Czy udział w wyjeździe szkoleniowym należy potraktować jako podróż służbową

Co do zasady wyjazd na szkolenie/konferencję, odbywające się z inicjatywy pracodawcy, nie jest traktowany w kategoriach podróży służbowej, co powoduje, że pracodawca nie musi wypisywać delegacji i wypłacać pracownikom diet z tego tytułu. Zakładając jednak, że taki wyjazd może mieć znamiona podnoszenia kwalifikacji dla zaproszonych pracowników, pracodawca może przyznać im świadczenia związane z wyjazdem, w tym posiłkowo zastosować zasady rozliczania podróży służbowych. W przypadku pracowników, którzy otrzymali polecenie wyjazdu służbowego i którzy w trakcie wyjazdu będą świadczyli pracę - np. w charakterze organizatora czy prelegenta, a miejsce szkolenia nie jest ich stałym miejscem pracy - należy stosować przepisy dotyczące podróży służbowych.

UZASADNIENIE

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). W wyroku z 30 maja 2001 r. (I PKN 424/00, OSNP 2003/7/172) Sąd Najwyższy wskazał, że:

(…) podróżą służbową jest wykonywanie zadania służbowego określonego przez pracodawcę poza miejscowością w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika - w kraju lub za granicą.

Kluczowym elementem mającym decydujące znaczenie w zakresie kwalifikacji danego wyjazdu w kategoriach podróży służbowej jest wykonywanie podczas takiego wyjazdu zadań służbowych - umówionej pracy, a nie każdej czynności, która może mieć większy lub mniejszy związek z pracą. Należy zatem przyjąć, że podczas delegacji służbowej pracownik wykonuje swoją pracę (zadania służbowe), tyle że w innym miejscu niż to, które jest jego stałym miejscem pracy.

Odnosząc się do wskazanego w pytaniu problemu, należy w pierwszej kolejności stwierdzić, że zasadą jest odróżnienie wyjazdów szkoleniowo-konferencyjnych od podróży służbowych. Z reguły wyjazd na szkolenie czy konferencję, które mają na celu podniesienie kwalifikacji zawodowych, nie odbywa się na podstawie wydanego uprzednio polecenia pracodawcy (polecenie wyjazdu służbowego), tylko następuje z inicjatywy i za zgodą pracodawcy. Podczas wyjazdu szkoleniowego pracownik nie wykonuje, co do zasady, umówionej pracy, tylko podnosi swoje kwalifikacje czy uzupełnia umiejętności. Uwzględniając te wyjaśnienia, należy stwierdzić, że organizacja wyjazdu szkoleniowo-konferencyjnego nie musi się wiązać z koniecznością wystawiania pracownikom poleceń wyjazdu służbowego (delegacji) ani z wypłatą należności z tytułu podróży służbowych.

Zobacz: Prawo dla firm

Uwzględniając fakt, że wyjazd na szkolenie nie jest kwalifikowany w kategoriach podróży służbowych, nie mają do niego zastosowania przepisy normujące zasady rozliczania podróży służbowych.

Niezależnie od tego część pracodawców decyduje się na stosowanie zasad rozliczania podróży służbowych przy rozliczaniu wyjazdów na szkolenia czy konferencje.

W pewnych warunkach wyjazd szkoleniowo-konferencyjny będzie mógł być kwalifikowany w kategoriach podróży służbowej. Jednak aby taka kwalifikacja była możliwa, powinny być spełnione następujące przesłanki:

• pracownicy powinni otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,
• wyjazd służbowy musi wiązać się z wykonywaniem zadania służbowego - co zwykle oznacza świadczenie umówionej pracy,
• zadanie służbowe powinno być wykonywane poza obrębem miejscowości, w której pracodawca ma swoją siedzibę, lub poza stałym, określonym w umowie miejscem pracy pracownika.

Jeśli te warunki będą spełnione łącznie, wówczas można uznać, że wyjazd szkoleniowo-konferencyjny odbywa się w warunkach podróży służbowej.

Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Czy udział w wyjeździe szkoleniowym należy potraktować jako podróż służbową

W artykule omówiono również przykład dotyczący tematyki podróży służbowych.