Jak przechowywać e-faktury?

Z dniem 1 stycznia 2011 r. przedsiębiorcy będą mogli zaprzestać drukowania faktur VAT. Zgodnie bowiem z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktury VAT będą mogły być przesyłane, w tym udostępniane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym.

Będzie to możliwe po uprzednim zaakceptowaniu prze odbiorcę faktury takiego sposobu przesyłania do niego faktury. Akceptacja może zostać wyrażona bądź pisemnie, bądź elektronicznie.

Polecamy: Jak wyceniane są wyroby gotowe w remanencie?

Przedsiębiorcy decydujący się na takie uproszczenia mają obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności faktury. Ustawodawca pozostawił w tej kwestii dowolność, wymienił tylko dwie przykładowe możliwości, tj. z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Jednak integralność danych na fakturze zapewni również zapis faktury w formacie .pdf lub stworzenie obrazu faktury.

Na chwilę obecną urzędy podatkowe stoją na stanowisku, że przechowywanie kopii faktur w wersji elektronicznej, tj. w formacie .pdf jest niezgodne z obowiązującymi przepisami.

Rozporządzenie, o którym mowa w niniejszym tekście, czeka na publikację w Dzienniku Ustaw.

Autor: Iwona Cackowska, księgowa Tax Care