Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowy Office w firmie – jak uniknąć problemów?

Kamil Rogala
Jeśli w naszej firmie pojawił się pakiet Office 2007 i wszyscy pracownicy zdążyli się już do niego przyzwyczaić, aktualizacja na pakiet Office 2010 może poczekać.
Jeśli w naszej firmie pojawił się pakiet Office 2007 i wszyscy pracownicy zdążyli się już do niego przyzwyczaić, aktualizacja na pakiet Office 2010 może poczekać.
inforCMS
Jakikolwiek aktualizacje oprogramowania w firmie to często powód do paniki. Zarówno prezesi, jak i pracownicy niechętnie przeprowadzają takie operacje. Prezesi i właściciele firm muszą za takie aktualizacje płacić, często grube pieniądze, pracownicy zaś muszą od nowa uczyć się obsługi nowych programów. Czasami dochodzą do tego szkolenia i wdrożenia, a to zajmuje sporo czasu. Równie przerażająca może być aktualizacja pakietu Microsoft Office, zwłaszcza dla firm, które wciąż korzystają z wersji Office 2003. Odległość, jaka dzieli Office 2003 od 2010 może wzbudzić strach o kompatybilność u każdego kierownika działu IT. Jak to wygląda w praktyce i na co się przygotować?

Zdaniem ekspertów, recepta na udane przejście na pakiet Office 2010 zawiera sporą dawkę planowania, poświęcenia trochę czasu, przeszkolenia się i poprawienie jakości pracy w celu minimalizacji ryzyka. Jakiego ryzyka? Ryzyko nie wiąże się z możliwością upadku firmy, która zdecydowała się na aktualizację, a jedynie z okresowym zmniejszeniem wydajności firmy. Warto pamiętać, że tego typu aktualizacje nie są wskazane w okresie wzmożonej pracy w firmie. Dlatego też, jeśli w przyszłości planujemy przyjęcie większej ilości projektów lub jeśli przed aktualizacją mamy spory natłok pracy w firmie, lepiej przeprowadzić ją w okresie spokoju.

Jeśli w naszej firmie pojawił się pakiet Office 2007 i wszyscy pracownicy zdążyli się już do niego przyzwyczaić, aktualizacja na pakiet Office 2010 może poczekać. Kolejne zmiany mogą wprowadzić chaos w firmie i wywołać niezadowolenie u pracowników, którzy dopiero co doszli do perfekcji w korzystaniu z pakietu z 2007 roku. Jednak dla przedsiębiorstw, które nie jeszcze nie mają ani pakietu Office 2007 ani systemu Windows Vista, dopiero co startujący rok 2011 będzie doskonałym momentem, aby przejść od razu na pakiet Office 2010 i system Windowsa 7 z pominięciem niezbyt udanej Visty. Taka operacja to jeden duży krok dla całej firmy zamiast kilku mniejszych, które z pewnością nie wpłynęłyby pozytywnie na wydajność pracy. Taki skok do przodu zminimalizuje czas potrzebny na wdrażanie pracowników.

Pomimo większych wydatków na oprogramowanie, działy IT wciąż będą musiały się zmierzyć ze skomplikowanym procesem aktualizacji. Proces ten wymaga dokładnego oszacowania jak ta zmiana wpłynie na środowisko pracy. Konieczna będzie również konwersja wszystkich plików, przetestowanie aplikacji, czy wreszcie przeszkolenie wszystkich pracowników. Wraz z tymi wyzwaniami nadchodzą również pułapki. Poniżej przedstawiamy pułapki związane z przejściem na Office 2010. Tych pułapek można uniknąć, ale jak to zrobić?

Zobacz również: Jak ograniczyć zużycie prądu przez komputer?

Problemy z kompatybilnością – czy to ważne?

Przy jakiejkolwiek aktualizacji bądź zmianie oprogramowania mogą pojawić się problemy z kompatybilnością. W przypadku zmiany starszego pakietu Office na nowszy, w tym przypadku na pakiet Office 2010, najczęstszą przyczyną problemów jest brak kompatybilności pomiędzy niektórymi plikami i aplikacjami. Ten aspekt wymaga nieco więcej pracy i planowania. Najwięcej problemów z kompatybilnością napotykamy przy VBA, czyli Visual Basic dla Aplikacji. Kolejne problemy mogą pojawić się w składni, ukrytych poleceniach, uszkodzonych linkach do plików, nieprawidłową długością nazw plików i oczywiście przy przejściu na system 64-bitowy.

Powyższe problemy będą jeszcze bardziej widoczne, jeśli zdecydowaliśmy się na przesiadkę ze starego już pakietu Office 2003 na Office 2010. Radzimy więc, aby zespoły IT skupiały się raczej nad problemami kompatybilności, które dotyczą firmowych dokumentów i szablonów. Warto również zwrócić uwagę na dodatki, które rozszerzają funkcjonalności pakietu Office, a także na integrację z aplikacjami spoza pakietu. Najważniejszymi aplikacjami spoza pakietu będą narzędzia do zarządzania treścią oraz aplikacje CRM.

Firmy mogą również skorzystać ze specjalnych narzędzi udostępnianych przez Microsoft i inne firmy. Dzięki wykorzystaniu tych narzędzi poradzimy sobie z problemami z kompatybilnością i naprawimy niekompatybilny kod. Mimo dość szerokiego wyboru alternatywnych rozwiązań, radzimy korzystać z pewniaków od Microsoftu.

Jak przeprowadzić szkolenie pracowników?

Dla niektórych największym problemem oprócz kompatybilności jest przeszkolenie pracowników. Dla wielu przedsiębiorców sam wyraz „szkolenie” spędza sen z powiek. Ale czy to wygląda aż tak strasznie?

Oczywiście, po przejściu z pakietu Office 2003 na nowszy trzeba poświęcić trochę czasu, aby opanować nowy, wstążkowy interfejs, który pojawił się już w wersji 2007. Warto poświęcić trochę czasu na odpowiednie przeszkolenie pracowników, tak aby nie musieli uczyć się wszystkiego sami. Owszem, metodą prób i błędów pracownicy doszliby do wszystkiego sami, ale zajęłoby to o wiele więcej czasu niż krótkie przeszkolenie.

Zamiast szkoleń, zespoły IT mogą przygotować ogólnodostępny FAQ, czy inne poradniki, które będą służyły personelowi jako pomoc w przypadku problemów. Tego typu poradniki udostępnia chociażby Microsoft oraz inne firmy, które specjalizują się w takich szkoleniach. Pracownicy przechodzący na Office 2010 z wersji 2003 lub wcześniejszych będą potrzebowali około 45 minut szkolenia na każdą z aplikacji. Oczywiście warunkiem jest odpowiednia wiedza na temat działania pakietu Office nawet z wcześniejszych wersji.

Zobacz również: Kradzież tożsamości poprzez fałszywe ogłoszenia o pracę – jak się przed tym ochronić?

Pełen potencjał Office 2010 dopiero po jakimś czasie

Wiele nowych funkcjonalności pakietu Office 2010 pomoże zmaksymalizować zwrot inwestycji w to oprogramowanie. Nie należy jednak zakładać, że pracownicy natychmiast nauczą się ze wszystkich tych udogodnień korzystać. Do tego potrzebny będzie czas i w zależności od tego, jak przebiegło wcześniejsze szkolenie, może to być kilka dni lub kilka tygodni. Dlatego też zespoły IT powinny od czasu do czasu przeprowadzać szkolenia. Owszem, bywają one kosztowne i zajmują czas, ale dzięki nim pokarzemy pracownikom korzyści, jakie dają im nowo zaimplementowane funkcjonalności. Skuteczne szkolenia z pewnością przełożą się na zwiększenie praktycznych umiejętności pracowników, a to z kolei przełoży się na zwiększenie wydajności i jakości ich pracy.

Wzajemne szkolenie receptą na sukces?

Jeśli przerażają nas koszta szkoleń i wdrożeń, możemy je ograniczyć korzystają z ogólnodostępnych FAQ i narzędzi do eLearningu. Należy jednak pamiętać, że te metody mają ograniczoną skuteczność. Nie zastąpią one profesjonalnego szkolenia przeprowadzonego przez dobry zespół IT. Jest jednak inna metoda niedrogiego szkolenia dla pracowników, o której wszyscy zdają się zapominać. Tą metodą są… inni pracownicy.

Sposób ten jest znany każdemu, choćby z czasów studenckich i szkolnych. Praca w grupie zawsze przynosiła najwięcej korzyści i nawet ciężkie zadania, gdy przysiadło do nich kilka osób, stawały się proste. Tę teorię można przenieść do firmy. O ile ogólne szkolenie pozwala pracownikowi na zapoznanie się z podstawami tego jak korzystać z poszczególnych narzędzi, to informacje od kolegów pozwalają na zorientowanie się w bardziej szczegółowych tematach, w tym takich, które przydają się w tej konkretnej pracy, którą właśnie wykonują. Wzajemne dzielenie się doświadczeniem z pewnością zaowocuje szybkim wdrożeniem się pracowników do nowych rozwiązań, a przecież to jest najważniejsze.

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Tablica z czarną dłonią. Co oznacza?
    Tablica z czarną dłonią jest nowym pomysłem GDDKiA na walkę z kierowcami, którzy wjeżdżają na autostrady i drogi ekspresowe pod prąd. Co znaczy?
    Zielona Karta. Darmowa polisa, która niewypisana nie chroni
    Zielona Karta często jest bezpłatnie wydawana przez ubezpieczycieli. I choć może być bezpłatna, gdy kierowca jej nie wyrobi, polisa nie chroni.
    Czy można tankować diesla na włączonym silniku?
    Czy można tankować diesla na włączonym silniku? A odpowiedź na tak zadane pytanie brzmi... Poznaj ją czytając nasz materiał.
    Wyższe OC za punkty? 83 proc. kierowców jest za
    Wyższe OC za punkty? 83 proc. polskich kierowców uważa, że to dobry pomysł. A to nie koniec ciekawostek płynących z badania ankietowego.
    Ustawa wiatrakowa – co zakłada projekt
    Rada Ministrów ma się we wtorek zająć tzw. ustawą wiatrakową - wynika z porządku obrad rządu. Zgodnie z projektem nowa elektrownia wiatrowa będzie mogła być lokowana wyłącznie na podstawie Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego.
    Magazyny w Trójmieście na wysokiej fali
    Magazyny w Trójmieście. Województwo pomorskie jest jednym z najbardziej rozpędzonych rynków przemysłowo-magazynowych w kraju. W pierwszym kwartale tego roku, gdy niektóre regiony zaczęły lekko hamować, Trójmiasto odnotowało kolejny spadek poziomu pustostanów – wolnej powierzchni brakuje zarówno w istniejących, jak i powstających budynkach. Zainteresowanie najemców nadal utrzymuje się na wysokim poziomie.
    Parkowanie w strefie zamieszkania w miejscu niewyznaczonym
    Parkowanie w strefie zamieszkania w miejscu niewyznaczonym. Jest możliwe? Czy oznacza mandat? Co mówią przepisy?
    Ograniczenie dostępności kredytów hipotecznych wpłynie na wzrost czynszów za wynajem
    Ograniczenie dostępności kredytów będzie oddziaływać na rynek długofalowo. Będziemy obserwować dalszy wzrost czynszów mieszkań na wynajem. Podczas gdy deweloperzy zmniejszają podaż, rosnąć będzie liczba osób odkładających decyzję o własnym mieszkaniu - prognozują analitycy HRE.
    Lotos: promocja na paliwo 2022?
    Lotos: promocja na paliwo 2022? Tak, zaraz po Orlenie i Lotos postanowił zaoferować kierowcom specjalną ofertę wakacyjną. Ile wynosi rabat na paliwo?
    30 groszy taniej na BP. Wakacyjna oferta nie tylko na Orlenie
    30 groszy taniej na BP? Dokładnie tak. Brytyjska sieć stacji paliwowych właśnie dołączyła do wakacyjnej oferty w roku 2022. Jakie są warunki?
    Prawo do wypoczynku a efektywność pracy. Jak zarządzać projektami w wakacje?
    Rozpoczęły się wakacje, a wraz z nimi sezon urlopowy. Dla wielu firm oznacza to spowolnienie pracy i potencjalne opóźnienia w projektach. Czy jest się czym martwić? A może dać projektom wolne i pilnować tylko tych kluczowych?
    Bravoauto. Inchcape z pomysłem na sprzedaż aut używanych
    Bravoauto. Inchcape przedstawił właśnie sieć sprzedaży samochodów używanych wszystkich marek. Pierwszy tego typu punkt powstanie w Poznaniu.
    Kryzys żywnościowy w Afryce. Czy zboże z Polski popłynie do Afryki?
    Wojna w Ukrainie zagroziła bezpieczeństwu żywnościowemu państw Afryki, które są silnie uzależnione od importu m.in. zbóż i wrażliwe na podwyżki. Na całym kontynencie ceny żywności rosną nawet o kilkadziesiąt procent, pojawiły się też obawy o dostępność pieczywa. Na dodatek w dużej części Afryki rozpoczyna się pora deszczowa, więc za miesiąc przyjdzie czas zasiewów, a do tego brakuje nawozów.
    Gaz-System: ruszyła pierwsza aukcja przepustowości gazociągów do Danii oraz na Litwę i Słowację
    W poniedziałek ruszyła pierwsza w historii aukcja przepustowości połączeń gazociągowych z Danią, Litwą i Słowacją, które umożliwiają sprowadzanie do Polski gazu z różnych kierunków - poinformował w poniedziałek krajowy operator przesyłowy Gaz-System.
    Zarządzanie w czasach niepewności. Jak skutecznie wzmacniać zaangażowanie i efektywność?
    Czasy pandemii i konieczność wdrożenia pracy hybrydowej w organizacjach spowodowały przedefiniowanie priorytetów, związanych z zarządzaniem pracownikami. Dotychczas kluczowe były takie działania jak m.in. skuteczne delegowanie, monitorowanie i egzekwowanie realizacji zadań. Pandemia i praca w zespołach rozproszonych pokazały, że kontrola wykonywanych przez pracowników projektów jest ważna, ale równie istotne jest znalezienie sposobu, jak być blisko pracownika, pomimo niemożności spotkania się „na żywo”. Ważne okazało się zrozumienie motywacji pracowników, ich obaw, niepokojów. To wymagało poświęcania jeszcze więcej czasu na rozmowę, na reagowanie w sytuacjach kryzysowych. Wsparcie tego typu okazało się skutecznym sposobem na zwiększenie efektywności pracy przy jednoczesnym zachowaniu tożsamości zespołów. W dzisiejszych czasach, które wiążą się z niepewnością, brakiem stabilizacji i wymagają jeszcze większego wspierania pracowników w kryzysach, warto zwrócić uwagę na istotne kwestie, bez których ciężko wyobrazić sobie współczesny model zarządzania.
    Czy można złożyć deklarację do CEEB po 30 czerwca 2022 roku?
    Złożenie deklaracji dotyczącej źródeł ciepła do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków jest obowiązkiem właścicieli wszystkim nieruchomości, w których zainstalowane jest chociaż jedno źródło ciepła. Termin upłynął z końcem czerwca. Co mają zrobić osoby, które nie złożyły jej w ustawowym czasie?
    Wartość zapytań o kredyty hipoteczne w czerwcu spadła o 59,9%
    O kredyt hipoteczny w czerwcu 2022 wnioskowało łącznie 19,52 tys. potencjalnych kredytobiorców, w porównaniu do 48,42 tys. rok wcześniej – jest to spadek o 59,7%. W porównaniu do maja 2022 r. osób wnioskujących o kredyt mieszkaniowy było mniej o 18,1%.
    Łódzka Specjalna Strefa Ekonomiczna przekaże 5 mln zł na szkolenia dla uchodźców z Ukrainy
    Łódzka Specjalna Strefa Ekonomiczna uruchamia specjalną rundę naboru w programie szkoleniowym. Dzięki temu firmy zatrudniające uchodźców z Ukrainy będą mogły ubiegać się o dofinansowanie szkoleń, co przyczyni się do zdobywania przez nich nowych umiejętności, zawodów.
    Czy można tankować do kanistra?
    Czy można tankować do kanistra? To pytanie, które często zadają kierowcy. I możliwość taka występuje, ale trzeba dochować kilku warunków.
    Auto dla kobiety. Jak panie wybierają samochody?
    Auto dla kobiety, czyli zastanawialiście się kiedyś jaki jest klucz, który decyduje o zakupie konkretnego egzemplarza pojazdu przez panie? My to wiemy!
    Transgraniczne zbycie zorganizowanej części przedsiębiorstwa a VAT
    Struktura organizacyjna grup kapitałowych ewoluuje, co wymusza naturalne procesy restrukturyzacyjne. Każdy proces restrukturyzacji niesie za sobą określone konsekwencje podatkowe, które należy przeanalizować zanim grupa podejmie decyzję o reorganizacji. Jednym z takich przykładów jest sytuacja transgranicznego zbycia zorganizowanej części przedsiębiorstwa.
    Limitowany Formentor VZ5. Powstanie tylko 999 sztuk!
    Limitowany Formentor VZ5, czyli pełnokrwista Cupra o mocy 390 koni, która powstanie w ilości tylko 999 sztuk. Każda otrzyma laserowy grawer!
    Ceny mieszkań na rynku wtórnym powoli się stabilizują — raport po II kwartale 2022
    Analiza 18 miast wojewódzkich wykazała, że w 12 z nich średnie ceny ofertowe mieszkań praktycznie nie zmieniły się w porównaniu do I kwartału br. Największe wzrosty stawek zanotował rynek najmu, który przeżywa pozytywny szok popytowy. Z kolei rynek działek pod budowę domu mierzy się z brakiem ofert w miastach.
    Polska przedsiębiorczość w zapaści. Co trzeci właściciel firmy myśli o tym, aby ją zamknąć
    Z raport Assay Biznes wynika, że już prawie co trzeci przedsiębiorca myśli o zamknięciu swojej firmy, a co piąty – o jej sprzedaży. Połowa chętnie zamieniłaby własną działalność gospodarczą na pracę na etacie. Poza wojną, galopującą inflacją czy zerwanymi łańcuchami dostaw przedsiębiorcom sen z powiek spędza Polski Ład. 82 proc. przedsiębiorców przyznaje, że nie rozumie wprowadzonych w nim zmian, a podobny odsetek deklaruje, że w związku z reformą zwiększyły się ich obciążenia podatkowe. Jak szacują, po wprowadzeniu reformy stracili 2346 zł miesięcznie.
    Nissan Qashqai e-POWER. Cena w Polsce od 173 700 zł
    Nissan Qashqai e-POWER. Cena elektryka ze spalinowym zasilaczem została opublikowana. Wystartowały też zamówienia na auto.