| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Organizacja pracy > Profesjonalny sekretariat

Profesjonalny sekretariat

Zakres czynności sporządza się na podstawie regulaminu organizacyjnego, z którego dowiadujemy się jakie są obowiązki pracowników obejmujących poszczególne stanowiska w firmie.

Zakres obowiązków jest przeważnie sprecyzowany bardzo ogólnie, a zakres i zadania sekretarki są bardzo zróżnicowane. W zależności od tego gdzie sekretarka pracuje zależeć będzie jej zakres obowiązków.

Inaczej jest w dużej firmie, w której sekretarka może mieć dwóch a nawet trzech szefów a inaczej w małej firmie gdzie podlegać będzie bezpośrednio pod jedną osobę, np. prezesa spółki.

Codzienna praca sekretarki - asystentki koncentruje się na przyjmowaniu interesantów, bezpośrednich kontaktach z szefem, prowadzeniu rozmów telefonicznych. Sekretarka odpowiada za rozkład zajęć szefa, przepisuje przygotowane przez szefa listy, może również być odpowiedzialna za samodzielne opracowanie listów i przygotowanie ich do podpisu przez przełożonego. 

Polecamy: Zasady skutecznej korespondencji

Ponadto często prowadzi sprawy osobowe pracowników (w małej firmie) i zaopatruje firmę w materiały biurowe a także gospodarcze. Może być również odpowiedzialna za załatwianie spraw w banku czy urzędzie. Uczestniczy w spotkaniach z interesantami w biurze i poza nim. Już na tych paru przykładach widać różnicę w zakresie czynności sekretarki. Różnice te zależą od struktury organizacyjnej firmy, ale i od oczekiwań szefa.

Można podzielić więc prace sekretarki na trzy podstawowe obszary działań:

  • zadania związane z planowaniem, np. planowanie terminów spotkań, konferencji, urlopów, szkoleń, wyjazdów służbowych, odprawa pracowników czy też spotkań z interesantami;
  • organizowaniem - przygotowanie wyjazdu służbowego przełożonego, od rezerwacji biletu, hotelu do przygotowania materiałów, prezentacji potrzebnych do spotkań podczas wyjazdu, sekretarka może być odpowiedzialna również za organizowanie posiedzeń zarządu, spotkań z klientami czy oficjalnych przyjęć;
  • wykonaniem - obsługa komputera, łączenie rozmów telefonicznych, wysyłanie i przyjmowanie korespondencji, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji, a także dbałość o estetykę miejsca pracy.

Do obowiązków sekretarki - asystentki, mogą należeć również zadania merytoryczne, jak np: pisanie samodzielne listów, opracowań, protokołów ze spotkań, umów, uczestniczenie naradach, wyjazdach służbowych podczas których odpowiadać może za przygotowanie, gromadzenie i przechowywanie materiałów i dokumentów. 

Polecamy: Treść zapytania ofertowego

Zakres czynności prac sekretarki bywa jak widać bardzo zróżnicowany, dobrze przed podpisaniem umowy jest zapoznać się z zadaniami które przyjdzie nam realizować.

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Pasieka Derlikowski Brzozowska i Partnerzy

kancelaria prawna

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od mojafirma.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK