Nowy Office w firmie – jak uniknąć problemów?

Zdaniem ekspertów, recepta na udane przejście na pakiet Office 2010 zawiera sporą dawkę planowania, poświęcenia trochę czasu, przeszkolenia się i poprawienie jakości pracy w celu minimalizacji ryzyka. Jakiego ryzyka? Ryzyko nie wiąże się z możliwością upadku firmy, która zdecydowała się na aktualizację, a jedynie z okresowym zmniejszeniem wydajności firmy. Warto pamiętać, że tego typu aktualizacje nie są wskazane w okresie wzmożonej pracy w firmie. Dlatego też, jeśli w przyszłości planujemy przyjęcie większej ilości projektów lub jeśli przed aktualizacją mamy spory natłok pracy w firmie, lepiej przeprowadzić ją w okresie spokoju.

Jeśli w naszej firmie pojawił się pakiet Office 2007 i wszyscy pracownicy zdążyli się już do niego przyzwyczaić, aktualizacja na pakiet Office 2010 może poczekać. Kolejne zmiany mogą wprowadzić chaos w firmie i wywołać niezadowolenie u pracowników, którzy dopiero co doszli do perfekcji w korzystaniu z pakietu z 2007 roku. Jednak dla przedsiębiorstw, które nie jeszcze nie mają ani pakietu Office 2007 ani systemu Windows Vista, dopiero co startujący rok 2011 będzie doskonałym momentem, aby przejść od razu na pakiet Office 2010 i system Windowsa 7 z pominięciem niezbyt udanej Visty. Taka operacja to jeden duży krok dla całej firmy zamiast kilku mniejszych, które z pewnością nie wpłynęłyby pozytywnie na wydajność pracy. Taki skok do przodu zminimalizuje czas potrzebny na wdrażanie pracowników.

Pomimo większych wydatków na oprogramowanie, działy IT wciąż będą musiały się zmierzyć ze skomplikowanym procesem aktualizacji. Proces ten wymaga dokładnego oszacowania jak ta zmiana wpłynie na środowisko pracy. Konieczna będzie również konwersja wszystkich plików, przetestowanie aplikacji, czy wreszcie przeszkolenie wszystkich pracowników. Wraz z tymi wyzwaniami nadchodzą również pułapki. Poniżej przedstawiamy pułapki związane z przejściem na Office 2010. Tych pułapek można uniknąć, ale jak to zrobić?

Zobacz również: Jak ograniczyć zużycie prądu przez komputer?

Problemy z kompatybilnością – czy to ważne?

Przy jakiejkolwiek aktualizacji bądź zmianie oprogramowania mogą pojawić się problemy z kompatybilnością. W przypadku zmiany starszego pakietu Office na nowszy, w tym przypadku na pakiet Office 2010, najczęstszą przyczyną problemów jest brak kompatybilności pomiędzy niektórymi plikami i aplikacjami. Ten aspekt wymaga nieco więcej pracy i planowania. Najwięcej problemów z kompatybilnością napotykamy przy VBA, czyli Visual Basic dla Aplikacji. Kolejne problemy mogą pojawić się w składni, ukrytych poleceniach, uszkodzonych linkach do plików, nieprawidłową długością nazw plików i oczywiście przy przejściu na system 64-bitowy.

Powyższe problemy będą jeszcze bardziej widoczne, jeśli zdecydowaliśmy się na przesiadkę ze starego już pakietu Office 2003 na Office 2010. Radzimy więc, aby zespoły IT skupiały się raczej nad problemami kompatybilności, które dotyczą firmowych dokumentów i szablonów. Warto również zwrócić uwagę na dodatki, które rozszerzają funkcjonalności pakietu Office, a także na integrację z aplikacjami spoza pakietu. Najważniejszymi aplikacjami spoza pakietu będą narzędzia do zarządzania treścią oraz aplikacje CRM.

Firmy mogą również skorzystać ze specjalnych narzędzi udostępnianych przez Microsoft i inne firmy. Dzięki wykorzystaniu tych narzędzi poradzimy sobie z problemami z kompatybilnością i naprawimy niekompatybilny kod. Mimo dość szerokiego wyboru alternatywnych rozwiązań, radzimy korzystać z pewniaków od Microsoftu.

Jak przeprowadzić szkolenie pracowników?

Dla niektórych największym problemem oprócz kompatybilności jest przeszkolenie pracowników. Dla wielu przedsiębiorców sam wyraz „szkolenie” spędza sen z powiek. Ale czy to wygląda aż tak strasznie?

Oczywiście, po przejściu z pakietu Office 2003 na nowszy trzeba poświęcić trochę czasu, aby opanować nowy, wstążkowy interfejs, który pojawił się już w wersji 2007. Warto poświęcić trochę czasu na odpowiednie przeszkolenie pracowników, tak aby nie musieli uczyć się wszystkiego sami. Owszem, metodą prób i błędów pracownicy doszliby do wszystkiego sami, ale zajęłoby to o wiele więcej czasu niż krótkie przeszkolenie.

Zamiast szkoleń, zespoły IT mogą przygotować ogólnodostępny FAQ, czy inne poradniki, które będą służyły personelowi jako pomoc w przypadku problemów. Tego typu poradniki udostępnia chociażby Microsoft oraz inne firmy, które specjalizują się w takich szkoleniach. Pracownicy przechodzący na Office 2010 z wersji 2003 lub wcześniejszych będą potrzebowali około 45 minut szkolenia na każdą z aplikacji. Oczywiście warunkiem jest odpowiednia wiedza na temat działania pakietu Office nawet z wcześniejszych wersji.

Zobacz również: Kradzież tożsamości poprzez fałszywe ogłoszenia o pracę – jak się przed tym ochronić?

Pełen potencjał Office 2010 dopiero po jakimś czasie

Wiele nowych funkcjonalności pakietu Office 2010 pomoże zmaksymalizować zwrot inwestycji w to oprogramowanie. Nie należy jednak zakładać, że pracownicy natychmiast nauczą się ze wszystkich tych udogodnień korzystać. Do tego potrzebny będzie czas i w zależności od tego, jak przebiegło wcześniejsze szkolenie, może to być kilka dni lub kilka tygodni. Dlatego też zespoły IT powinny od czasu do czasu przeprowadzać szkolenia. Owszem, bywają one kosztowne i zajmują czas, ale dzięki nim pokarzemy pracownikom korzyści, jakie dają im nowo zaimplementowane funkcjonalności. Skuteczne szkolenia z pewnością przełożą się na zwiększenie praktycznych umiejętności pracowników, a to z kolei przełoży się na zwiększenie wydajności i jakości ich pracy.

Wzajemne szkolenie receptą na sukces?

Jeśli przerażają nas koszta szkoleń i wdrożeń, możemy je ograniczyć korzystają z ogólnodostępnych FAQ i narzędzi do eLearningu. Należy jednak pamiętać, że te metody mają ograniczoną skuteczność. Nie zastąpią one profesjonalnego szkolenia przeprowadzonego przez dobry zespół IT. Jest jednak inna metoda niedrogiego szkolenia dla pracowników, o której wszyscy zdają się zapominać. Tą metodą są… inni pracownicy.

Sposób ten jest znany każdemu, choćby z czasów studenckich i szkolnych. Praca w grupie zawsze przynosiła najwięcej korzyści i nawet ciężkie zadania, gdy przysiadło do nich kilka osób, stawały się proste. Tę teorię można przenieść do firmy. O ile ogólne szkolenie pozwala pracownikowi na zapoznanie się z podstawami tego jak korzystać z poszczególnych narzędzi, to informacje od kolegów pozwalają na zorientowanie się w bardziej szczegółowych tematach, w tym takich, które przydają się w tej konkretnej pracy, którą właśnie wykonują. Wzajemne dzielenie się doświadczeniem z pewnością zaowocuje szybkim wdrożeniem się pracowników do nowych rozwiązań, a przecież to jest najważniejsze.