Od 1 lutego 2026 rząd zmienia zasady. Nowe obowiązki i kary bez okresu ostrzegawczego

• KSeF to nie tylko nowy system, ale realna rewolucja
• Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?
• KSeF - cyfryzacja oznacza nowe obowiązki dla firm
• Co warto zrobić już teraz, aby przygotować się na KSeF?
• KSeF jako element cyfrowej transformacji gospodarki
• Nie odkładaj przygotowań na ostatnią chwilę
• Jakie kary grożą firmom za niewdrożenie KSeF w terminie?

Dla wielu firm wprowadzenie KSeF będzie to największa zmiana w codziennej pracy finansowo-księgowej od lat.

KSeF to nie tylko nowy system, ale realna rewolucja

Jak podkreślają eksperci, KSeF nie jest wyłącznie zmianą technologiczną. To ważny krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów finansowych w polskich firmach. Może realnie poprawić efektywność i przejrzystość rozliczeń w gospodarce.

Firmy, które już teraz inwestują w cyfryzację, zyskają przewagę nad tymi, które odkładają przygotowania na ostatnią chwilę, komentuje Elżbieta Włodarczyk, Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

Polecamy: Kalendarz księgowego 2026

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy:

• wszystkich czynnych podatników VAT mających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski,
• wszystkich podatników zwolnionych z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo), posiadających polski numer NIP.

System KSeF będzie dotyczył transakcji między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) nie będzie objęta obowiązkiem korzystania z KSeF. Do systemu włączone zostaną również faktury dokumentujące wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT), eksport towarów, eksport usług.

W takich przypadkach, oprócz wystawienia e-faktury w KSeF, podatnik będzie zobowiązany dostarczyć ją nabywcy w innej uzgodnionej formie, np. jako plik PDF lub wydruk papierowy. Dokument ten musi być dodatkowo oznaczony specjalnym kodem QR generowanym przez system.

KSeF - cyfryzacja oznacza nowe obowiązki dla firm

Przejście na KSeF to nie tylko modernizacja systemów księgowych czy wymiana plików z administracją skarbową. To również nowe wymagania dotyczące bezpieczeństwa, autoryzacji i zarządzania tożsamością w środowisku cyfrowym.

Kluczową rolę odgrywają tu usługi zaufania, które umożliwiają prawnie wiążące podpisywanie dokumentów oraz potwierdzanie ich integralności.

Kwalifikowany podpis elektroniczny i kwalifikowana pieczęć elektroniczna pozwalają bezpiecznie uwierzytelniać dane, automatyzować wystawianie faktur w KSeF i zapewniać ciągłość działania systemów, także w trybie offline. W praktyce pełnią one funkcję cyfrowego odpowiednika podpisu i pieczęci firmowej, są zintegrowane z systemami finansowo-księgowymi i w pełni zgodne z przepisami prawa.

Co warto zrobić już teraz, aby przygotować się na KSeF?

1.Zdobądź kwalifikowany podpis lub pieczęć elektroniczną. Zanim przedsiębiorca będzie mógł zalogować się do KSeF i wystąpić o token lub certyfikat wystawcy faktury, musi posiadać odpowiednie narzędzie do uwierzytelnienia.

Dla firm najbardziej praktycznym rozwiązaniem jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która umożliwia natychmiastowe logowanie do KSeF bez wypełniania formularzy ZAW-FA, pozwala zarządzać uprawnieniami pracowników i biura rachunkowego online, działa jak cyfrowa pieczęć firmowa w kontaktach z administracją, może być używana jednocześnie przez wielu pracowników, również w wersji mobilnej mSzafir.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej logowanie do KSeF odbywa się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zawierającego numer PESEL.

2. Zaloguj się do KSeF i wystąp o certyfikat wystawcy faktury. Po uzyskaniu kwalifikowanej pieczęci lub podpisu elektronicznego przedsiębiorcy będą mogli zalogować się do KSeF i wystąpić o certyfikat wystawcy faktury. Od 15 listopada możliwość ta dostępna jest w środowisku przedprodukcyjnym KSeF, natomiast w środowisku produkcyjnym będzie udostępniona zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów.

Certyfikat wystawcy faktury jest niezbędny do:

• wystawiania faktur w trybie offline w przypadku awarii systemu,
• pracy w trybie offline24, który ułatwia działanie przy problemach z internetem,
• uwierzytelniania się w systemie,
• zapewnienia ciągłości procesu wystawiania faktur niezależnie od okoliczności zewnętrznych.

Alternatywą dla certyfikatu jest token, dostępny po zalogowaniu na konto w KSeF.

Jak podkreśla Agnieszka Gajak-Skwira, Dyrektor Departamentu Księgowości w KIR, dzięki pieczęci elektronicznej możliwe jest pełne zautomatyzowanie procesu wystawiania faktur w KSeF bez konieczności każdorazowego logowania się przez pracownika czy ręcznego nadawania uprawnień. Pieczęć działa w tle, integruje się z systemem księgowym lub ERP i pozwala bezpiecznie uwierzytelniać dane nawet przy chwilowym braku dostępu do sieci.

3. Sprawdź gotowość swojego systemu księgowego. Już teraz warto skontaktować się z dostawcą oprogramowania księgowego i upewnić się:

• czy system obsługuje aktualną strukturę logiczną faktury FA(2),
• czy będzie gotowy na nową strukturę FA(3), obowiązującą w KSeF i dostępną od czerwca 2025 roku,
• czy obsługuje kwalifikowany podpis elektroniczny i kwalifikowaną pieczęć elektroniczną,
• czy oferuje integrację z API KSeF 2.0.

KSeF jako element cyfrowej transformacji gospodarki

KSeF to istotny krok w cyfryzacji polskiej gospodarki. Choć budzi obawy wśród podatników, rozwiązanie to ma przynieść realne korzyści, takie jak automatyzacja procesów księgowych, skrócenie obiegu dokumentów, oszczędności związane z przechowywaniem dokumentacji oraz zwiększenie bezpieczeństwa i ograniczenie ryzyka błędów i wyłudzeń podatkowych.

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, co eliminuje konieczność archiwizowania dokumentów papierowych i przyspiesza rozliczenia dzięki ustandaryzowanemu formatowi danych.

Nie odkładaj przygotowań na ostatnią chwilę

Eksperci podkreślają, że przygotowania do wdrożenia KSeF warto rozpocząć już teraz. Kluczowe jest nie tylko dostosowanie systemów księgowych, ale także wcześniejsze wyposażenie się w narzędzia takie jak kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Przedsiębiorcy, którzy zadbają o to z wyprzedzeniem, unikną problemów i nerwowych wdrożeń tuż przed wejściem obowiązku w życie.

Jakie kary grożą firmom za niewdrożenie KSeF w terminie?

Projekt ustawy przewiduje kary pieniężne w maksymalnej wysokości:

• do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF,
• do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze bez wykazanego podatku.

Kary będą nakładane od 1 stycznia 2027 roku. Organ podatkowy będzie wymierzał karę indywidualnie, oceniając wagę, stopień i częstotliwość naruszenia prawa. Jedynie jeżeli obowiązek nie został dopełniony wskutek działania siły wyższej organ może odstąpić od kary.