Kategorie

Ekspert radzi: Jak środki unijne mogą zmienić firmę?

Instytut Rozwoju Biznesu
Firma doradczo-szkoleniowa
Iwona Ostrowska
ekspert Instytutu Rozwoju Biznesu
Ze względu na rygory konkursów o dotację, na starań muszą być przedstawione wszystkie założenia projektu.
W powszechnej opinii na temat projektów unijnych wciąż pokutują mity z czasów, kiedy fundusze startowały w Polsce i nie zawsze były wykorzystywane rzetelnie, a wiele szkoleń miało wówczas jakość adekwatną do ceny – niską lub żadną. Dziś zmieniło się wiele, co potwierdzają osoby, które od kilku lat przygotowują projekty doradczo-szkoleniowe dofinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego i zarządzają nimi.

Doświadczenie tej grupy menedżerów pokazuje, że dzięki środkom unijnym działy HR zyskały możliwość działania w perspektywie dwuletnich, kompleksowych projektów rozwojowych i dzięki temu podniosły ich efektywność, co w wielu przypadkach już potwierdzają wyniki organizacji.

Jak wykorzystać szansę?

Reklama

Projekty unijne umożliwiają firmom realizację przede wszystkim kompleksowych, długofalowych działań rozwojowych dzięki dużo niższym kosztom. Mogą one dotyczyć jednej wybranej grupy, np. menedżerskiej, i pogłębiać jej kompetencje lub szerokiej grupy w organizacji w zakresie wybranych kwalifikacji i umiejętności. Zaplanowana z dużym wyprzedzeniem systematyczna praca nad rozwojem pracowników, połączona z procesem ewaluacji i badaniem efektywności, osadzona w strategii organizacji i samego działu HR pozwala firmie optymalnie wykorzystać potencjał zasobów ludzkich. Jest to często dla wielu organizacji jedyna szansa na objęcie programami rozwojowymi większej grupy pracowników, a dla samych działów personalnych argument w przekonywaniu zarządów i dyrektorów finansowych,że działania „miękkie” mogą mieć wymierny wpływ na wynik biznesowy. Oczywiście, taki rodzaj działań nie jest ani łatwy, ani prosty, biorąc pod uwagę chociażby proces samego pozyskania środków z funduszy unijnych. Efekty jednak z reguły znacznie przewyższają zainwestowany wysiłek.

Jak zatem najlepiej wykorzystać szansę, jaką niosą ze sobą środki unijne? Unijne projekty doradczo - szkoleniowe, mające na celu podniesienie efektywności kapitału ludzkiego polskich przedsiębiorstw, wymagają skrupulatnego zaplanowania całej gamy działań i odpowiedniego ich zaprezentowania w konkursie. Samo otrzymanie dotacji jest zadaniem wymagającym szczególnych przygotowań, gdyż konkurencja zwykle jest bardzo wysoka – środków do podziału zbyt mało, a chętnych zbyt dużo.

Przeczytaj również: Dotacje unijne 2012 - poradnik przedsiębiorcy

Wygrać konkurs!

Reklama

Punktem wyjścia w przygotowaniu dobrego projektu jest strategia firmy, w tym ta jej część, która mówi o rozwoju pracowników. I tu zaczyna się pierwszy etap trudności. Niestety, w firmach często właśnie tej części strategii brakuje, a zapisy dotyczące całej organizacji są na tyle ogólne, że jakiekolwiek planowane szkolenia będą z nią zgodne. Mimo to działy HR starają się, i to dość sprawnie, wkomponować swoje działania w ogólnikowe założenia strategiczne, nie mając do końca pewności, jakie były oczekiwania i czy zostały spełnione? Czy odniesiono sukces?

Przygotowywanie projektu jest najlepszą okazją do zgromadzenia wiedzy, którą mają osoby odpowiedzialne za rozwój pracowników. Spisanie tych założeń ułatwia planowanie konkretnych działań oraz wyznaczanie szczegółowych celów do osiągnięcia dla poszczególnych pracowników. Ten intelektualny wysiłek może doprowadzić do wielu cennych refleksji – czy myślimy podobnie, czy planujemy dłużej niż na najbliższy rok, czy nasze działania wpisują się w generalny plan biznesowy organizacji?

Projekty unijne przeważnie trwają dwa lata, a nawet dwa i pół roku. Myślenie w takiej perspektywie może być wyzwaniem i szansą na uporządkowanie procesów rozwojowych w dłuższym czasie.

Bardzo często organizacje, wykorzystując możliwość minimalnego angażowania środków w realizację projektów z dotacją z EFS, planują rozwój dużej grupy pracowników. Zamiast dzielić okrojony budżet pomiędzy potrzeby znacznie go przekraczające, można objąć rozwojem całe grupy docelowe, dając im możliwość kompleksowego rozwoju. Przynosi to potem bardziej widoczne przełożenie na wyniki, bo obejmuje nie jedno, lecz serię szkoleń połączonych z działaniami wzmacniającymi ich efektywność.

Ze względu na rygory konkursów o dotację, już na etapie starań muszą być przedstawione wszystkie założenia projektu. Można powiedzieć: „to niemożliwe, w naszej organizacji przez dwa lata potrafi się tyle zmienić, że takie planowanie z góry jest skazane na porażkę”. Jednak praktyka pokazuje, że organizacje dostosowują się do wymogów projektów unijnych i wykorzystują je właśnie do porządkowania rzeczywistości związanej z rozwojem pracowników. Te projekty wymuszają patrzenie na organizację w dłuższej perspektywie, tworzenie narzędzi i podręcznikowych wręcz rozwiązań związanych z budowaniem procesów rozwojowych – począwszy od badań poziomu kompetencji „na wejściu”, przez szkolenia, doradztwo i badanie kompetencji „na wyjściu”.

Polecamy: serwis ABC funduszy unijnych

W trakcie starania się o dotacje formułuje się konkretne cele i założenia do spełnienia, które prowadzą organizację przez dwa lata działań. Do nich można odnosić osiągnięte rezultaty i monitorować postęp. Zakłada się określoną liczbę szkoleń, ale i odpowiedni poziom przyrostu kompetencji. To oznacza, że możemy dostać dofinansowanie tylko wtedy, gdy te założenia zostaną spełnione. Jeśli zakładamy, że w wyniku realizacji projektu wzrosną o stosowny procent wyniki sprzedażowe, to faktycznie do tego celu musimy dążyć. Czy w tzw. praktyce pozaunijnej zarząd cofa środki, gdy wyniki nie są zadowalające, a przyrost kompetencji za niski? Tutaj nie można sobie na to pozwolić. W grę wchodzą ogromne sumy ze środków publicznych, których wydatkowanie jest dokładnie monitorowane za pomocą sprawozdań.

Realizować projekt zgodnie z wymaganiami

Dochodzimy do tej części realizacji projektów unijnych, która najbardziej przeraża osoby niemające z nimi na co dzień styczności. Wielu praktyków z tej dziedziny ma także krytyczne zdanie na temat dokumentowania projektów i często wręcz kuriozalnych wymagań, jakie stawiają instytucje udzielające dofinansowania. Zarządzanie projektem unijnym zaplanowanym na dwa lata, obejmującym np. 250 albo 400 dni szkoleniowych, wraz z badaniami kompetencji i ewaluacją, jest ogromnym przedsięwzięciem i wiąże się z dużym wysiłkiem organizacji, a także firmy zarządzającej projektem. W każdym dniu równolegle trwają szkolenia. Rekrutacja uczestników, zapewnienie zastępstwa podczas ich nieobecności, zbieranie danych osobowych,śledzenie frekwencji – to tylko część zadań dla firmy, która jest beneficjentem projektu. Jednak dzięki wieloletnim doświadczeniom firmy oswajają tę rzeczywistość i mimo wszystko potrafią działać swobodnie. Największym wyzwaniem, a jednocześnie trudnością, przy realizacji projektów unijnych są zmiany w organizacjach. Jak w tej sytuacji realizować projekty planowane z dwuletnim wyprzedzeniem,jeśli często od momentu złożenia projektu do otrzymania dotacji potrafi się zmienić bardzo wiele, np. cała koncepcja rozwoju zespołów w firmie?

Jeśli zmiany organizacyjne wymuszają zmiany w samym projekcie, to instytucje udzielające dofinansowania są otwarte na redefiniowanie założeń i dopasowywanie ich do nowej sytuacji. Musi ona odwoływać się do kręgosłupa projektu, jakim jest strategia rozwoju, a drobne zmiany w dopasowaniu grupy docelowej czy merytoryczne przesunięcia w obszarze rozwoju kompetencji są akceptowane i umożliwiają dalszą realizację projektu.

Z drugiej jednak strony, wniosek zawierający opis celów i założeń projektu oraz konkretne rezultaty, sprawozdawczość finansowa, rzeczowa i osobowa wymuszają ogromną dyscyplinę i uporządkowane, systematyczne, celowe działania. I w tym „szaleństwie biurokracji” jest metoda. To przyznają organizacje, które zakończyły projekty, doceniając, jak wiele udało się dokonać przez dwa lata.

Przeczytaj także: Jak założyć firmę dzięki unijnej dotacji?

Dbać o efektywność

Jednym z kluczowych elementów projektów unijnych jest ich ewaluacja i badanie efektywności. Rozliczenie projektu i otrzymanie pełnej dotacji uzależnione jest od osiągniętych rezultatów, które założone były we wniosku. Te rezultaty dotyczą zrealizowanych szkoleń,lecz także poziomu zdobytych kompetencji. Już samo spisanie celów i zaplanowanie badania mobilizuje do bardziej efektywnych działań i zwracania uwagi na dobór treści szkoleniowych, czas trwania zajęć, zaangażowanie przełożonych w proces rozwoju podwładnych, przygotowanie systematycznego planu wykorzystania wiedzy i nowych umiejętności w praktyce. Jeśli wiemy, co po szkoleniach mają uczestnicy wdrożyć i że będzie to wnikliwie sprawdzone, wówczas działania rozwojowe są bardziej skoncentrowane na postawionych celach. W ramach badania efektywności działań rozwojowych można zaplanować przygotowanie specjalnych narzędzi dostosowanych do potrzeb organizacji.

Często firmy decydują się przeszkolić znacznie więcej osób, niż przeznaczyć część budżetu na takie metody. Dlatego w praktyce komercyjnej rzadko sprawdza się efektywność przez dodatkowe działania pozaszkoleniowe. Jeśli ocena efektywności jest zaplanowana, znacznie więcej podejmuje się czynności, aby szkolenia faktycznie były skuteczne. Taki proces zaczyna się od precyzyjnego określenia rozwijanych kompetencji, docelowego poziomu, treści i metod dopasowanych do założonych celów, narzędzi sprawdzających poziom kompetencji na „wejściu”, a także działań dodatkowych wzmacniających wykorzystanie nowych umiejętności po szkoleniu i narzędzi sprawdzających przyrost kompetencji po zakończeniu procesu rozwojowego.

Pomyślnie zakończyć projekt

Często przez dwuletni okres współpracy z partnerem doradczo-szkoleniowym organizacja przechodzi przez kolejne etapy rozwoju pracowników – od wyboru kompetencji, które mają być doskonalone, poprzez zaplanowanie docelowego ich poziomu, konkretne działania szkoleniowe oraz inne, wspierające proces rozwojowy, do weryfikacji założonych celów i planowanie dalszych działań. Pomimo zawirowań, które po drodze zmieniają plany i wymuszają ich przedefiniowanie, organizacja przechodzi przez strukturalizowany, szeroki proces rozwojowy. To ogromny wysiłek, ale im więcej włoży się go na początku i pokaże organizacji, że niezależnie od drobnych zmian trzymamy się obranego celu, tym mniejsze zaangażowanie będzie potrzebne w kolejnych etapach realizacji i większa pewność, że się uda pomyślnie zakończyć projekt. Takie działania – usystematyzowane, przemyślane na każdym etapie, weryfikowane codzienną praktyką – mogą realnie zmienić organizację, w pełni wykorzystać potencjał jej kapitału ludzkiego, który jest dziś tym newralgicznym zasobem, decydującym o rzeczywistej pozycji na rynku.

Iwona Ostrowska - dyrektor ds. projektów unijnych

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    17 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Jacek Czauderna: Panie Premierze, przedsiębiorcy czekają na konkrety [PODCAST]

    Polski Ład to kolejna piękna, marketingowa, ale polityczna akcja – mówi Jacek Czauderna. Na co mogą liczyć przedsiębiorcy? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Opłacalność fotowoltaiki - co się zmieni od 2022 roku?

    Opłacalność fotowoltaiki. Szykują się duże zmiany na rynku fotowoltaiki. Ministerstwo Klimatu i Środowiska przekazało do konsultacji publicznych projekt ustawy, który m.in. reguluje nowe zasady dla prosumentów. Co to oznacza? Jak mówi Jakub Jadziewicz, Członek Zarządu Alians OZE - „Magazyny energii staną się niezbędnym elementem instalacji fotowoltaicznej”. Dla rynku PV niebawem rozpocznie się nowy rozdział.

    Uproszczone Postępowanie Restrukturyzacyjne to już 84% wszystkich spraw

    UPR okazało się niewątpliwie czarnym koniem restrukturyzacji ostatnich kilkunastu miesięcy. Na koniec czwartego kwartału ubiegłego roku UPR stanowiło 52% wszystkich postępowań restrukturyzacyjnych. Na czym polega UPR?

    Zastaw rejestrowy na pojeździe. Czym jest i kiedy jest wpisywany?

    Zastaw rejestrowy na pojeździe. Czyli dziś opowiemy o tym, czemu pojawia się taka adnotacja w dokumentach pojazdu i jak się jej pozbyć.

    Małgorzata Ławnik: oszczędność na pracownikach to pierwszy krok do strat w biznesie

    Zignorowanie potencjału, jaki niosą ze sobą pracownicy, jest jednym z największych błędów przedsiębiorstw, ponieważ to właśnie od zatrudnionych osób zależy przyszłość firmy – mówi Małgorzata Ławnik, dyrektor Pionu Personalnego Kaufland Polska.

    Nadanie nowego numeru VIN. Na czym polega?

    Nadanie nowego numeru VIN może być konieczne po poważnej modyfikacji pojazdu. jak przeprowadzić procedurę zgodnie z przepisami?

    Polski Ład napędzi ceny mieszkań. Będzie drożej

    Polski Ład. Mieszkania to wciąż atrakcyjna lokata kapitału, dlatego ich ceny pomimo pandemii idą cały czas w górę. Eksperci prognozują, że wprowadzenie Polskiego Ładu przyczyni się do zwiększenia inflacji, a tym samym do jeszcze wyższych wzrostów cen mieszkań. W praktyce może być trudniej uzyskać kredyt hipoteczny, a tym samym kupić nowe lokum.

    Jaką rolę w transformacji cyfrowej firm odgrywa chmura obliczeniowa?

    Chmura obliczeniowa w trakcie pandemii zyskała na znaczeniu. Korzyści płynące z jej wdrożenia to m.in. optymalizacja kosztów, zwiększenie efektywności operacyjnej, ale przed wszystkim wzrost biznesu. Co jeszcze zyskują firmy w chmurze?

    Wydanie dowodu rejestracyjnego zatrzymanego przez Policje

    Wydanie dowodu rejestracyjnego zatrzymanego przez Policje. Czyli jak odzyskać dokumenty pojazdu po kontroli funkcjonariuszy?

    Jaki jest cel nowelizacji ustawy odległościowej?

    Ustawa odległościowa to jedno z założeń transformacji energetycznej. Lądowa energetyka wiatrowa ma być korzyścią dla branży, dostawców energii wiatrowej, ale też mieszkańców i samorządów. Na czym mają polegać zmiany?

    Będą zmiany w ustawie o cudzoziemcach

    Ustawa o cudzoziemcach - będą zmiany dotyczące cudzoziemców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce i będących uczestnikami programów wsparcia.

    Jak branża gastronomiczna może na nowo zdobyć klientów?

    Przed branżą gastronomiczną pojawiło się nowe wyzwanie. W jaki sposób ponownie pozyskać kandydatów do pracy? Czy pomoże im w tym pozytywny wizerunek pracodawcy?

    Praca w IT - home office, ale projekty nierozwojowe

    Warunki zatrudnienia na rynku pracy IT są lepsze niż przed pandemią – wynika z najnowszego badania przeprowadzonego przez firmę HRK S.A. Zdaniem 39% specjalistów pracujących w IT COVID-19 miał pozytywny wpływ na ich branżę.

    Ponad 231 mln zł zalegają firmy za polisy ubezpieczeniowe

    Konsumenci i przedsiębiorcy są winni firmom ubezpieczeniowym 387 mln zł za polisy ubezpieczeniowe. Dłużnicy, do których dzwoni firma windykacyjna, najczęściej tłumaczą, że mają inne ważniejsze wydatki, lub skoro polisa trwa cały rok, mają dużo czasu na wpłatę.

    Status PKK: nieprawidłowe dane. Co to oznacza?

    Status PKK: nieprawidłowe dane. Co oznacza taki komunikat pojawiający się w systemie info-car.pl? Kandydat na kierowcę nie ma się co martwić.

    Czy zabraknie ziemi pod inwestycje deweloperskie?

    Inwestycje mieszkaniowe. Dwa lata temu aż 11% inwestorów wskazywało trudniej dostępne grunty jako czynnik, który może mieć negatywny wpływ na liczbę planowanych inwestycji. Ostatni rok zweryfikował te obawy i jedno trzeba przyznać - niska podaż gruntów, w połączeniu z ich rosnącymi cenami sprawiają, że inwestycje deweloperskie coraz częściej powstają w nowych lokalizacjach. Czy w związku z tym, że pozyskiwanie atrakcyjnych działek pod nowe inwestycje mieszkaniowe staje się coraz bardziej skomplikowane a deweloperzy budują mniej? Wręcz przeciwnie.

    Przewody wentylacyjne w budynkach mieszkalnych - nowe przepisy

    Przewody wentylacyjne w budynkach mieszkalnych. Obowiązujący obecnie wymóg wykonania przewodów wentylacyjnych z materiałów niepalnych nie będzie miał już zastosowania do domów jednorodzinnych. Natomiast w przypadku budynków mieszkalnych jednorodzinnych, w których wydzielono dwa lokale mieszkalne albo jeden lokal mieszkalny i lokal użytkowy, oraz w budynkach mieszkalnych wielorodzinnych, w obrębie jednego lokalu mieszkalnego zostanie dopuszczone stosowanie przewodów wentylacyjnych o klasie reakcji na ogień co najmniej E. Takie zmiany wynikają z projektu nowelizacji rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie, który aktualnie jest poddawany konsultacjom publicznym.

    Mitsubishi L200 po tuningu. Po fabrycznym tuningu!

    Mitsubishi L200 świetnie radzi sobie w terenie. Ma jednak pewną słabość. 150 koni to niezbyt dużo. Na szczęście Japończycy mogą coś na to poradzić.

    Rośnie atrakcyjność inwestowania w nieruchomości

    Inwestycje w nieruchomości cieszą się coraz większym zainteresowaniem. Dzięki dużemu popytowi na rynku zyskują firmy wyspecjalizowane w obsłudze takich inwestorów i lokali.

    Inflacja - maj 2021 r.

    Inflacja - maj 2021 r. - ile wyniosła? GUS zaprezentował wskaźniki cen towarów i usług konsumpcyjnych w maju 2021 r. Inflacja w maju okazała się niższa od wskaźnika podanego na początku czerwca w szybkim szacunku.

    Kto nie dostanie kredytu mieszkaniowego?

    Kredyt mieszkaniowy. Na brak pieniędzy banki nie mogą dziś narzekać. To pomaga im wypłacać Polakom rekordowe kwoty w formie kredytów mieszkaniowych. Nie jest jednak tak, że każdy chętny dostaje kredyt. Mniej więcej 3 osoby na 10 odchodzą z kwitkiem – sugerują szacunki BIK.

    Domek letniskowy - monitoring i inne smart zabezpieczenia

    Domek letniskowy - zabezpieczenia. W okresie wakacyjnym właściciele domków letniskowych znacznie częściej odwiedzają swoje oazy spokoju w górach, na wsi lub nad jeziorami. Weekendowe wypady, choć dające mieszkańcom miast upragnione wytchnienie od miejskiego zgiełku, wiążą się również z szeregiem czynności, o których trzeba pamiętać, aby właściwie zabezpieczyć domek przed wyjazdem. Podpowiadamy, jak w prosty sposób poprawić komfort i bezpieczeństwo w takich miejscach.

    Projektowanie osiedli - aktualne trendy

    Projektowanie osiedli. Czy pandemia zmieniła sposób projektowania osiedli mieszkaniowych? Jakie nowe rozwiązania wprowadzają deweloperzy, jeśli chodzi o aranżację budynków, części wspólnych i miejsc przeznaczonych do rekreacji w realizowanych projektach? Jakie trendy dają się zauważyć?

    Mieszkaniówka ma się dobrze. Deweloperzy biją kolejne rekordy

    Rynek nieruchomości. Ostatni rok wywołał sporo zamieszania w gospodarce światowej. Pomimo początkowych obaw, mieszkaniówka okazała się wirusoodporna, a rynek zalicza dalsze wzrosty. Nieruchomości wciąż drożeją, zainteresowanych zakupem nowego lokum nie brakuje, a deweloperzy osiągają rekordowe wyniki.

    Maksymalna opłata za śmieci uzależniona od ilości zużytej wody - zmiany w ustawie śmieciowej

    Maksymalna wysokość opłaty za odpady, obliczana na podstawie metody od ilości zużytej wody ma wynosić 7,8 proc. dochodu rozporządzalnego na 1 osobę ogółem za gospodarstwo domowe, tj. ok. 150 zł - poinformowało we wtorek 15 czerwca 2021 r. Centrum Informacyjne Rządu.