REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przygotować się na RODO?

Subskrybuj nas na Youtube
Jak przygotować się na RODO? /fot.Shutterstock
Jak przygotować się na RODO? /fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Termin wejścia w życie unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) zbliża się wielkimi krokami. Zapewnienie zgodności z nowymi przepisami wymaga od firm podjęcia szeregu działań dostosowawczych. Pojawiają się więc pytania o to, czy jest jakiś prosty, uniwersalny sposób na to, by od 25 maja 2018 r. działać zgodnie z rozporządzeniem?

RODO zacznie obowiązywać od 25 maja 2018 r. Rozporządzenie obejmie każdy podmiot, który w jakikolwiek sposób przetwarza dane osób fizycznych. Wśród wielu przedsiębiorców pojawiają się więc pytania o to, jak w możliwie prosty i nieobciążający sposób zapewnić zgodność działań z nowymi przepisami.

REKLAMA

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Każdy indywidualnie i we własnym trybie

W stosunku do obecnie obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych, RODO poszerza prawa osób fizycznych w zakresie przetwarzana ich danych oraz gruntownie zmienia podejście firm do organizacji i zapewnienia ochrony danych. O ile w ustawie obowiązki firmy w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych są jasno określone, w myśl RODO to administrator danych w każdej firmie powinien samodzielnie określić, jakie metody, procedury i narzędzia będą adekwatne i wystarczające do tego, by zapewnić zgodność z przepisami. „RODO nie precyzuje, w jaki sposób podmiot przetwarzający dane osobowe ma dostosować swoją działalność, by zagwarantować odpowiednie bezpieczeństwo danych i spełnić rozszerzone prawa osób fizycznych. To lekcja, którą każda firma musi odrobić we własnym zakresie. Jest natomiast kilka wskazówek, które mogą pomóc w sprawnym przejściu procesu adaptacyjnego. Mówiąc w skrócie, ma być bezpiecznie” – tłumaczy Piotr Ciski, dyrektor zarządzający polskiego oddziału Sage.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Punkty wspólne w procesie adaptacyjnym

Niezależnie od skali działania firmy oraz powodów, dla których przetwarzane są dane, w procesie dostosowawczym do RODO można wyróżnić kilka elementów wspólnych. Rozpoznanie ich może pomóc przyspieszyć adaptację. Zwróćmy uwagę na kilka elementów wynikających z RODO:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. Podmiot narusza prawo, jeżeli przetwarza dane osobowe bez odpowiedniej podstawy prawnej lub błędnie ją identyfikuje. Jedną z podstaw legalnego przetwarzania danych jest zgoda osoby fizycznej. RODO mówi, że ma być ona uprzednia, wyraźna i dobrowolna, a jej wyrażenie musi zostać udokumentowane przez administratora. Osoba fizyczna w trakcie wyrażania zgody musi otrzymać informację, że może zgodę odwołać w każdym czasie.
  2. Po wejściu w życie RODO przedsiębiorcy nie będą musieli już rejestrować zbiorów danych w GIODO. W zamian znacznie większy nacisk położony zostanie na to, by w firmie zagwarantować rzeczywistą, prawną ochronę danych osobowych – na poziomie organizacji pracy (procedury), systemów IT (funkcjonalność, bezpieczeństwo) i obowiązków informacyjnych.
  3. W dotychczas obowiązującej ustawie administratorzy danych osobowych mieli obowiązek wdrażać politykę bezpieczeństwa oraz systemy zarządzania systemami IT. Z kolei w RODO administrator danych samodzielnie podejmuje decyzję, jaka polityka bezpieczeństwa jest niezbędna do tego, by zapewnić firmie zgodność. W tym celu każda organizacja we własnym zakresie powinna przeprowadzić analizę ryzyka przetwarzania danych osobowych. W analizie tej powinno się przeprowadzić rodzaj inwentaryzacji – jakie dane są przetwarzane, w jaki sposób, na jakie potrzeby, przez kogo, gdzie te dane są zapisywane i przechowywane, komu i w jaki sposób udostępniane oraz jak w firmie zorganizowany jest system zabezpieczeń danych. Na tej podstawie administrator danych podejmuje decyzję co do adekwatnych środków bezpieczeństwa. Co ważne – środki te powinny być rozpatrzone na poziomie technicznym (użytkowane narzędzia, systemy, serwisy WWW itp.) oraz organizacyjnym (obowiązujące w firmie procedury, sposoby dokumentacji zdarzeń, uprawnienia i kompetencje personelu, zapisy w umowach, formularzach zgód itp.). Sposób przygotowania firmy do RODO w znacznym stopniu zależy od oceny ryzyka.
  4. W ramach analizy ryzyka firma powinna zweryfikować, czy poziom i skala przetwarzanych danych wymaga, aby prowadziła ona ocenę skutków przetwarzania danych osobowych. Jest to konieczne, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że przetwarzanie danych stwarza wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych. Ze względu na nieostrą definicję tego pojęcia dla podmiotu ważna jest rzetelna ocena rzeczywistego ryzyka, a w przypadku wątpliwości zalecane jest skonsultowanie się z organem nadzorczym.
  5. RODO wprowadza obowiązek zgłaszania naruszeń danych do organu nadzorczego oraz do osób, których te naruszenia dotyczą – w terminie do 72 godzin od identyfikacji zdarzenia. Aby móc skutecznie spełnić ten obowiązek, w firmie należy wdrożyć skuteczne procedury monitorowania systemu bezpieczeństwa danych oraz prowadzić dokumentację w postaci ewidencji naruszeń.
  6. Każdy przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy ma obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Jest to wymóg dla firm zatrudniających powyżej 250 pracowników, a w przypadku mniejszych firm obejmuje on te podmioty, które przetwarzając dane osobowe mogą naruszyć prawa lub wolność osób oraz te, które przetwarzają dane wrażliwe. Nawet jeśli firma nie ma obowiązku utrzymywania takiego rejestru, a ryzyko naruszenia praw i wolności jest niskie, na użytek utrzymania zgodności z RODO warto rozważyć, czy nie utrzymywać w firmie tej formy dokumentacji. Ważne jest jednak, by rejestr żył, to znaczy odzwierciedlał rzeczywiście realizowane działania.
  7. Każdy przedsiębiorca powinien również rozstrzygnąć, czy ma obowiązek powołać w swojej organizacji funkcję Inspektora Danych Osobowych (IDO). Obowiązek ten ciąży na trzech kategoriach podmiotów:
    1. podmiotach publicznych (z wyjątkiem sądów), w tym prywatnych realizujących zadania publiczne;
    2. podmiotach, których działalność opiera się na przetwarzaniu danych
      w sposób, który wymaga monitorowania osób, których dane dotyczą;
    3. podmiotach przetwarzających dane wrażliwe.
  8. W myśl RODO profilowanie danych jest czynnością przetwarzania. Oznacza to, że wszelkie próby profilowania wymagają uprzedniej zgody osób, których profilowanie dotyczy. Zgoda wyrażona jest na podstawie informacji, czego dotyczy profilowanie, w jakim celu jest prowadzone i przez jaki okres.
  9. RODO rozszerza obowiązek informacyjny podmiotu przetwarzającego – w relacji z osobami, których dane są przetwarzane, należy przekazywać informacje m.in. o okresie przechowywania danych osobowych, o planowanym profilowaniu, o prawach przysługujących osobie (możliwości wycofania zgody na przetwarzanie czy możliwości złożenia skargi do organu nadzorczego). Rozszerzenie obowiązków informacyjnych w praktyce oznacza, że pod tym kątem należy zmienić stosowane przez firmę klauzule i formularze na wyrażenie zgody.

Zobacz: Prawo dla firm

Powyżej przytoczone informacje wskazują ramę sugerowanego postępowania adaptacyjnego. Należy wykonać analizę, na podstawie której wdrażane są odpowiednie środki, procedury i narzędzia gwarantujące zarówno bezpieczeństwo danych, jak i możliwość spełnienia praw przysługujących osobom fizycznym. Niestety – nie ma uniwersalnej metody i to na każdym przedsiębiorcy ciąży obowiązek przygotowania się do RODO. „Nawet jeśli firma zdecyduje się skorzystać z pomocy zewnętrznego eksperta lub firmy doradczej, zdecydowana większość działań adaptacyjnych musi zostać wykonana przez organizację. Dotyczy to rzeczywistego wdrożenia nowych procedur, dostosowania systemów informatycznych, modyfikacji klauzul i formularzy zgód oraz dostrojenia polityki bezpieczeństwa danych. Także szczepionkę musimy przygotować sobie sami. Na szczęście z biegiem czasu przedsiębiorcy będą mieli dostęp do coraz większej liczby rozwiązań informatycznych i prawnych, które pomogą w przygotowaniu własnego rozwiązania” – dodaje Piotr Ciski. Podkreśla przy tym, że RODO wymaga od firm utrzymania ciągłości w byciu zgodnym z przepisami. Nie wystarczy jednorazowo dostosować się do wymogów. Ciągłość oznacza konieczność realizacji procesów według wdrożonych zmian, a to wymaga również przysposobienia pracowników do pracy według nowych wytycznych. Niezbędne są więc odpowiednie szkolenia.

Źródło: Sage

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Mobbing w pracy: jak rozpoznać i chronić się przed nim?

Poznaj definicję, przyczyny i formy mobbingu oraz praktyczne sposoby ochrony przed nim – wszystkie wskazówki prosto z rozmowy z ekspertką Katarzyną Bednarczykówą, autorką książki "Masz się łasić".

Reputacja przedsiębiorcy to jedno z kluczowych aktywów firmy. Tak uważa coraz więcej właścicieli firm w Polsce

Firmy w Polsce coraz częściej traktują reputację jako kapitał, który warto chronić, nawet kosztem wyników finansowych. To po części efekt walki stereotypu przedsiębiorcy, który chce osiągać zyski za wszelką cenę. Jest on wciąż głęboko zakorzeniony w świadomości społecznej.

Badania Uniwersytetu Stanford: Polscy programiści odnoszą największe korzyści z AI [KOMENTARZ]

Polska błyszczy wśród europejskich krajów pod względem produktywności programistów korzystających z AI. Jednak niska adopcja technologii i wysoki poziom poprawek stawiają pytania o jakość i przyszłość. O tym, jak interpretować wyniki badań ze Stanford opowiedział członek zespołu badawczego.

Sztuczna inteligencja. McKinsey: Tylko 1 proc. menedżerów określa wdrożenia AI w swoich organizacjach jako dojrzałe

Choć zastosowanie gen-AI w 2024 r. znacząco wzrosło, a 78 proc. respondentów deklarowało w ub.r. użycie co najmniej jednej funkcji biznesowej tego rozwiązania w porównaniu do 55 proc. rok wcześniej, to jedynie 1 proc. menedżerów określa wdrożenie AI w ich w organizacjach jako dojrzałe.

REKLAMA

Obligacje korporacyjne: wciąż wysoki popyt u inwestorów

W pierwszym kwartale tego roku emitenci przeprowadzili cztery publiczne emisje obligacji korporacyjnych o wartości 286,5 mln zł. Popyt inwestorów ponownie przekroczył wartość emisji i wyniósł 747 mln zł, a średni poziom redukcji dla emisji sięgnął 44 proc.

Przedsiębiorcy na całym świecie już nie patrzą w przyszłość optymistycznie

Spada poziom optymizmu przedsiębiorców na świecie. Powodem niepewność i nieprzewidywalność w globalnym handlu i wysokie stopy procentowe, tak wynika z przeprowadzonego przez Dun & Bradstreet badania na próbie ponad 10 tys. przedsiębiorców.

Wystawianie faktur przez freelancerów w 2025 r. Zasady, narzędzia, terminy, opłaty, najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur

Praca freelancera daje dużą swobodę – pozwala samodzielnie zarządzać czasem, projektami i klientami. Z tą niezależnością wiąże się jednak także odpowiedzialność za kwestie formalne, takie jak wystawianie faktur. Kto może wystawiać faktury jako freelancer? Co powinno znaleźć się na fakturze? Jakie są najczęstsze błędy?

Susza rolnicza może w tym roku być wcześniej

Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej prognozuje, że susza rolnicza może w tym roku rozwinąć się wcześniej. W raporcie podał także, ze prognozy dotyczące opadów są optymistyczne.

REKLAMA

Jak założyć spółkę z o.o. z aktem notarialnym?

Umowa spółki z o.o. w formie aktu notarialnego jest konieczna, gdy wspólnicy zamierzają wprowadzić do umowy postanowienia, których dodanie nie jest możliwe w przypadku spółki z o.o. zakładanej przez S24. Dotyczy to m.in. sytuacji, w których wspólnicy zamierzają wnieść wkłady niepieniężne, wprowadzić obowiązek powtarzających się świadczeń niepieniężnych, zmienić zasady głosowania w spółce, uprzywilejować udziały co do głosu, czy do dywidendy.

W jaki sposób hakerzy wykorzystują e-maile do ataków? Mają swoje sposoby

Najpopularniejszą formą cyberataku jest obecnie phishing. Fałszywe wiadomości są coraz trudniejsze do wykrycia, bo cyberprzestępcy doskonale się wyspecjalizowali. Jak rozpoznać niebzepieczną wiadomość? Jak chronić swoją firmę przed cyberatakami?

REKLAMA