REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak komunikować się z klientem w przypadku awarii systemu informatycznego?

Jak komunikować się z klientem w razie awarii systemu?
Jak komunikować się z klientem w razie awarii systemu?
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Awaria systemu informatycznego może być równa prawdziwemu kataklizmowi dla kondycji przedsiębiorstwa. Brak kontaktu z klientem, brak zamówień, strata przychodów. Jak sobie poradzić w takiej sytuacji?

Firmy można podzielić na dwie grupy – te, które dosięgła choć jedna poważna awaria oraz te, które taka sytuacja dopiero spotka. Czasem na niektóre zdarzenia, zarówno spowodowane czynnikami wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi, zwyczajnie nie ma się wpływu. Grunt to szybka reakcja, która pozwoli zminimalizować negatywne skutki tej nieoczekiwanej sytuacji.

REKLAMA

W przypadku nieprzewidzianych awarii kluczem jest szybka i sprawna komunikacja. Dobrze opracowany i przygotowany scenariusz działania obejmie kilka newralgicznych punktów, z których najważniejszymi będzie powiadomienie o zaistniałej sytuacji zarówno współpracowników, jak i najbliższego otoczenia firmy (ze szczególnym naciskiem na komunikację z klientami).

Lista adresowa

REKLAMA

Jeśli o zdarzeniu należy jednocześnie powiadomić wielu współpracowników, dobrze sprawdzą się listy adresowe działające na zasadzie przekierowania poczty. W panelu klienta dostawcy usług hostingowych najlepiej mieć przygotowany jeden adres, typu pracownicy@nazwafirmy.pl, który przeznaczony będzie wyłącznie do wewnętrznych zastosowań. Wtedy z tego adresu wystarczy już tylko ustawić przekierowania na skrzynki pocztowe poszczególnych osób. Z kolei w złożonych strukturach idealnie sprawdzi się system wielostopniowy: z głównej skrzynki przekierowanie na poszczególne działy, a następnie na pracowników. Jeśli menedżerowie działów będą na bieżąco uaktualniać listy swoich pracowników w przekierowaniach, wtedy istnieje szansa zbudowania bardzo sprawnego kanału komunikacji. Techniczna realizacja jest prosta.

W przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej liczy się szybka reakcja. Kluczem do udanej komunikacji zewnętrznej jest wybór odpowiedniego kanału – najczęściej jest to strona internetowa firmy, gdzie możliwie szybko powinna znaleźć się informacja mówiąca o zaistniałej sytuacji. Jeżeli jednak awaria dotknęła również serwer, a czas potrzebny do jej usunięcia przekracza 3-4 godziny, warto podjąć kroki w celu utworzenia choćby zastępczej planszy. Profesjonalna firma informatyczna bez większego problemu pomoże w przekierowaniu danej domeny.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Komunikat reklamowy - jak wybrać odbiorcę?

Odpowiedz automatycznie

Kolejnym elementem, który warto rozważyć, jest szybkie ustawienie odpowiednich autoresponderów, czyli automatycznych odpowiedzi. Pomoże w tym intuicyjny panel klienta Dzięki temu każdy, kto prześle zgłoszenie w formie maila, będzie wiedział, że musi liczyć się z wydłużonym czasem oczekiwania na odpowiedź. Warto w takim komunikacie wskazać, że ze względu na ogromną liczbę zgłoszeń, trudności dotyczą także kontaktu telefonicznego, w przeciwnym razie ruch mailowy może „przenieść się” na centralę telefoniczną.

Telefon wraca do łask

REKLAMA

W drugiej kolejności warto przygotować się na setki, albo nawet tysiące telefonów od zaniepokojonych klientów. Niewiele firm jest przygotowanych do obsługi tak wielkiego ruchu telekomunikacyjnego. W takiej sytuacji warto umieścić na infolinii zapowiedź z informacją o awarii i przewidywanym czasie potrzebnym do jej usunięcia.

Dobry komunikat podziała uspokajająco, a w efekcie pomoże ograniczyć straty: mało co tak irytuje klienta, jak brak informacji o tym, co się w ogóle dzieje. Aby nie doprowadzić do niepotrzebnej paniki wśród klientów, należy wcześniej dokładnie przemyśleć treść komunikatów, jakie będą przekazywane zainteresowanym stronom. Najlepszy będzie komunikat przekazany w precyzyjnej formie.

Polecamy: Jak założyć własną firmę?

Dodatkowo, po zażegnaniu kryzysu, warto poinformować opinię publiczną o przyczynach awarii, a także krokach, jakie zostały podjęte w celu jej zażegnania. Dzięki temu firma ma szansę ograniczyć straty wizerunkowe.

Autor: Ogicom

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
ESG u dostawców czyli jak krok po kroku wdrożyć raportowanie ESG [Mini poradnik]

Wdrażanie raportowania ESG (środowiskowego, społecznego i zarządczego) to niełatwe zadanie, zwłaszcza dla dostawców, w tym działających dla większych firm. Choć na pierwszy rzut oka może się wydawać, że wystarczy powołać koordynatora i zebrać dane, to tak naprawdę proces ten wymaga zaangażowania całej organizacji. Jakie są pierwsze kroki do skutecznego raportowania ESG? Na co zwrócić szczególną uwagę?

ESG to zielona miara ryzyka, która potrzebuje strategii zmian [Rekomendacje]

Żeby utrzymać się na rynku, sprostać konkurencji, a nawet ją wyprzedzić, warto stosować się do zasad, które już obowiązują dużych graczy. Najprostszym i najbardziej efektywnym sposobem będzie przygotowanie się, a więc stworzenie mapy działania – czyli strategii ESG – i wdrożenie jej w swojej firmie. Artykuł zawiera rekomendacje dla firm, które dopiero rozpoczynają podróż z ESG.

Ratingi ESG: katalizator zmian czy iluzja postępu?

Współczesny świat biznesu coraz silniej akcentuje znaczenie ESG jako wyznacznika zrównoważonego rozwoju. W tym kontekście ratingi ESG odgrywają kluczową rolę w ocenie działań firm na polu odpowiedzialności środowiskowe, społecznej i zarządzania. Ale czy są one rzeczywistym impulsem do zmian, czy raczej efektowną fasadą bez głębszego wpływu na biznesową rzeczywistość? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Zrównoważony biznes czyli jak strategie ESG zmienią reguły gry?

ESG to dziś megatrend, który dotyczy coraz więcej firm i organizacji. Zaciera powoli granicę między sukcesem a odpowiedzialnością biznesu. Mimo, iż wymaga od przedsiębiorców wiele wysiłku, ESG dostarcza m.in. nieocenione narzędzie, które może nie tylko przekształcić biznes, ale również pomóc budować lepszą przyszłość. To strategia ESG zmienia sposób działania firm na zrównoważony i odpowiedzialny.

REKLAMA

Podatek od nieruchomości może być niższy. Samorządy ustalają najwyższe możliwe stawki

Podatek od nieruchomości może być niższy. To samorządy ustalają najwyższe możliwe stawki, korzystając z widełek ustawowych. Przedsiębiorcy apelują do samorządów o obniżenie podatku. Niektóre firmy płacą go nawet setki tysięcy w skali roku.

Jakie recenzje online liczą się bardziej niż te pozytywne?

Podejmując decyzje zakupowe online, klienci kierują się kilkoma ważnymi kryteriami, z których opinie odgrywają kluczową rolę. Oczekują przy tym, że recenzje będą nie tylko pozytywne, ale również aktualne. Potwierdzają to wyniki najnowszego badania TRUSTMATE.io, z którego wynika, że aż 73% Polaków zwraca uwagę na aktualność opinii. Zaledwie 1,18% respondentów nie uważa tego za istotne.

Widzieć człowieka. Czyli power skills menedżerów przyszłości

W świecie nieustannych zmian empatia i zrozumienie innych ludzi stają się fundamentem efektywnej współpracy, kreatywności i innowacyjności. Kompetencje przyszłości są związane nie tylko z automatyzacją, AI i big data, ale przede wszystkim z power skills – umiejętnościami interpersonalnymi, wśród których zarządzanie różnorodnością, coaching i mentoring mają szczególne znaczenie.

Czy cydry, wina owocowe i miody pitne doczekają się wersji 0%?

Związek Pracodawców Polska Rada Winiarstwa wystąpił z wnioskiem do Ministra Rolnictwa o nowelizację ustawy o wyrobach winiarskich. Powodem jest brak regulacji umożliwiających polskim producentom napojów winiarskich, takich jak cydr, wina owocowe czy miody pitne, oferowanie produktów bezalkoholowych. W obliczu rosnącego trendu NoLo, czyli wzrostu popularności napojów o zerowej lub obniżonej zawartości alkoholu, coraz więcej firm z branży alkoholowej wprowadza takie opcje do swojej oferty.

REKLAMA

Czy darowizna na WOŚP podlega odliczeniu od podatku? Komentarz ekspercki

W najbliższą niedzielę (26.01.2025 r.) swój Finał będzie miała Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy. Bez wątpienia wielu przedsiębiorców, jak również tysiące osób prywatnych, będzie wspierać to wydarzenie, a z takiego działania płynie wiele korzyści. Czy darowizna na WOŚP podlega odliczeniu od podatku?

Idą zmiany. Co czeka producentów i użytkowników elektroniki konsumenckiej w 2025 r.?

W 2025 roku branża elektroniki użytkowej czeka rewolucja – od standaryzacji ładowarek do smartfonów, przez obowiązkowy recykling baterii, aż po prawo do naprawy. A do tego wszystkiego… nieprzewidywalna polityka Donalda Trumpa. Co jeszcze wpłynie na przyszłość technologii?

REKLAMA