| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Organizacja pracy > Profesjonalny sekretariat

Profesjonalny sekretariat

Zakres czynności sporządza się na podstawie regulaminu organizacyjnego, z którego dowiadujemy się jakie są obowiązki pracowników obejmujących poszczególne stanowiska w firmie.

Zakres obowiązków jest przeważnie sprecyzowany bardzo ogólnie, a zakres i zadania sekretarki są bardzo zróżnicowane. W zależności od tego gdzie sekretarka pracuje zależeć będzie jej zakres obowiązków.

Inaczej jest w dużej firmie, w której sekretarka może mieć dwóch a nawet trzech szefów a inaczej w małej firmie gdzie podlegać będzie bezpośrednio pod jedną osobę, np. prezesa spółki.

Codzienna praca sekretarki - asystentki koncentruje się na przyjmowaniu interesantów, bezpośrednich kontaktach z szefem, prowadzeniu rozmów telefonicznych. Sekretarka odpowiada za rozkład zajęć szefa, przepisuje przygotowane przez szefa listy, może również być odpowiedzialna za samodzielne opracowanie listów i przygotowanie ich do podpisu przez przełożonego. 

Polecamy: Zasady skutecznej korespondencji

Ponadto często prowadzi sprawy osobowe pracowników (w małej firmie) i zaopatruje firmę w materiały biurowe a także gospodarcze. Może być również odpowiedzialna za załatwianie spraw w banku czy urzędzie. Uczestniczy w spotkaniach z interesantami w biurze i poza nim. Już na tych paru przykładach widać różnicę w zakresie czynności sekretarki. Różnice te zależą od struktury organizacyjnej firmy, ale i od oczekiwań szefa.

Można podzielić więc prace sekretarki na trzy podstawowe obszary działań:

  • zadania związane z planowaniem, np. planowanie terminów spotkań, konferencji, urlopów, szkoleń, wyjazdów służbowych, odprawa pracowników czy też spotkań z interesantami;
  • organizowaniem - przygotowanie wyjazdu służbowego przełożonego, od rezerwacji biletu, hotelu do przygotowania materiałów, prezentacji potrzebnych do spotkań podczas wyjazdu, sekretarka może być odpowiedzialna również za organizowanie posiedzeń zarządu, spotkań z klientami czy oficjalnych przyjęć;
  • wykonaniem - obsługa komputera, łączenie rozmów telefonicznych, wysyłanie i przyjmowanie korespondencji, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji, a także dbałość o estetykę miejsca pracy.

Do obowiązków sekretarki - asystentki, mogą należeć również zadania merytoryczne, jak np: pisanie samodzielne listów, opracowań, protokołów ze spotkań, umów, uczestniczenie naradach, wyjazdach służbowych podczas których odpowiadać może za przygotowanie, gromadzenie i przechowywanie materiałów i dokumentów. 

Polecamy: Treść zapytania ofertowego

Zakres czynności prac sekretarki bywa jak widać bardzo zróżnicowany, dobrze przed podpisaniem umowy jest zapoznać się z zadaniami które przyjdzie nam realizować.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Emil Kowalski

www.asib.pl

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »