Jakie informacje musi podawać firma w oświadczeniach pisemnych?

Prowadzący działalność gospodarczą, którzy wpisani zostali do rejestru są zobowiązani do podawania w oświadczeniach pisemnych skierowanych do oznaczonych podmiotów wskazanych ustawowo dane. Zamieszczenie informacji jest niezbędne tylko podczas kontaktów dotyczących działalności. Zaniechanie obowiązku jest zagrożone nakładaną przez sąd rejestrowy karą grzywny w wysokości nawet do 5 tys. zł.

Na jakie dane wskazuje ustawodawca?

1) firmę lub nazwę;
2) oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności;
3) siedzibę i adres;
4) numer NIP;
5) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze.

Obowiązek nie odnosi się do oświadczeń woli, które zostały skierowane do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych. Ponadto, powyższe wymogi nie uchybiają przepisom szczególnym, które mogą nakładać na przedsiębiorcę dodatkowe powinności.

Polecamy: Jak założyć własną firmę?

Przepisy takie wprowadza kodeks spółek handlowych. Zgodnie z regulacjami w nim ustanowionymi spółki kapitałowe są zobowiązane do zawierania w pismach, zamówieniach handlowych składanych przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej oraz informacje na stronach internetowych spółki, następujących danych:

1) firmy spółki, jej siedziby i adresu;
2) oznaczenia sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numeru pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
3) numeru identyfikacji podatkowej (NIP);
4) wysokości kapitału zakładowego.

Obowiązek wynikający z ksh dotyczy również oddziału spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mającej siedzibę za granicą.

Zobowiązanie do podawania informacji wynika także z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Dotyczy przedsiębiorców, którzy wprowadzają towar do obrotu na terytorium RP. Muszą oni zamieszczać na towarze, jego opakowaniu, etykiecie, instrukcji lub dostarczać w inny, zwyczajowo przyjęty sposób, pisemne informacji w języku polskim:

1) określające firmę przedsiębiorcy i jego adres;
2) umożliwiające identyfikację towaru.

Należy jednak pamiętać, że wymogi nie dotyczą towarów, jeżeli odrębne przepisy szczegółowo regulują obowiązki w zakresie ich oznakowania oraz środków spożywczych w rozumieniu rozporządzenia (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r. ustanawiającego ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, powołującego Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności oraz ustanawiającego procedury w zakresie bezpieczeństwa żywności (Dz. Urz. UE L 31 z 01.02.2002, str. 1; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 15, t. 6, str. 463 i nast.).

Polecamy: Jak będzie funkcjonować rejestracja spółki z o.o. przez internet?

Przedsiębiorca powinien także przekazywać odpowiednie dane w przypadku sprzedaży bezpośredniej lub na odległość. Wówczas firma oferująca w taki sposób towary lub usługi z wykorzystaniem środków masowego przekazu, sieci teleinformatycznych lub druków bezadresowych również jest zobowiązana do podania w ofercie co najmniej następujących danych:

1) firmy przedsiębiorcy;
2) numeru identyfikacji podatkowej (NIP), o ile taki posiada;
3) siedziby i adresu przedsiębiorcy.

Podstawa prawna:
- art. 34 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2004 r., Nr 173, poz. 1808, z późn. zm.)
- art. 20 i 21 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2010 r., Nr 182, poz. 1228; Dz.U. z 2010 r., Nr 239, poz. 1593)
- art. 206 ksh ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2001 r., Nr 102, poz. 1117 z późn. zm.)