Jak korygować dokumenty ubezpieczeniowe?

Przed sporządzeniem i przekazaniem do ZUS zgłoszenia zmiany lub korekty danych płatnik składek powinien upewnić się, jaki formularz należy zastosować w danym przypadku i jak prawidłowo go wypełnić. Na innych bowiem formularzach dokonuje się zgłoszenia zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych, na innych – zmiany lub korekty pozostałych danych (np. ewidencyjnych lub adresowych), a jeszcze na innych – korekty rozliczeń składek. Ponadto inne są formularze oraz zasady w przypadku zgłaszania zmiany lub korekty danych dotyczących płatnika składek, a inne w przypadku zgłaszania zmiany lub korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej.

Poniżej podajemy ogólne zasady w zakresie zgłaszania zmiany lub korekty danych.

Zgłoszenia zmiany lub korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej dokonuje się w terminie 7 dni od zaistnienia zmian, bądź stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie albo otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

W razie zmiany lub konieczności korekty danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, składa się poprawnie wypełniony formularz ZUS ZIUA (zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej).

Zgłoszenia zmiany lub korekty pozostałych danych osoby ubezpieczonej dokonuje się odpowiednio na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, z tym że zmianę lub korektę kodu tytułu ubezpieczenia, rodzajów ubezpieczenia lub daty rozpoczęcia podlegania ubezpieczeniom (ubezpieczeniu) dokonuje się poprzez wyrejestrowanie z ubezpieczeń, na formularzu ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń), a następnie ponowne prawidłowe zgłoszenie do ubezpieczeń – odpowiednio na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc koryguje się poprzez przekazanie za ten miesiąc nowego, odpowiedniego kompletu dokumentów rozliczeniowych (deklaracji rozliczeniowej korygującej ZUS DRA i odpowiednich imiennych raportów miesięcznych korygujących, albo tylko deklaracji rozliczeniowej korygującej, jeżeli korekta dotyczy danych wykazywanych wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej), z podaniem – w bloku I, w dwóch pierwszych kratkach pola „Identyfikator...” tych dokumentów lub dokumentu – kolejnego numeru za dany miesiąc (np. 02, 03).

W przypadku zmiany lub konieczności korekty danych członka rodziny ubezpieczonego, należy wyrejestrować członka rodziny z nieaktualnymi (błędnymi) danymi i ponownie zgłosić go do ubezpieczenia z aktualnymi (prawidłowymi) danymi – na formularzu ZUS ZCNA.

Zgłoszenia zmiany danych dotyczących płatnika składek, podlegających wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej, ZUS dokonuje na podstawie danych z wniosku o zmianę wpisu (formularz EDG-1 składany jako wniosek o zmianę wpisu) oraz kopii zaświadczenia o wpisie do ewidencji, przekazanych przez organ ewidencyjny.

Polecamy: serwis Leasing

Zakres danych podlegających wpisowi jest określony w art. 7b ust. 2 oraz art. 7ba ust. 1 ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. Prawo działalności gospodarczej i obejmuje:

• oznaczenie przedsiębiorcy
• numer PESEL przedsiębiorcy, o ile taki posiada
• numer NIP przedsiębiorcy, o ile taki posiada
• oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu przedsiębiorcy, a jeżeli stale wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania – również wskazanie tego miejsca i adresu zakładu głównego, oddziału lub innego miejsca
• określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności
• wskazanie daty rozpoczęcia działalności gospodarczej
• numer telefonu kontaktowego i adres poczty elektronicznej, o ile przedsiębiorca je posiada
• informacje o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej oraz o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej.

Tak więc w przypadku zmiany ww. danych przedsiębiorca nie musi składać w ZUS dokumentu ZUS ZFA w trybie zmiany. Natomiast musi pamiętać, że konieczne może okazać się złożenie zmiany zgłoszenia do ubezpieczeń, jeśli zmieniana dana występuje także w zgłoszeniu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Zgłoszenia zmiany lub korekty danych dotyczących rachunku bankowego (rachunków bankowych) dokonuje się na formularzu ZUS ZBA (ponieważ nie są to dane objęte wpisem do ewidencji działalności gospodarczej).

Wyrejestrowania płatnika składek dokonuje ZUS na podstawie danych z wniosku EDG-1, składanego jako zawiadomienie o zaprzestaniu działalności gospodarczej, i kopii decyzji o wykreśleniu przedsiębiorcy z ewidencji.

Polecamy: Jak płacić składki ZUS w przypadku urlopu wychowawczego?

Artykuł jest fragmentem poradnika „Obowiązki wobec ZUS” autorstwa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Źródło: www.zus.pl