REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Nowy Office w firmie – jak uniknąć problemów?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kamil Rogala
Jeśli w naszej firmie pojawił się pakiet Office 2007 i wszyscy pracownicy zdążyli się już do niego przyzwyczaić, aktualizacja na pakiet Office 2010 może poczekać.
Jeśli w naszej firmie pojawił się pakiet Office 2007 i wszyscy pracownicy zdążyli się już do niego przyzwyczaić, aktualizacja na pakiet Office 2010 może poczekać.
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jakikolwiek aktualizacje oprogramowania w firmie to często powód do paniki. Zarówno prezesi, jak i pracownicy niechętnie przeprowadzają takie operacje. Prezesi i właściciele firm muszą za takie aktualizacje płacić, często grube pieniądze, pracownicy zaś muszą od nowa uczyć się obsługi nowych programów. Czasami dochodzą do tego szkolenia i wdrożenia, a to zajmuje sporo czasu. Równie przerażająca może być aktualizacja pakietu Microsoft Office, zwłaszcza dla firm, które wciąż korzystają z wersji Office 2003. Odległość, jaka dzieli Office 2003 od 2010 może wzbudzić strach o kompatybilność u każdego kierownika działu IT. Jak to wygląda w praktyce i na co się przygotować?

REKLAMA

Zdaniem ekspertów, recepta na udane przejście na pakiet Office 2010 zawiera sporą dawkę planowania, poświęcenia trochę czasu, przeszkolenia się i poprawienie jakości pracy w celu minimalizacji ryzyka. Jakiego ryzyka? Ryzyko nie wiąże się z możliwością upadku firmy, która zdecydowała się na aktualizację, a jedynie z okresowym zmniejszeniem wydajności firmy. Warto pamiętać, że tego typu aktualizacje nie są wskazane w okresie wzmożonej pracy w firmie. Dlatego też, jeśli w przyszłości planujemy przyjęcie większej ilości projektów lub jeśli przed aktualizacją mamy spory natłok pracy w firmie, lepiej przeprowadzić ją w okresie spokoju.

REKLAMA

Jeśli w naszej firmie pojawił się pakiet Office 2007 i wszyscy pracownicy zdążyli się już do niego przyzwyczaić, aktualizacja na pakiet Office 2010 może poczekać. Kolejne zmiany mogą wprowadzić chaos w firmie i wywołać niezadowolenie u pracowników, którzy dopiero co doszli do perfekcji w korzystaniu z pakietu z 2007 roku. Jednak dla przedsiębiorstw, które nie jeszcze nie mają ani pakietu Office 2007 ani systemu Windows Vista, dopiero co startujący rok 2011 będzie doskonałym momentem, aby przejść od razu na pakiet Office 2010 i system Windowsa 7 z pominięciem niezbyt udanej Visty. Taka operacja to jeden duży krok dla całej firmy zamiast kilku mniejszych, które z pewnością nie wpłynęłyby pozytywnie na wydajność pracy. Taki skok do przodu zminimalizuje czas potrzebny na wdrażanie pracowników.

Pomimo większych wydatków na oprogramowanie, działy IT wciąż będą musiały się zmierzyć ze skomplikowanym procesem aktualizacji. Proces ten wymaga dokładnego oszacowania jak ta zmiana wpłynie na środowisko pracy. Konieczna będzie również konwersja wszystkich plików, przetestowanie aplikacji, czy wreszcie przeszkolenie wszystkich pracowników. Wraz z tymi wyzwaniami nadchodzą również pułapki. Poniżej przedstawiamy pułapki związane z przejściem na Office 2010. Tych pułapek można uniknąć, ale jak to zrobić?

Zobacz również: Jak ograniczyć zużycie prądu przez komputer?

Problemy z kompatybilnością – czy to ważne?

REKLAMA

Przy jakiejkolwiek aktualizacji bądź zmianie oprogramowania mogą pojawić się problemy z kompatybilnością. W przypadku zmiany starszego pakietu Office na nowszy, w tym przypadku na pakiet Office 2010, najczęstszą przyczyną problemów jest brak kompatybilności pomiędzy niektórymi plikami i aplikacjami. Ten aspekt wymaga nieco więcej pracy i planowania. Najwięcej problemów z kompatybilnością napotykamy przy VBA, czyli Visual Basic dla Aplikacji. Kolejne problemy mogą pojawić się w składni, ukrytych poleceniach, uszkodzonych linkach do plików, nieprawidłową długością nazw plików i oczywiście przy przejściu na system 64-bitowy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Powyższe problemy będą jeszcze bardziej widoczne, jeśli zdecydowaliśmy się na przesiadkę ze starego już pakietu Office 2003 na Office 2010. Radzimy więc, aby zespoły IT skupiały się raczej nad problemami kompatybilności, które dotyczą firmowych dokumentów i szablonów. Warto również zwrócić uwagę na dodatki, które rozszerzają funkcjonalności pakietu Office, a także na integrację z aplikacjami spoza pakietu. Najważniejszymi aplikacjami spoza pakietu będą narzędzia do zarządzania treścią oraz aplikacje CRM.

Firmy mogą również skorzystać ze specjalnych narzędzi udostępnianych przez Microsoft i inne firmy. Dzięki wykorzystaniu tych narzędzi poradzimy sobie z problemami z kompatybilnością i naprawimy niekompatybilny kod. Mimo dość szerokiego wyboru alternatywnych rozwiązań, radzimy korzystać z pewniaków od Microsoftu.

Jak przeprowadzić szkolenie pracowników?

Dla niektórych największym problemem oprócz kompatybilności jest przeszkolenie pracowników. Dla wielu przedsiębiorców sam wyraz „szkolenie” spędza sen z powiek. Ale czy to wygląda aż tak strasznie?

Oczywiście, po przejściu z pakietu Office 2003 na nowszy trzeba poświęcić trochę czasu, aby opanować nowy, wstążkowy interfejs, który pojawił się już w wersji 2007. Warto poświęcić trochę czasu na odpowiednie przeszkolenie pracowników, tak aby nie musieli uczyć się wszystkiego sami. Owszem, metodą prób i błędów pracownicy doszliby do wszystkiego sami, ale zajęłoby to o wiele więcej czasu niż krótkie przeszkolenie.

Zamiast szkoleń, zespoły IT mogą przygotować ogólnodostępny FAQ, czy inne poradniki, które będą służyły personelowi jako pomoc w przypadku problemów. Tego typu poradniki udostępnia chociażby Microsoft oraz inne firmy, które specjalizują się w takich szkoleniach. Pracownicy przechodzący na Office 2010 z wersji 2003 lub wcześniejszych będą potrzebowali około 45 minut szkolenia na każdą z aplikacji. Oczywiście warunkiem jest odpowiednia wiedza na temat działania pakietu Office nawet z wcześniejszych wersji.

Zobacz również: Kradzież tożsamości poprzez fałszywe ogłoszenia o pracę – jak się przed tym ochronić?

Pełen potencjał Office 2010 dopiero po jakimś czasie

Wiele nowych funkcjonalności pakietu Office 2010 pomoże zmaksymalizować zwrot inwestycji w to oprogramowanie. Nie należy jednak zakładać, że pracownicy natychmiast nauczą się ze wszystkich tych udogodnień korzystać. Do tego potrzebny będzie czas i w zależności od tego, jak przebiegło wcześniejsze szkolenie, może to być kilka dni lub kilka tygodni. Dlatego też zespoły IT powinny od czasu do czasu przeprowadzać szkolenia. Owszem, bywają one kosztowne i zajmują czas, ale dzięki nim pokarzemy pracownikom korzyści, jakie dają im nowo zaimplementowane funkcjonalności. Skuteczne szkolenia z pewnością przełożą się na zwiększenie praktycznych umiejętności pracowników, a to z kolei przełoży się na zwiększenie wydajności i jakości ich pracy.

Wzajemne szkolenie receptą na sukces?

Jeśli przerażają nas koszta szkoleń i wdrożeń, możemy je ograniczyć korzystają z ogólnodostępnych FAQ i narzędzi do eLearningu. Należy jednak pamiętać, że te metody mają ograniczoną skuteczność. Nie zastąpią one profesjonalnego szkolenia przeprowadzonego przez dobry zespół IT. Jest jednak inna metoda niedrogiego szkolenia dla pracowników, o której wszyscy zdają się zapominać. Tą metodą są… inni pracownicy.

Sposób ten jest znany każdemu, choćby z czasów studenckich i szkolnych. Praca w grupie zawsze przynosiła najwięcej korzyści i nawet ciężkie zadania, gdy przysiadło do nich kilka osób, stawały się proste. Tę teorię można przenieść do firmy. O ile ogólne szkolenie pozwala pracownikowi na zapoznanie się z podstawami tego jak korzystać z poszczególnych narzędzi, to informacje od kolegów pozwalają na zorientowanie się w bardziej szczegółowych tematach, w tym takich, które przydają się w tej konkretnej pracy, którą właśnie wykonują. Wzajemne dzielenie się doświadczeniem z pewnością zaowocuje szybkim wdrożeniem się pracowników do nowych rozwiązań, a przecież to jest najważniejsze.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Umowy PPA w 2025 r. – korzyści i ryzyka dla małych i średnich firm w Polsce

Płacisz coraz wyższe rachunki za prąd? Coraz więcej firm w Polsce decyduje się na umowy PPA, czyli długoterminowe kontrakty na energię z OZE, które mogą zagwarantować stałą cenę nawet na 20 lat. To szansa na przewidywalne koszty i lepszy wizerunek, ale też zobowiązanie wymagające spełnienia konkretnych warunków. Sprawdź, czy Twoja firma może na tym skorzystać.

Rezygnują z własnej działalności na rzecz umowy o pracę. Sytuacja jest trudna

Sytuacja jednoosobowych działalności gospodarczych jest trudna. Coraz więcej osób rezygnuje i wybiera umowę o pracę. W 2025 r. wpłynęło blisko 100 tysięcy wniosków o zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej. Jakie są bezpośrednie przyczyny takiego stanu rzeczy?

Umowa Mercosur może osłabić rynek UE. O co chodzi? Jeszcze 40 umów handlowych należy przejrzeć

Umowa z krajami Mercosur (Argentyną, Brazylią, Paragwajem i Urugwajem) dotyczy partnerstwa w obszarze handlu, dialogu politycznego i współpracy sektorowej. Otwiera rynek UE na produkty z tych państw, przede wszystkim mięso i zboża. Rolnicy obawiają się napływu tańszych, słabszej jakości produktów, które zdestabilizują rynek. UE ma jeszcze ponad 40 umów handlowych. Należy je przejrzeć.

1 października 2025 r. w Polsce wchodzi system kaucyjny. Jest pomysł przesunięcia terminu lub odstąpienia od kar

Dnia 1 października 2025 r. w Polsce wchodzi w życie system kaucyjny. Rzecznik MŚP przedstawia szereg obaw i wątpliwości dotyczących funkcjonowania nowych przepisów. Jest pomysł przesunięcia terminu wejścia w życie systemu kaucyjnego albo odstąpienia od nakładania kar na jego początkowym etapie.

REKLAMA

Paragony grozy a wakacje 2025 na półmetku: więcej rezerwacji, dłuższe pobyty i stabilne ceny

Wakacje 2025 na półmetku: więcej rezerwacji, dłuższe pobyty i stabilne ceny. Mimo pojawiających się w mediach “paragonów grozy”, sierpniowy wypoczynek wciąż można zaplanować w korzystnej cenie, zwłaszcza rezerwując nocleg bezpośrednio.

150 tys. zł dofinansowania! Dla kogo i od kiedy można składać wnioski?

Zakładasz własny biznes, ale brakuje Ci środków na start? Nie musisz od razu brać drogiego kredytu. W Polsce jest kilka źródeł finansowania, które mogą pomóc w uruchomieniu działalności – od dotacji i tanich pożyczek, po prywatnych inwestorów i crowdfunding. Wybór zależy m.in. od tego, czy jesteś bezrobotny, mieszkasz na wsi, czy może planujesz innowacyjny startup.

W pół roku otwarto ponad 149 tys. jednoosobowych firm. Do tego wznowiono przeszło 102 tys. [DANE Z CEIDG]

Jak wynika z danych Ministerstwa Rozwoju i Technologii (MRiT), w pierwszej połowie 2025 roku do rejestru CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) wpłynęło 149,1 tys. wniosków dotyczących założenia jednoosobowej działalności gospodarczej. To o 1% mniej niż w analogicznym okresie ubiegłego roku, kiedy takich przypadków było 150,7 tys. Co to oznacza?

Jak liderzy finansowi mogą budować odporność biznesową w czasach niepewności?

Niepewność stała się trwałym elementem globalnego krajobrazu biznesowego. Od napięć geopolitycznych, przez zmienność inflacyjną, po skokowy rozwój technologii – dziś pytaniem nie jest już, czy pojawią się ryzyka, ale kiedy i jak bardzo wpłyną one na organizację. W takim świecie dyrektor finansowy (CFO) musi pełnić rolę strategicznego radaru – nie tylko reagować, ale przewidywać i przekształcać ryzyko w przewagę konkurencyjną. Przedstawiamy pięć praktyk budujących odporność biznesową.

REKLAMA

Strategia Cyberbezpieczeństwa na lata 2025-2029: uwagi Rzecznika MŚP

Rzecznik MŚP ma uwagi do rządowej Strategii Cyberbezpieczeństwa na lata 2025-2029. Zwraca uwagę na zasadę proporcjonalności, obligatoryjne oszacowanie kosztów dla gospodarki narodowej, ocenę wpływu na mikro, małych i średnich przedsiębiorców, a także obowiązek szerokich konsultacji.

Działalność nierejestrowana 2025 - limit. Do jakiej kwoty można prowadzić działalność bez rejestracji? Jak obliczyć przychód w działalności nierejestrowanej?

Działalność nierejestrowana to sposób na legalne dorabianie bez obowiązku zakładania firmy. W 2025 roku możesz sprzedawać swoje produkty lub usługi bez wpisu do CEIDG, o ile spełniasz określone warunki. Ile wynosi limit przychodów i co jeszcze trzeba wiedzieć?

REKLAMA