Panowanie i kontrola finansowa w firmie - Kiedy przestać używać arkusza kalkulacyjnego?

Red: systemy kasy business Intelligence, stają się coraz powszechniej stosowanym narzędziem informatycznym, nawet w średnich i małych firmach. Dlaczego?

AJ: Faktycznie, znaczenie tych rozwiązań rośnie, a dzieje się tak dlatego z kilku powodów: po pierwsze znacznie ułatwiają planowanie przyszłych kroków biznesowych bo pozwalają dokładniej określić sytuację firmy w dowolnym obszarze jej aktywności, po drugie, nie wymagają posiadania „wiedzy tajemnej” związanej ze znajomością języków programowania czy zarządzania bazami danych i po trzecie: są bardzo szybkie. Dotyczy to nie tylko szybkości przetwarzania ogromnych ilości danych źródłowych ale też dostępności. Kiedyś menedżerowie chcący poznać sytuację firmy w odniesieniu do ich obszaru odpowiedzialności, musieli prosić dział IT lub zewnętrznych konsultantów o przygotowanie stosownych raportów. To wiązało się z czasochłonną pracą, polegającą na wydobywaniu z istniejących w firmie systemów informatycznych niezbędnych danych, a następnie przetworzeniu ich do czytelnego dla „nieinformatyka” raportu. Systemy BI zwykle eliminują ten etap i każdy użytkownik może samodzielnie przygotować dowolny raport czy przeprowadzić analizę, oczywiście w swoim zakresie odpowiedzialności.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Zapisz się na nasz Newsletter!

Red: Jednak wiele – jeśli nie wszystkie - firm używa arkuszy kalkulacyjnych. Chyba nie chce Pan powiedzieć, że to błąd.

AJ: Oczywiście, że nie i w bardzo wielu sytuacjach to w zupełności wystarcza. Tyle, że w pewnym momencie rozwoju firmy, wydajność obliczeniowa i komfort pracy arkuszy spada: np. mają one ograniczoną liczbę kolumn i rekordów oraz ograniczoną wydajność obliczeniową jeśli chodzi o przetwarzanie dużych zbiorów w czasie rzeczywistym. W takiej sytuacji warto użyć innego rozwiązania, które usprawni procesy planowania, analizy czy raportowania w firmie. Jak rozpoznać taki moment krytyczny? Myślę, że wówczas, gdy do ww procesów zaczynamy używać coraz większej liczby plików, z coraz większą liczbą arkuszy. Jest nawet taka teoria o magicznej liczbie siedem, spotykana też pod terminem: „Liczby Millera”. W skrócie mówiąc, chodzi o to, że w trakcie prezentowania jakichś danych, człowiek jest w stanie bezpośrednio rozróżnić ok 7 informacji.

Podobnie jest z wydajnością pracy na arkuszach kalkulacyjnych: dopóki liczba arkuszy z interesującymi nas danymi nie przekracza ok. 5 – 7 sztuk, można sobie radzić z Excel-em. Jednak w dużych organizacjach gąszcz plików jest znacznie większy: w takich przypadkach, zwykle każdy z arkuszy używanych do planowania i analiz ma setki czy tysiące wierszy i kolumn, a zgromadzone w nich dane... nierzadko się powielają lub istnieją w wielu różnych wartościach. Akurat ta zmora jest dobrze znana wielu dyrektorom i controllerom finansowym, którzy co jakiś czas muszą stworzyć firmowe budżety w oparciu o ileś wersji planów cząstkowych, dostarczanych przez kolejne komórki organizacyjne firmy. W takich przypadkach, wykorzystanie systemu BI pozwala znacznie skrócić procesy planowania i wielowymiarowych analiz. Dostęp do danych, historia zmian, zarządzanie pracą grupową, odbywa się na zupełnie innym poziomie zarządzania informacją. Różnice w czasie wykonywania tych samych operacji przy wykorzystaniu arkuszy kalk. i systemów BI, to nierzadko przepaść.

Jak zarządzać płynnością finansową firmy?

---

Red: Zatem, kiedy zacząć myśleć o zakupie rozwiązania Business Intelligence? 

AJ: Podstawowa zasada inwestowania w system klasy BA/BI to konieczność posiadania rzetelnej, przejrzystej i aktualnej informacji o swoim biznesie. Narzędzia BI nie są dla tych przedsiębiorców, którzy bazują na intuicji, a dla tych, dla których znaczenie mają twarde liczby.

Po drugie, mitem jest przekonanie, że system BI potrzebuje zaawansowanej infrastruktury informatycznej do działania. Dzisiaj nawet nieduże organizacje są w stanie używać narzędzi analitycznych, bez potrzeby inwestowania w kosztowne rozwiązania oparte o hurtownię danych. Co więcej, technologia wyszukiwania i przetwarzania danych „in-memory” sprawia, że nie potrzeba nawet inwestować w odrębne względem systemów transakcyjnych (czyli: ERP, CRM, FK, itp.) systemy bazodanowe do przechowywania danych. Wszystkie operacje związane z analizą mogą być wykonywane w pamięci operacyjnej komputerów używanych przez końcowych użytkowników biznesowych: finansistów, członków zarządów, menedżerów odpowiedzialnych za sprzedaż, itp. Raporty i analizy mogą być tworzone w dowolnym momencie, dane źródłowe analizowane w dowolnych przekrojach i wymiarach, bez konieczności angażowania do tego celu przedstawicieli świata IT, a wszystko udostępniane na wspólnej platformie intra- lub internetowej.

Nastroje przedsiębiorców: najlepsze przed nami

Jeste też ostatni, lecz najważniejszy dla zakupu systemów BI element: jakość danych źródłowych. System analityczny, jest tak dobry, jak jednoznaczne i aktualne są dane źródłowe. Dlatego każde wdrożenie systemu klasy BI musi zawierać etap „czyszczenia” danych, tak aby usunąć źródła ew. niejednoznaczności w późniejszej interpretacji.. Etap taki można pominąć jeśli już w trakcie ewidencji danych źródłowych wyznaczyliśmy opiekuna, który dba o ich spójność i czystość.

Jak uzyskać kredyt technologiczny?

Dodatkowe informacje:

DomData AG Sp. z o.o. to firma konsultingowo – informatyczna, specjalizująca się dostarczaniu, projektowaniu, wdrażaniu i serwisowaniu systemów informatycznych.

Sztandarowe produkty DomData AG to: Ferryt Enterprise Platform, WorkNet Smart Platform oraz InForum BI Studio. Są to zaawansowane platformy służące do budowy dedykowanych systemów informatycznych, przeznaczonych dla rynku finansowego, dla produkcji, handlu, usług oraz przedsiębiorstw użyteczności publicznej.

Wśród Klientów DomData AG znajdują się zarówno duże przedsiębiorstwa o globalnym zasięgu operacyjnym jak i firmy lokalne z sektora MSP. Rozwiązania systemowe DomDaty dostarczane są nie tylko na rynek polski, ale również do klientów w Niemczech, Szwajcarii, Francji, Wielkiej Brytanii oraz USA. Centrala firmy znajduje się w Poznaniu, a firma ma też oddziały w Warszawie i Monachium.
Więcej informacji: www.domdata.pl