REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przygotować się na RODO?

Subskrybuj nas na Youtube
Jak przygotować się na RODO? /fot.Shutterstock
Jak przygotować się na RODO? /fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Termin wejścia w życie unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) zbliża się wielkimi krokami. Zapewnienie zgodności z nowymi przepisami wymaga od firm podjęcia szeregu działań dostosowawczych. Pojawiają się więc pytania o to, czy jest jakiś prosty, uniwersalny sposób na to, by od 25 maja 2018 r. działać zgodnie z rozporządzeniem?

RODO zacznie obowiązywać od 25 maja 2018 r. Rozporządzenie obejmie każdy podmiot, który w jakikolwiek sposób przetwarza dane osób fizycznych. Wśród wielu przedsiębiorców pojawiają się więc pytania o to, jak w możliwie prosty i nieobciążający sposób zapewnić zgodność działań z nowymi przepisami.

REKLAMA

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Każdy indywidualnie i we własnym trybie

W stosunku do obecnie obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych, RODO poszerza prawa osób fizycznych w zakresie przetwarzana ich danych oraz gruntownie zmienia podejście firm do organizacji i zapewnienia ochrony danych. O ile w ustawie obowiązki firmy w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych są jasno określone, w myśl RODO to administrator danych w każdej firmie powinien samodzielnie określić, jakie metody, procedury i narzędzia będą adekwatne i wystarczające do tego, by zapewnić zgodność z przepisami. „RODO nie precyzuje, w jaki sposób podmiot przetwarzający dane osobowe ma dostosować swoją działalność, by zagwarantować odpowiednie bezpieczeństwo danych i spełnić rozszerzone prawa osób fizycznych. To lekcja, którą każda firma musi odrobić we własnym zakresie. Jest natomiast kilka wskazówek, które mogą pomóc w sprawnym przejściu procesu adaptacyjnego. Mówiąc w skrócie, ma być bezpiecznie” – tłumaczy Piotr Ciski, dyrektor zarządzający polskiego oddziału Sage.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Punkty wspólne w procesie adaptacyjnym

Niezależnie od skali działania firmy oraz powodów, dla których przetwarzane są dane, w procesie dostosowawczym do RODO można wyróżnić kilka elementów wspólnych. Rozpoznanie ich może pomóc przyspieszyć adaptację. Zwróćmy uwagę na kilka elementów wynikających z RODO:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. Podmiot narusza prawo, jeżeli przetwarza dane osobowe bez odpowiedniej podstawy prawnej lub błędnie ją identyfikuje. Jedną z podstaw legalnego przetwarzania danych jest zgoda osoby fizycznej. RODO mówi, że ma być ona uprzednia, wyraźna i dobrowolna, a jej wyrażenie musi zostać udokumentowane przez administratora. Osoba fizyczna w trakcie wyrażania zgody musi otrzymać informację, że może zgodę odwołać w każdym czasie.
  2. Po wejściu w życie RODO przedsiębiorcy nie będą musieli już rejestrować zbiorów danych w GIODO. W zamian znacznie większy nacisk położony zostanie na to, by w firmie zagwarantować rzeczywistą, prawną ochronę danych osobowych – na poziomie organizacji pracy (procedury), systemów IT (funkcjonalność, bezpieczeństwo) i obowiązków informacyjnych.
  3. W dotychczas obowiązującej ustawie administratorzy danych osobowych mieli obowiązek wdrażać politykę bezpieczeństwa oraz systemy zarządzania systemami IT. Z kolei w RODO administrator danych samodzielnie podejmuje decyzję, jaka polityka bezpieczeństwa jest niezbędna do tego, by zapewnić firmie zgodność. W tym celu każda organizacja we własnym zakresie powinna przeprowadzić analizę ryzyka przetwarzania danych osobowych. W analizie tej powinno się przeprowadzić rodzaj inwentaryzacji – jakie dane są przetwarzane, w jaki sposób, na jakie potrzeby, przez kogo, gdzie te dane są zapisywane i przechowywane, komu i w jaki sposób udostępniane oraz jak w firmie zorganizowany jest system zabezpieczeń danych. Na tej podstawie administrator danych podejmuje decyzję co do adekwatnych środków bezpieczeństwa. Co ważne – środki te powinny być rozpatrzone na poziomie technicznym (użytkowane narzędzia, systemy, serwisy WWW itp.) oraz organizacyjnym (obowiązujące w firmie procedury, sposoby dokumentacji zdarzeń, uprawnienia i kompetencje personelu, zapisy w umowach, formularzach zgód itp.). Sposób przygotowania firmy do RODO w znacznym stopniu zależy od oceny ryzyka.
  4. W ramach analizy ryzyka firma powinna zweryfikować, czy poziom i skala przetwarzanych danych wymaga, aby prowadziła ona ocenę skutków przetwarzania danych osobowych. Jest to konieczne, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że przetwarzanie danych stwarza wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Ze względu na nieostrą definicję tego pojęcia dla podmiotu ważna jest rzetelna ocena rzeczywistego ryzyka, a w przypadku wątpliwości zalecane jest skonsultowanie się z organem nadzorczym.
  5. RODO wprowadza obowiązek zgłaszania naruszeń danych do organu nadzorczego oraz do osób, których te naruszenia dotyczą – w terminie do 72 godzin od identyfikacji zdarzenia. Aby móc skutecznie spełnić ten obowiązek, w firmie należy wdrożyć skuteczne procedury monitorowania systemu bezpieczeństwa danych oraz prowadzić dokumentację w postaci ewidencji naruszeń.
  6. Każdy przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy ma obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Jest to wymóg dla firm zatrudniających powyżej 250 pracowników, a w przypadku mniejszych firm obejmuje on te podmioty, które przetwarzając dane osobowe mogą naruszyć prawa lub wolność osób oraz te, które przetwarzają dane wrażliwe. Nawet jeśli firma nie ma obowiązku utrzymywania takiego rejestru, a ryzyko naruszenia praw i wolności jest niskie, na użytek utrzymania zgodności z RODO warto rozważyć, czy nie utrzymywać w firmie tej formy dokumentacji. Ważne jest jednak, by rejestr żył, to znaczy odzwierciedlał rzeczywiście realizowane działania.
  7. Każdy przedsiębiorca powinien również rozstrzygnąć, czy ma obowiązek powołać w swojej organizacji funkcję Inspektora Danych Osobowych (IDO). Obowiązek ten ciąży na trzech kategoriach podmiotów:
    1. podmiotach publicznych (z wyjątkiem sądów), w tym prywatnych realizujących zadania publiczne;
    2. podmiotach, których działalność opiera się na przetwarzaniu danych
      w sposób, który wymaga monitorowania osób, których dane dotyczą;
    3. podmiotach przetwarzających dane wrażliwe.
  8. W myśl RODO profilowanie danych jest czynnością przetwarzania. Oznacza to, że wszelkie próby profilowania wymagają uprzedniej zgody osób, których profilowanie dotyczy. Zgoda wyrażona jest na podstawie informacji, czego dotyczy profilowanie, w jakim celu jest prowadzone i przez jaki okres.
  9. RODO rozszerza obowiązek informacyjny podmiotu przetwarzającego – w relacji z osobami, których dane są przetwarzane, należy przekazywać informacje m.in. o okresie przechowywania danych osobowych, o planowanym profilowaniu, o prawach przysługujących osobie (możliwości wycofania zgody na przetwarzanie czy możliwości złożenia skargi do organu nadzorczego). Rozszerzenie obowiązków informacyjnych w praktyce oznacza, że pod tym kątem należy zmienić stosowane przez firmę klauzule i formularze na wyrażenie zgody.

Zobacz: Prawo dla firm

Powyżej przytoczone informacje wskazują ramę sugerowanego postępowania adaptacyjnego. Należy wykonać analizę, na podstawie której wdrażane są odpowiednie środki, procedury i narzędzia gwarantujące zarówno bezpieczeństwo danych, jak i możliwość spełnienia praw przysługujących osobom fizycznym. Niestety – nie ma uniwersalnej metody i to na każdym przedsiębiorcy ciąży obowiązek przygotowania się do RODO. „Nawet jeśli firma zdecyduje się skorzystać z pomocy zewnętrznego eksperta lub firmy doradczej, zdecydowana większość działań adaptacyjnych musi zostać wykonana przez organizację. Dotyczy to rzeczywistego wdrożenia nowych procedur, dostosowania systemów informatycznych, modyfikacji klauzul i formularzy zgód oraz dostrojenia polityki bezpieczeństwa danych. Także szczepionkę musimy przygotować sobie sami. Na szczęście z biegiem czasu przedsiębiorcy będą mieli dostęp do coraz większej liczby rozwiązań informatycznych i prawnych, które pomogą w przygotowaniu własnego rozwiązania” – dodaje Piotr Ciski. Podkreśla przy tym, że RODO wymaga od firm utrzymania ciągłości w byciu zgodnym z przepisami. Nie wystarczy jednorazowo dostosować się do wymogów. Ciągłość oznacza konieczność realizacji procesów według wdrożonych zmian, a to wymaga również przysposobienia pracowników do pracy według nowych wytycznych. Niezbędne są więc odpowiednie szkolenia.

Źródło: Sage

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Spółka cywilna – kto jest odpowiedzialny za zobowiązania, kogo pozwać?

Spółka cywilna jest stosunkowo często spotykaną w praktyce formą prowadzenia działalności gospodarczej. Warto wiedzieć, że taka spółka nie ma osobowości prawnej i tak naprawdę nie jest generalnie żadnym samodzielnym podmiotem prawa. Jedynie niektóre ustawy (np. ustawy podatkowe) nadają spółce cywilnej przymiot podmiotu praw i obowiązków. W jaki sposób można pozwać kontrahenta, który prowadzi działalność w formie spółki cywilnej?

Polskie sklepy internetowe nie wykorzystują możliwości sprzedaży produktów w innych krajach - do zyskania jest wiele

43% sklepów internetowych nie prowadzi sprzedaży zagranicznej, a 40% posiada wyłącznie polską wersję językową. Tracą przez to ogromną możliwość rozwoju, bo w przypadku firm e-handlowych stawiających na globalizację z obrotów poza krajem zyskuje się średnio o 25% wyższe przychody.

Tego zawodu nie zastąpi AI. A które czeka zagłada? Ekspert: Programiści są pierwsi w kolejce

Sztuczna inteligencja na rynku pracy to temat, który budzi coraz większe emocje. W dobie dynamicznego rozwoju technologii jedno jest pewne – wiele profesji czeka poważna transformacja, a niektóre wręcz znikną. Ale są też takie zawody, których AI nie zastąpi – i to raczej nigdy. Jakie branże są najbardziej zagrożone? A gdzie ludzka praca pozostanie niezastąpiona? O tym mówi Jan Oleszczuk - Zygmuntowski z Polskiej Sieci Ekonomii.

Branża handlowa traci coraz więcej na kradzieżach w sklepach. Jak handlowcy rozwiązują ten problem

Zmorą branży handlowej wciąż są kradzieże sklepowe. Nasiliły się one w okresie wysokiej inflacji, ale teraz nie słabną w oczekiwanym tempie. Kradzieży z powodów ekonomicznych jest mniej, natomiast rozzuchwalili się złodzieje kradnący dla zysku.

REKLAMA

Nadchodzi czas pożegnań z papierowymi fakturami. Wszystko co trzeba wiedzieć o e-fakturowaniu i KSeF

Krajowy System eFaktur powstał by ułatwić życie przedsiębiorcom, ale jest też nowym obowiązkiem, którego przestrzeganie narzuca prawo. Firmy, które nie będą przestrzegać jego zasad, muszą liczyć się z dotkliwymi karami, wynoszącymi nawet 100% kwoty podatku z faktury wystawionej poza KSeF.

Dlaczego rezygnują z założenia własnej firmy: kobiety mają inny powód niż mężczyźni

Aż 47 proc. ankietowanych Polaków nie chciałoby prowadzić własnej firmy – wskazują dane z raportu „Polki i przedsiębiorczość 2024: Bariery w zakładaniu firmy”. Kobiety przed założeniem własnej firmy powstrzymuje sytuacja rodzinna, a mężczyzn – stan zdrowia. Nowe dane.

Branża meblarska mocno traci przez zagraniczną konkurencję, końca kłopotów nie widać

Wysokie koszty produkcji, spadający popyt i silna konkurencja z Azji osłabiają pozycję polskiej branży meblarskiej. Długi sektora, notowane w Krajowym Rejestrze Długów, sięgają już prawie 130 mln zł – coraz więcej przedsiębiorstw musi wybierać między utrzymaniem płynności a spłatą zobowiązań.

Prezydent zawetował. Przedsiębiorcy będą dalej płacić wysoką składkę zdrowotną a może rząd podejmie drugą próbę zmiany

Prezydent zawetował ustawę obniżającą składki zdrowotne dla przedsiębiorców. Rząd jednak nie ustępuje i podejmie kolejną próbę, powtarzając rozwiązania przyjęte w ustawie dokładnie w takiej samej treści. Jaka więc ma być składka zdrowotna gdy uda się przeprowadzić zmiany.

REKLAMA

Rolnicy wierzą w dobrą koniunkturę - po dłuższej przerwie znów inwestują w maszyny rolnicze

W I kwartale 2025 roku rolnictwo było branżą z największym udziałem w finansowaniu maszyn i urządzeń przez firmy leasingowe – 28%, wynika z danych Związku Polskiego Leasingu. Rolnicy wracają do inwestowania wierząc w poprawę koniunktury w branży.

Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Choć wielu właścicieli małych firm wciąż traktuje ochronę jako zbędny wydatek, rosnąca liczba incydentów – zarówno fizycznych, jak i cyfrowych – pokazuje, że to podejście bywa kosztowne. Dziś zagrożeniem może być nie tylko włamanie, ale też wyciek danych czy przestój operacyjny. W rozmowie z Adamem Śliwińskim, wiceprezesem Seris Konsalnet Security, sprawdzamy, jak MŚP mogą skutecznie zadbać o swoje bezpieczeństwo – bez milionowych budżetów, za to z myśleniem przyszłościowym.

REKLAMA