Kategorie

Jak przygotować się na RODO?

Jak przygotować się na RODO? /fot.Shutterstock
Jak przygotować się na RODO? /fot.Shutterstock
Termin wejścia w życie unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) zbliża się wielkimi krokami. Zapewnienie zgodności z nowymi przepisami wymaga od firm podjęcia szeregu działań dostosowawczych. Pojawiają się więc pytania o to, czy jest jakiś prosty, uniwersalny sposób na to, by od 25 maja 2018 r. działać zgodnie z rozporządzeniem?

RODO zacznie obowiązywać od 25 maja 2018 r. Rozporządzenie obejmie każdy podmiot, który w jakikolwiek sposób przetwarza dane osób fizycznych. Wśród wielu przedsiębiorców pojawiają się więc pytania o to, jak w możliwie prosty i nieobciążający sposób zapewnić zgodność działań z nowymi przepisami.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Każdy indywidualnie i we własnym trybie

W stosunku do obecnie obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych, RODO poszerza prawa osób fizycznych w zakresie przetwarzana ich danych oraz gruntownie zmienia podejście firm do organizacji i zapewnienia ochrony danych. O ile w ustawie obowiązki firmy w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych są jasno określone, w myśl RODO to administrator danych w każdej firmie powinien samodzielnie określić, jakie metody, procedury i narzędzia będą adekwatne i wystarczające do tego, by zapewnić zgodność z przepisami. „RODO nie precyzuje, w jaki sposób podmiot przetwarzający dane osobowe ma dostosować swoją działalność, by zagwarantować odpowiednie bezpieczeństwo danych i spełnić rozszerzone prawa osób fizycznych. To lekcja, którą każda firma musi odrobić we własnym zakresie. Jest natomiast kilka wskazówek, które mogą pomóc w sprawnym przejściu procesu adaptacyjnego. Mówiąc w skrócie, ma być bezpiecznie” – tłumaczy Piotr Ciski, dyrektor zarządzający polskiego oddziału Sage.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Punkty wspólne w procesie adaptacyjnym

Niezależnie od skali działania firmy oraz powodów, dla których przetwarzane są dane, w procesie dostosowawczym do RODO można wyróżnić kilka elementów wspólnych. Rozpoznanie ich może pomóc przyspieszyć adaptację. Zwróćmy uwagę na kilka elementów wynikających z RODO:

  1. Podmiot narusza prawo, jeżeli przetwarza dane osobowe bez odpowiedniej podstawy prawnej lub błędnie ją identyfikuje. Jedną z podstaw legalnego przetwarzania danych jest zgoda osoby fizycznej. RODO mówi, że ma być ona uprzednia, wyraźna i dobrowolna, a jej wyrażenie musi zostać udokumentowane przez administratora. Osoba fizyczna w trakcie wyrażania zgody musi otrzymać informację, że może zgodę odwołać w każdym czasie.
  2. Po wejściu w życie RODO przedsiębiorcy nie będą musieli już rejestrować zbiorów danych w GIODO. W zamian znacznie większy nacisk położony zostanie na to, by w firmie zagwarantować rzeczywistą, prawną ochronę danych osobowych – na poziomie organizacji pracy (procedury), systemów IT (funkcjonalność, bezpieczeństwo) i obowiązków informacyjnych.
  3. W dotychczas obowiązującej ustawie administratorzy danych osobowych mieli obowiązek wdrażać politykę bezpieczeństwa oraz systemy zarządzania systemami IT. Z kolei w RODO administrator danych samodzielnie podejmuje decyzję, jaka polityka bezpieczeństwa jest niezbędna do tego, by zapewnić firmie zgodność. W tym celu każda organizacja we własnym zakresie powinna przeprowadzić analizę ryzyka przetwarzania danych osobowych. W analizie tej powinno się przeprowadzić rodzaj inwentaryzacji – jakie dane są przetwarzane, w jaki sposób, na jakie potrzeby, przez kogo, gdzie te dane są zapisywane i przechowywane, komu i w jaki sposób udostępniane oraz jak w firmie zorganizowany jest system zabezpieczeń danych. Na tej podstawie administrator danych podejmuje decyzję co do adekwatnych środków bezpieczeństwa. Co ważne – środki te powinny być rozpatrzone na poziomie technicznym (użytkowane narzędzia, systemy, serwisy WWW itp.) oraz organizacyjnym (obowiązujące w firmie procedury, sposoby dokumentacji zdarzeń, uprawnienia i kompetencje personelu, zapisy w umowach, formularzach zgód itp.). Sposób przygotowania firmy do RODO w znacznym stopniu zależy od oceny ryzyka.
  4. W ramach analizy ryzyka firma powinna zweryfikować, czy poziom i skala przetwarzanych danych wymaga, aby prowadziła ona ocenę skutków przetwarzania danych osobowych. Jest to konieczne, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że przetwarzanie danych stwarza wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Ze względu na nieostrą definicję tego pojęcia dla podmiotu ważna jest rzetelna ocena rzeczywistego ryzyka, a w przypadku wątpliwości zalecane jest skonsultowanie się z organem nadzorczym.
  5. RODO wprowadza obowiązek zgłaszania naruszeń danych do organu nadzorczego oraz do osób, których te naruszenia dotyczą – w terminie do 72 godzin od identyfikacji zdarzenia. Aby móc skutecznie spełnić ten obowiązek, w firmie należy wdrożyć skuteczne procedury monitorowania systemu bezpieczeństwa danych oraz prowadzić dokumentację w postaci ewidencji naruszeń.
  6. Każdy przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy ma obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Jest to wymóg dla firm zatrudniających powyżej 250 pracowników, a w przypadku mniejszych firm obejmuje on te podmioty, które przetwarzając dane osobowe mogą naruszyć prawa lub wolność osób oraz te, które przetwarzają dane wrażliwe. Nawet jeśli firma nie ma obowiązku utrzymywania takiego rejestru, a ryzyko naruszenia praw i wolności jest niskie, na użytek utrzymania zgodności z RODO warto rozważyć, czy nie utrzymywać w firmie tej formy dokumentacji. Ważne jest jednak, by rejestr żył, to znaczy odzwierciedlał rzeczywiście realizowane działania.
  7. Każdy przedsiębiorca powinien również rozstrzygnąć, czy ma obowiązek powołać w swojej organizacji funkcję Inspektora Danych Osobowych (IDO). Obowiązek ten ciąży na trzech kategoriach podmiotów:
    1. podmiotach publicznych (z wyjątkiem sądów), w tym prywatnych realizujących zadania publiczne;
    2. podmiotach, których działalność opiera się na przetwarzaniu danych
      w sposób, który wymaga monitorowania osób, których dane dotyczą;
    3. podmiotach przetwarzających dane wrażliwe.
  8. W myśl RODO profilowanie danych jest czynnością przetwarzania. Oznacza to, że wszelkie próby profilowania wymagają uprzedniej zgody osób, których profilowanie dotyczy. Zgoda wyrażona jest na podstawie informacji, czego dotyczy profilowanie, w jakim celu jest prowadzone i przez jaki okres.
  9. RODO rozszerza obowiązek informacyjny podmiotu przetwarzającego – w relacji z osobami, których dane są przetwarzane, należy przekazywać informacje m.in. o okresie przechowywania danych osobowych, o planowanym profilowaniu, o prawach przysługujących osobie (możliwości wycofania zgody na przetwarzanie czy możliwości złożenia skargi do organu nadzorczego). Rozszerzenie obowiązków informacyjnych w praktyce oznacza, że pod tym kątem należy zmienić stosowane przez firmę klauzule i formularze na wyrażenie zgody.

Zobacz: Prawo dla firm

Powyżej przytoczone informacje wskazują ramę sugerowanego postępowania adaptacyjnego. Należy wykonać analizę, na podstawie której wdrażane są odpowiednie środki, procedury i narzędzia gwarantujące zarówno bezpieczeństwo danych, jak i możliwość spełnienia praw przysługujących osobom fizycznym. Niestety – nie ma uniwersalnej metody i to na każdym przedsiębiorcy ciąży obowiązek przygotowania się do RODO. „Nawet jeśli firma zdecyduje się skorzystać z pomocy zewnętrznego eksperta lub firmy doradczej, zdecydowana większość działań adaptacyjnych musi zostać wykonana przez organizację. Dotyczy to rzeczywistego wdrożenia nowych procedur, dostosowania systemów informatycznych, modyfikacji klauzul i formularzy zgód oraz dostrojenia polityki bezpieczeństwa danych. Także szczepionkę musimy przygotować sobie sami. Na szczęście z biegiem czasu przedsiębiorcy będą mieli dostęp do coraz większej liczby rozwiązań informatycznych i prawnych, które pomogą w przygotowaniu własnego rozwiązania” – dodaje Piotr Ciski. Podkreśla przy tym, że RODO wymaga od firm utrzymania ciągłości w byciu zgodnym z przepisami. Nie wystarczy jednorazowo dostosować się do wymogów. Ciągłość oznacza konieczność realizacji procesów według wdrożonych zmian, a to wymaga również przysposobienia pracowników do pracy według nowych wytycznych. Niezbędne są więc odpowiednie szkolenia.

Źródło: Sage

Dowiedz się więcej z naszej publikacji
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych
Tylko teraz
89,00 zł
99,00
Przejdź do sklepu
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    1 sie 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Firma w mediach. Na czym polegają skuteczne media relations?

    Firma w mediach. Ogromna konkurencja rynkowa oraz wysokie wymagania ze strony samych konsumentów niejako wymuszają na biznesach cykliczną obecność w mediach. Aby regularnie pojawiać się na łamach prasy, tytułów online czy platformach influencerów należy wyjątkowo poważnie potraktować kwestię kontaktu z poszczególnymi redakcjami. W jaki sposób? Odpowiedzią są skuteczne działania media relations.

    Prawo, a zakłady bukmacherskie!

    2017 rok to przełomowa data w historii polskiej branży zakładów bukmacherskich. Właśnie wtedy weszła w życie nowelizacja ustawy o grach hazardowych, którą wprowadziło Prawo i Sprawiedliwość. Co zmieniło się po tej dacie pod kątem prawnym i jak było wcześniej?

    Test: Peugeot 508 SW PSE, czyli francuskie AMG w akcji

    Test: Peugeot 508 PSE, czyli napęd na cztery koła, 360 koni mechanicznych i hybryda plug-in. W skrócie francuskie AMG spisało się na medal.

    Ile lat wstecz sprawdza UFG?

    Ile lat wstecz sprawdza UFG? Czyli za ile lat kierowca może otrzymać karę za brak ubezpieczenia OC? Postanowiliśmy to sprawdzić.

    Jak uniknąć regresu ubezpieczeniowego?

    Jak uniknąć regresu ubezpieczeniowego? Jest kilka zasad, o których kierowca powinien pamiętać podczas zdarzenia drogowego. Dziś je przypomnimy.

    30% Club Poland: „Różnorodność we władzach to wymierne korzyści spółki” [PODCAST]

    Dane dowodzą, że zróżnicowane zespoły są bardziej efektywne. Ale czy faktycznie tak jest? Czy firma, która w swojej strategii stawia na różnorodność może liczyć na wymierne korzyści?

    Bezpieczny zakup samochodu używanego: co oznacza?

    Bezpieczny zakup samochodu używanego nie zawsze jest łatwy. Szczególnie że sprzedający ukrywają informacje, a kupujący mają ograniczone zaufanie.

    Wyższe grzywny za wykroczenia drogowe

    Podwyższenie maksymalnej wysokości grzywny za wykroczenia drogowe do 30 tys. zł zakłada projekt nowelizacji Prawa o ruchu drogowym, przyjęty przez rząd.

    Ceny mieszkań w Europie rosną szybciej niż w Polsce

    Ceny mieszkań w Europie. Ceny mieszkań oderwały się od fundamentów? Szybciej w Europie niż w Polsce – sugerują dane Eurostatu. W Polsce przez ostatnie lata ceny rosły tylko trochę szybciej niż dochody ludności. W państwach Europy Zachodniej dynamika była nawet kilkukrotnie wyższa.

    Wynajem domów w Polsce

    Wynajem domów. Wynajem domów w Polsce stanowi około 3% - 5% rynku najmu, ale jest ciekawym rozwiązaniem. Osoby zastanawiające się nad wynajmem większego mieszkania, powinny wziąć pod uwagę również dom, bo stawki czynszów za 1 mkw. są konkurencyjne. Na popularność wynajmu domów w innych krajach wpływa m.in. udział budynków jednorodzinnych w zasobie mieszkaniowym i wskaźnik urbanizacji.

    Studencie - nie daj się oszukać. Jak bezpiecznie wynająć mieszkanie, gdy sezon w pełni

    Wynajem mieszkania - studenci. Okres wakacji aż do września to typowy sezon najmu. Wiele osób stara się zaplanować na ten czas zmianę miejsca zamieszkania. Jest zazwyczaj trochę więcej wolnego, łatwiej o urlop w pracy, jest też korzystniej ze względu na zmianę szkoły dla dzieci. Równocześnie w tym samym czasie na rynku pojawiają się osoby studiujące. Młodzież rozpoczynająca studia w nowym mieście, studenci wyższych lat zmieniają lokum. Kwestie towarzyskie, uczuciowe czy chęć uzyskania większego komfortu - to najczęstsze przyczyny zmiany kwatery przez studentów.

    Kiedy warto prowadzić działalność w formie prostej spółki akcyjnej

    Od 1 lipca 2021 r. przedsiębiorcy mogą zacząć korzystać z nowej formy prowadzenia działalności, jaką jest prosta spółka akcyjna (PSA). W opracowaniu przedstawiamy, dla jakich przedsiębiorców taka forma prowadzenia działalności może być korzystna.

    Najpopularniejsze rodzaje napędów [NOWE DANE]

    Stowarzyszenie ACEA opublikowało najświeższe dane na temat najpopularniejszych rodzajów napędów. Jakie samochody wybierają kierowcy w Polsce?

    Ekspres kapsułkowy czy ciśnieniowy – który i dla kogo sprawdzi się lepiej?

    Ostatnimi czasy picie kawy przeniosło się z kawiarni pod strzechy. Nic dziwnego więc, że wiele osób stoi przed niezwykle trudnym wyborem – jaki ekspres do domu wybrać? Wśród wielu firm i modeli łatwo się zagubić. Jednak nie obawiajcie się! Odpowiadając na kilka prostych pytań, możemy łatwo stwierdzić, jaki ekspres będzie dla nas odpowiedni.

    Firmy szukają nowych pracowników

    Firmy szukają coraz więcej nowych pracowników. Liczba ofert pracy w urzędach pracy rośnie. Jakie są przyczyny?

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych - raport NIK

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych. Z przeprowadzonej przez Delegaturę Najwyższej Izby Kontroli w Gdańsku kontroli wynika, że miasta Gdynia, Kartuzy i Tczew inwestowały w infrastrukturę miejską, jednak nie w pełni zapewniły dostęp do niej osobom z utrudnionym poruszaniem się. Analizowały potrzeby i konsultowały je z mieszkańcami, jednak nie potrafiły egzekwować właściwych rekomendacji. Każda ze zbadanych przez NIK inwestycji miała jakąś przeszkodę, utrudniającą samodzielne przemieszczanie się po mieście.

    Ilu Polaków mieszka w domach jednorodzinnych a ilu w blokach?

    Dom jednorodzinny a mieszkanie w bloku. Marzenia o wyprowadzce z bloku do domu nie są w Polsce nowością. Już dziś w domach jednorodzinnych mieszka 55% rodaków – wynika z danych Eurostatu. Problem w tym, aby decyzję o wyprowadzce podjąć świadomie.

    Nie tylko negatywne skutki pandemii? [BADANIE]

    Według co czwartego Polaka pandemia przyniosła tyle samo następstw pozytywnych, co negatywnych. Tak wynika z badania zrealizowanego dla Rejestru Dłużników BIG InforMonitor.

    Kooperatywy mieszkaniowe - projekt ustawy w konsultacjach

    Kooperatywy mieszkaniowe. Projekt ustawy regulujący tworzenie kooperatyw mieszkaniowych zamieszczono 22 lipca 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji i skierowano do konsultacji publicznych. Jego celem jest upowszechnienie kooperatyw mieszkaniowych, a przez to zwiększenie dostępności mieszkań. W projekcie zrezygnowano niestety z propozycji ulgi podatkowej dla członków kooperatywy mieszkaniowej.

    Mieszkanie Plus znów w ogniu politycznego sporu. Co to oznacza dla najemców?

    Mieszkanie Plus - Koalicja Obywatelska domaga się zwiększenia ochrony najemców programu. Jednak objęci nią byliby także najemcy mieszkań oferowanych przez prywatne firmy i fundusze. Istnieje ryzyko, że więcej by na tym stracili niż zyskali.

    Jakie są długi spółek giełdowych w 2021 r.?

    Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, iż zmniejszyło się zadłużenie spółek notowanych na giełdzie. Ile wynosi obecnie?

    Branża opakowań rośnie dzięki e-commerce [BADANIE]

    Pomimo wzrostu cen surowców branża opakowań rośnie w rekordowym tempie. Ważnym impulsem rozwoju pozostaje e-commerce.

    Społeczne agencje najmu od 23 lipca. Kto i jak może skorzystać z SAN?

    Społeczne agencje najmu. 23 lipca 2021 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego. Dzięki nowym przepisom mogą już powstawać społeczne agencje najmu (SAN) – podmioty pośredniczące między właścicielami mieszkań na wynajem i osobami, którym dochody lub sytuacja życiowa utrudniają najem mieszkania w warunkach rynkowych. Kto i jak może skorzystać na działalności SAN?

    Ważny termin dla najemców centrów handlowych

    Covidowe prolongaty umów najmu można anulować tylko do 6 sierpnia 2021 r. Co z najemcami, którzy płacili czynsze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze na inwestycję? Z jakich programów korzystają Polacy? Czy fotowoltaika to oszczedności?