Praca zdalna w Kodeksie pracy - założenia projektu ustawy

Praca zdalna w Kodeksie pracy

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany długo wyczekiwany projekt ustawy dotyczący wprowadzenia do Kodeksu pracy[1], pracy zdalnej[2] (dalej jako: ,,Projekt’’). Pandemia koronawirusa, która opanowała w 2020 roku cały świat, bezsprzecznie udowodniła, że praca w trybie zdalnym może okazać się koniecznością.

W związku z tym, że w Kodeksie pracy brak jest przepisów dotyczących pracy zdalnej, ustawodawca wprowadził takową regulację w tzw. ustawie covidowej, a dokładnie w jej art. 3[3]. Początkowo praca zdalna była uregulowana bardzo wąsko. Ustawodawca później doregulował tą kwestię. Jednak mnożące się w tym zakresie pytania zarówno pracowników, jak i pracodawców pokazały, że uregulowanie pracy zdalnej w jednym artykule jest niewystarczające.

Wszystkich pracodawców, pracowników oraz innych czytelników zainteresowanych tą ważną zmianą, jaka ma zostać wprowadzona do polskiego systemu prawa pracy, serdecznie zapraszam do przeczytania poniższego artykułu.

Podstawowe założenia

Na wstępie warto wskazać, że projekt ustawy zakłada usunięcie z Kodeksu pracy telepracy i wprowadzenie w jej miejsce pracy zdalnej. Zgodnie z Projektem, warunki stosowania telepracy określone w porozumieniu lub regulaminie będą mogły być stosowane nie dłużej niż do upływu 6 miesięcy od dnia wejścia w życie przedmiotowego Projektu.

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo (hybrydowo) w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpiecznego porozumiewania się na odległość. Uzgodnienia w tym zakresie będą mogły zostać poczynione przez pracownika i pracodawcę przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia.

Pracownicy będą mogli również wykonywać pracę zdalną okazjonalnie, na wniosek złożony pracodawcy w formie papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 12 dni w roku kalendarzowym.

Pracodawcy będzie przysługiwało uprawnienie do wydania pracownikowi polecenia wykonywania pracy w formie zdalnej w szczególnych przypadkach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• gdy będzie to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe

– jeżeli pracownik złoży uprzednio w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca będzie mógł w każdym czasie cofnąć takie polecenie.

Zasady pracy zdalnej będą określane w regulaminie, którego treść uprzednio pracodawca będzie musiał skonsultować z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym przez danego pracodawcę.

Praca zdalna a związki zawodowe

Pracodawca, u którego funkcjonują związki zawodowe, będzie musiał ustalić zasady pracy zdalnej w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeśli ustalenie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi okaże się niemożliwe, pracodawca będzie mógł ją ustalić z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi w rozumieniu art. 25 [3] ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych (tj. Dz. U. 2019 poz. 263 z późn. zm.), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Pracodawca będzie mógł sam ustalić zasady wykonywania pracy zdalnej, jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia, przy uwzględnieniu ustaleń podjętych z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

W przypadku nie zawarcia ww. porozumienia lub nieustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej w formie regulaminu, pracodawca będzie mógł je określić w poleceniu wykonywania pracy zdalnej wydawanym danemu pracownikowi lub w porozumieniu z tym pracownikiem.

Treść regulaminu i porozumienia

Zarówno ww. porozumienie, jak i regulamin pracy zdalnej powinny określać w szczególności:

• grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego należnego pracownikowi za wykorzystanie materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej niezapewnionych przez pracodawcę lub ryczałtu na pokrycie kosztów wymienionych w pkt 2) powyżej bądź na pokrycie ekwiwalentu;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady montażu, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

Zaufanie czy kontrola?

Pracodawca będzie miał oczywiście prawo do przeprowadzenia kontroli wykonywania pracy w formie zdalnej przez pracownika, w miejscu jej wykonywaniach i w godzinach pracy pracownika. Kontrola nie będzie mogła naruszać prywatności pracownika oraz innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych pracownika.

Zakaz dyskryminacji

Pracownicy, którzy będą wykonywali swoją pracę w formie zdalnej, nie będą mogli być z tego powodu w jakikolwiek sposób dyskryminowani. Projekt przewiduje także zakaz dyskryminacji pracowników odmawiających wykonywania pracy zdalnej.

Ponadto, żaden pracownik wykonujący pracę zdalną nie będzie mógł z tego powodu być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy przy uwzględnieniu odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

Wypadek przy pracy w trakcie pracy zdalnej

Pracownik, który dozna wypadku w trakcie pracy zdalnej będzie obowiązany zgłosić to swojemu pracodawcy. Zgłoszenie będzie jednoznaczne z wyrażeniem przez pracownika zgody na przeprowadzenie oględzin miejsca wypadku. Oględziny będą musiały być dokonane niezwłocznie po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej w terminie uzgodnionym przez pracownika i członków zespołu powypadkowego. Odstąpienie od dokonania oględzin będzie możliwe, jeśli zespół powypadkowy uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą wątpliwości.

Do wypadków przy pracy zdalnej zastosowanie będzie miał przepis art. 234 § 1 Kodeksu pracy oraz przepisy wydane na podstawie art. 237 § 1 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy.

Wejście w życie

Przepisy dotyczące pracy zdalnej mają wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania w Polsce stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, a w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego – po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania tego stanu.

Obecnie Projekt jest na etapie konsultacji społecznych i uzgodnień międzyresortowych.

Pojawienie się koronawirusa spowodowało na całym świecie, w tym w Polsce, wiele zmian zarówno negatywnych jak i pozytywnych. Wprowadzenie do Kodeksu pracy przepisów regulujących pracę zdalną uważam za zmianę pozytywną. Niewątpliwe bardzo potrzebną. Osobiście mam nadzieję, że ułatwi to pracę wielu pracownikom i pracodawcom, ale też jednocześnie nie doprowadzi do nadużyć zarówno ze strony pracodawców jak i pracowników.

Marta Olkowicz, Młodszy Prawnik w Dziale Prawa dla Biznesu, Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni Sp. p.

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA

[1] Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. 2020 poz. 1320 z późn. zm.)

[2] Projekt z dnia 18 maja 2021 r. ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej, społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucji rynku pracy

[3] Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tj. Dz.U.2020.1842 z późn. zm.)