrastynacją /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

„Wszystko wymaga czasu. Jest to jedyny prawdziwie uniwersalny warunek. Każda praca odbywa się w określonym czasie i pochłania czas. Jednakże większość ludzi bierze za pewnik to wyjątkowe, niewymienne i niezbędne bogactwo. I być może nic innego nie powinno wyróżniać skutecznego menedżera tak jak jego troska o czas”.

Słowa Petera Druckera są kwintesencją tego, czym jest zarządzanie czasem. Skuteczne wcielenie w życie tego zespołu narzędzi i technik pozwala na szybszą i efektywniejszą pracę, a ostatecznie umożliwia osiągnięcie wyznaczonych sobie celów zarówno na polu zawodowym, jak i osobistym. 

REKLAMA

Czas to nie pieniądz

Sposób, w jaki wykorzystujemy nasz czas, przypomina trochę wydawanie pieniędzy. Czas „wydajemy” na różne czynności, obowiązki i przyjemności, oszczędzamy go, jeśli wykonujemy swoje zadania szybciej lub przy mniejszym wysiłku niż wcześniej, inwestujemy - jeśli wykorzystujemy czas teraz, by zaoszczędzić go później. Integralną różnicą i tym, co czyni z zarządzania czasem nie tylko modne, ale też niezwykle przydatne i potrzebne narzędzie, jest fakt, iż o ile utracone pieniądze możemy zwykle odrobić, tak stracony czas przepada bezpowrotnie.

Zobacz także: Jak właściwie wykorzystywać posiadany czas?

Syndrom studenta

Prokrastynacja, czyli odkładanie ważnych zadań na później, choć stara zapewne tak jak sama praca, została dopiero niedawno szerzej opisana i poznana. Odkładanie w czasie swoich zadań sprawia, że ci, którzy to robią, pracują tyle samo czasu lub nawet dłużej niż inni, ale koncentrują swój czas w sposób niewłaściwy. Uciekanie się do zajęć przyjemniejszych bądź wygodniejszych do wykonania ma dwie główne przyczyny - albo zadanie wydaje się nieprzyjemne, albo przytłaczające. Szczególnym przypadkiem prokrastynacji, de facto opisanym przez psychologów, jest syndrom studenta. Odnosi się on do zjawiska polegającego na tym, iż ludzie (najczęściej studenci) w pełni zaangażują się w wykonanie danego zadania dopiero tuż przed upływem jego terminu. Najskuteczniej z prokrastynacją walczyć można motywując siebie - wymyślając własne nagrody, prosząc innych o nadzór albo uświadamiając sobie negatywne konsekwencje zaniechania lub opóźnienia wykonania zadania. Jeśli zadanie, któremu musimy sprostać jest przytłaczające, można rozbić je na mniejsze, łatwiejsze i szybsze do wykonania zadania, stworzyć plan działań i zacząć od najłatwiejszych, najszybszych elementów tak, aby całe zadanie nie sprawiało wrażenia niewykonalnego.

Zobacz także: Odwlekanie zadań, czyli prokrastynacja

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Do zrobienia: lista zadań

REKLAMA

Stworzenie listy zadań do wykonania jest z jednej strony najskuteczniejszą, a z drugiej bardzo prostą metodą zarządzania czasem. Niezwykle ważne jest, aby listy sporządzać regularnie, co najmniej raz w tygodniu, a najlepiej każdego ranka i każdego wieczora poświęcać chwilę na aktualizację swojej listy. Zadania, które trafiają na listę powinny być maksymalnie skonkretyzowane, a większe wyzwania można podzielić na kilka mniejszych kroków.

Przykładowy proces tworzenia tygodniowej listy zadań może przebiegać następująco: najpierw należy zidentyfikować czas, który ma być przeznaczony na pracę, a następnie należy zidentyfikować zadania, które są niezbędne, aby dobrze wykonywać swoją pracę. Wówczas możemy zaplanować czas wykonania ważnych i pilnych zadań, a także tych, których nie można przenieść na innych lub całkiem zaniechać. Najczęściej popełnianym błędem przy tworzeniu planu działania jest rozplanowanie całego dostępnego czasu pracy. Praktyka podpowiada, aby zaplanować sobie jedynie ok. 60% czasu, pozostawiając resztę w rezerwie na nieprzewidziane wydarzenia, osobiste potrzeby i przyjemności oraz przerwy.

Dodatkowo zwiększyć skuteczność tego narzędzia można poprzez nadawanie rang i priorytetów zadaniom na liście. Właściwie to, jak nadajemy priorytet zadaniom, jest kwestią osobistych preferencji, aczkolwiek pomocna może być technika ABC, która każe grupować zadania na trzy grupy. Zadania z grupy A są pilne i ważne, z grupy B - ważne, ale niepilne, wreszcie z grupy C - ani ważne, ani pilne. Pomysł nadawania zadaniom priorytetów wywodzi się z często przywoływanej w ekonomii i nauce o zarządzaniu zasady Pareto, inaczej zasady 80:20, w myśl której 80% nakładów prowadzi do 20% efektów, zaś pozostałe 20% nakładów generuje 80% efektów. Plany i listy zadań do wykonania, w określonej według priorytetu kolejności mają na celu wykorzystanie tej zasady w codziennym życiu i pracy.

Zobacz także: Jak potrafisz zarządzać czasem?

Doprowadzanie roboty do końca

REKLAMA

Dla osób, którym nie wystarczają proste metody tworzenia list zadań, zaprojektowano wiele bardziej złożonych technik zarządzania czasem, z których najpopularniejszą jest chyba metoda zwana „Getting Things Done”, czyli dosłownie `doprowadzanie roboty do końca`, stworzona przez Davida Allena. Skuteczna realizacja zadań, bo taką nazwę technika nosi w polskim przekładzie książki Allena, opiera się na założeniu, że człowiek musi usunąć z głowy zadania do wykonania poprzez ich zewnętrzne zapisanie, a w ten sposób umysł, uwolniony od konieczności pamiętania wszystkich obowiązków, może skoncentrować się na faktycznym ich wykonywaniu.

Skuteczna realizacja zadań obejmuje sześć poziomów perspektywy (od bieżących zadań do całego życia) oraz kontrolę wykonania zadań w oparciu o cztery procesy. Pierwszy z nich to kolekcjonowanie, czyli zbieranie wszystkich zadań, zobowiązań, planów i celów w jedno miejsce, zwane „koszykiem”, co ma na celu niejako „oczyszczenie” z nich umysłu. Kolejnym etapem jest analiza, która polega na uporządkowaniu zadań z poprzedniego etapu, przeniesieniu na listę zadań, do kalendarza lub ich wykonaniu. Allen sugeruje tu regułę dwóch minut - jeśli zadanie zajmie mniej niż dwie minuty, należy je wykonać natychmiast, zamiast przenosić do następnego etapu, którym jest porządkowanie, czyli etapu organizowania zadań według ich kontekstu i rozbicie projektów na pojedyncze zadania. Wreszcie na etapie realizacji następuje faktyczne wykonywanie pracy zarówno tej zaplanowanej, jak i niespodziewanej. Pamiętać należy przy tym, że żaden system organizacji pracy nie będzie skuteczny, jeśli nadmiernie dużo czasu spędzać będziemy planując zadania, zamiast ich faktycznego wykonywania.

Zarządzanie sobą

Niezależnie od tego jak bardzo jesteśmy zorganizowani, nawet eliminując wszystkich złodziei czasu, jak Internet czy telewizja, i wcielając w życie przedstawione wyżej lub dowolne inne z szerokiej palety narzędzia organizacji pracy, zawsze pozostanie nam tylko 24 godziny na dobę. Czas tak naprawdę przecież się nie zmienia. Jedyne, co możemy robić to zarządzać sobą, tak, aby świadomie i lepiej wykorzystywać czas, który mamy.

Zobacz także: Jak zarządzać samym sobą?

Andrzej Pańkowski

www.treco.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Rolnicy ruszyli do skupów. Czy da się jeszcze zarobić na zbożu?

    W obliczu obaw o dalszy spadek cen, rolnicy postanowili sprzedać zboża ze swoich magazynów. Już w styczniu, punkty skupu zakupiły 538,8 tys. ton zbóż, co stanowi wzrost o 10% w porównaniu z analogicznym okresem w roku 2023 i o 17% w stosunku do grudnia poprzedniego roku. 

    Dojście do niskiej inflacji wymaga kontraktu społecznego, który jest jak umowa widmo

    Niska inflacja to kontrakt społeczny. Taki kontrakt jest jak umowa widmo, ale osiągany jest głównie wysiłkiem banku centralnego, bo NBP jest odpowiedzialny za stabilność cen w gospodarce.

    Sektor MŚP chętniej sięga po kredyty, a banki zaostrzają kryteria ich przyznawania

    Popyt na kredyty długoterminowe ze strony małych przedsiębiorców jest najwyższy od lat. Jedocześnie banki przyznają, że zaostrzają kryteria kredytowe. Czy alternatywna forma finansowania, czyli faktoring, będzie przeżywał ożywienie?  

    Przedsiębiorcy mają obawy czy uda się wydać pieniądze z KPO. Polska ma na to o połowę mniej czasu niż inne kraje

    Pieniądze z Krajowego Planu Odbudowy – KPO dla Polski to doskonała wiadomość, ale trzeba się pospieszyć, by je efektywnie wydać, apelują przedsiębiorcy. Kraje, które dostały pieniądze europejskie bez opóźnień aktualnie są już w połowie drogi w ich wydatkowaniu. Polska będzie musiała wdrożyć wysokie tempo, by żadne dotacje nie przepadły.

     

    REKLAMA

    Wakacje składkowe dla małych przedsiębiorców. Nowa wersja projektu ustawy z rocznym limitem wydatków

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało nową wersję projektu ustawy o tzw. wakacjach składkowych. Obniżono w nim szacunek kosztu rozwiązania dla finansów publicznych w 10 lat do 20,4 mld zł z niemal 25 mld zł.

    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    Jak handel wykorzystuje nowe technologie

    Technologia to nieodłączna część funkcjonowania nowoczesnej dystrybucji towarów. Pracownicy sektora sprzedaży nie wyobrażają sobie bez niej pracy. Tak wynika z raportu Slack przygotowanego na bazie ankiety wśród dyrektorów i menadżerów z sektora handlowego. 

    Komisja Europejska wydała wstępną pozytywną ocenę pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy

    Mamy dobrą wiadomość: jest formalna zgoda KE ws. akceptacji pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy, jak też warunku związanego z Kartą Praw Podstawowych UE - poinformowała w czwartek minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

    REKLAMA

    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    REKLAMA