Czy wydatki na biznes lunch można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Ostatnio organy podatkowe coraz częściej pozwalają traktować tego typu wydatki jako koszty uzyskania przychodu. Warunkiem jest jednak by nie były to przyjęcia cechujące się szczególną wystawnością i okazałością, bo wtedy mogą zostać uznane za reprezentację.

Niestety najczęściej można się spotkać z negatywnym nastawieniem organów podatkowych w tym zakresie.

Z pewnością nie można zaliczyć do kosztów wydatków na alkohol.

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (zwanej dalej „ustawą o CIT)” stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Kosztami pozwalającymi obniżyć dochód przed opodatkowaniem są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zobacz: Co to jest ewidencja wyposażenia?

Innymi słowy aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Niestety ustawa o CIT (ani żadna inna ustawa podatkowa) nie zawiera definicji reprezentacji. Dlatego trzeba stosować słownikową definicję tego pojęcia. Słowniki języka polskiego definiują reprezentację jako okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Na gruncie ustaw podatkowych trzeba uznać, że wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Decydujące jest więc co my (a właściwie co organy podatkowe) uznają za „okazałość”, „wystawność”, „wytworność”, a co jest zwykłym standardem – np. w relacjach z klientami i kontrahentami.

Zobacz: Węgiel i koks w okowach akcyzy

Przez długie lata organy podatkowe stwierdzały na ogół, że standardem w podejmowaniu gości firmowych jest herbata, kawa, i ew. co najwyżej paluszki czy ciasteczka. Wszystko ponad to było „reprezentacją”. Ostatnio jednak fiskus zdaje się zauważać, że standard relacji biznesowych to nie tylko kawa i herbata.

Najnowszym przykładem korzystnej dla podatników wykładni omawianych przepisów jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 sierpnia 2009 r. (nr IPPB5/4240-24/09-2/AM), w której stwierdzono m.in.:

„(…) niektóre z wydatków ponoszonych na zakup artykułów spożywczych, czy usług gastronomicznych nie powinny być rozpatrywane jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym lecz jako „zwykle” koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. W konsekwencji wydatki te powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Spółka zaprosiła kontrahenta do restauracji mając na celu przede wszystkim przeprowadzenie rozmów biznesowych, a nie okazywanie przepychu, wydatki poniesione w związku z takim spotkaniem powinny być uznane, w opinii Spółki za koszty uzyskania przychodów. Strona wskazuje, iż organizując spotkanie nie miała na celu okazywania „wystawności”.

Rację trzeba przyznać Skarżącej, iż ponoszone przez nią wydatki nie wiążą się z okazałością, wytwornością, a zatem nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zaproszenie kontrahenta na kawę, „zwykły” lunch, czy obiad do restauracji nie jest działaniem charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest „okazały” ani „wykwintny”, bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością.

Tym samym brak podstaw aby uznać, iż ponoszone przez Spółkę wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami spełniały przesłanki wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28, wyłączające je z kosztów uzyskania przychodów.”

Można zacytować i inne interpretacje pozwalające na zaliczanie tego typu wydatków do kosztów podatkowych:

- z interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30 października 2008 r. (nr IPPB3/423-1220/08-2/MW):
„ (…) wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty, soków, wody mineralnej, słodyczy oraz usługi z firmy cateringowej, jeśli nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości mogą stanowić zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 w/w ustawy koszty uzyskania przychodów”.

- z interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 6 stycznia 2009 r. (nr ILPB3/423-666/08-2/KS):
„(…) wydatki ponoszone na zakup produktów spożywczych typu kawa, herbata, napoje, cukier w celu poczęstowania klientów oraz potencjalnych klientów, stanowią zwyczajowy poczęstunek klientów i należą do powszechnie obowiązujących kanonów kultury. Przedmiotowe wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem, że wydatki te nie posiadają charakteru okazałości".

- wyrok WSA w Warszawie z 12 czerwca 2008 r. (sygn. III SA/Wa 157/08), w którym Sąd stwierdził, że:

„ (…) wymienienie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów w tym alkoholowych, nie oznacza iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny”.

- z interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 13 sierpnia 2008 r. (nr IBPB3/423-405/08/PC:

„ (…) wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty napoi bezalkoholowych, słodyczy udokumentowane fakturami VAT przeznaczone na posiedzenia Zarządu Spółki, Rady Nadzorczej Spółki, Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy, narad kierownictwa spółki, zebrań pracowniczych, jeśli nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości mogą stanowić zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 w/w ustawy koszty uzyskania przychodów.
Podobnie wydatki na zakup w/w artykułów spożywczych dla osób nie będących organami Spółki np. kontrahentów przeznaczonych na poczęstunek na spotkaniach, jeśli są na zwyczajowo przyjętym poziomie mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Z racji swojego przeznaczenia i charakteru opisane powyżej wydatki nie spełniają przesłanki o której stanowi powołany przez Spółkę art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”

Zobacz: Działalność sezonowa a podatki - porada

Jak już wspomniano wyżej zacytowane interpretacje nie są jednymi stanowiskami fiskusa w omawianej kwestii. Zdarzają się równie często interpretacje niekorzystne przy analogicznych stanach faktycznych. Wydaje się jednak, że warto w takiej sytuacji walczyć o korzystną interpretację, nawet jeżeli trzeba będzie się odwołać do sądu administracyjnego. Bowiem standard przyjmowania gości biznesowych z pewnością nie ogranicza się do kawy i herbaty oraz słonych paluszków.

Paweł Huczko