Oprogramowanie, czy aplikacje na wynajem - co jest tańsze dla firmy

System wspomagający zarządzanie (ERP) można traktować jako inwestycję, która musi się zwrócić. Zakładam, że wdrożenie takiego systemu musi przynieść firmie wymierne korzyści. Redukcja stanów magazynowych, zmniejszenie kosztu zakupu materiałów, kosztów pracy i poziomu należności – to tylko kilka z wielu obszarów, które można usprawnić w mierzalny sposób, który przekłada się na konkretne pieniądze dla firmy. Wdrożenie przynosi również szereg niewymiernych korzyści, takich jak szybkość dotarcia do danych czy ich wiarygodność.

W małych przedsiębiorstwach często najważniejszym kryterium wyboru rozwiązania jest cena. W średnich i dużych firmach jest na ogół inaczej. Cena jest jednym z istotnych czynników, ale nie może przesłonić tego, co najważniejsze, czyli efektów. Te mogą uzasadniać poniesienie większych wydatków, jeśli przełożą się na zwrot z inwestycji.

Wybór nowego rozwiązania warto poprzedzić szczegółową analizą zarówno kosztów związanych z zakupem licencji wdrożenia i utrzymania systemu, jak i oczekiwanych rezultatów. Warto zwrócić uwagę czy oferta, którą otrzymaliśmy od dostawcy zawiera wszystkie elementy, które są niezbędne do funkcjonowania systemu w takim zakresie, w jakim sobie tego życzymy.

Często niestety już w trakcie wdrożenia, okazuje się, że atrakcyjna cenowo oferta nie zawierała elementów potrzebnych do uruchomienia systemu w pożądanym zakresie. To z kolei ma niekorzystny wpływ na kalkulację ROI (return on investment - zwrotu z inwestycji) i kosztów całego projektu. Już na etapie wstępnych rozmów z klientem firma Epicor stara się zwrócić uwagę na oba aspekty i przygotowuje tzw. business case, którego kluczowym elementem jest analiza zwrotu z inwestycji (ROI). 

Polecamy: serwis Zakładam firmę

Niejednokrotnie zwłaszcza średnie i duże przedsiębiorstwa są zaskoczone widząc, ile realnie pieniędzy może w ten sposób zostać w firmie po wdrożeniu systemu ERP. Wśród naszych klientów zdarzają się spektakularne przykłady wdrożeń, w przypadku których inwestycja w system zwróciła się w ciągu kilku miesięcy. Podejmując decyzję o wdrożeniu systemu ERP należy jednak kierować się wartością średnią, która wynosi 2-3 lata.

Korzystanie z aplikacji w modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa - Software as a Service) czy outsourcingowym stopniowo zyskuje na popularności. Dzięki SaaS firmy mogą korzystać z systemu do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP) wynajmując jedynie wybrane funkcjonalności dla konkretnej liczby pracowników na określony czas.

Korzyści z zastosowania takiego modelu są niepodważalne - SaaS pozwala na dostęp do aplikacji na zasadzie gniazdka elektrycznego, z którego korzystamy, kiedy tego potrzebujemy i w rezultacie płacimy jedynie za wykorzystane zasoby. SaaS zapewnia nieco inny model działania niż outsourcing, ponieważ wymaga nakładów na opracowanie specjalnej wersji oprogramowania, aby można je było w wyżej opisany sposób oferować. Podstawowa różnica polega na tym, że w modelu SaaS to samo oprogramowanie jest udostępniane wielu klientom (model jeden do wielu), gdy w outsourcingu najczęściej sprzęt i aplikacja są u zewnętrznego dostawcy, który ponosi koszty związane z utrzymaniem (model – jeden do jednego).

Dzięki temu koszt oprogramowania stanowi jedynie ułamek systemu wdrażanego lokalnie. Należy jednak mieć świadomość, że system wdrożony lokalnie można w 100% dostosować do wymagań firmy. Dlatego przed podjęciem decyzji o wyborze rozwiązania w modelu SaaS należy się zastanowić czy jest to najlepsza droga. W większości małych i średnich firm o standardowych procesach może okazać się, że SaaS to najlepsze rozwiązanie. Jednak w niektórych przedsiębiorstwach o nietypowych procesach i potrzebach, dużo lepiej sprawdzi się tradycyjna aplikacja wdrażana lokalnie.

Polecamy: Jak założyć własną firmę?