REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Więcej, szybciej, lepiej, czyli - walka z prokrastynacją /fot. Fotolia
Więcej, szybciej, lepiej, czyli - walka z prokrastynacją /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

„Wszystko wymaga czasu. Jest to jedyny prawdziwie uniwersalny warunek. Każda praca odbywa się w określonym czasie i pochłania czas. Jednakże większość ludzi bierze za pewnik to wyjątkowe, niewymienne i niezbędne bogactwo. I być może nic innego nie powinno wyróżniać skutecznego menedżera tak jak jego troska o czas”.

Słowa Petera Druckera są kwintesencją tego, czym jest zarządzanie czasem. Skuteczne wcielenie w życie tego zespołu narzędzi i technik pozwala na szybszą i efektywniejszą pracę, a ostatecznie umożliwia osiągnięcie wyznaczonych sobie celów zarówno na polu zawodowym, jak i osobistym. 

REKLAMA

Czas to nie pieniądz

Sposób, w jaki wykorzystujemy nasz czas, przypomina trochę wydawanie pieniędzy. Czas „wydajemy” na różne czynności, obowiązki i przyjemności, oszczędzamy go, jeśli wykonujemy swoje zadania szybciej lub przy mniejszym wysiłku niż wcześniej, inwestujemy - jeśli wykorzystujemy czas teraz, by zaoszczędzić go później. Integralną różnicą i tym, co czyni z zarządzania czasem nie tylko modne, ale też niezwykle przydatne i potrzebne narzędzie, jest fakt, iż o ile utracone pieniądze możemy zwykle odrobić, tak stracony czas przepada bezpowrotnie.

Zobacz także: Jak właściwie wykorzystywać posiadany czas?

Syndrom studenta

Prokrastynacja, czyli odkładanie ważnych zadań na później, choć stara zapewne tak jak sama praca, została dopiero niedawno szerzej opisana i poznana. Odkładanie w czasie swoich zadań sprawia, że ci, którzy to robią, pracują tyle samo czasu lub nawet dłużej niż inni, ale koncentrują swój czas w sposób niewłaściwy. Uciekanie się do zajęć przyjemniejszych bądź wygodniejszych do wykonania ma dwie główne przyczyny - albo zadanie wydaje się nieprzyjemne, albo przytłaczające. Szczególnym przypadkiem prokrastynacji, de facto opisanym przez psychologów, jest syndrom studenta. Odnosi się on do zjawiska polegającego na tym, iż ludzie (najczęściej studenci) w pełni zaangażują się w wykonanie danego zadania dopiero tuż przed upływem jego terminu. Najskuteczniej z prokrastynacją walczyć można motywując siebie - wymyślając własne nagrody, prosząc innych o nadzór albo uświadamiając sobie negatywne konsekwencje zaniechania lub opóźnienia wykonania zadania. Jeśli zadanie, któremu musimy sprostać jest przytłaczające, można rozbić je na mniejsze, łatwiejsze i szybsze do wykonania zadania, stworzyć plan działań i zacząć od najłatwiejszych, najszybszych elementów tak, aby całe zadanie nie sprawiało wrażenia niewykonalnego.

Zobacz także: Odwlekanie zadań, czyli prokrastynacja

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Do zrobienia: lista zadań

REKLAMA

Stworzenie listy zadań do wykonania jest z jednej strony najskuteczniejszą, a z drugiej bardzo prostą metodą zarządzania czasem. Niezwykle ważne jest, aby listy sporządzać regularnie, co najmniej raz w tygodniu, a najlepiej każdego ranka i każdego wieczora poświęcać chwilę na aktualizację swojej listy. Zadania, które trafiają na listę powinny być maksymalnie skonkretyzowane, a większe wyzwania można podzielić na kilka mniejszych kroków.

Przykładowy proces tworzenia tygodniowej listy zadań może przebiegać następująco: najpierw należy zidentyfikować czas, który ma być przeznaczony na pracę, a następnie należy zidentyfikować zadania, które są niezbędne, aby dobrze wykonywać swoją pracę. Wówczas możemy zaplanować czas wykonania ważnych i pilnych zadań, a także tych, których nie można przenieść na innych lub całkiem zaniechać. Najczęściej popełnianym błędem przy tworzeniu planu działania jest rozplanowanie całego dostępnego czasu pracy. Praktyka podpowiada, aby zaplanować sobie jedynie ok. 60% czasu, pozostawiając resztę w rezerwie na nieprzewidziane wydarzenia, osobiste potrzeby i przyjemności oraz przerwy.

Dodatkowo zwiększyć skuteczność tego narzędzia można poprzez nadawanie rang i priorytetów zadaniom na liście. Właściwie to, jak nadajemy priorytet zadaniom, jest kwestią osobistych preferencji, aczkolwiek pomocna może być technika ABC, która każe grupować zadania na trzy grupy. Zadania z grupy A są pilne i ważne, z grupy B - ważne, ale niepilne, wreszcie z grupy C - ani ważne, ani pilne. Pomysł nadawania zadaniom priorytetów wywodzi się z często przywoływanej w ekonomii i nauce o zarządzaniu zasady Pareto, inaczej zasady 80:20, w myśl której 80% nakładów prowadzi do 20% efektów, zaś pozostałe 20% nakładów generuje 80% efektów. Plany i listy zadań do wykonania, w określonej według priorytetu kolejności mają na celu wykorzystanie tej zasady w codziennym życiu i pracy.

Zobacz także: Jak potrafisz zarządzać czasem?

Doprowadzanie roboty do końca

REKLAMA

Dla osób, którym nie wystarczają proste metody tworzenia list zadań, zaprojektowano wiele bardziej złożonych technik zarządzania czasem, z których najpopularniejszą jest chyba metoda zwana „Getting Things Done”, czyli dosłownie `doprowadzanie roboty do końca`, stworzona przez Davida Allena. Skuteczna realizacja zadań, bo taką nazwę technika nosi w polskim przekładzie książki Allena, opiera się na założeniu, że człowiek musi usunąć z głowy zadania do wykonania poprzez ich zewnętrzne zapisanie, a w ten sposób umysł, uwolniony od konieczności pamiętania wszystkich obowiązków, może skoncentrować się na faktycznym ich wykonywaniu.

Skuteczna realizacja zadań obejmuje sześć poziomów perspektywy (od bieżących zadań do całego życia) oraz kontrolę wykonania zadań w oparciu o cztery procesy. Pierwszy z nich to kolekcjonowanie, czyli zbieranie wszystkich zadań, zobowiązań, planów i celów w jedno miejsce, zwane „koszykiem”, co ma na celu niejako „oczyszczenie” z nich umysłu. Kolejnym etapem jest analiza, która polega na uporządkowaniu zadań z poprzedniego etapu, przeniesieniu na listę zadań, do kalendarza lub ich wykonaniu. Allen sugeruje tu regułę dwóch minut - jeśli zadanie zajmie mniej niż dwie minuty, należy je wykonać natychmiast, zamiast przenosić do następnego etapu, którym jest porządkowanie, czyli etapu organizowania zadań według ich kontekstu i rozbicie projektów na pojedyncze zadania. Wreszcie na etapie realizacji następuje faktyczne wykonywanie pracy zarówno tej zaplanowanej, jak i niespodziewanej. Pamiętać należy przy tym, że żaden system organizacji pracy nie będzie skuteczny, jeśli nadmiernie dużo czasu spędzać będziemy planując zadania, zamiast ich faktycznego wykonywania.

Zarządzanie sobą

Niezależnie od tego jak bardzo jesteśmy zorganizowani, nawet eliminując wszystkich złodziei czasu, jak Internet czy telewizja, i wcielając w życie przedstawione wyżej lub dowolne inne z szerokiej palety narzędzia organizacji pracy, zawsze pozostanie nam tylko 24 godziny na dobę. Czas tak naprawdę przecież się nie zmienia. Jedyne, co możemy robić to zarządzać sobą, tak, aby świadomie i lepiej wykorzystywać czas, który mamy.

Zobacz także: Jak zarządzać samym sobą?

Andrzej Pańkowski

www.treco.pl

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Człowiek ponad algorytmy. Czyli rola umiejętności miękkich w świecie automatyzacji

W miarę jak automatyzacja i sztuczna inteligencja zmieniają całe branże, firmy i miejsca pracy – umiejętności miękkie postrzegane jako jedyna rzecz, której maszyny nie mogą zastąpić, stają się absolutnie niezbędne. Które zatem z kompetencji będą szczególnie cenione przez pracodawców i mogą zadecydować o przewadze konkurencyjnej w 2025 r.?

ZUS: Zmiany w składce zdrowotnej. Jak skorzystają przedsiębiorcy?

Od nowego roku zmieniły się zasady obliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne dla przedsiębiorców. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, kto skorzysta z nowych przepisów i kiedy pierwsze płatności według nowych zasad.

Piękny umysł. Wiedza o mózgu w analizie preferencji zachowań i postaw człowieka

W dzisiejszym świecie, w którym wiedza neuronaukowa jest coraz bardziej dostępna, a tematyczne publikacje wychodzą poza ramę dyskursu naukowego i pisane są przystępnym językiem, wiedza o mózgu staje się niebywale wartościowym obszarem do codziennego wykorzystania. Warto, aby sięgali po nią również ci, którzy wspierają wzrost ludzi w biznesie i rozwoju indywidualnym.

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Wnioski można składać do 10 marca 2025 r. Gdzie złożyć wniosek? Kto może ubiegać się o dofinansowanie? Co podlega dofinansowaniu?

REKLAMA

Podatek dochodowy 2025: skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt. Trzeba szybko decydować się na wybór formy opodatkowania, jaki termin - do kiedy

Przedsiębiorcy mogą co roku korzystać z innej – jednej z trzech możliwych – form podatku dochodowego od przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej. Poza wysokością samego podatku, jaki trzeba będzie zapłacić, teraz forma opodatkowania wpływa również na wysokość obciążeń z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Raportowanie ESG: jak się przygotować, wdrażanie, wady i zalety. Czy czekają nas zmiany? [WYWIAD]

Raportowanie ESG: jak firma powinna się przygotować? Czym jest ESG? Jak wdrożyć system ESG w firmie. Czy ESG jest potrzebne? Jak ESG wpływa na rynek pracy? Jakie są wady i zalety ESG? Co należałoby zmienić w przepisach stanowiących o ESG?

Zarządzanie kryzysowe czyli jak przetrwać biznesowy sztorm - wskazówki, przykłady, inspiracje

Załóżmy, że jako kapitan statku (CEO) niespodziewanie napotykasz gwałtowny sztorm (sytuację kryzysową lub problemową). Bez odpowiednich narzędzi nawigacyjnych, takich jak mapa, kompas czy plan awaryjny, Twoje szanse na bezpieczne dotarcie do portu znacząco maleją. Ryzykujesz nawet sam fakt przetrwania. W świecie biznesu takim zestawem narzędzi jest Księga Komunikacji Kryzysowej – kluczowy element, który każda firma, niezależnie od jej wielkości czy branży, powinna mieć zawsze pod ręką.

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Sprzedaż majątku przedsiębiorstwa w ramach postępowania restrukturyzacyjnego ma sens tylko wtedy, gdy z ekonomicznego punktu widzenia nie ma większych szans na uzdrowienie jego sytuacji, bądź gdy spieniężenie części przedsiębiorstwa może znacznie usprawnić restrukturyzację.

REKLAMA

Ile jednoosobowych firm zamknięto w 2024 r.? A ile zawieszono? [Dane z CEIDG]

W 2024 r. o 4,8 proc. spadła liczba wniosków dotyczących zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej. Czy to oznacza lepsze warunki do prowadzenia biznesu? Niekoniecznie. Jak widzą to eksperci?

Rozdzielność majątkowa a upadłość i restrukturyzacja

Ogłoszenie upadłości prowadzi do powstania między małżonkami ustroju rozdzielności majątkowej, a majątek wspólny wchodzi w skład masy upadłości. Drugi z małżonków, który nie został objęty postanowieniem o ogłoszeniu upadłości, ma prawo domagać się spłaty równowartości swojej części tego majątku. Otwarcie restrukturyzacji nie powoduje tak daleko idących skutków.

REKLAMA