Zaproszenia na przyjęcia firmowe

Zaproszenie w zależności od wagi uroczystości i rangi gościa może być wystosowane w różnych formach: osobiście, telefonicznie, listownie, kartą zaproszeniową lub w formie tradycyjnego zaproszenia.

Jakie zaproszenie?

Osobiście i telefonicznie można zaprosić osobę, z którą łączą nas bardziej serdeczne i mniej formalne stosunki. Ale uwaga mimo to musimy ponowić później zaproszenie w formie pisemnej, pamiętając o dopisku Pro Memoria (P.M). Chcąc natomiast podkreślić znaczenie jakiejś osoby na naszym przyjęciu, możemy wystosować do niej zaproszenie w formie listu.

Najczęściej jednak zapraszamy swoich gości za pomocą kart zaproszeniowych lub tradycyjnych zaproszeń , które wydrukowane są na papierze wysokiej jakości. Zarówno karta zaproszeniowa jak i zaproszenia drukowane mogą mieć formę specjalną lub uniwersalną. Co to znaczy?

Zobacz: Przedstawianie gości na przyjęciu biznesowym

Zaproszenia specjalne są drukowane specjalnie na potrzeby konkretnej uroczystości. Wszystkie ważne informacje na temat przyjęcia są już na nim wydrukowane. Odręcznie w tym przypadku wpisujemy tylko imię i nazwisko osoby zapraszanej. Zaproszenia uniwersalne z kolei mogą być użyte przy okazji różnych uroczystości, ponieważ są tylko częściowo zadrukowane. Każdorazowo można w nich wpisać datę, miejsce, charakter spotkania i imię nazwisko osoby zapraszanej. Warto mieć tego typu zaproszenia bądź karty zaproszeniowe w swojej firmie, tak na wszelki wypadek.

Polecamy: Przekształcenia spółek. Praktyczne aspekty prawne, podatkowe i rachunkowe

A oto przykład karty zaproszeniowej uniwersalnej:

             Prezes firmy Andrzej Kowalski
                     ma zaszczyt zaprosić
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
  R.S.V.P.                                     Strój                  
  tel. 34-45-67                              ………..

Co na zaproszeniu

Na każdym zaproszeniu powinny znaleźć się następujące informacje:

a) osoba zapraszająca (firma, prezes firmy),

b) osoba zapraszana (sama czy z małżonkiem),

c) rodzaj przyjęcia (obiad, kolacja itp.),

d) z jakiej okazji jest spotkanie (jubileusz firmy, skończenie ważnego projektu itp.),

e) dokładna data i miejsce przyjęcia, a w przypadku spotkań stojących godzinę zakończenia,

f) strój obowiązujący na spotkaniu,

g) odpowiednie skróty ( R.S.V.P. – proszę o odpowiedź, P.M. – dla pamięci).

Kiedy pod skrótem R.S.V.P. znajdzie się adnotacja regrets only / en cas d’empéchement (w przypadku niemożności przybycia) odpowiadamy na zaproszenie tylko wtedy kiedy nie będziemy mogli uczestniczyć w spotkaniu/uroczystości.

Jeśli ktoś został prze z nas zaproszony osobiście lub telefonicznie i zaproszenie przyjął, wówczas dla przypomnienia wysyłamy mu wersję papierową zaproszenia, ale już z przekreślonym skrótem R.S.V.P.

Zobacz serwis: Narady i spotkania

I na koniec ostatnia uwaga nawet jeśli potwierdziliśmy swoje przybycie, a w ostatniej chwili okazało się, że nie będziemy w stanie na nim się zjawić – w dobrym tonie jest poinformować gospodarza o tym.