Czy można skanować i przechowywać kopie faktur w formacie PDF?

Przepisy wykonawcze do ustawy o VAT nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur. Za wystawienie faktury uznać można już samo zgromadzenie informacji niezbędnych do jej sporządzenia, a nie wydrukowanie faktury. Jeżeli system księgowy, który wykorzystuje podatnik pozwoli na wydrukowanie kopii faktury na życzenie organu kontrolnego, to funkcja dokumentacyjna wymagana ustawą o VAT zostaje spełniona. To do podatnika należy decyzja, w jakiej formie chce przechowywać faktury.

Podatnik, który wystawia faktury w formie papierowej może przechowywać ich kopie formie elektronicznej. Faktury przechowywane w ten sposób muszą zawierać słowo „kopia” i być zabezpieczone przed modyfikacją. System komputerowy powinien umożliwiać ich wydrukowanie na każde żądanie organów podatkowych.

Oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, należy przechowywać w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dotychczas organy podatkowe twierdziły, że kopie faktur należy przechowywać w wersji papierowej. 

Polecamy: Co to jest faktura VAT-marża?

Ze względu na znaczną liczbę wystawianych faktur archiwizowanie ich kopii jest uciążliwe i kosztowne. Nie istnieje żaden przepis, który nakładałby obowiązek przechowywania kopii faktur papierowych w tej samej formie. W żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

Nie ma zatem przeciwwskazań do wysyłania faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Należy zauważyć, że za takim rozwiązaniem przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.

Tym samym istnieje możliwość przechowywania kopi faktur papierowych w formie elektronicznej, pod warunkiem że są zabezpieczone przed modyfikacjami, mają jasno określony status (elektronicznie kopia faktury zawiera słowo „kopia”) i że system, w którym są przechowywane, umożliwia ich wydrukowanie na każde żądanie organów. 

Polecamy: Co to jest pomoc de minimis i kto może z niej skorzystać?

Ponadto podatnik decydujący się na rozwiązanie bierze na siebie ryzyko związane z możliwą awarią systemu komputerowego, w szczególności ryzyko braku możliwości udowodnienia określonych zdarzeń gospodarczych w przypadku utraty tych kopii.

Dzięki temu podatnicy nie muszą ponosić dodatkowych kosztów związanych z wydrukiem i archiwizacją faktur. Niektóre firmy wystawiają po kilka tysięcy faktur miesięcznie, a przypomnieć należy, że faktury trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione, co w praktyce oznacza prawie sześć lat.