Określenie zakresu zamówienia - porada

Z jednej strony można to skwitować stwierdzeniem, iż duże zamówienia są dla dużych firm, małe – dla małych. Jednak, z uwagi na rolę i znaczenie MSP dla gospodarki oraz w celu poszerzenia konkurencji – należy rozważać działania rozszerzające możliwości ubiegania się MSP o większe zamówienia.

Obniżanie wymagań podmiotowych w stosunku do przedmiotu zamówienia nie jest właściwym rozwiązaniem, gdyż skutkować może udzielaniem zamówień wykonawcom zbyt słabym, aby należycie je wykonać.

Jedną z możliwości radzenia sobie w przypadku ubiegania się o duże zamówienia jest możliwość wspólnego ubiegania się o zamówienie przez kilku wykonawców. Możliwość taka została zagwarantowana w ustawie Pzp (art. 23) i stanowi pewne rozwiązanie problemu (podobnie, jak  możliwość polegania na potencjale i zdolnościach innych podmiotów (art. 26 ust. 2b). Jednak, możliwość tę należy  rozpatrywać raczej w kategorii praw wykonawców, nie ich obowiązków. Zamawiający musi dopuścić udział konsorcjów, lecz nie może wymuszać tworzenia sztucznych konsorcjów, czyli konsorcjów składających się z firm nie komplementarnych wobec siebie, lecz konkurujących ze sobą lub niemających ze sobą nic wspólnego (działających na odrębnych rynkach).

Niestety, sytuacja taka występuje dość często i jest spowodowana agregowaniem zamówienia:  włączaniem do przedmiotu jednego zamówienia różnych dostaw lub usług. Zamówienie takie (w sytuacji niedopuszczenia ofert częściowych) może uzyskać wyłącznie duża, wielobranżowa firma. Działanie takie (łączenie w ramach jednego postępowania dostaw lub usług niepodobnych) stanowi naruszenie swobody dostępu do zamówień publicznych, w sposób nieuzasadniony zawęża konkurencję, a argument o możliwości składania wspólnych ofert przez mniejsze firmy niczego w tym nie zmienia.

Nadmierne agregowanie zamówień spowodowane jest najczęściej obawami zamawiających przed zarzutem dzielenia zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp (art. 32 ust. 2). 

Polecamy: Czy można zmienić kosztorys inwestorski?

Warto w tym miejscu przytoczyć brzmienie odpowiednich przepisów prawa UE  oraz ich interpretacji.

Jeśli chodzi o zakres przedmiotowy zamówienia, czyli problem łączenia (lub nie) różnych dostaw w jedno zamówienie, to regulacja Dyrektywy klasycznej – Dyrektywa (2004/18/WE) jest następująca: Jeśli w przypadku zamiaru nabycia podobnych dostaw może dojść do zamówień  udzielanych w tym samym czasie w różnych częściach, całkowita wartość szacunkowa wszystkich takich części jest uwzględniana przy szacowaniu wartości zamówienia (art. 9 ust. 5 pkt b). Zamówienie na dostawę winno więc obejmować wszystkie:

1) planowane do zakupienia
2) w krótkim okresie czasu
3) produkty podobne, czyli
a) normalnie (w standardowej ofercie) dostępne u zapewniającej konkurencję liczby wykonawców i
b) przeznaczone do tego samego celu.

Jeśli chodzi o usługi, to Dyrektywa nie zawiera pojęcia usług podobnych, lecz odnosi się do zamawiania usług w częściach. Nie ma więc powodu łączenia kilku usług, nawet jeśli są podobne, należy zaś łączyć odrębnie zamawiane ich części. W przypadku robót budowlanych natomiast zakres  przedmiotowy zamówienia jest związany z pojęciem obiektu budowlanego (należy agregować wszystkie roboty budowlane planowane do wykonania obiektu).

Jeśli zaś chodzi o zakres ilościowy lub horyzont czasowy, który należy uwzględniać przy szacowaniu wartości zamówienia, należy przywołać art. 9 ust. 3 Dyrektywy: „Żaden projekt budowlany ani żadne planowane nabycie pewnej ilości dostaw lub usług nie mogą być dzielone z zamiarem  uniknięcia stosowania niniejszej dyrektywy”. Przepis zabrania celowego dzielenia zamówienia na części, nie wyklucza jednak dokonywania podziału podyktowanego względami ekonomicznymi (nie można zawrzeć długoterminowej umowy np. z uwagi na taką niestabilność cen, której  nie są w stanie ująć jakiekolwiek obiektywne wskaźniki), organizacyjnymi (np. nie można przewidzieć przyszłego zapotrzebowania) lub innymi (np. technicznymi).

Powyższe zasady zapobiegają sztucznej agregacji produktów i usług oraz zamykaniu MSP drogi do zamówień. Mając na uwadze, że MSP stanowią 99,8% podmiotów w UE – twierdzenie, iż postępowanie jest prowadzone w warunkach prawdziwej konkurencji w sytuacji, gdy  przedsiębiorcy z sektora MSP (co najmniej ich liczba zapewniająca konkurencję) nie są w stanie (samodzielnie) spełnić jego warunków wydaje się błędne, sprzeczne z samą istotą konkurencji. (Zapewne trochę inaczej jest w przypadku robót budowlanych, gdy wymagania stawiane wykonawcom są pochodną wielkości i stopnia złożoności obiektu budowlanego, które to cechy wprost wynikają z jego funkcji, a nie  przeświadczenia zamawiającego o konieczności łączenia zakresów prac).

Prawo europejskie (a za nim polskie) zawiera również rozwiązania dalej idące: zamawiający może zdecydować o udzieleniu zamówienia w częściach. Może się to odbyć albo poprzez dopuszczenie składania ofert częściowych w ramach jednego postępowania, albo udzielanie zamówienia w odrębnych postępowaniach, których przedmiot obejmuje jedynie część zamówienia (np. część dostaw podobnych).

Takie działanie w jeszcze większym stopniu wspiera MSP, które – ubiegając się jedynie o część zamówienia – muszą wykazać spełnianie warunków adekwatnych jedynie do tej części. Procedury te są mocno zalecane w niektórych przepisach krajowych (np. w Niemczech i we Francji).

Należy jednak pamiętać, że dzieląc zamówienie na części zamawiający zobowiązany jest szacować wartość zamówienia z uwzględnieniem wartości wszystkich jego części i stosować do każdej z tych części procedury/przepisy właściwe ze względu na wartość zamówienia. Ukłonem w kierunku MSP jest w tym wypadku derogacja od tej zasady przewidziana w ustawie Pzp, zgodnie z którą do poszczególnych części zamówienia można stosować przepisy właściwe ze względu na wartość tej części zamówienia, jeśli jej wartość jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość 80 000 euro dla dostaw i usług oraz 1 000 000 euro dla robót budowlanych, pod warunkiem że łączna wartość tych części wynosi nie więcej niż 20% zamówienia.

Innym sposobem szerszego dopuszczenia MSP do zamówień jest zawieranie umów ramowych z kilkoma wykonawcami. Zawarcie takiej umowy ramowej otwiera przed MSP możliwość sukcesywnego uzyskiwania zamówień cząstkowych składających się łącznie na zamówienie większej wartości.

Polecamy: serwis Leasing

Artykuł jest fragmentem publikacji Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości "Nowe podejście do zamówień publicznych – wyzwanie dla zamawiających – szansa dla małych i średnich przedsiębiorstw".