REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przetarg w dobie pandemii – o tym warto pamiętać

EIB SA
Broker ubezpieczeniowy
Z powodu pandemii część postępowań została wstrzymana, jednak niektóre przetargi nie mogą zostać przełożone./Fot. Shutterstock
Z powodu pandemii część postępowań została wstrzymana, jednak niektóre przetargi nie mogą zostać przełożone./Fot. Shutterstock
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Z powodu pandemii część postępowań została wstrzymana, jednak niektóre przetargi nie mogą zostać przełożone. Można je jednak przeprowadzić elektronicznie. Zamawiający mogą korzystać z narzędzia bezpłatnego, przejściowego do czasu uruchomienia platformy e-Zamówienia, tzn. MiniPortalu UZP lub z komercyjnych rozwiązań do przetargów online.

Specustawa pozwala na zwolnienie z procedury zamówień publicznych tych postępowań, które skutkują zakupem towarów lub usług niezbędnych do przeciwdziałania COVID-19. Jest to słuszne, jednak w zdecydowanej większości nie dotyczy przetargów, których mimo pandemii nie można przełożyć, jak np. na wybór dostawcy prądu, usług bankowych czy ubezpieczenia. W przypadku tych i wielu innych towarów oraz usług musi być zachowana ciągłość dostaw, świadczeń czy ochrony. Odpowiednie postępowania muszą się zatem odbyć, co stanowi spore wyzwanie w sytuacji, gdy kontakty bezpośrednie są ograniczone do minimum, a wiele instytucji i firm prowadzi działalność w trybie nadzwyczajnym.

REKLAMA

Polecamy: Uprawnienia rodziców w pracy

Przetargi można prowadzić elektronicznie

Obecnie najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie wszystkich procedur elektronicznie, także tych poniżej progów unijnych. Namawia do tego sam Urząd Zamówień Publicznych. Mimo że prace nad platformą e-Zamówienia nabrały nowego tempa, pod koniec marca podpisano umowę z wykonawcą, to na efekty przyjdzie jeszcze poczekać. Zatem zamawiający nadal stoją przed wyborem: czy skorzystać z przejściowego, bezpłatnego i powszechnego rozwiązania, jakim jest miniPortal, licząc się ze wszystkimi znanymi już ograniczeniami tego narzędzia, które w aktualnej sytuacji dużego obciążenia mogą się pogłębiać, czy też skorzystać z komercyjnych rozwiązań do przeprowadzenia takich postępowań. Wybierając oprogramowanie samodzielnie, czy decydując się na zaangażowanie w przetarg doradcy lub pośrednika oferującego własne rozwiązania, trzeba jednak pamiętać o kilku dodatkowych funkcjonalnościach potrzebnych obecnie przy takim e-przetargu.

3 najważniejsze elementy skutecznego prowadzenia przetargów online:

  • Wideokonferencje i jawne otwarcie ofert online

Brak możliwości organizacji spotkań bezpośrednich znacząco utrudnia „klasyczną” formę prowadzenia przetargu. Przede wszystkim należy zastosować bezpieczne rozwiązania, które zapewnią jawne otwarcie ofert. UZP już w połowie marca wydał oświadczenie, że transmisja online w sposób wystarczający realizuje zasadę, o której mowa w art. 86 ust. 2 Pzp. Narzędzie do grupowych połączeń wideo może jednak usprawnić postępowanie także w szerszym zakresie. Przykładowo, spotkania komisji przetargowej czy negocjacje z poszczególnymi oferentami także mogą być prowadzone w ten sposób. Co więcej, wiele z dostępnych na rynku rozwiązań pozwala również na rejestrowanie spotkań wideo, więc przy zgodzie wszystkich jego uczestników na dokonanie takich nagrań, może to stanowić dodatkowe ułatwienie dla zamawiającego przy sporządzaniu, chociażby wymaganych protokołów z negocjacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • Szyfrowanie

Wybierając narzędzie, trzeba także pamiętać o jego bezpieczeństwie. Choć praktycznie każde rozwiązanie do przesyłania wrażliwych dokumentów lub prowadzenia rozmów w ramach negocjacji zapewnia odpowiedni poziom poufności, m.in. w postaci szyfrowania end-to-end (po każdej stronie komunikacji), to należy zwracać na to szczególną uwagę. Warto sprawdzić jakie certyfikaty posiada, a także których elementów one dotyczą. Może się okazać, że nie każda część posiada takie same zabezpieczenia, np. połączenia wideo mogą być słabiej chronione. Niedawno okazało się, że najpopularniejsze narzędzie do grupowych rozmów wideo, nie zapewnia deklarowanego powszechnie poziomu zabezpieczeń. Ponadto trzeba pamiętać, że żadne oprogramowanie nie jest odporne na najgroźniejsze błędy, czyli te popełniane przez nas, użytkowników. Dlatego oprócz weryfikacji poziomu oferowanych zabezpieczeń warto także przygotować wewnętrzny kodeks dobrych praktyk dotyczący bezpieczeństwa cyfrowych postępowań. Jeśli korzystamy z rozwiązań oferowanych przez doradców lub pośredników, sprawdźmy, jakie zapewniają zabezpieczenia, procedury i szkolenia dla członków komisji przetargowej.

  • Podpis elektroniczny

Bardzo ważnym uzupełnieniem dla postępowań online jest kwalifikowany podpis elektroniczny. W przypadku dokumentów cyfrowych pełni on funkcję pieczątki i podpisu składanego np. na wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu czy też na ofertach. Stanowi zatem o ich ważności. Brak takiego podpisu oznacza, że wniosek lub oferta nie zostały złożone – są nieważne. Umowy w sprawie zamówienia publicznego muszą być natomiast zawarte w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Czy to oznacza, że w tym wypadku jedynie tradycyjna, papierowa forma spełnia ten wymóg? Nie, ponieważ równoważna z nią jest forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Forma do tej pory rzadko stosowana w przetargach, chociaż od dawna dopuszczana przez prawo. Obecnie taki sposób zawierania umów przez każdą ze stron, która dysponuje elektronicznym podpisem kwalifikowanym, może być coraz częściej wybierany. Jest to zdecydowanie szybszy i bezpieczniejszy, sanitarny sposób zawierania umów, zwłaszcza gdy po stronie wykonawczej występuje rozbudowane konsorcjum.

Inne wyzwania w prowadzeniu przetargów online

REKLAMA

Cyfrowe zamówienia to wciąż nowość. Nie tylko ze względu na narzędzia, ale też specyfikę. Przykładowo, w pełni elektroniczne zamówienie na ubezpieczenie mienia prowadzone w czasie pandemii w dalszym ciągu powinno dostarczyć wymaganych informacji do prawidłowej oceny ryzyka. Kluczowe może zatem okazać się doświadczenia profesjonalnego brokera doradzającego zamawiającemu oraz underwritera zasiadającego po stronie oferenta. Dlatego planując przetargi, trzeba zakładać jeszcze większe niż wcześniej bufory czasowe, także na przystosowanie się do nowych narzędzi.

Kolejną kwestią, którą obecnie trzeba także brać pod uwagę, jest fakt, że wielu dostawców, a także część członków komisji zamawiającego, pracuje z domu. O ile z technologicznego punktu widzenia, nie stanowi to żadnego problemu, to nie możemy zapominać o zwykłych, ludzkich sprawach i obowiązkach. Dostępność czasowa niektórych osób może być mniejsza, niż w zwyczajnym trybie pracy, ponieważ zajmują się teraz bieżącym reagowaniem na kryzysową sytuację lub np. opiekują się osobą starszą czy dziećmi.

Polecamy serwis: Zamówienia publiczne

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KAS: Nowe funkcjonalności konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym

Spółki, fundacje i stowarzyszenia nie muszą już upoważniać pełnomocników do składania deklaracji drogą elektroniczną, aby rozliczać się elektronicznie. Krajowa Administracja Skarbowa wprowadziła nowe funkcjonalności konta organizacji w e-US.

Sztuczna inteligencja będzie dyktować ceny?

Sztuczna inteligencja wykorzystywana jest coraz chętniej, sięgają po nią także handlowcy. Jak detaliści mogą zwiększyć zyski dzięki sztucznej inteligencji? Coraz więcej z nich wykorzystuje AI do kalkulacji cen. 

Coraz więcej firm zatrudnia freelancerów. Przedsiębiorcy opowiadają dlaczego

Czy firmy wolą teraz zatrudniać freelancerów niż pracowników na etat? Jakie są zalety takiego modelu współpracy? 

Lavard - kara UOKiK na ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Firmy wprowadzały w błąd konsumentów kupujących odzież

UOKiK wymierzył kary finansowe na przedsiębiorstwa odzieżowe: Polskie Sklepy Odzieżowe (Lavard) - ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Konsumenci byli wprowadzani w błąd przez nieprawdziwe informacje o składzie ubrań. Zafałszowanie składu ubrań potwierdziły kontrole Inspekcji Handlowej i badania w laboratorium UOKiK.

REKLAMA

Składka zdrowotna to parapodatek! Odkręcanie Polskiego Ładu powinno nastąpić jak najszybciej

Składka zdrowotna to parapodatek! Zmiany w składce zdrowotnej muszą nastąpić jak najszybciej. Odkręcanie Polskiego Ładu dopiero od stycznia 2025 r. nie satysfakcjonuje przedsiębiorców. Czy składka zdrowotna wróci do stanu sprzed Polskiego Ładu?

Dotacje KPO wzmocnią ofertę konkursów ABM 2024 dla przedsiębiorców

Dotacje ABM (Agencji Badań Medycznych) finansowane były dotychczas przede wszystkim z krajowych środków publicznych. W 2024 roku ulegnie to zmianie za sprawą środków z KPO. Zgodnie z zapowiedziami, już w 3 i 4 kwartale możemy spodziewać się rozszerzenia oferty dotacyjnej dla przedsiębiorstw.

"DGP": Ceneo wygrywa z Google. Sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej

Warszawski sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej. Nie wolno mu też przekierowywać ruchu do Google Shopping kosztem Ceneo ani utrudniać dostępu do polskiej porównywarki przez usuwanie prowadzących do niej wyników wyszukiwania – pisze we wtorek "Dziennik Gazeta Prawna".

Drogie podróże zarządu Orlenu. Nowe "porażające" informacje

"Tylko w 2022 roku zarząd Orlenu wydał ponad pół miliona euro na loty prywatnymi samolotami" - poinformował w poniedziałek minister aktywów państwowych Borys Budka. Dodał, że w listopadzie ub.r. wdano też 400 tys. zł na wyjazd na wyścig Formuły 1 w USA.

REKLAMA

Cable pooling - nowy model inwestycji w OZE. Warunki przyłączenia, umowa

W wyniku ostatniej nowelizacji ustawy Prawo energetyczne, która weszła w życie 1 października 2023 roku, do polskiego porządku prawnego wprowadzono długo wyczekiwane przez polską branżę energetyczną przepisy regulujące instytucję zbiorczego przyłącza, tzw. cable poolingu. Co warto wiedzieć o tej instytucji i przepisach jej dotyczących?

Wakacje składkowe. Od kiedy, jakie kryteria trzeba spełnić?

12 kwietnia 2024 r. w Sejmie odbyło się I czytanie projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Projekt nowelizacji przewiduje zwolnienie z opłacania składek ZUS (tzw. wakacje składkowe) dla małych przedsiębiorców. 

REKLAMA