Jak zapewnić kontrolę nad wydatkami firmowymi i zwiększyć bezpieczeństwo transakcji z kartą Visa Business?

Firmowe środki w portfelu: nie tylko dla szefa

Typy kart płatniczych Visa Business Karta debetowa: Karta płatnicza powiązana bezpośrednio z rachunkiem firmowym  pozwalająca na dokonywanie płatności do wysokości dostępnego salda rachunku – oraz (obarczoną dodatkowymi opłatami ) możliwością sięgnięcia po dodatkowe środki do wysokości z góry określonej (debet) Karta kredytowa: Karta płatnicza z odrębnym od firmowego rachunkiem – z przyznanym, odnawialnym limitem kredytowym. Z końcem okresu rozliczeniowego (z reguły jest to miesiąc) posiadacz decyduje o spłacie całości lub części (co najmniej minimalna, określana przez bank kwota spłaty salda karty). Spłata całości salda w terminie (sięgającym nawet 50-u dni od końca okresu rozliczeniowego) pozwala na korzystanie z nieoprocentowanego kredytu dla transakcji bezgotówkowych. Odsetki i opłaty naliczane są od niespłaconego salda i wypłat gotówki. Karta obciążeniowa: Podobna do karty kredytowej z uwagi na oddzielny rachunek i przyznany limit kredytowy –z jedną istotną różnicą. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego i otrzymania zestawienia operacji – kwota wykorzystana za pośrednictwem karty musi być spłacona w całości. Karta przedpłacona: Kolejny typ karty posiadającej własny rachunek oddzielny od rachunku firmowego. Nie dysponuje jednak linią kredytową – a środkami przelanymi bezpośrednio na jej rachunek przez posiadacza lub inne osoby. Zasilenie w obrębie jednego banku z reguły następuje w czasie rzeczywistym. Karta przedpłacona nie pozwala na wejście w debet. Ważne: Na wszystkich typach kart można (w zależności od oferty banku) ustalać indywidualne limity transakcji bezgotówkowych i gotówkowych.

Firmowe karty płatnicze (np. karty Visa Business) pozwalają korzystać ze środków zdeponowanych na rachunku firmowym (karty debetowe) lub udostępnionej firmie linii kredytowej (karty kredytowe i obciążeniowe) bez konieczności dokonywania przelewów bankowych (przy których opóźnienia transakcji potrafią sięgać w skrajnych przypadkach kilku dni) czy korzystania z obsługi kasowej (koszty związane z obsługą gotówki), nie mówiąc o trudnościach związanych z udostępnieniem środków pieniężnych pracownikom wykonującym swoje obowiązki poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Wydanie firmowych kart płatniczych pracownikom w miejsce gotówki pozwala dokonać płatności w nieprzewidzianych sytuacjach oraz zmniejsza ryzyka związane z dużą ilością gotówki (np. kradzież). Biorąc pod uwagę fakt, iż każda transakcja kartą jest monitorowana przez bank, przygotowanie zestawień kosztów poszczególnych pracowników i stała kontrola wydatków jest zdecydowanie prostsza niż przy transakcjach gotówkowych – pozwala także na wychwycenie nieprawidłowości.

Liczba kart płatniczych, które przedsiębiorca może udostępnić swoim pracowników (np. przedstawicielom handlowym, zaopatrzeniowcom) limitowana jest tylko jego potrzebami i umową z bankiem

Karta = bezpieczeństwo

Pieniądze, do których dostęp dają karty płatnicze, są zabezpieczone na kilku płaszczyznach:

• Limit transakcji

Korzystanie z karty płatniczej może być ograniczone w rozbiciu na poszczególne typy transakcji (np. internetowe, gotówkowe). Limity mogą być ustalane indywidualnie dla każdej karty płatniczej Visa Business wydanej dla danego przedsiębiorcy. Można je ustawić samodzielnie, najczęściej za pomocą bankowości internetowej.

• Zastrzeżenie zagubionej lub skradzionej karty

W odróżnieniu od kradzieży bądź zgubienia gotówki, utrata karty płatniczej ma ograniczone skutki finansowe. Po pierwsze, od momentu zastrzeżenia karty w banku nie będziemy obciążani transakcjami nią wykonanymi. Po drugie – nawet jeśli nie zdążymy zastrzec karty, nasza odpowiedzialność za standardowe transakcje dokonane kartą jest ustawowo ograniczona do równowartości 150 euro dla zwykłych transakcji i 50 euro dla transakcji zbliżeniowych (odpowiedzialności tej można uniknąć dzięki dodatkowym ubezpieczeniom). Co ważne, banki monitorują transakcje dokonywane kartą i wychwytują transakcje odbiegające od normy (np. szybkie transakcje dokonywane w kilku miejscach za granicą).

• Chargeback

To dodatkowa, unikalna dla płatności kartą, usługa ochronna przy płatnościach internetowych – pozwalająca odzyskać pieniądze za pośrednictwem banku wtedy, gdy zamówiony towar nigdy do nas nie dotarł lub jest niezgodny z zamówieniem. Ta procedura reklamacyjna przysługuje wszystkim użytkownikom kart Visa, którym nie udało się odzyskać środków bezpośrednio od nieuczciwego sprzedawcy.

Karta = wygoda

Kartami Visa Business można płacić w blisko 300 tys. placówek w całej Polsce – w tym także, coraz częściej, w małych sklepach lokalnych. Możliwość dokonywania opłat kartą coraz częściej wprowadzają także urzędy i jednostki samorządowe – w toku są także prace nad umożliwieniem uiszczania w ten sposób zobowiązań podatkowych.

Karty płatnicze Visa są jednocześnie uniwersalnym środkiem płatniczym za granicą – pozwalającym płacić bez posiadania waluty danego kraju. Co ważne, w wielu przypadkach niezbędne jest posiadanie karty kredytowej - zwłaszcza przy wynajmie samochodów czy opłacaniu biletów lotniczych.

Karty płatnicze to również wygoda płatności w Internecie. W przypadku banków korzystających z systemu Verified by Visa podczas płatności kartą w Internecie w ramach dodatkowego zabezpieczenia może pojawić się konieczność weryfikacji transakcji za pomocą jednorazowego kodu przesłanego SMS-em lub przez zalogowanie do systemu bankowości elektronicznej.

Więcej na: www.visa.pl

Artykuł powstał we współpracy z