Jak sprawdzić wypłacalność kontrahenta?

Jak sprawdzić wypłacalność klienta? - 10 przykazań przedsiębiorcy

Wzrost PKB w 2014 roku ma się kształtować na poziomie 3%, to spowoduje zwiększenie popytu konsumpcyjnego a co za tym idzie sprzedaży detalicznej. Te pozytywne informacje płynące z rynku giełdowego nie powinny uśpić przedsiębiorców przed racjonalnym patrzeniem na swój biznes. Pragmatyczne podejście do zobowiązań od dłużników jest kluczowe dla wielu firm, które działają na polskim rynku. W celu zachowania płynności finansowej w przedsiębiorstwie, warto zapoznać się dziesięcioma zasadami, które pozwolą uniknąć problemów ze ściągalnością należności od spóźnialskich klientów. 

Po pierwsze, prewencja.

Zanim popiszemy umowę z nowym kontrahentem, warto wiedzieć się czy jest on wypłacalny. Darmowym źródłem wiedzy może być Internet. Za jego pomocą możemy sprawdzić kontrahenta w ogólnodostępnych źródłach informacji, takich jak Krajowy Rejestr Sądowy czy ewidencja działalności gospodarczej. Znajdują się tam informacje na temat kapitału spółki, dokumenty finansowe oraz dane osób upoważnionych do reprezentowania Spółki, które musimy zweryfikować. Możemy również szukać informacji na portalach branżowych oraz giełdach wierzytelności. Dla pewności możemy zlecić profesjonalnej wywiadowni gospodarczej wykonanie raportu na temat zwyczajów płatniczych  danego kontrahenta. Pamiętajmy również, że nie może być to działanie jednorazowe powinniśmy je powtarzać przynajmniej raz w roku.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Po drugie, zabezpieczaj się w umowach.

Kiedy po sprawdzeniu naszego kontrahenta okaże się, że nie ma on problemów z płatnościami zabieramy się za podpisanie umowy. Pamiętajmy, że należy zawrzeć w niej wszelkie poczynione ustalenia między stronami,  m.in.: cenę usługi, termin jej wykonania, termin płatności oraz ewentualne kary umowne. Ważnym zapisem jest również możliwość odstąpienia od umowy w przypadku braku płatności z zastrzeżeniem obowiązku zapłaty za zrealizowaną usługę. Dopilnujmy też, aby w razie jakichkolwiek zmian dodawać je do umowy w formie aneksów. I najważniejsze - na umowie powinny znaleźć się podpisy osób upoważnionych - w przeciwnym wypadku będzie ona nieważna.

Po trzecie, reaguj szybko na opóźnienia w płatnościach.

Kiedy nasz kontrahent spóźnia się z płatnościami, nasza reakcja musi być natychmiastowa, a także regularnie powtarzana – nawet gdy mamy do czynienia ze stałym odbiorcą. Płatności powinniśmy nadzorować stale, w momencie kiedy zbliża się termin płatności powinniśmy wykonać telefon do kontrahenta i w czasie krótkiej rozmowy przypomnieć o zbliżającym się terminie płatności. Taki telefon nie narusza zasad współpracy, a może być dobrym narzędziem na terminowe uzyskanie płatności. Szybkie działania pomagają uniknąć problemów związanych z płynnością finansową w firmie. Pamiętajmy, że brak reakcji oznacza ciche przyzwolenie dla kontrahenta na kontynuowanie procesu nieterminowego regulowania należności.

Obowiązkowe elementy faktury w 2014 roku

Po czwarte, mierz siły na zamiary .

Windykację można prowadzić we własnym zakresie. Jeżeli jednak nie mamy działu zajmującego się windykacją, należy sprawdzić, czy jest to opłacalne dla naszej firmy - przeanalizować skalę odpisów z tytułu niespłaconych należności, koszt pracowników zajmujących się windykacją i związanych z tym wyjazdów oraz posiadanego know-how. Z racji tego, że windykacja jest zajęciem mocno absorbującym, lepiej zrezygnować z powierzania jej pracownikom innych działów i zdecydować się na profesjonalną pomoc.

Składka zdrowotna 2014

Po piąte, wybierz odpowiednią firmę windykacyjną

Przed wyborem firmy windykacyjnej należy zastanowić się czego od niej oczekujemy i poświęcić czas, by znaleźć ofertę najbardziej odpowiadającą naszym potrzebom i specyfice branży przedsiębiorstwa. Kluczowe jest, aby działania firmy windykacyjnej nie ograniczały się tylko do wysyłania kolejnych wezwań do zapłaty. W tym celu warto poprosić o referencje, a jeżeli zależy nam na czasie, sprawdzić możliwości operacyjne firmy, aby nie okazało się, że nie jest ona gotowa do realizacji naszego zlecenia z powodu braku zasobów. Poświęćmy więcej czasu na przeanalizowanie oferty pod kątem oferowanego zakresu usług, wynagrodzenia, a także konstrukcji umowy.

Gwarancje de minimis dla przedsiębiorców

Po szóste, dopasuj ofertę do swoich potrzeb.

Korzystając z usług firm z sektora obrotu wierzytelnościami możemy zniwelować zjawisko zatorów  płatniczych w przedsiębiorstwie. Większość podmiotów działających na tym rynku proponuje szeroki zakres usług - począwszy od zapobiegawczych, poprzez usługi typowo windykacyjne związane z powierniczymi przelewami wierzytelności, a kończąc na usługach faktoringu. Warto skorzystać z wiedzy ekspertów i wybrać taką usługę, która odpowiada naszym potrzebom i oczekiwaniom, a przy tym nie nadszarpnie za bardzo naszego budżetu.

Umowa zawarta z przedsiębiorcą na odległość

Po siódme, współpracuj z windykatorem – działacie w jednej drużynie!

Jeżeli już zdecydujemy się outsourcing wierzytelności, by szybko odzyskać należności, musimy współpracować z windykatorem. W większości przypadków z próba odzyskania zobowiązań przez firmę windykacyjną  kończy się sukcesem. Natomiast wszystko zależy od współpracy. Nie możemy przed windykatorem ukrywać, że kontaktował się z nami dłużnik. Nie możemy ukrywać również wpłat, maili, telefonów, wizyt dłużnika mających na celu zawarcie umowy i odłożenia spłaty w czasie itd. Wszystkie działania dłużnika mają wpływ na proces windykacji. W momencie dobrej współpracy windykacja może przebiegać sprawniej, a my szybciej otrzymamy zaległe zobowiązania. Zazwyczaj o efektach działań i poczynionych postępach jesteśmy informowani na bieżąco, czy to przez opiekuna handlowego czy też coraz częściej przez internetowy serwis klienta, gdzie możemy wpisywać swoje spostrzeżenia bądź uwagi.  

Samozatrudnienie - czy to mi się opłaca?

Po ósme,  współpraca z windykatorem to coś więcej

Współpracując z firmą windykacyjną możesz otrzymać szereg usług dodatkowych. Wywiady gospodarcze, monitoring płatności, pieczęć prewencyjną czyli narzędzie dyscyplinujące kontrahentów do terminowego regulowania należności przybijane na każdej fakturze. Pamiętaj, że sprawne zarządzanie należnościami pozwoli na zbudowanie wizerunku solidnego kontrahenta i ułatwi zachowanie płynności finansowej przedsiębiorstwa, dzięki czemu zarządzanie firmą i jej rozwój będą przebiegały w niezakłócony sposób.

Po dziewiąte , pamiętaj, że nie tylko banki udzielają pożyczek

Nie tylko banki udzielają pożyczek. Można ją również uzyskać od firm windykacyjnych. Oferują one nie  tylko pożyczki, ale takie usługi jak np. windykację z opcją zaliczki. Współpracując już z podmiotem, który zna naszą sytuację finansową, model biznesu, odbiorców i dyscyplinę płatniczą klientów, jest on w stanie szybko i sprawnie podjąć decyzję o przyznaniu finansowania. W odróżnieniu od banków, firm zajmujących się obrotem wierzytelności nie interesuje na jaki cel przeznaczane są środki, a zabezpieczeniem mogą być wierzytelności lub aktywa rzeczowe.

Po dziesiąte, zastanów się nad usługą faktoringu

Współpracując z windykatorem możesz również pomyśleć o oferowanej przez niego usłudze faktoringu. Faktoring jest dobrym narzędziem utrzymywania płynności finansowej zarówno w czasach gorszej jak i lepszej koniunktury na rynku. Faktoring pomaga przedsiębiorstwu zmniejszać negatywne skutki zatorów płatniczych oraz umożliwia poprawę płynności finansowej poprzez wymianę należności na gotówkę. Dzięki faktoringowi możemy zweryfikować wypłacalność odbiorcy, co zabezpiecza przed sprzedażą towaru bądź usługi firmie o słabej kondycji finansowej, a to z kolei może wiązać się z brakiem ściągalności finansowej w przyszłości. Faktoring oferuje również możliwość ubezpieczenia transakcji, co jest szczególnie przydatne w sytuacji, kiedy wiele firm ogłasza upadłość.

Współpraca z podmiotami zajmującymi się obrotem wierzytelnościami jest bardzo opłacalna. Ich szeroka oferta pozwala na dopasowanie usług do indywidualnych potrzeb swoich klientów. Dzięki zastosowaniu narzędzi wspomagających płynność mamy możliwość zwiększenia sprzedaży bez ryzyka powstania zatorów płatniczych.

Opłacanie składek na Fundusz Pracy

Autor: Michał Kolmasiak – Wiceprezes PRAGMA INKASO S.A.