Problemy z rozliczaniem podróży służbowych

• Co jest podróżą służbową
• Jak liczyć czas delegacji

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie delegacyjne) określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu krajowej i zagranicznej podróży służbowej. Zasady te stosują także pracodawcy spoza sfery budżetowej, jeżeli nie ustalili ich w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy lub w umowie o pracę.

Do prawidłowego rozliczania podróży służbowych pracodawca powinien przede wszystkim ustalić, czy wyjazd pracownika to faktycznie podróż służbowa, i obliczyć okres jej trwania. Dopiero na tej podstawie możliwe jest prawidłowe wyliczenie diet i innych należności przysługujących z tytułu podróży służbowej.

Co jest podróżą służbową

Wyjazd pracownika może być traktowany jako podróż służbowa pod warunkiem, że jest odbywany:

• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
• na polecenie pracodawcy,
• w celu wykonania zadania określonego przez pracodawcę.

Zobacz: Mała firma

Wszystkie powyższe cechy muszą wystąpić łącznie, gdyż brak jakiejkolwiek z nich wyklucza zakwalifikowanie pracy "wyjazdowej" jako tej świadczonej w ramach delegacji.

Pracownik zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego w umowie o pracę jako miejsce pracy ma wskazane województwo łódzkie. 25 września 2017 r. z własnej inicjatywy udał się służbowym autem do Warszawy, aby zorientować się w cenach oferowanych przez konkurencję. Ponieważ wyjazd ten nie został zlecony przez pracodawcę, nie można uznać go za podróż służbową.

Wyjazd szkoleniowy pracownika powinniśmy kwalifikować jako podróż służbową, jeżeli podwładny:

• wyjeżdża poza siedzibę zakładu pracy lub stałe miejsce pracy oraz
• udaje się na szkolenie na wyraźne polecenie pracodawcy.

Za takim podejściem przemawia dodatkowo fakt, że zakład pracy nie może działać na koszt pracownika, który uczestniczy w szkoleniu z inicjatywy oraz w interesie pracodawcy, w związku z czym powinien mieć zapewniony zwrot określonych wydatków poniesionych z tytułu wyjazdu.

Zaznaczmy, że pracodawca nie może wysyłać osób w podróże służbowe (w tym na wyjazdowe szkolenia) przed ich zatrudnieniem. Aby móc wydawać polecenia służbowe, pracodawca musi uprzednio nawiązać stosunek pracy z osobą, którą chce skierować do odbycia delegacji.

Zobacz: Prawo dla firm

Jak liczyć czas delegacji

Podróż służbowa trwa nieprzerwanie od momentu jej rozpoczęcia do zakończenia. Zarówno przy wyjazdach krajowych, jak i zagranicznych czas trwania delegacji liczy się w sposób ciągły, a dobę stanowią kolejne 24 godziny niezależnie od godziny, w której ten okres czasu się zaczyna.

Pracownik został wysłany przez przełożonego w podróż służbową do Gdańska pociągiem, którym wyruszył we wtorek, 26 września, o godz. 11³⁰. Pierwsza doba zakończy się o godz. 11²⁹ w środę, 27 września.

Czas podróży zagranicznej liczymy:

• od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju - w przypadku podróży lądowej,
• od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju - w przypadku podróżowania drogą lotniczą,
• od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego - w przypadku podróży morskiej.

Pracownik mieszkający w Gdańsku odbył zagraniczną podróż służbową do Niemiec samolotem. Wystartował z lotniska w Gdańsku 18 września 2017 r. o godzinie 10³⁰, następnie o godzinie 11³⁰ lądował w Warszawie, skąd wyleciał w dalszą drogę do Niemiec o godzinie 14⁰⁰. Wrócił 21 września, lądując o godzinie 16⁰⁰ na lotnisku w Warszawie. Jego pobyt za granicą trwał 3 doby i 2 godziny, tj. od godz. 14⁰⁰ 18 września do godziny 16⁰⁰ 21 września.

Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Problemy z rozliczaniem podróży służbowych

W artykule przedstawiono również jak dokumentować koszty podróży służbowej.