Jak skorzystać z funduszu socjalnego

Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta. Przepisy narzucają (ale też nie w sposób bezwzględny) ogólne ramy tworzenia i funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Reszta zależy od przyjętych w zakładzie pracy rozwiązań, które powinny być zawarte w zakładowym regulaminie tworzenia i wykorzystywania środków ZFŚS. Nie bez znaczenia jest tu też życiowa i materialna sytuacja zadającego pytanie.

Poniżej przedstawiam nieco podstawowych informacji, które pomogą czytelnikowi zorientować się jakie środki mógł zgromadzić ZFŚS w Jego zakładzie pracy i ewentualnie na co może nimi dysponować. 

Zgodnie z przepisami ustawy z 4 marca 1994r o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, której treść wielokrotnie była zmieniana, obecnie obowiązek tworzenia ZFŚS mają pracodawcy zatrudniający powyżej 20 osób (w przeliczeniu na pełne etaty). Ponieważ w większości zakładów pracy liczba zatrudnionych w ciągu roku zmienia się, czasami nawet wielokrotnie, to sposób ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych określił Minister Pracy i Polityki Społecznej w specjalnym rozporządzeniu (Dz. U. nr 43, poz. 349). Pracodawcy zatrudniający mniejszą ilość pracowników mogą tworzyć Fundusz na zasadach dobrowolności lub zamiennie wypłacać świadczenie urlopowe. 

Tworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Pracodawcy zobowiązani lub tworzący ZFŚS dobrowolnie, dokonują w każdym roku odpisów na podstawowej wysokości, tj. 37,5% przeciętnego wynagrodzenia za rok poprzedni lub – jeśli jest wyższe - za drugie półrocze, na każdy pełny etat. Różnice w stosunku do odpisu podstawowego są następujące:
- 5% przeciętnego wynagrodzenia, na pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki;
- 6% przeciętnego wynagrodzenia, na pracownika młodocianego w drugim roku nauki;
- 7% przeciętnego wynagrodzenia, na pracownika młodocianego w trzecim roku nauki;
- 43,75% przeciętnego wynagrodzenia, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności oraz na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki socjalnej sprawowanej przez zakład pracy;
- 50% przeciętnego wynagrodzenia, na każdego zatrudnionego w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze.

Dodatkowo środki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą być zwiększane przez:
1. darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych;
2. odsetki od środków Funduszu;
3. wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe;
oraz przychody, które mają szanse wystąpić w dużych zakładach pracy lub u pracodawców powstałych w wyniku podziału dużych zakładów pracy
4. wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z bazy i działalności socjalnej;
5. wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego;
6. przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nie przeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych;
7. przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nie przeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych;
8. inne środki określone w odrębnych przepisach.

Środki ZFŚS muszą być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym, a nie wykorzystane w danym roku, przechodzą na rok następny.

Wykorzystanie środków ZFŚS

Środkami Funduszu administruje pracodawca, nie robi jednak tego według własnego „widzi mi się”. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, muszą być spisane w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielem załogi.

Regulamin powinien uwzględniać, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. W myśl przepisów, osobami uprawnionymi są – pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści, byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby jeśli we wspomnianym regulaminie pracodawca przyznał im takie prawo. 

Ogólne ramy przeznaczenia środków zgromadzonych na rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych określa już sama ustawa, są to:
1. dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych;
2. tworzenie zakładowych żłobków, przedszkoli oraz organizowanie innych form wychowania przedszkolnego;
3. finansowanie lub współfinansowanie:
- różnych form wypoczynku,
- działalności kulturalno – oświatowej,
- sportowo – rekreacyjnej,
4. udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej;
5. udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowej, na warunkach określonych zawartą umową.

Tworzenie i administrowanie Funduszem wymaga staranności i pewnego nakładu pracy oraz zamrożenia środków na wydzielonym rachunku bankowym. Dlatego pracodawcy często dokładali starań aby w układzie zbiorowym ograniczyć lub wykluczyć jego tworzenie, a w ostateczności zastąpić świadczeniem urlopowym. Tym bardziej, że korzystanie z dofinansowania było mało atrakcyjne.

Dotychczas obowiązujące przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pozwalały pracodawcy (płatnikowi) nie potrącać podatku tylko od:
1. świadczeń rzeczowych, sfinansowanych w całości ze środków Funduszu, do wysokości 380 zł w skali roku. Zwolnieniem nie zostały objęte bony, talony oraz inne znaki uprawniające do wymiany na towar lub usługę.
2. sfinansowanych ze środków Funduszu dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem.

Inne świadczenia pieniężne zwolnieniem objęte nie były. Od 22 sierpnia 2009 r. weszła w życie zmiana w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, na mocy której wartość otrzymanych przez pracownika rzeczowych świadczeń oraz świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł, jest zwolniona z podatku. To zwolnienie ma zastosowanie do świadczeń uzyskanych od 1 stycznia 2009 r.

Krystyna J. Ptasińska
doradca podatkowy nr 06349
www.ptasinska.pl