REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przygotować się na RODO?

Jak przygotować się na RODO? /fot.Shutterstock
Jak przygotować się na RODO? /fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Termin wejścia w życie unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) zbliża się wielkimi krokami. Zapewnienie zgodności z nowymi przepisami wymaga od firm podjęcia szeregu działań dostosowawczych. Pojawiają się więc pytania o to, czy jest jakiś prosty, uniwersalny sposób na to, by od 25 maja 2018 r. działać zgodnie z rozporządzeniem?

RODO zacznie obowiązywać od 25 maja 2018 r. Rozporządzenie obejmie każdy podmiot, który w jakikolwiek sposób przetwarza dane osób fizycznych. Wśród wielu przedsiębiorców pojawiają się więc pytania o to, jak w możliwie prosty i nieobciążający sposób zapewnić zgodność działań z nowymi przepisami.

REKLAMA

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Każdy indywidualnie i we własnym trybie

W stosunku do obecnie obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych, RODO poszerza prawa osób fizycznych w zakresie przetwarzana ich danych oraz gruntownie zmienia podejście firm do organizacji i zapewnienia ochrony danych. O ile w ustawie obowiązki firmy w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych są jasno określone, w myśl RODO to administrator danych w każdej firmie powinien samodzielnie określić, jakie metody, procedury i narzędzia będą adekwatne i wystarczające do tego, by zapewnić zgodność z przepisami. „RODO nie precyzuje, w jaki sposób podmiot przetwarzający dane osobowe ma dostosować swoją działalność, by zagwarantować odpowiednie bezpieczeństwo danych i spełnić rozszerzone prawa osób fizycznych. To lekcja, którą każda firma musi odrobić we własnym zakresie. Jest natomiast kilka wskazówek, które mogą pomóc w sprawnym przejściu procesu adaptacyjnego. Mówiąc w skrócie, ma być bezpiecznie” – tłumaczy Piotr Ciski, dyrektor zarządzający polskiego oddziału Sage.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Punkty wspólne w procesie adaptacyjnym

Niezależnie od skali działania firmy oraz powodów, dla których przetwarzane są dane, w procesie dostosowawczym do RODO można wyróżnić kilka elementów wspólnych. Rozpoznanie ich może pomóc przyspieszyć adaptację. Zwróćmy uwagę na kilka elementów wynikających z RODO:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. Podmiot narusza prawo, jeżeli przetwarza dane osobowe bez odpowiedniej podstawy prawnej lub błędnie ją identyfikuje. Jedną z podstaw legalnego przetwarzania danych jest zgoda osoby fizycznej. RODO mówi, że ma być ona uprzednia, wyraźna i dobrowolna, a jej wyrażenie musi zostać udokumentowane przez administratora. Osoba fizyczna w trakcie wyrażania zgody musi otrzymać informację, że może zgodę odwołać w każdym czasie.
  2. Po wejściu w życie RODO przedsiębiorcy nie będą musieli już rejestrować zbiorów danych w GIODO. W zamian znacznie większy nacisk położony zostanie na to, by w firmie zagwarantować rzeczywistą, prawną ochronę danych osobowych – na poziomie organizacji pracy (procedury), systemów IT (funkcjonalność, bezpieczeństwo) i obowiązków informacyjnych.
  3. W dotychczas obowiązującej ustawie administratorzy danych osobowych mieli obowiązek wdrażać politykę bezpieczeństwa oraz systemy zarządzania systemami IT. Z kolei w RODO administrator danych samodzielnie podejmuje decyzję, jaka polityka bezpieczeństwa jest niezbędna do tego, by zapewnić firmie zgodność. W tym celu każda organizacja we własnym zakresie powinna przeprowadzić analizę ryzyka przetwarzania danych osobowych. W analizie tej powinno się przeprowadzić rodzaj inwentaryzacji – jakie dane są przetwarzane, w jaki sposób, na jakie potrzeby, przez kogo, gdzie te dane są zapisywane i przechowywane, komu i w jaki sposób udostępniane oraz jak w firmie zorganizowany jest system zabezpieczeń danych. Na tej podstawie administrator danych podejmuje decyzję co do adekwatnych środków bezpieczeństwa. Co ważne – środki te powinny być rozpatrzone na poziomie technicznym (użytkowane narzędzia, systemy, serwisy WWW itp.) oraz organizacyjnym (obowiązujące w firmie procedury, sposoby dokumentacji zdarzeń, uprawnienia i kompetencje personelu, zapisy w umowach, formularzach zgód itp.). Sposób przygotowania firmy do RODO w znacznym stopniu zależy od oceny ryzyka.
  4. W ramach analizy ryzyka firma powinna zweryfikować, czy poziom i skala przetwarzanych danych wymaga, aby prowadziła ona ocenę skutków przetwarzania danych osobowych. Jest to konieczne, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że przetwarzanie danych stwarza wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Ze względu na nieostrą definicję tego pojęcia dla podmiotu ważna jest rzetelna ocena rzeczywistego ryzyka, a w przypadku wątpliwości zalecane jest skonsultowanie się z organem nadzorczym.
  5. RODO wprowadza obowiązek zgłaszania naruszeń danych do organu nadzorczego oraz do osób, których te naruszenia dotyczą – w terminie do 72 godzin od identyfikacji zdarzenia. Aby móc skutecznie spełnić ten obowiązek, w firmie należy wdrożyć skuteczne procedury monitorowania systemu bezpieczeństwa danych oraz prowadzić dokumentację w postaci ewidencji naruszeń.
  6. Każdy przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy ma obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Jest to wymóg dla firm zatrudniających powyżej 250 pracowników, a w przypadku mniejszych firm obejmuje on te podmioty, które przetwarzając dane osobowe mogą naruszyć prawa lub wolność osób oraz te, które przetwarzają dane wrażliwe. Nawet jeśli firma nie ma obowiązku utrzymywania takiego rejestru, a ryzyko naruszenia praw i wolności jest niskie, na użytek utrzymania zgodności z RODO warto rozważyć, czy nie utrzymywać w firmie tej formy dokumentacji. Ważne jest jednak, by rejestr żył, to znaczy odzwierciedlał rzeczywiście realizowane działania.
  7. Każdy przedsiębiorca powinien również rozstrzygnąć, czy ma obowiązek powołać w swojej organizacji funkcję Inspektora Danych Osobowych (IDO). Obowiązek ten ciąży na trzech kategoriach podmiotów:
    1. podmiotach publicznych (z wyjątkiem sądów), w tym prywatnych realizujących zadania publiczne;
    2. podmiotach, których działalność opiera się na przetwarzaniu danych
      w sposób, który wymaga monitorowania osób, których dane dotyczą;
    3. podmiotach przetwarzających dane wrażliwe.
  8. W myśl RODO profilowanie danych jest czynnością przetwarzania. Oznacza to, że wszelkie próby profilowania wymagają uprzedniej zgody osób, których profilowanie dotyczy. Zgoda wyrażona jest na podstawie informacji, czego dotyczy profilowanie, w jakim celu jest prowadzone i przez jaki okres.
  9. RODO rozszerza obowiązek informacyjny podmiotu przetwarzającego – w relacji z osobami, których dane są przetwarzane, należy przekazywać informacje m.in. o okresie przechowywania danych osobowych, o planowanym profilowaniu, o prawach przysługujących osobie (możliwości wycofania zgody na przetwarzanie czy możliwości złożenia skargi do organu nadzorczego). Rozszerzenie obowiązków informacyjnych w praktyce oznacza, że pod tym kątem należy zmienić stosowane przez firmę klauzule i formularze na wyrażenie zgody.

Zobacz: Prawo dla firm

Powyżej przytoczone informacje wskazują ramę sugerowanego postępowania adaptacyjnego. Należy wykonać analizę, na podstawie której wdrażane są odpowiednie środki, procedury i narzędzia gwarantujące zarówno bezpieczeństwo danych, jak i możliwość spełnienia praw przysługujących osobom fizycznym. Niestety – nie ma uniwersalnej metody i to na każdym przedsiębiorcy ciąży obowiązek przygotowania się do RODO. „Nawet jeśli firma zdecyduje się skorzystać z pomocy zewnętrznego eksperta lub firmy doradczej, zdecydowana większość działań adaptacyjnych musi zostać wykonana przez organizację. Dotyczy to rzeczywistego wdrożenia nowych procedur, dostosowania systemów informatycznych, modyfikacji klauzul i formularzy zgód oraz dostrojenia polityki bezpieczeństwa danych. Także szczepionkę musimy przygotować sobie sami. Na szczęście z biegiem czasu przedsiębiorcy będą mieli dostęp do coraz większej liczby rozwiązań informatycznych i prawnych, które pomogą w przygotowaniu własnego rozwiązania” – dodaje Piotr Ciski. Podkreśla przy tym, że RODO wymaga od firm utrzymania ciągłości w byciu zgodnym z przepisami. Nie wystarczy jednorazowo dostosować się do wymogów. Ciągłość oznacza konieczność realizacji procesów według wdrożonych zmian, a to wymaga również przysposobienia pracowników do pracy według nowych wytycznych. Niezbędne są więc odpowiednie szkolenia.

Źródło: Sage

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Skuteczne zarządzanie zespołem: relacje i współpraca

W dzisiejszym, dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, skuteczne zarządzanie zespołem jest kluczowym czynnikiem sukcesu każdej organizacji. Budowanie relacji, współpraca oraz efektywna komunikacja stanowią fundamenty, na których opiera się sprawne funkcjonowanie zespołu.

Wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej warto złożyć do 3 czerwca 2024 r.

Przedsiębiorcy do 3 czerwca 2024 r. mają czas na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej. Co, jeśli przedsiębiorca nie złoży wniosku o zwrot nadpłaty?

Walka o przetrwanie. W ciągu dekady zniknie większość sklepów internetowych

Na rynku e-commerce, który jest niezwykle konkurencyjny, już w pierwszym roku działalności zanika 5% firm. Po upływie dziesięciu lat nadal funkcjonuje jedynie 37% z nich - informuje wtorkowe wydanie "Rzeczpospolitej".

Handel w dwie niedziele w każdym miesiącu - jest wniosek o odrzucenia projektu nowelizacji

Polska Izba Handlu wnioskuje o odrzucenie w całości poselskiego projektu przywracającego handel w 2 niedziele w miesiącu - wynika z opinii PIH złożonego w trakcie procesu legislacyjnego.

REKLAMA

Dzień Matki. Jak wygląda rynek pracy kobiet?

W ciągu ostatnich kilku lat sytuacja kobiet na rynku pracy mocno ewoluowała. Pomimo podejmowania przez firmy działań na rzecz równouprawnienia płci panie bywają niejednokrotnie w nieco gorszej sytuacji zawodowej niż panowie. Jak wygląda rynek pracy kobiet? Czy pracodawcy oferują dodatkowe benefity dla rodziców? Co jest dla nich ważne u pracodawcy?

Pablo Escobar jako znak towarowy? Sąd odmawia

Sąd UE odmówił rejestracji oznaczenia słownego „Pablo Escobar” pod unijnym znakiem towarowym. Sąd uznał je za sprzeczne z porządkiem publicznym i dobrymi obyczajami. Za bardzo kojarzy się z handlem narkotykami i zbrodnią.

Ogromne grzywny za niewdrożenie dyrektywy NIS2. Do kiedy trzeba to zrobić?

Dyrektywa Unii Europejskiej w sprawie środków na rzecz wysokiego wspólnego poziomu cyberbezpieczeństwa na terytorium Unii (NIS2) ma duże znaczenie dla poprawy cyberbezpieczeństwa UE. Jej wejście w życie nastąpiło w styczniu 2023 r. - z terminem na dostosowanie niezbędnych do wykonania niniejszej dyrektywy przepisów krajowych do 18 października 2024 r. Kto powinien przygotować się do działania w zgodzie z NIS2-  analizuje Michał Borowiecki, dyrektor Netskope na Polskę i Europę Wschodnią.

Nowa usługa dla indywidualnych przedsiębiorców w aplikacji mObywatel 2.0

W aplikacji mObywatel 2.0 pojawiła się usługa "Firma" skierowana do osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Jak z niej skorzystać?

REKLAMA

Onboarding w hybrydowym modelu pracy

Czym jest onboarding? Jak wygląda w pracy hybrydowej? 

Efekt Marywilskiej i fali pożarów: przedsiębiorcy pytają o ubezpieczenia i podatki pod względem strat

Tragedia tysięcy kupców, którzy prowadzili swoje biznesy często poniżej poziomu ryzyka skłania wielu przedsiębiorców do refleksji nad warunkami w jakich oni sami prowadzą swoją działalność. Efekt Marywilskiej i fali pożarów w ogóle: dwie ważne kwestie, w których doradzają eksperci to rozliczanie strat i inne aspekty podatkowe nieszczęścia oraz skuteczność polis jako zabezpieczenia przed skutkami nieszczęść.

REKLAMA