Jak przebiegają kontrole projektów innowacyjnych?

Jedną z typów kontroli, która może zostać przeprowadzona na beneficjencie projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka jest tzw. „kontrola na miejscu”. Zgodnie z nazwą kontrola ta jest przeprowadzana w miejscu realizacji projektu, w siedzibie beneficjenta. Kontrola ta ma na celu zbadanie czy inwestycja będąca przedmiotem unijnego dofinansowania jest realizowana w zgodzie z zawartą umową o dofinansowanie.

Warto dodać, że kontrola ta dotyczy nie tylko projektów wybieranych w trybie konkursowym, ale także systemowym i indywidualnym. Musimy również pamiętać, że kontrola na miejscu może zostać wszczęta przed podpisaniem umowy o dofinansowanie i jest to tzw. kontrola ex ante projektu, w trakcie oraz po zakończeniu realizacji projektu. Kontrole na miejscu przeprowadzają Instytucja Pośrednicząca oraz Instytucja Wdrażająca w zakresie delegowanych uprawnień lub inne instytucje uprawnione do przeprowadzania kontroli na podstawie odrębnych przepisów lub upoważnień.

Zasady przeprowadzania kontroli w projektach innowacyjnych realizowanych w ramach POIG zawierają m.in. „Wytyczne w zakresie Procesu kontroli dla Instytucji Pośredniczących
i Instytucji Wdrażających dla Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013”.

Przeczytaj także: Jak napisać protest od decyzji o nieprzyznaniu dotacji z UE?

Kontrola „na miejscu”

W ramach kontroli na miejscu weryfikacji mogą podlegać wydatki poniesione przez beneficjenta w ramach realizowanego projektu unijnego. Kontrola taka polega na sprawdzeniu czy towary i usługi współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście dostarczone, a zadeklarowane wydatki zostały faktycznie poniesione zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu. Ponadto, weryfikacja wydatków podczas kontroli na miejscu realizacji projektu służy sprawdzeniu spójności informacji zawartych we wnioskach o płatność i sprawozdaniach ze stanem faktycznym oraz zbadaniu zgodności poniesienia wydatków z zasadami prawa wspólnotowego i krajowego w tym z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków.

Informacja o planowanej kontroli

Wszyscy beneficjenci projektów unijnych realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka przed przybyciem Zespołu kontrolującego są pisemnie powiadamiani o planowanej kontroli. Wyjątek od tej zasady stanowią kontrole doraźne, które przeprowadzane są w sytuacji, gdy zachodzi podejrzenie nieprawidłowości w realizacji projektu przez beneficjenta. W takim przypadku beneficjent projektu unijnego nie jest informowany o planowanej kontroli na miejscu.

Pismo informujące o kontroli powinno zawierać informacje takie jak termin jej przeprowadzenia, zakres oraz wskazywać podmiot przeprowadzający kontrolę.

Przebieg kontroli

Kontrola przeprowadzana jest przez Zespół kontrolujący, w składzie co najmniej dwóch osób, z czego jedna pełni funkcję kierownika zespołu. Kontrola przeprowadzana jest na podstawie przygotowanych list sprawdzających.

Lista powinna być sporządzona w formie tabelarycznej. Lista sprawdzająca będzie stanowić załącznik do informacji pokontrolnej.

Polecamy ABC funduszy unijnych

Prawidłowo przeprowadzona kontrola projektów, polega na sprawdzeniu dokumentacji finansowej i rzeczowej, (jak np. sprawdzenie w ewidencji środków trwałych ujęcia zakupionych urządzeń), umów, dokumentacji związanej z wyborem przez beneficjenta wykonawców i dostawców towarów i/lub usług, dokonania oględzin przedmiotu projektu, przeprowadzenia rozmów z odpowiednimi osobami, zebrania wyjaśnień.

Przeprowadzona kontrola powinna dostarczyć informacji co do rzeczywistego wykonania zobowiązań z umowy o dofinansowanie. Kontrola powinna, również dostarczyć informacji co do zgodności realizacji projektu lub wykonywania delegowanych zadań z prawem wspólnotowym i krajowym.

Podczas przeprowadzania kontroli kontrolujący mogą gromadzić dowodu potwierdzające stan faktyczny. Mogą to być pisemne wyjaśnienia, zdjęcia, wypisy z dokumentów, kserokopie dokumentów źródłowych, protokół oględzin i inne dokumenty stanowiące podstawę do potwierdzenia stanu faktycznego.

Po przeprowadzeniu kontroli, Zespół kontrolujący jest zobowiązany do przygotowania informacji pokontrolnej wraz z listami sprawdzającymi.

Polecamy: Dotacje unijne 2012 - poradnik przedsiębiorcy

Informacja pokontrolna powinna zostać sporządzona w terminie nie później niż 21 dni od dnia zakończenia kontroli.

Jeżeli jednostka kontrolowana nie zgłasza zastrzeżeń do informacji pokontrolnej, kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba przez niego upoważniona podpisuje informację pokontrolną i przekazuje ją jednostce kontrolującej w terminie do 14 dni od dnia jej doręczenia.