Kategorie

Przetarg w dobie pandemii – o tym warto pamiętać

EIB SA
Broker ubezpieczeniowy
Z powodu pandemii część postępowań została wstrzymana, jednak niektóre przetargi nie mogą zostać przełożone./Fot. Shutterstock
Z powodu pandemii część postępowań została wstrzymana, jednak niektóre przetargi nie mogą zostać przełożone./Fot. Shutterstock
shutterstock
Z powodu pandemii część postępowań została wstrzymana, jednak niektóre przetargi nie mogą zostać przełożone. Można je jednak przeprowadzić elektronicznie. Zamawiający mogą korzystać z narzędzia bezpłatnego, przejściowego do czasu uruchomienia platformy e-Zamówienia, tzn. MiniPortalu UZP lub z komercyjnych rozwiązań do przetargów online.

Specustawa pozwala na zwolnienie z procedury zamówień publicznych tych postępowań, które skutkują zakupem towarów lub usług niezbędnych do przeciwdziałania COVID-19. Jest to słuszne, jednak w zdecydowanej większości nie dotyczy przetargów, których mimo pandemii nie można przełożyć, jak np. na wybór dostawcy prądu, usług bankowych czy ubezpieczenia. W przypadku tych i wielu innych towarów oraz usług musi być zachowana ciągłość dostaw, świadczeń czy ochrony. Odpowiednie postępowania muszą się zatem odbyć, co stanowi spore wyzwanie w sytuacji, gdy kontakty bezpośrednie są ograniczone do minimum, a wiele instytucji i firm prowadzi działalność w trybie nadzwyczajnym.

Polecamy: Uprawnienia rodziców w pracy

Przetargi można prowadzić elektronicznie

Obecnie najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie wszystkich procedur elektronicznie, także tych poniżej progów unijnych. Namawia do tego sam Urząd Zamówień Publicznych. Mimo że prace nad platformą e-Zamówienia nabrały nowego tempa, pod koniec marca podpisano umowę z wykonawcą, to na efekty przyjdzie jeszcze poczekać. Zatem zamawiający nadal stoją przed wyborem: czy skorzystać z przejściowego, bezpłatnego i powszechnego rozwiązania, jakim jest miniPortal, licząc się ze wszystkimi znanymi już ograniczeniami tego narzędzia, które w aktualnej sytuacji dużego obciążenia mogą się pogłębiać, czy też skorzystać z komercyjnych rozwiązań do przeprowadzenia takich postępowań. Wybierając oprogramowanie samodzielnie, czy decydując się na zaangażowanie w przetarg doradcy lub pośrednika oferującego własne rozwiązania, trzeba jednak pamiętać o kilku dodatkowych funkcjonalnościach potrzebnych obecnie przy takim e-przetargu.

3 najważniejsze elementy skutecznego prowadzenia przetargów online:

  • Wideokonferencje i jawne otwarcie ofert online

Brak możliwości organizacji spotkań bezpośrednich znacząco utrudnia „klasyczną” formę prowadzenia przetargu. Przede wszystkim należy zastosować bezpieczne rozwiązania, które zapewnią jawne otwarcie ofert. UZP już w połowie marca wydał oświadczenie, że transmisja online w sposób wystarczający realizuje zasadę, o której mowa w art. 86 ust. 2 Pzp. Narzędzie do grupowych połączeń wideo może jednak usprawnić postępowanie także w szerszym zakresie. Przykładowo, spotkania komisji przetargowej czy negocjacje z poszczególnymi oferentami także mogą być prowadzone w ten sposób. Co więcej, wiele z dostępnych na rynku rozwiązań pozwala również na rejestrowanie spotkań wideo, więc przy zgodzie wszystkich jego uczestników na dokonanie takich nagrań, może to stanowić dodatkowe ułatwienie dla zamawiającego przy sporządzaniu, chociażby wymaganych protokołów z negocjacji.

  • Szyfrowanie

Wybierając narzędzie, trzeba także pamiętać o jego bezpieczeństwie. Choć praktycznie każde rozwiązanie do przesyłania wrażliwych dokumentów lub prowadzenia rozmów w ramach negocjacji zapewnia odpowiedni poziom poufności, m.in. w postaci szyfrowania end-to-end (po każdej stronie komunikacji), to należy zwracać na to szczególną uwagę. Warto sprawdzić jakie certyfikaty posiada, a także których elementów one dotyczą. Może się okazać, że nie każda część posiada takie same zabezpieczenia, np. połączenia wideo mogą być słabiej chronione. Niedawno okazało się, że najpopularniejsze narzędzie do grupowych rozmów wideo, nie zapewnia deklarowanego powszechnie poziomu zabezpieczeń. Ponadto trzeba pamiętać, że żadne oprogramowanie nie jest odporne na najgroźniejsze błędy, czyli te popełniane przez nas, użytkowników. Dlatego oprócz weryfikacji poziomu oferowanych zabezpieczeń warto także przygotować wewnętrzny kodeks dobrych praktyk dotyczący bezpieczeństwa cyfrowych postępowań. Jeśli korzystamy z rozwiązań oferowanych przez doradców lub pośredników, sprawdźmy, jakie zapewniają zabezpieczenia, procedury i szkolenia dla członków komisji przetargowej.

  • Podpis elektroniczny

Bardzo ważnym uzupełnieniem dla postępowań online jest kwalifikowany podpis elektroniczny. W przypadku dokumentów cyfrowych pełni on funkcję pieczątki i podpisu składanego np. na wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu czy też na ofertach. Stanowi zatem o ich ważności. Brak takiego podpisu oznacza, że wniosek lub oferta nie zostały złożone – są nieważne. Umowy w sprawie zamówienia publicznego muszą być natomiast zawarte w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Czy to oznacza, że w tym wypadku jedynie tradycyjna, papierowa forma spełnia ten wymóg? Nie, ponieważ równoważna z nią jest forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Forma do tej pory rzadko stosowana w przetargach, chociaż od dawna dopuszczana przez prawo. Obecnie taki sposób zawierania umów przez każdą ze stron, która dysponuje elektronicznym podpisem kwalifikowanym, może być coraz częściej wybierany. Jest to zdecydowanie szybszy i bezpieczniejszy, sanitarny sposób zawierania umów, zwłaszcza gdy po stronie wykonawczej występuje rozbudowane konsorcjum.

Inne wyzwania w prowadzeniu przetargów online

Reklama

Cyfrowe zamówienia to wciąż nowość. Nie tylko ze względu na narzędzia, ale też specyfikę. Przykładowo, w pełni elektroniczne zamówienie na ubezpieczenie mienia prowadzone w czasie pandemii w dalszym ciągu powinno dostarczyć wymaganych informacji do prawidłowej oceny ryzyka. Kluczowe może zatem okazać się doświadczenia profesjonalnego brokera doradzającego zamawiającemu oraz underwritera zasiadającego po stronie oferenta. Dlatego planując przetargi, trzeba zakładać jeszcze większe niż wcześniej bufory czasowe, także na przystosowanie się do nowych narzędzi.

Kolejną kwestią, którą obecnie trzeba także brać pod uwagę, jest fakt, że wielu dostawców, a także część członków komisji zamawiającego, pracuje z domu. O ile z technologicznego punktu widzenia, nie stanowi to żadnego problemu, to nie możemy zapominać o zwykłych, ludzkich sprawach i obowiązkach. Dostępność czasowa niektórych osób może być mniejsza, niż w zwyczajnym trybie pracy, ponieważ zajmują się teraz bieżącym reagowaniem na kryzysową sytuację lub np. opiekują się osobą starszą czy dziećmi.

Polecamy serwis: Zamówienia publiczne

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    28 lip 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Wyższe grzywny za wykroczenia drogowe

    Podwyższenie maksymalnej wysokości grzywny za wykroczenia drogowe do 30 tys. zł zakłada projekt nowelizacji Prawa o ruchu drogowym, przyjęty przez rząd.

    Ceny mieszkań w Europie rosną szybciej niż w Polsce

    Ceny mieszkań w Europie. Ceny mieszkań oderwały się od fundamentów? Szybciej w Europie niż w Polsce – sugerują dane Eurostatu. W Polsce przez ostatnie lata ceny rosły tylko trochę szybciej niż dochody ludności. W państwach Europy Zachodniej dynamika była nawet kilkukrotnie wyższa.

    Wynajem domów w Polsce

    Wynajem domów. Wynajem domów w Polsce stanowi około 3% - 5% rynku najmu, ale jest ciekawym rozwiązaniem. Osoby zastanawiające się nad wynajmem większego mieszkania, powinny wziąć pod uwagę również dom, bo stawki czynszów za 1 mkw. są konkurencyjne. Na popularność wynajmu domów w innych krajach wpływa m.in. udział budynków jednorodzinnych w zasobie mieszkaniowym i wskaźnik urbanizacji.

    Studencie - nie daj się oszukać. Jak bezpiecznie wynająć mieszkanie, gdy sezon w pełni

    Wynajem mieszkania - studenci. Okres wakacji aż do września to typowy sezon najmu. Wiele osób stara się zaplanować na ten czas zmianę miejsca zamieszkania. Jest zazwyczaj trochę więcej wolnego, łatwiej o urlop w pracy, jest też korzystniej ze względu na zmianę szkoły dla dzieci. Równocześnie w tym samym czasie na rynku pojawiają się osoby studiujące. Młodzież rozpoczynająca studia w nowym mieście, studenci wyższych lat zmieniają lokum. Kwestie towarzyskie, uczuciowe czy chęć uzyskania większego komfortu - to najczęstsze przyczyny zmiany kwatery przez studentów.

    Kiedy warto prowadzić działalność w formie prostej spółki akcyjnej

    Od 1 lipca 2021 r. przedsiębiorcy mogą zacząć korzystać z nowej formy prowadzenia działalności, jaką jest prosta spółka akcyjna (PSA). W opracowaniu przedstawiamy, dla jakich przedsiębiorców taka forma prowadzenia działalności może być korzystna.

    Najpopularniejsze rodzaje napędów [NOWE DANE]

    Stowarzyszenie ACEA opublikowało najświeższe dane na temat najpopularniejszych rodzajów napędów. Jakie samochody wybierają kierowcy w Polsce?

    Ekspres kapsułkowy czy ciśnieniowy – który i dla kogo sprawdzi się lepiej?

    Ostatnimi czasy picie kawy przeniosło się z kawiarni pod strzechy. Nic dziwnego więc, że wiele osób stoi przed niezwykle trudnym wyborem – jaki ekspres do domu wybrać? Wśród wielu firm i modeli łatwo się zagubić. Jednak nie obawiajcie się! Odpowiadając na kilka prostych pytań, możemy łatwo stwierdzić, jaki ekspres będzie dla nas odpowiedni.

    Firmy szukają nowych pracowników

    Firmy szukają coraz więcej nowych pracowników. Liczba ofert pracy w urzędach pracy rośnie. Jakie są przyczyny?

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych - raport NIK

    Dostępność infrastruktury miejskiej dla niepełnosprawnych. Z przeprowadzonej przez Delegaturę Najwyższej Izby Kontroli w Gdańsku kontroli wynika, że miasta Gdynia, Kartuzy i Tczew inwestowały w infrastrukturę miejską, jednak nie w pełni zapewniły dostęp do niej osobom z utrudnionym poruszaniem się. Analizowały potrzeby i konsultowały je z mieszkańcami, jednak nie potrafiły egzekwować właściwych rekomendacji. Każda ze zbadanych przez NIK inwestycji miała jakąś przeszkodę, utrudniającą samodzielne przemieszczanie się po mieście.

    Ilu Polaków mieszka w domach jednorodzinnych a ilu w blokach?

    Dom jednorodzinny a mieszkanie w bloku. Marzenia o wyprowadzce z bloku do domu nie są w Polsce nowością. Już dziś w domach jednorodzinnych mieszka 55% rodaków – wynika z danych Eurostatu. Problem w tym, aby decyzję o wyprowadzce podjąć świadomie.

    Nie tylko negatywne skutki pandemii? [BADANIE]

    Według co czwartego Polaka pandemia przyniosła tyle samo następstw pozytywnych, co negatywnych. Tak wynika z badania zrealizowanego dla Rejestru Dłużników BIG InforMonitor.

    Kooperatywy mieszkaniowe - projekt ustawy w konsultacjach

    Kooperatywy mieszkaniowe. Projekt ustawy regulujący tworzenie kooperatyw mieszkaniowych zamieszczono 22 lipca 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji i skierowano do konsultacji publicznych. Jego celem jest upowszechnienie kooperatyw mieszkaniowych, a przez to zwiększenie dostępności mieszkań. W projekcie zrezygnowano niestety z propozycji ulgi podatkowej dla członków kooperatywy mieszkaniowej.

    Mieszkanie Plus znów w ogniu politycznego sporu. Co to oznacza dla najemców?

    Mieszkanie Plus - Koalicja Obywatelska domaga się zwiększenia ochrony najemców programu. Jednak objęci nią byliby także najemcy mieszkań oferowanych przez prywatne firmy i fundusze. Istnieje ryzyko, że więcej by na tym stracili niż zyskali.

    Jakie są długi spółek giełdowych w 2021 r.?

    Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, iż zmniejszyło się zadłużenie spółek notowanych na giełdzie. Ile wynosi obecnie?

    Branża opakowań rośnie dzięki e-commerce [BADANIE]

    Pomimo wzrostu cen surowców branża opakowań rośnie w rekordowym tempie. Ważnym impulsem rozwoju pozostaje e-commerce.

    Społeczne agencje najmu od 23 lipca. Kto i jak może skorzystać z SAN?

    Społeczne agencje najmu. 23 lipca 2021 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego. Dzięki nowym przepisom mogą już powstawać społeczne agencje najmu (SAN) – podmioty pośredniczące między właścicielami mieszkań na wynajem i osobami, którym dochody lub sytuacja życiowa utrudniają najem mieszkania w warunkach rynkowych. Kto i jak może skorzystać na działalności SAN?

    Ważny termin dla najemców centrów handlowych

    Covidowe prolongaty umów najmu można anulować tylko do 6 sierpnia 2021 r. Co z najemcami, którzy płacili czynsze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze na inwestycję? Z jakich programów korzystają Polacy? Czy fotowoltaika to oszczedności?

    Jak firmy MŚP oceniają wpływ pandemii na ich branże? [BADANIE]

    Co czwarta firma MŚP uważa, że pandemia pomoże rozwinąć ich branżę, a w produkcji – co druga. Tak wynika z 8. edycji Barometru COVID-19, realizowanego przez EFL.

    Budownictwo mieszkaniowe w 2021 roku – rekordowe 6 miesięcy

    Budownictwo mieszkaniowe w 2021 roku. Pierwsze półrocze 2021 roku było dla deweloperów najlepszym półroczem w historii. Notują oni rekordową sprzedaż i budują najwięcej mieszkań. Potężny popyt na mieszkania powoduje, że chociaż deweloperzy budują najwięcej w historii, to i tak ceny mieszkań idą w górę. Bardzo prawdopodobne, że deweloperów czeka najlepszy rok w historii.

    Lokalizacja mieszkania - co warto sprawdzić przed zakupem?

    Lokalizacja mieszkania. Tak naprawdę nie ma jednej definicji dobrej lokalizacji. W zależności od naszych potrzeb, miejsca pracy, etapu życia, na którym się znajdujemy czy jego stylu, sami możemy zdefiniować, czym jest tak naprawdę dobra lokalizacja. Nie ma jednego rozwiązania. Zupełnie inne potrzeby będą miały rodziny z małymi dziećmi, inne – ludzie już dojrzali, a jeszcze inne młodzi single. Jest jednak kilka czynników, które warto wziąć pod uwagę. Czym się kierować, szukając idealnego miejsca do zamieszkania?

    Domy do 70 m2 bez pozwolenia na budowę - założenia projektu

    Domy do 70 m2 bez pozwolenia na budowę. W Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano projekt ustawy o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, którego celem ma być umożliwienie budowy budynków mieszkalnych jednorodzinnych o powierzchni zabudowy do 70 m2 (do 90 m2 powierzchni użytkowej) bez konieczności uzyskania decyzji o pozwoleniu na budowę (ale w procedurze zgłoszenia), bez konieczności ustanawiania kierownika budowy oraz prowadzenia dziennika budowy. Nowe przepisy mają wejść w życie w IV kwartale 2021 roku.

    Zmiana pozwolenia na budowę po 19 września 2020 r. - skutki

    Zmiana pozwolenia na budowę. Główny Urząd Nadzoru Budowlanego udzielił wyjaśnień odnośnie stosowania dotychczasowych przepisów Prawa budowlanego (obowiązujących przed nowelizacją, która weszła w życie 19 września 2020 r.) w zakresie zmiany pozwolenia na budowę.

    Kompleksowa informacja o wyrobach budowlanych

    Główny Urząd Nadzoru Budowlanego zaprasza do odwiedzenia nowej strony internetowej Punktu kontaktowego do spraw wyrobów budowlanych pod adresem punkt-kontaktowy.gunb.gov.pl. Jak zadać pytanie?

    E-commerce wpływa na rozwój transakcji bezgotówkowych

    Co sprawia, że rynek płatności bezgotówkowych stale rośnie? Odpowiedź jest prosta: e-commerce.