Jak przeprowadzić remanent?

Właśnie ustawa o rachunkowości stanowi podstawę prawną remanentu. Z jej art. 26 wynika obowiązek przeprowadzenia remanentu w określonych sytuacjach, między innymi na ostatni dzień roku obrotowego. Osoby prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów obowiązek ten wywodzą także z rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jest ono dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Finansów pod adresem: http://www.mf.gov.pl/dokument.php?const=3&dzial=133&id=51026

Redakcja poleca: PITY 2015 z płytą CD

Artykuły od 27 - 29 wspomnianego rozporządzenia w dość precyzyjny sposób określają obowiązki przedsiębiorcy prowadzącego takie księgi w zakresie remanentu, dlatego też uwagę swoją skupię na obowiązkach wynikających z ustawy o rachunkowości. Inwentaryzacja u poszczególnych przedsiębiorców może wyglądać w nieco odmienny sposób. Taki stan rzeczy wynika z tego, że inaczej wyglądać będzie remanent w sklepiku osiedlowym czy kiosku, a inaczej w dużej hurtowni, korzystającej z nowoczesnego oprogramowania ułatwiającego zarządzanie stanem zapasów w magazynach.

W związku z tym przedstawione w niniejszym artykule propozycje, w takim zakresie w jakim nie są determinowane obowiązującymi obecnie przepisami, należy uznać jedynie za wskazówki, których zastosowanie zależeć powinno od konkretnych okoliczności. Pisząc niniejszy artykuł wykorzystałem obszerne fragmenty komentarza do ustawy o rachunkowości, których autorem jest Teresa Kiziukiewicz. Osoby zainteresowane pogłębieniem lub uszczegółowieniem informacji zawartych w artykule powinny sięgnąć właśnie do fachowej literatury z zakresu księgowości. Zanim jednak przejdziemy do dalszych rozważań, należy odpowiedzieć na pytanie, czym właściwie jest remanent.

W literaturze wskazuje się, że remanent ma na celu ustalenie faktycznych stanów składników aktywów i pasywów na ostatni dzień roku obrotowego. Należy przy tym podkreślić, że ostatni dzień roku jest zarazem momentem bilansowym, rozumianym jako data, na którą sprawozdanie finansowe ma zostać sporządzone. Informacje uzyskane podczas remanentu stanowią podstawę weryfikacji stanów ustalonych w ewidencjach. W praktyce często zdarza się, że między stanami wynikającymi z ewidencji a ujawnionymi w czasie remanentu wystąpią rozbieżności.

Trzeba wówczas dokonać księgowań mających na celu doprowadzenie do zgodności ksiąg ze stanem faktycznym, ujawnionym w czasie inwentaryzacji. Taki stan rozbieżności wynikać może np. z nieuczciwości pracowników. 

Polecamy: Czy majątek prywatny może być wykorzystany w firmie

Polecamy poradnik: Podatki 2014 - PIT-Y za 2013 r.

W małych sklepikach zdarza się, że w toku remanentu właściciele nie mogą doliczyć się wielu paczek papierosów, butelek alkoholu lub innych, szybkozbywalnych i wartościowych towarów. Źródła rozbieżności mogą być różne, w każdym przypadku należy je ustalić. Remanent służy więc zweryfikowaniu stanów księgowych po to, aby sprawozdanie finansowe najpełniej przedstawiało sytuację finansową przedsiębiorcy.

Możemy wyróżnić trzy rodzaje inwentaryzacji, a mianowicie spis z natury, potwierdzenie prawidłowości sald, oraz porównanie stanów księgowych z odpowiednimi dokumentami. Niestety, wybór sposobu inwentaryzacji nie zależy od upodobań przedsiębiorcy. Ustawa o rachunkowości przypisuje określone rodzaje inwentaryzacji do określonych kategorii składników przedsiębiorstwa. W niniejszym artykule skupię się na omówieniu spisu z natury, ponieważ obejmuje on czynności, których przedsięwzięcie obciąża bezpośrednio przedsiębiorcę. Pozostałe rodzaje inwentaryzacji opisałem jedynie cząstkowo, ponieważ dokonywane są głównie przez księgowych.

W literaturze wskazuje się, że spis z natury ustawodawca przeznaczył dla tych kategorii składników znajdujących się w przedsiębiorstwie, które łatwo poddają się obserwacji i pomiarowi. Według art. 26 ust. 1 pkt. 1, inwentaryzowane w drodze spisu z natury są:
1) aktywa pieniężne, w tym waluty zagraniczne, z wyjątkiem jednak pieniędzy na rachunkach bankowych,
2) papiery wartościowe w postaci materialnej (weksle, czeki, dokumenty akcji, należy podkreślić, że akcje spółek w publicznym obrocie są zdematerializowane, nie podlegają więc spisowi z natury)
3) rzeczowe aktywa obrotowe,
4) środki trwałe , z wyjątkiem tych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw należących do nieruchomości,
5) maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie
6) nieruchomości zaliczone do inwestycji
7) obce składniki aktywów, tzn. aktywa należące do innego podmiotu, ale znajdujące się u przedsiębiorcy, np. w związku z umową komisu, leasingu, dzierżawy, przechowania, najmu.

W przypadku objęcia spisem z natury składników będących własnością innego przedsiębiorcy, np. leasingodawcy lub komitenta (strona umowy komisu, dający zlecenie obok komisanta, tzn. biorącego zlecenie), o objęciu tychże składników spisem muszą być powiadomieni ich właściciele.

Polecamy: Czy można amortyzować mieszkanie

---

Przepisy ustawy o rachunkowości przewidują, że obowiązek przeprowadzenia spisu obcych składników aktywów nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne oraz składowe. Przytoczone przeze mnie przepisy wskazują, jakie składniki aktywów podlegają spisowi z natury. Ustawodawca bardzo lakonicznie wskazał, w jaki sposób spis z natury ma zostać przeprowadzony, a mianowicie ograniczył się do wskazania czynności, które mają być przedsięwzięte, w kolejności ich wykonywania:

• spis z natury ilości składników objętych inwentaryzacją;
• wycena składników ustalonych w podczas spisu z natury;
• porównanie wyników wyceny, tzn. zestawienie faktycznych stanów wynikających z remanentu ze stanami określonymi w księgach;
• określenie różnic między stanami ujawnionymi podczas remanentu i księgowymi;
• wyjaśnienie i rozliczenie różnic stosownie do przyczyn ich powstania.

W literaturze wskazuje się, że wobec takiej, niewystarczającej regulacji ustawowej spisu, przydatne okazać się może sięgnięcie do uchylonego już, zarządzenia Ministra Finansów z 16 listopada 1983 r. w sprawie ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarki uspołecznionej.

Jest ono dostępne na stronie internetowej Sejmu: http://isip.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WMP19830400233

Chociaż wskazane zarządzenie zostało uchylone, a więc nie ma ono mocy prawnej, to pozostaje cennym źródłem wskazówek co do sposobu przeprowadzenia remanentu. Jak już zaznaczyłem, to, na ile te wskazówki mogą znaleźć zastosowanie u poszczególnych przedsiębiorców, zależy od konkretnych okoliczności. Należy mieć na uwadze, że jednostki gospodarki uspołecznionej były strukturami znacznie większymi niż dzisiejsze małe firmy, które często prowadzone są wyłącznie przez właścicieli.

I tak, wedle wskazanego zarządzenia, zasady spisu powinny zostać określone w tzw. instrukcji inwentaryzacji. Należy ponadto naszkicować plan inwentaryzacji. Spis z natury bywa dzielony na etapy, jakimi są prace przygotowawcze, właściwy spis i rozliczenie wyników spisu. 

Polecamy: Czy można uzyskać kredyt od fiskusa?

Etap przygotowawczy rozpoczyna się od powołania komisji inwentaryzacyjnej przez kierownika jednostki. Do komisji mogą być także powołani rzeczoznawcy, których zadaniem jest pomoc w kwalifikowaniu składników do niepełnowartościowych, rozstrzyganie wątpliwości co do sposobu pomiaru składników wymagających zastosowania metod szacunkowych albo trudno poddających się pomiarowi.

Być może dobrym pomysłem, zaczerpniętym z omawianego zarządzenia, jest oddelegowanie pracowników do pomocy przy przemieszczaniu inwentaryzowanych składników.

Kierownik wskazuje także nazwiska osób materialnie odpowiedzialnych za składniki majątku objęte spisem z natury, przy czym osoby te nie mogą być członkami komisji inwentaryzacyjnej, ale uczestniczą w spisie i swoim podpisem wyrażają akceptacje jego wyników.

W ramach prac przygotowawczych należy ponadto:

• przeszkolić członków komisji inwentaryzacyjnej co do obowiązujących zasad prawidłowegospisu, metod pomiaru, sposobu wypełniania dokumentów inwentaryzacyjnych;
• opracować plan sytuacyjny z podziałem na pola spisowe przydzielane określonym zespołom spisowym;
• ustalić harmonogram prac spisowych;
• przygotować materiały inwentaryzacyjne (przybory do pomiarów, pisania, formularze dokumentów spisowych, wyciągi z instrukcji inwentaryzacyjnej, wykazy zadań przy spisie);
• zweryfikować urządzenia pomiarowe (wagi, miary długości i inne);
• przygotować składniki majątku podlegające spisowi z natury (odpowiednio je ułożyć, oznakować, wydzielić składniki niepełnowartościowe itp.);
• uporządkować syntetyczna i analityczna ewidencje księgową dotyczącą składników majątku objętych spisem;
• przyjąć oświadczenia od członków komisji inwentaryzacyjnej, w których zobowiązują sie oni do rzetelnego wykonywania czynności związanych z inwentaryzacja, a także oświadczenia od osób materialnie odpowiedzialnych za właściwe przygotowanie pola spisowego;
• w razie potrzeby wyznaczyć osobę, która będzie reprezentować osobę materialnie odpowiedzialną, jeżeli ta nie może uczestniczyć w spisie z natury, np. ze względu na zły stan zdrowia.

Rozpoczynając czynności spisowe, członkowie zespołu inwentaryzacyjnego powinni upewnić się, że pomieszczenie, w którym będzie przeprowadzany spis, zostało wyłączone z normalnego funkcjonowania i jest niedostępne niepowołanym osobom trzecim.

Polecamy: Jak mała firma może walczyć z opóźnieniami płacowymi

---

Niezwykle ważne jest, aby przy czynności, jaką jest remanent, nie przeszkadzać sobie nawzajem. Dublowanie tych samych czynności oraz wchodzenie sobie w drogę przez osoby dokonujące spisu może być nie tylko przyczyną spięć, ale także zafałszowania wyników remanentu. Należy więc ustalić kierunek spisu oraz rygorystycznie przestrzegać ustaleń.

Spis rozpocząć należy od pomiarów rzeczywistych stanów składników majątkowych. Ponadto należy najpóźniej w chwili jego rozpoczęcia przekazać ewidencje ilościowa do depozytu oraz przestrzegać zasady nieinformowania członków komisji inwentaryzacyjnej o stanach ewidencyjnych składników majątku.

Pomiar, w zależności od rodzaju składnika, może odbywać się przez liczenie, ważenie lub mierzenie. W zarządzeniu mowa jest także o pomiarze pośrednim z zastosowaniem metod szacunkowych. Wszelkie pomiary muszą się odbywać w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku objęte spisem.

Osoba ta musi mieć także możliwość sprawdzenia poprawności zapisów wyników pomiaru. Jeżeli z
uzasadnionych powodów nie może ona uczestniczyć w spisie z natury, powinna wyznaczyć przedstawiciela, który będzie ją reprezentował podczas spisu. W sytuacji gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie jest w stanie wyznaczyć swojego przedstawiciela, powinien to uczynić kierownik jednostki. Na marginesie trzeba podkreślić, że dla pracowników materialnie odpowiedzialnych przeprowadzenie remanentu może wiązać się z pewnym stresem, wynikającym z hipotetycznej możliwości obarczenia ich przez pracodawcę winą za niedobory, jeżeli nawet nie wynikają one z winy pracownika.

Wielu pracodawców, nie mogąc wskazać w zespole pracowników złodzieja, którego obecność jest przyczyną niedoborów, obciąża cały zespół odpowiedzialnością zbiorową, co wiązać się może z utratą pracy także przez uczciwych członków zespołu. Takie działania, chociaż wątpliwe na gruncie prawa pracy, ma mobilizować pracowników do wzajemnej kontroli. Następnie wyniki spisu z natury są ujmowane w kolejności spisu w kartach spisowych oddzielnych dla każdego składnika albo w arkuszach spisowych.

Polecamy: Kiedy firma zapłaci podatek od świątecznych paczek

W praktyce podstawowym dokumentem inwentaryzacyjnym jest arkusz spisowy, sporządzany w liczbie dwóch egzemplarzy, z których jeden jest przekazywany do działu księgowości do wyceny, drugi natomiast otrzymuje osoba materialnie odpowiedzialna. W związku z tym arkusze powinny być sporządzane oddzielnie dla każdej osoby materialnie odpowiedzialnej i dla każdego pola spisowego. Przygotowując je, trzeba przestrzegać ogólnych zasad związanych z prawidłowością dowodów księgowych. Wszelkie korekty zapisów w arkuszach mogą być dokonane wyłącznie w trakcie spisu, przy zachowaniu zawartych w ustawie o rachunkowości wymagań dotyczących poprawiania błędów.

Ostatnim etapem jest podpisanie arkusza przez członków komisji oraz osobę odpowiedzialną materialnie, co ma potwierdzać, że osoba ta nie ma zastrzeżeń do zapisów w arkuszu. Później arkusz powinien być przekazywany w celu wyceny do księgowości, gdzie zostają wpisane ceny jednostkowe poszczególnych składników oraz ich wartość dla ilości ustalonej podczas spisu. Właśnie wtedy ujawnią się ewentualne różnice inwentaryzacyjne, ponieważ można będzie porównać dane zawarte w arkuszach spisowych z danymi ewidencji księgowej. Należy wyjaśnić przyczyny różnic oraz dokonać odpowiednich przeksięgowań. Przewodniczący powinien wyznaczyć członka komisji, który przeprowadzi postępowanie wyjaśniające, aby dowiedzieć się, skąd wynikają różnice między stanem z ewidencji a wynikami remanentu.

Po zakończeniu czynności spisowych zespoły spisowe składają przewodniczącemu komisji
inwentaryzacyjnej pisemną informacje z przebiegu spisu, a także o ujawnionych niedociągnięciach w gospodarowaniu składnikami majątku oraz o niedostatecznym ich zabezpieczeniu przed zniszczeniem lub zagarnięciem. Zespoły spisowe rozliczają się te z przydzielonych im formularzy spisowych, które należą do druków ścisłego zarachowania.

Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania. W praktyce formularze spisowe mogą być ponumerowane oraz opatrzone pieczęcią.

Na podstawie informacji otrzymanych od zespołów spisowych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej sporządza ogólne sprawozdanie zawierające ocenę wyników inwentaryzacyjnych. Ma ono istotne znaczenie w procesie gospodarowania i zarządzania jednostka, ponieważ dostarcza informacji o stanie i strukturze zapasów, ich jakości, przydatności, zabezpieczeniu przed zniszczeniem i nadużyciami. Jednocześnie pozwala ocenić powstałe szkody i je rozliczyć.

Polecamy: serwis Leasing