| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > Dotacje > ABC funduszy unijnych > Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych

Archiwizacja dokumentów z projektów unijnych

Beneficjenci dotacji z funduszy europejskich stykają się z rozbudowaną dokumentacją już na etapie przygotowywania i składania wniosku o przyznanie dofinansowania. Realizacja projektu także wiąże się z generowaniem kolejnych dokumentów. Dbałość o właściwe ich przechowywanie to jeden z kluczowych aspektów prawidłowego rozliczenia projektu.

Ostatnią grupą dokumentów dotacyjnych, które podlegają archiwizacji są dokumenty finansowo-księgowe projektu. Mowa tu przede wszystkim o wnioskach o zaliczki, rozliczeniach zaliczek, poleceniach przelewów, wyciągach bankowych, protokołach zdawczo-odbiorczych, dowodach i raportach kasowych, fakturach VAT, notach korygujących, rachunkach, listach płac i poleceniach wyjazdów służbowych.

Nie powinno się wprowadzać gradacji dokumentacji na ważną i ważniejszą, ale nie da się ukryć, że w właśnie w ostatniej kategorii będą mieścić się dokumenty, od których najbardziej zależeć będzie sprawna realizacja projektu. Od ich przedłożenia zależy bowiem wypłata kolejnych transz dofinansowania.

Dołącz do nas na Facebooku!

Dokument to nie tylko papier

Dokumentacja projektowa powinna być przechowywana w wersji oryginalnej lub w kopii, ale o poświadczonej zgodności z oryginałem. Wymóg taki nakłada na beneficjentów art. 90 ust. 3 wspomnianego wcześniej rozporządzenia Rady UE i PE nr 1303/2013.

W przypadku dokumentów w wersji cyfrowej dopuszcza się, aby zapisane zostały na powszechnie uznanych nośnikach danych (np. dyski CD lub DVD, pamięć przenośna flash, mikrofilmy, fotokopie), ale beneficjent musi dopilnować, aby dostęp do nich był równie swobodny jak ma to miejsce w przypadku archiwum tradycyjnego i zadbać o możliwość ich wydrukowania, gdy zajdzie taka potrzeba (audyt).

Jeżeli firma prowadzi kilka projektów jednocześnie, należy zadbać, aby dokumenty dotyczące każdego z nich zostały odpowiednio oznakowane. Jest to forma zabezpieczenia przed wykorzystywaniem np. tej samej faktury VAT do uzyskania zwrotu w więcej niż jednym projekcie.

Teczki i segregatory, w których przechowywane są dokumenty dotacyjne, muszą zostać oznaczone, zgodnie z wytycznymi. Powinny być przechowywane w szafach lub regałach, które także będą we właściwy sposób oznakowane. Zaleca się, aby dokumenty dotyczące różnych projektów były przechowane w odrębnych teczkach aktowych.

W oznakowaniu dokumentów powinny znaleźć się: logotyp Funduszy Europejskich z nazwą programu, z którego realizowany jest projekt (strona lewa), flagę Unii Europejskiej wraz z nazwą funduszu, który projekt dofinansowany (strona prawa) oraz logo instytucji lub firmy będącej beneficjentem dotacji (pośrodku). Oznaczenie to powinno mieć formę poziomą, ale dopuszczalna jest wersja pionowa (np. do umieszczenia na grzbietach segregatorów). W takim sam sposób powinny być również oznakowane wszelkie dokumenty związane z dofinansowanym projektem oraz strona internetowa beneficjenta. Na dokumentach powinny również znaleźć się: numer umowy i data jej zawarcia, opis wkładu UE w realizację przedsięwzięcia, informacja o wkładzie z budżetu państwa (jeżeli takowy miał miejsce) i podpis osoby upoważnionej do akceptacji i potwierdzenia prowadzonych działań.

- Beneficjent musi zapewnić swobodny dostęp do dokumentacji projektowej na okoliczność przeprowadzenia audytu przez upoważnione do tego instytucje. nakłada przepisy unijne nakładają na państwa członkowskie realizację zadań w zakresie kontroli prawidłowości środków pochodzących z funduszu UE – wyjaśnia Piotr Wiśniewski, wiceprezes zarządu firmy Prometeia.

Źródło: Prometeia

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Adwokat Marta Kawecka Właściciel portalu LegalnaBudowa.pl

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »