Przetarg w dobie pandemii – o tym warto pamiętać

Specustawa pozwala na zwolnienie z procedury zamówień publicznych tych postępowań, które skutkują zakupem towarów lub usług niezbędnych do przeciwdziałania COVID-19. Jest to słuszne, jednak w zdecydowanej większości nie dotyczy przetargów, których mimo pandemii nie można przełożyć, jak np. na wybór dostawcy prądu, usług bankowych czy ubezpieczenia. W przypadku tych i wielu innych towarów oraz usług musi być zachowana ciągłość dostaw, świadczeń czy ochrony. Odpowiednie postępowania muszą się zatem odbyć, co stanowi spore wyzwanie w sytuacji, gdy kontakty bezpośrednie są ograniczone do minimum, a wiele instytucji i firm prowadzi działalność w trybie nadzwyczajnym.

Polecamy: Uprawnienia rodziców w pracy

Przetargi można prowadzić elektronicznie

Obecnie najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie wszystkich procedur elektronicznie, także tych poniżej progów unijnych. Namawia do tego sam Urząd Zamówień Publicznych. Mimo że prace nad platformą e-Zamówienia nabrały nowego tempa, pod koniec marca podpisano umowę z wykonawcą, to na efekty przyjdzie jeszcze poczekać. Zatem zamawiający nadal stoją przed wyborem: czy skorzystać z przejściowego, bezpłatnego i powszechnego rozwiązania, jakim jest miniPortal, licząc się ze wszystkimi znanymi już ograniczeniami tego narzędzia, które w aktualnej sytuacji dużego obciążenia mogą się pogłębiać, czy też skorzystać z komercyjnych rozwiązań do przeprowadzenia takich postępowań. Wybierając oprogramowanie samodzielnie, czy decydując się na zaangażowanie w przetarg doradcy lub pośrednika oferującego własne rozwiązania, trzeba jednak pamiętać o kilku dodatkowych funkcjonalnościach potrzebnych obecnie przy takim e-przetargu.

3 najważniejsze elementy skutecznego prowadzenia przetargów online:

• Wideokonferencje i jawne otwarcie ofert online

Brak możliwości organizacji spotkań bezpośrednich znacząco utrudnia „klasyczną” formę prowadzenia przetargu. Przede wszystkim należy zastosować bezpieczne rozwiązania, które zapewnią jawne otwarcie ofert. UZP już w połowie marca wydał oświadczenie, że transmisja online w sposób wystarczający realizuje zasadę, o której mowa w art. 86 ust. 2 Pzp. Narzędzie do grupowych połączeń wideo może jednak usprawnić postępowanie także w szerszym zakresie. Przykładowo, spotkania komisji przetargowej czy negocjacje z poszczególnymi oferentami także mogą być prowadzone w ten sposób. Co więcej, wiele z dostępnych na rynku rozwiązań pozwala również na rejestrowanie spotkań wideo, więc przy zgodzie wszystkich jego uczestników na dokonanie takich nagrań, może to stanowić dodatkowe ułatwienie dla zamawiającego przy sporządzaniu, chociażby wymaganych protokołów z negocjacji.

• Szyfrowanie

Wybierając narzędzie, trzeba także pamiętać o jego bezpieczeństwie. Choć praktycznie każde rozwiązanie do przesyłania wrażliwych dokumentów lub prowadzenia rozmów w ramach negocjacji zapewnia odpowiedni poziom poufności, m.in. w postaci szyfrowania end-to-end (po każdej stronie komunikacji), to należy zwracać na to szczególną uwagę. Warto sprawdzić jakie certyfikaty posiada, a także których elementów one dotyczą. Może się okazać, że nie każda część posiada takie same zabezpieczenia, np. połączenia wideo mogą być słabiej chronione. Niedawno okazało się, że najpopularniejsze narzędzie do grupowych rozmów wideo, nie zapewnia deklarowanego powszechnie poziomu zabezpieczeń. Ponadto trzeba pamiętać, że żadne oprogramowanie nie jest odporne na najgroźniejsze błędy, czyli te popełniane przez nas, użytkowników. Dlatego oprócz weryfikacji poziomu oferowanych zabezpieczeń warto także przygotować wewnętrzny kodeks dobrych praktyk dotyczący bezpieczeństwa cyfrowych postępowań. Jeśli korzystamy z rozwiązań oferowanych przez doradców lub pośredników, sprawdźmy, jakie zapewniają zabezpieczenia, procedury i szkolenia dla członków komisji przetargowej.

• Podpis elektroniczny

Bardzo ważnym uzupełnieniem dla postępowań online jest kwalifikowany podpis elektroniczny. W przypadku dokumentów cyfrowych pełni on funkcję pieczątki i podpisu składanego np. na wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu czy też na ofertach. Stanowi zatem o ich ważności. Brak takiego podpisu oznacza, że wniosek lub oferta nie zostały złożone – są nieważne. Umowy w sprawie zamówienia publicznego muszą być natomiast zawarte w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Czy to oznacza, że w tym wypadku jedynie tradycyjna, papierowa forma spełnia ten wymóg? Nie, ponieważ równoważna z nią jest forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Forma do tej pory rzadko stosowana w przetargach, chociaż od dawna dopuszczana przez prawo. Obecnie taki sposób zawierania umów przez każdą ze stron, która dysponuje elektronicznym podpisem kwalifikowanym, może być coraz częściej wybierany. Jest to zdecydowanie szybszy i bezpieczniejszy, sanitarny sposób zawierania umów, zwłaszcza gdy po stronie wykonawczej występuje rozbudowane konsorcjum.

Inne wyzwania w prowadzeniu przetargów online

Cyfrowe zamówienia to wciąż nowość. Nie tylko ze względu na narzędzia, ale też specyfikę. Przykładowo, w pełni elektroniczne zamówienie na ubezpieczenie mienia prowadzone w czasie pandemii w dalszym ciągu powinno dostarczyć wymaganych informacji do prawidłowej oceny ryzyka. Kluczowe może zatem okazać się doświadczenia profesjonalnego brokera doradzającego zamawiającemu oraz underwritera zasiadającego po stronie oferenta. Dlatego planując przetargi, trzeba zakładać jeszcze większe niż wcześniej bufory czasowe, także na przystosowanie się do nowych narzędzi.

Kolejną kwestią, którą obecnie trzeba także brać pod uwagę, jest fakt, że wielu dostawców, a także część członków komisji zamawiającego, pracuje z domu. O ile z technologicznego punktu widzenia, nie stanowi to żadnego problemu, to nie możemy zapominać o zwykłych, ludzkich sprawach i obowiązkach. Dostępność czasowa niektórych osób może być mniejsza, niż w zwyczajnym trybie pracy, ponieważ zajmują się teraz bieżącym reagowaniem na kryzysową sytuację lub np. opiekują się osobą starszą czy dziećmi.

Polecamy serwis: Zamówienia publiczne