Jak prawidłowo opisać przedmiot zamówienia

Jego formuła bezapelacyjnie wpływa na przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także decyduje o istotnych postanowieniach późniejszej umowy.

Jeżeli chcesz, by przedmiot zamówienia był prawidłowy, a co za tym idzie przyniósł oczekiwany efekt, to musisz wziąć pod uwagę, że opis powinien zawierać różne elementy. I tak – mamy 2 rodzaje opisu:

• Standardowy opis przedmiotu zamówienia:

1) Cechy konstrukcyjne opisu – wyliczenie pozytywne;
2) Cechy konstrukcyjne opisu - wyliczenie a contrario (przez negację).

• Specyficzny opis przedmiot zamówienia.

Jakie cechy powinien posiadać standardowy opis przedmiotu

Aby standardowy opis przedmiotu zamówienia spełnił swoją funkcję, musisz go sformułować:

1) w sposób obiektywny, czyli pozbawiony własnych opinii i wartościujących określeń zamawiającego;
2) w sposób jednoznaczny, czyli uwzględniający konkretne, istotne i typowe dla tego przedmiotu informacje;
3) w sposób wyczerpujący, czyli zawierający wszystkie informacje dotyczącego tego przedmiotu (maksimum treści);
4) z zachowaniem zasad ustawowych, czyli zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i równego dostępu do zamówienia;
5) z uwzględnieniem wszystkich wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na sporządzenie oferty;
6) tak, aby przedmiot spełniał wymagania zamawiającego i zaspokajał jego potrzeby;
7) jasno i precyzyjnie, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń;
8) za pomocą standardowych określeń jakościowych i technicznych, które są zwykle używane w danej dziedzinie, zrozumiałych dla wszystkich osób trudniących się działalnością w danej branży;
9) opis może zawierać określenie, że przedmiot zamówienia ma być zrealizowany w jakości wyższej niż standardowa, lub o podwyższonych parametrach, ale zamawiający musi usprawiedliwić swoje wymagania obiektywnymi okolicznościami;
10) w opisie mogą się również znaleźć wymagania zamawiającego związane z realizacją zamówienia, dotyczące: zatrudnienia osób, utworzenia funduszu szkoleniowego, zwiększenia wpłat pracodawców na rzecz funduszu szkoleniowego.

Niezwykle ważne są też wytyczne, według których nie powinien być formułowany opis przedmiotu zamówienia:
1) przedmiotu nie można opisywać w taki sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję (np. przez zastosowanie nieodpowiednich zapisów w specyfikacji),
2) trzeba unikać wszelkich sformułowań lub parametrów, które by wskazywały na konkretny wyrób albo na konkretnego wykonawcę, i nie chodzi tu tylko o nazwanie wprost przedmiotu przez zamawiającego, wystarczy, że wymogi i parametry dla przedmiotu zamówienia określone są tak, że aby je spełnić, oferent musi dostarczyć jeden konkretny produkt.