Jak przygotować wniosek o dofinansowanie projektu szkoleniowego dla pracowników firmy

Wnioski na ponadregionalne i ogólnopolskie projekty szkoleniowe (działanie 2.1.1) przyjmuje w ramach ogłaszanych raz w roku konkursów Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Minimalna wartość takiego projektu to 50.000 PLN, a maksymalna długość trwania to 24 miesiące. Projekt szkoleń zamkniętych, przeznaczonych dla konkretnej firmy lub grupy firm musi mieć charakter ponadregionalny, czyli obejmować pracowników przedsiębiorstw posiadających struktury organizacyjne (np. filie, oddziały), w co najmniej 2 województwach, a uczestnikami szkoleń muszą być osoby pracujące w ramach struktur organizacyjnych przedsiębiorstwa znajdujących się w co najmniej 2 województwach.

Przedsiębiorcy (w tym firmy szkoleniowe), którzy chcieliby świadczyć usługi szkoleniowe dla innych przedsiębiorstw mogą złożyć wniosek o dofinansowanie projektu przewidującego organizację szkoleń otwartych, czyli takich, w których udział mogą wziąć wszyscy zainteresowani pracownicy przedsiębiorstw. W tym przypadku szkolenia muszą być przeznaczone do pracowników przedsiębiorstw, z co najmniej 5 województw i odbywać się w co najmniej 5 województwach.

Z nieoficjalnych jeszcze informacji wynika, że już w tegorocznym naborze, zaplanowanym na II kwartał bieżącego roku mają zostać zaostrzone kryteria dotyczące charakteru i tematyki szkoleń otwartych. W celu bardziej efektywnego wykorzystania środków w najbardziej prorozwojowych gałęziach gospodarki zdecydowano, że tego typu szkolenia maja albo dotyczyć tylko umiejętności technicznych albo dotyczyć umiejętności społecznych ale w takim przypadku adresowane maja być do kadr z wykształceniem technicznym.

Porównaj: Jakie są możliwości szkolenia pracowników ze środków unijnych

Firmy prowadzące działalność w granicach 1 województwa korzystać mogą ze środków działania 8.1.1 Programu Kapitał Ludzki, które realizowane jest na szczeblu regionalnym przez wojewódzkie urzędy pracy lub urzędy marszałkowskie. Pełna lista instytucji znajduje się na stronie internetowej poświęconej POKL www.efs.gov.pl, zakładka „Instytucje realizujące Program”.

Wnioskodawcami mogą być samodzielnie firmy chcące szkolić własnych pracowników, jak i firmy szkoleniowe, które na bazie przeprowadzonej analizy potrzeb szkoleniowych danej firmy przygotują dla niej projekt i złożą wniosek o dofinansowanie. Jednak część regionów wprowadza ograniczenia dotyczące ilości wniosków składanych przez 1 wnioskodawcę (najczęściej do 1 wniosku na konkurs), tak, aby przedsiębiorcy sami występowali w roli. Minimalna wartość takiego projektu to najczęściej 50.000 PLN, chociaż w niektórych regionach może być znacznie wyższa, np. w woj. podkarpackim jest to 300.000 PLN. Maksymalny okres trwania to 24 miesiące.

Tematyka szkoleń w zasadzie nie jest ograniczona, musi tylko odpowiadać na zdiagnozowane potrzeby szkoleniowe firmy i jej pracowników.

Dokumenty POKL wymieniają jako przykładowe szkolenia z zakresu zarządzania, identyfikacji potrzeb w zakresie kwalifikacji pracowników, organizacji pracy, zarządzania BHP, elastycznych form pracy, wdrażania technologii produkcyjnych przyjaznych środowisku, wykorzystania w prowadzonej działalności technologii ICT. Dodatkowo premiowane są szkolenia i kursy, które kończą się uzyskaniem przez uczestników powszechnie uznawanych, wydawanych przez zewnętrzne instytucje dyplomów i certyfikatów, np. językowych lub tzw. ECDL – komputerowego prawa jazdy.

Dla przedsiębiorstw i pracowników przedsiębiorstw stojących przed koniecznością przeprowadzenia restrukturyzacji firmy, z którą wiąże się często konieczność przekwalifikowania części kadry i redukcji zatrudnienia przeznaczone jest działanie 8.1.2 POKL „Wsparcie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie”. Dofinansowanie mogą uzyskać projekty mające na celu podnoszenie świadomości pracowników i kadr zarządzających modernizowanych firm w zakresie możliwości i potrzeby realizacji projektów wspierających procesy zmian poprzez szkolenia i doradztwo. Poziomy wsparcia na projekty szkoleniowe są identyczne jak w w/w opisanych działaniach. Projekty mogą obejmować szkolenia dla zwalnianych pracowników, dzięki którym łatwiej znajdą pracę w innych przedsiębiorstwach, szkolenia dla pracowników restrukturyzowanych firm lub działów firm w celu przygotowania do zmiany profilu działalności lub produkcji, a nawet mogą przewidywać wsparcie szkoleniowo-doradcze i finansowe w formie jednorazowej dotacji inwestycyjnej na rozpoczęcie własnej działalności dla zwalnianych osób.

Polecamy serwis Zakładam firmę

Do kosztów kwalifikowanych w projektach szkoleniowych należeć mogą właściwie wszystkie koszty wiążące się z organizacją szkoleń, tj. wynagrodzenia trenerów i instruktorów, wynajem pomieszczeń na szkolenia, koszty egzaminów i certyfikatów, zakup materiałów szkoleniowych oraz koszty ogólne w części związanej z projektem (obsługa księgowa, materiały biurowe, media, telefony itp.), koszty niezbędnych prac adaptacyjnych i zakupu środków trwałych związanych z projektem. Wszystkie koszty muszą zostać zaplanowane we wniosku o dofinansowanie i uzasadnione musi być ich poniesienie w kontekście realizacji projektu.

Konkursy na projekty ogłaszane są w 2 formach: konkursów otwartych i zamkniętych. Różnią się one czasem trwania naboru wniosków. W konkursach zamkniętych określone są daty początkowe i końcowe, pomiędzy którymi można składać wnioski. Dopiero po zamknięciu naboru wniosków rozpoczyna się proces ich oceny. W konkursach otwartych określona jest tylko data otwarcia naboru i wnioski przyjmowane są do momentu osiągnięcia określonej kwoty wnioskowanej łącznie w złożonych wnioskach, np. jako 150% kwoty przeznaczonej na dany nabór. Dokumentacja konkursowa w przypadku konkursów otwartych, określająca zasady naboru, typy projektów i kryteria oceny, publikowana jest z wyprzedzeniem. Ma to dać Wnioskodawcom czas na przygotowanie wniosków, ponieważ najlepiej złożyć wniosek jak najwcześniej po otwarciu konkursu, gdyż nie znana jest data jego zamknięcia. Dodatkowo w konkursach otwartych pierwsza ocena, ocena formalna, przeprowadzana jest na bieżąco. Jeżeli okaże się że nasz wniosek nie spełnia założonych kryteriów, a konkurs nie został jeszcze zamknięty, można po poprawie złożyć go ponownie.

Z początkiem 2010 r. weszły w życie nowe zasady dokonywania wyboru projektów w ramach POKL. Skracają one czas oceny wniosków do 80 dni. Zdarzały się sytuacje, kiedy ocena projektów trwała nawet ponad 6 miesięcy, co najczęściej uzasadniano dużą liczbą złożonych projektów. Następnie od uzyskania decyzji o przyznaniu dofinansowania mijały kolejne 3-4 miesiące. Powodowało to w najlepszym przypadku konieczność dokonania przesunięć w założonym harmonogramie realizacji projektu. Nowe zasady wyporu projektów wprowadzają też minimalny okres trwania naboru projektów w ramach konkursów otwartych wynoszący 20 dni kalendarzowych. Dotychczas dochodziło do sytuacji, kiedy w konkursie otwartym w pierwszych 2-3 dniach wpływało tyle wniosków, że nabór został zawieszany.

Jak wynika z list rankingowych projektów i podsumowań firmy małe i średnie rzadko korzystają ze wsparcia na szkolenia pracowników. Powody wymienia się najczęściej dwa.

Po pierwsze firma ubiegająca się o dofinansowanie projektu szkoleniowego musi wykazać się odpowiednią kondycją finansową. Kwota łączna projektu jest porównywana z wysokością obrotów firmy za ostatni rok. M.in. na tej podstawie oceniany jest potencjał Wnioskodawcy niezbędny do zapewnienia płynnej realizacji projektu. Ma być zabezpieczeniem w okresie oczekiwania na kolejne transze dotacji. Poszczególne instytucje w różny sposób podchodzą do tego kryterium. Jedne pozytywnie oceniają potencjał wnioskodawcy, jeżeli budżet projektu nie przekracza 1,5-krotności przychodów wnioskodawcy za okres porównywalny z okresem realizacji projektu. W województwie mazowieckim w tym roku obowiązywać będzie zasada odwrotna, tj. przychody beneficjenta za jeden z dwóch ostatnich zamkniętych lat obrotowych są co najmniej półtora razy wyższe niż całkowita wartość projektu. Pewnym wyjściem może być realizacja projektu w partnerstwie.

Po drugie problemem bywa konieczność wniesienia wkładu własnego. Może on być co prawda wnoszony w formie czasu pracy osób zaangażowanych w realizacje projektu, jednak muszą one wtedy odbywać się w godzinach pracy.

Problematyczne jest również samo wypełnianie formularza wniosku. Konieczna jest duża precyzja i uwaga przy wypełnianiu, ponieważ nie wypełnienie bądź błędne wypełnienie nawet 1 pola może skutkować odrzuceniem wniosku na pierwszym etapie oceny. Nie można po złożeniu wniosku tego typu błędów poprawiać, co jest możliwe w większości pozostałych programów. Od początku wdrażania POKL podręczniki, wytyczne i regulaminy rozrastają się o kolejne nowelizacje. Z początkiem 2010 r. weszły w życie zmiany w kilku najważniejszych dokumentach. Przygotowując się do napisania wniosku koniecznie trzeba opierać się na aktualnie obowiązujących wytycznych. Najważniejszymi dokumentami są: zasady finansowania POKL, szczegółowy opis priorytetów, podręcznik wskaźników oraz od 2009r. standard minimum wniosku PO KL z perspektywy realizacji zasady równości szans. Łącznie dokumenty te zajmują już ponad 1000 stron, a standardowy wniosek o dofinansowanie projektu w ramach PO KL ma ok. 20-25 stron.

Mimo opisanych wyżej problemów warto sięgnąć po dofinansowania z POKL. Pozwolą one m.in. uporządkować i usystematyzować politykę szkoleniową firmy. Pracownicy z kolei chętnie wezmą udział w szkoleniach dostępnych za niewielkie pieniądze lub nawet „ufundowanych’ przez pracodawcę.

Sposobem na ominięcie złożoności procedur złożonych z wnioskowaniem, zarządzaniem i rozliczaniem projektów szkoleniowych i uniknięcie problemów na każdym z tych etapów jest skorzystanie z doświadczenia i wiedzy ekspertów z zakresu pozyskiwania i zarządzania projektami współfinansowanymi ze środków unijnych.

Szymon Woźniak - koordynator projektów