Kategorie

Nowy Office w firmie – jak uniknąć problemów?

Kamil Rogala
Jeśli w naszej firmie pojawił się pakiet Office 2007 i wszyscy pracownicy zdążyli się już do niego przyzwyczaić, aktualizacja na pakiet Office 2010 może poczekać.
inforCMS
Jakikolwiek aktualizacje oprogramowania w firmie to często powód do paniki. Zarówno prezesi, jak i pracownicy niechętnie przeprowadzają takie operacje. Prezesi i właściciele firm muszą za takie aktualizacje płacić, często grube pieniądze, pracownicy zaś muszą od nowa uczyć się obsługi nowych programów. Czasami dochodzą do tego szkolenia i wdrożenia, a to zajmuje sporo czasu. Równie przerażająca może być aktualizacja pakietu Microsoft Office, zwłaszcza dla firm, które wciąż korzystają z wersji Office 2003. Odległość, jaka dzieli Office 2003 od 2010 może wzbudzić strach o kompatybilność u każdego kierownika działu IT. Jak to wygląda w praktyce i na co się przygotować?
Reklama

Zdaniem ekspertów, recepta na udane przejście na pakiet Office 2010 zawiera sporą dawkę planowania, poświęcenia trochę czasu, przeszkolenia się i poprawienie jakości pracy w celu minimalizacji ryzyka. Jakiego ryzyka? Ryzyko nie wiąże się z możliwością upadku firmy, która zdecydowała się na aktualizację, a jedynie z okresowym zmniejszeniem wydajności firmy. Warto pamiętać, że tego typu aktualizacje nie są wskazane w okresie wzmożonej pracy w firmie. Dlatego też, jeśli w przyszłości planujemy przyjęcie większej ilości projektów lub jeśli przed aktualizacją mamy spory natłok pracy w firmie, lepiej przeprowadzić ją w okresie spokoju.

Jeśli w naszej firmie pojawił się pakiet Office 2007 i wszyscy pracownicy zdążyli się już do niego przyzwyczaić, aktualizacja na pakiet Office 2010 może poczekać. Kolejne zmiany mogą wprowadzić chaos w firmie i wywołać niezadowolenie u pracowników, którzy dopiero co doszli do perfekcji w korzystaniu z pakietu z 2007 roku. Jednak dla przedsiębiorstw, które nie jeszcze nie mają ani pakietu Office 2007 ani systemu Windows Vista, dopiero co startujący rok 2011 będzie doskonałym momentem, aby przejść od razu na pakiet Office 2010 i system Windowsa 7 z pominięciem niezbyt udanej Visty. Taka operacja to jeden duży krok dla całej firmy zamiast kilku mniejszych, które z pewnością nie wpłynęłyby pozytywnie na wydajność pracy. Taki skok do przodu zminimalizuje czas potrzebny na wdrażanie pracowników.

Pomimo większych wydatków na oprogramowanie, działy IT wciąż będą musiały się zmierzyć ze skomplikowanym procesem aktualizacji. Proces ten wymaga dokładnego oszacowania jak ta zmiana wpłynie na środowisko pracy. Konieczna będzie również konwersja wszystkich plików, przetestowanie aplikacji, czy wreszcie przeszkolenie wszystkich pracowników. Wraz z tymi wyzwaniami nadchodzą również pułapki. Poniżej przedstawiamy pułapki związane z przejściem na Office 2010. Tych pułapek można uniknąć, ale jak to zrobić?

Zobacz również: Jak ograniczyć zużycie prądu przez komputer?

Problemy z kompatybilnością – czy to ważne?

Reklama

Przy jakiejkolwiek aktualizacji bądź zmianie oprogramowania mogą pojawić się problemy z kompatybilnością. W przypadku zmiany starszego pakietu Office na nowszy, w tym przypadku na pakiet Office 2010, najczęstszą przyczyną problemów jest brak kompatybilności pomiędzy niektórymi plikami i aplikacjami. Ten aspekt wymaga nieco więcej pracy i planowania. Najwięcej problemów z kompatybilnością napotykamy przy VBA, czyli Visual Basic dla Aplikacji. Kolejne problemy mogą pojawić się w składni, ukrytych poleceniach, uszkodzonych linkach do plików, nieprawidłową długością nazw plików i oczywiście przy przejściu na system 64-bitowy.

Powyższe problemy będą jeszcze bardziej widoczne, jeśli zdecydowaliśmy się na przesiadkę ze starego już pakietu Office 2003 na Office 2010. Radzimy więc, aby zespoły IT skupiały się raczej nad problemami kompatybilności, które dotyczą firmowych dokumentów i szablonów. Warto również zwrócić uwagę na dodatki, które rozszerzają funkcjonalności pakietu Office, a także na integrację z aplikacjami spoza pakietu. Najważniejszymi aplikacjami spoza pakietu będą narzędzia do zarządzania treścią oraz aplikacje CRM.

Firmy mogą również skorzystać ze specjalnych narzędzi udostępnianych przez Microsoft i inne firmy. Dzięki wykorzystaniu tych narzędzi poradzimy sobie z problemami z kompatybilnością i naprawimy niekompatybilny kod. Mimo dość szerokiego wyboru alternatywnych rozwiązań, radzimy korzystać z pewniaków od Microsoftu.

Jak przeprowadzić szkolenie pracowników?

Dla niektórych największym problemem oprócz kompatybilności jest przeszkolenie pracowników. Dla wielu przedsiębiorców sam wyraz „szkolenie” spędza sen z powiek. Ale czy to wygląda aż tak strasznie?

Oczywiście, po przejściu z pakietu Office 2003 na nowszy trzeba poświęcić trochę czasu, aby opanować nowy, wstążkowy interfejs, który pojawił się już w wersji 2007. Warto poświęcić trochę czasu na odpowiednie przeszkolenie pracowników, tak aby nie musieli uczyć się wszystkiego sami. Owszem, metodą prób i błędów pracownicy doszliby do wszystkiego sami, ale zajęłoby to o wiele więcej czasu niż krótkie przeszkolenie.

Zamiast szkoleń, zespoły IT mogą przygotować ogólnodostępny FAQ, czy inne poradniki, które będą służyły personelowi jako pomoc w przypadku problemów. Tego typu poradniki udostępnia chociażby Microsoft oraz inne firmy, które specjalizują się w takich szkoleniach. Pracownicy przechodzący na Office 2010 z wersji 2003 lub wcześniejszych będą potrzebowali około 45 minut szkolenia na każdą z aplikacji. Oczywiście warunkiem jest odpowiednia wiedza na temat działania pakietu Office nawet z wcześniejszych wersji.

Zobacz również: Kradzież tożsamości poprzez fałszywe ogłoszenia o pracę – jak się przed tym ochronić?

Pełen potencjał Office 2010 dopiero po jakimś czasie

Wiele nowych funkcjonalności pakietu Office 2010 pomoże zmaksymalizować zwrot inwestycji w to oprogramowanie. Nie należy jednak zakładać, że pracownicy natychmiast nauczą się ze wszystkich tych udogodnień korzystać. Do tego potrzebny będzie czas i w zależności od tego, jak przebiegło wcześniejsze szkolenie, może to być kilka dni lub kilka tygodni. Dlatego też zespoły IT powinny od czasu do czasu przeprowadzać szkolenia. Owszem, bywają one kosztowne i zajmują czas, ale dzięki nim pokarzemy pracownikom korzyści, jakie dają im nowo zaimplementowane funkcjonalności. Skuteczne szkolenia z pewnością przełożą się na zwiększenie praktycznych umiejętności pracowników, a to z kolei przełoży się na zwiększenie wydajności i jakości ich pracy.

Wzajemne szkolenie receptą na sukces?

Jeśli przerażają nas koszta szkoleń i wdrożeń, możemy je ograniczyć korzystają z ogólnodostępnych FAQ i narzędzi do eLearningu. Należy jednak pamiętać, że te metody mają ograniczoną skuteczność. Nie zastąpią one profesjonalnego szkolenia przeprowadzonego przez dobry zespół IT. Jest jednak inna metoda niedrogiego szkolenia dla pracowników, o której wszyscy zdają się zapominać. Tą metodą są… inni pracownicy.

Sposób ten jest znany każdemu, choćby z czasów studenckich i szkolnych. Praca w grupie zawsze przynosiła najwięcej korzyści i nawet ciężkie zadania, gdy przysiadło do nich kilka osób, stawały się proste. Tę teorię można przenieść do firmy. O ile ogólne szkolenie pozwala pracownikowi na zapoznanie się z podstawami tego jak korzystać z poszczególnych narzędzi, to informacje od kolegów pozwalają na zorientowanie się w bardziej szczegółowych tematach, w tym takich, które przydają się w tej konkretnej pracy, którą właśnie wykonują. Wzajemne dzielenie się doświadczeniem z pewnością zaowocuje szybkim wdrożeniem się pracowników do nowych rozwiązań, a przecież to jest najważniejsze.

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    24 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Chipy płatnicze - czy to nieuniknione?

    Technologie cyfrowe, chociaż powszechne w naszym codziennym życiu, wciąż wzbudzają wiele pytań i kontrowersji, zwłaszcza w kontekście tego, jak daleko jesteśmy skłonni przesuwać granicę ich akceptacji. Czy takim novum będą właśnie chipy płatnicze?

    Kryzys na rynku najmu mieszkań

    Rynek najmu. Jeszcze do niedawna inwestycje w lokale na wynajem były uznawane za żyłę złota. Rentowność nie spadała poniżej 4%, wartość nieruchomości ciągle wzrastała. Wydawało się, że ten segment jest bezpieczny i przyszłościowy. Wraz z wprowadzonymi obostrzeniami z powodu pandemii COVID-19, popyt wycofał się z rynku, co spowodowało katastrofalne skutki dla indywidualnych inwestorów.

    Przed jakimi wyzwaniami stoi sektor data center?

    Centra danych w pandemicznej rzeczywistości stały się kluczowe dla funkcjonowania globalnej gospodarki. Można powiedzieć, że zapotrzebowanie na dane i zabezpieczenie ciągłości działania obiektów data center jeszcze nigdy w historii nie było tak wielkie. Możemy wskazać Polskę jako jeden ze „wschodzących” rynków, gdzie sektor w ostatnim czasie rozwija się bardzo dynamicznie.

    Zgoda na nadanie numeru VIN. Kiedy jest wydawana?

    Zgoda na nadanie numeru VIN jest wydawana przez wydział komunikacji w określonych przypadkach. Jakich? O tym opowiemy za chwilę.

    Prezydent podpisał ustawę o e-doręczeniach

    Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację ustawy o doręczeniach elektronicznych (e-Doręczeniach). Główna zmiana to przesunięcie terminu wdrożenia e-Doręczeń. Jaki jest cel tej ustawy?

    Polacy i Hiszpanie wybierają firmy odpowiedzialne

    Patrząc całościowo na najświeższe wyniki badania, można zobaczyć, że normalność wraca nie tylko w postaci luzowania kolejnych obostrzeń, ale też w naszych głowach. Niemniej, pandemia z pewnością wyrobiła w nas nowe nawyki, które zostaną z nami na długo. Jeśli nie na zawsze - mówi Michał Tokarski, partner, lider sektora dóbr konsumenckich w Polsce, Deloitte.

    Globalne podatki dla firm przyniosłyby 695 mld USD rocznie

    Wprowadzenie globalnego podatku majątkowego zapewniłoby 289 mld USD rocznie, globalnego podatku klimatycznego – 279 mld USD rocznie, a globalnej minimalnej stawki CIT – 127 mld USD rocznie. Na co można by przeznaczyć taką kwotę?

    Rafał Pikuła: Na fake newsach można dobrze zarobić [PODCAST]

    Fake newsy to nie jest nowość w świecie informacji. Istnieją od zawsze, tylko teraz zwiększyła się skala tego zjawiska – wyjaśnia Rafał Pikuła. Zapraszamy do słuchania podcastu.

    "Ugryzienie" przez osę, pszczołę, komary, gzy i inne owady - co robić?

    Ukąszenia owadów - co robić? Pszczoły, osy, pająki, komary, meszki, kleszcze, gzy, szerszenie…. Warto być przygotowanym na ich ewentualne ugryzienia, zwłaszcza u najmłodszych, szczególnie, że w ich przypadku nie możemy być pewni, czy nie wystąpi silna reakcja alergiczna.

    Dopisanie współwłaściciela do dowodu rejestracyjnego

    Dopisanie współwłaściciela do dowodu rejestracyjnego: jak załatwić formalności? Warto dobrze przygotować się do wizyty w wydziale komunikacji.

    Jak zostać instruktorem nauki jazdy?

    Jak zostać instruktorem nauki jazdy? Na drodze do tzw. "L-ki" kierowcy stoi przede wszystkim kurs organizowany głównie w WORD-ach.

    Wyniki budownictwa w maju 2021 r.

    Budownictwo. Główny Urząd Statystyczny zaprezentował informacje o wynikach budownictwa w maju 2021. Produkcja budowlano-montażowa okazała się o 10,2% wyższa niż w kwietniu i jednocześnie wyższa niż przed rokiem o 4,7%. Miesiąc wcześniej roczna dynamika produkcji była ujemna i wyniosła -4,2%.

    Pozwolenie na kierowanie tramwajem. Co musisz o nim wiedzieć?

    Pozwolenie na kierowanie tramwajem to tak naprawdę prawo jazdy na tramwaj. Jak się je zdobywa i jakie warunki należy spełnić?

    Internet i pandemia przyczyną zwiększonego obrotu podróbkami

    Komenda Główna Policji podaje, że w I kwartale br. stwierdzono prawie 7 tys. przestępstw naruszających prawa własności przemysłowej i intelektualnej. Co głównie kupują nabywcy podróbek?

    Nowy Peugeot 308 SW - jest po prostu piękny!

    Nowy Peugeot 308 SW został oficjalnie zaprezentowany. Powabne kombi ma 600-litrowy bagażnik i paletę pięciu silników.

    Maksymalna opłata za śmieci przy metodzie "od wody"

    Ustawa śmieciowa. Przy zastosowaniu metody "od wody" opłata za odpady nie będzie mogła być wyższa niż 7,8 proc. przeciętnego miesięcznego dochodu rozporządzalnego na jedną osobę ogółem za gospodarstwo domowe, tj. około 150 zł. Jakie jeszcze zmiany zawiera nowela ustawy śmieciowej?

    ARiMR: ostatnie dni na złożenie wniosków m.in. ws. premii dla młodych rolników

    Jeszcze do 28 czerwca można składać wnioski na inwestycje w ekosystemy leśne, z kolei do końca czerwca jest czas, aby starać się o premie dla młodych rolników i dofinansowanie na rozpoczęcie działalności gospodarczej - przypomina ARiMR.

    Jak branża handlowa może wykorzystać analitykę danych?

    Ponad połowa wiodących producentów oraz dystrybutorów już wykorzystuje analitykę danych i sztuczną inteligencję, a trzy czwarte z nich osiąga dzięki tym działaniom wymierne korzyści. Po co analizować dane w handlu?

    Peugeot 2008 [TEST]: mały, miejski lew dorósł!

    Peugeot 2008 jest miejskim crossoverem. Niech jednak ten tytuł Was nie zmyli. Bo auto jest bardziej dojrzałe, niż mogłoby się wydawać!

    Co może zrobić pracodawca, kiedy pracownik jest dłużnikiem?

    Biorąc pod uwagę statystyki, co dziesiąty Polak ma długi, a większość z nich to osoby w wieku produkcyjnym, które na co dzień pracują. Pracownik dłużnik może być dla firmy dużym problemem. Jak sobie z nim poradzić?

    Niezapłacone faktury wpływają na kondycję firmy

    60 proc. firm w pandemii skarży się, że ich kontrahenci nie płacą w terminie faktur. Dodatkowo 44 proc. wskazuje, że odbiorcy w ostatnich trzech miesiącach w ogóle nie uregulowali należności za otrzymane towary czy wykonane usługi.

    Brak tabliczki znamionowej w przyczepie. No i jest problem...

    Brak tabliczki znamionowej w przyczepie? Kierowcę czeka wizyta w wydziale komunikacji, stacji kontroli pojazdów i znowu wydziale komunikacji.

    Zastaw rejestrowy na samochodzie. Jak sprawdzić auto?

    Zastaw rejestrowy na samochodzie. Jak sprawdzić czy używane auto nie jest obciążone prawami osób trzecich? Są na to tak naprawdę trzy sposoby.

    Jak zgłosić informację o porzuconych odpadach?

    Informację o porzuconych odpadach, niebezpiecznych czy komunalnych może zgłosić przez stronę Głównego Inspektoratu Ochrony Środowiska - poinformował wiceminister klimatu i środowiska Jacek Ozdoba. Zgłoszenia można dokonać anonimowo.

    Jakich pracowników poszukuje branża logistyczna?

    Polski sektor e-commerce należy obecnie do najbardziej dynamicznie rosnących rynków europejskich. Wraz z rozwojem branży widać rosnące zapotrzebowanie na konkretne zawody. Kto jest potrzebny najbardziej?