Przetarg w dobie pandemii – o tym warto pamiętać

Specustawa pozwala na zwolnienie z procedury zamówień publicznych tych postępowań, które skutkują zakupem towarów lub usług niezbędnych do przeciwdziałania COVID-19. Jest to słuszne, jednak w zdecydowanej większości nie dotyczy przetargów, których mimo pandemii nie można przełożyć, jak np. na wybór dostawcy prądu, usług bankowych czy ubezpieczenia. W przypadku tych i wielu innych towarów oraz usług musi być zachowana ciągłość dostaw, świadczeń czy ochrony. Odpowiednie postępowania muszą się zatem odbyć, co stanowi spore wyzwanie w sytuacji, gdy kontakty bezpośrednie są ograniczone do minimum, a wiele instytucji i firm prowadzi działalność w trybie nadzwyczajnym.

Polecamy: Uprawnienia rodziców w pracy

Przetargi można prowadzić elektronicznie

Obecnie najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie wszystkich procedur elektronicznie, także tych poniżej progów unijnych. Namawia do tego sam Urząd Zamówień Publicznych. Mimo że prace nad platformą e-Zamówienia nabrały nowego tempa, pod koniec marca podpisano umowę z wykonawcą, to na efekty przyjdzie jeszcze poczekać. Zatem zamawiający nadal stoją przed wyborem: czy skorzystać z przejściowego, bezpłatnego i powszechnego rozwiązania, jakim jest miniPortal, licząc się ze wszystkimi znanymi już ograniczeniami tego narzędzia, które w aktualnej sytuacji dużego obciążenia mogą się pogłębiać, czy też skorzystać z komercyjnych rozwiązań do przeprowadzenia takich postępowań. Wybierając oprogramowanie samodzielnie, czy decydując się na zaangażowanie w przetarg doradcy lub pośrednika oferującego własne rozwiązania, trzeba jednak pamiętać o kilku dodatkowych funkcjonalnościach potrzebnych obecnie przy takim e-przetargu.

3 najważniejsze elementy skutecznego prowadzenia przetargów online:

• Wideokonferencje i jawne otwarcie ofert online

Brak możliwości organizacji spotkań bezpośrednich znacząco utrudnia „klasyczną” formę prowadzenia przetargu. Przede wszystkim należy zastosować bezpieczne rozwiązania, które zapewnią jawne otwarcie ofert. UZP już w połowie marca wydał oświadczenie, że transmisja online w sposób wystarczający realizuje zasadę, o której mowa w art. 86 ust. 2 Pzp. Narzędzie do grupowych połączeń wideo może jednak usprawnić postępowanie także w szerszym zakresie. Przykładowo, spotkania komisji przetargowej czy negocjacje z poszczególnymi oferentami także mogą być prowadzone w ten sposób. Co więcej, wiele z dostępnych na rynku rozwiązań pozwala również na rejestrowanie spotkań wideo, więc przy zgodzie wszystkich jego uczestników na dokonanie takich nagrań, może to stanowić dodatkowe ułatwienie dla zamawiającego przy sporządzaniu, chociażby wymaganych protokołów z negocjacji.