Jak korygować dokumenty ubezpieczeniowe?

Przed sporządzeniem i przekazaniem do ZUS zgłoszenia zmiany lub korekty danych płatnik składek powinien upewnić się, jaki formularz należy zastosować w danym przypadku i jak prawidłowo go wypełnić. Na innych bowiem formularzach dokonuje się zgłoszenia zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych, na innych – zmiany lub korekty pozostałych danych (np. ewidencyjnych lub adresowych), a jeszcze na innych – korekty rozliczeń składek. Ponadto inne są formularze oraz zasady w przypadku zgłaszania zmiany lub korekty danych dotyczących płatnika składek, a inne w przypadku zgłaszania zmiany lub korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej.

Poniżej podajemy ogólne zasady w zakresie zgłaszania zmiany lub korekty danych.

Zgłoszenia zmiany lub korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej dokonuje się w terminie 7 dni od zaistnienia zmian, bądź stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie albo otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

W razie zmiany lub konieczności korekty danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, składa się poprawnie wypełniony formularz ZUS ZIUA (zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej).

Zgłoszenia zmiany lub korekty pozostałych danych osoby ubezpieczonej dokonuje się odpowiednio na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, z tym że zmianę lub korektę kodu tytułu ubezpieczenia, rodzajów ubezpieczenia lub daty rozpoczęcia podlegania ubezpieczeniom (ubezpieczeniu) dokonuje się poprzez wyrejestrowanie z ubezpieczeń, na formularzu ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń), a następnie ponowne prawidłowe zgłoszenie do ubezpieczeń – odpowiednio na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc koryguje się poprzez przekazanie za ten miesiąc nowego, odpowiedniego kompletu dokumentów rozliczeniowych (deklaracji rozliczeniowej korygującej ZUS DRA i odpowiednich imiennych raportów miesięcznych korygujących, albo tylko deklaracji rozliczeniowej korygującej, jeżeli korekta dotyczy danych wykazywanych wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej), z podaniem – w bloku I, w dwóch pierwszych kratkach pola „Identyfikator...” tych dokumentów lub dokumentu – kolejnego numeru za dany miesiąc (np. 02, 03).

W przypadku zmiany lub konieczności korekty danych członka rodziny ubezpieczonego, należy wyrejestrować członka rodziny z nieaktualnymi (błędnymi) danymi i ponownie zgłosić go do ubezpieczenia z aktualnymi (prawidłowymi) danymi – na formularzu ZUS ZCNA.