Należyta staranność, czyli o tym, jak w praktyce sprawdzić kontrahenta

Za terminem należytej staranności kryją się opracowane przez Ministerstwo Finansów standardy, dzięki którym przedsiębiorca może zabezpieczyć się przed podjęciem współpracy z nieuczciwym podatnikiem VAT. Mimo że wytyczne zostały opracowane z myślą o urzędnikach, to przedsiębiorcy też mogą z nich skorzystać.

– Nawet uczciwy przedsiębiorca może zetknąć się z problemem kłopotliwych wątpliwości fiskusa. Pytań można się spodziewać np. gdy okazuje się, że to nasz kontrahent nie jest uczciwy. Tłumaczenie się przed urzędnikiem, że o tym nie wiedzieliśmy, będzie bezskuteczne. Organy podatkowe mogą ocenić, czy podatnik należycie zweryfikował swojego kontrahenta (np. dostawcę towaru) i okoliczności transakcji z nim zawieranej – komentuje Katarzyna Miazek z Tax Care.

Standardy zostały przedstawione w dokumencie nazywanym w skrócie Metodyką. To zbiór najważniejszych okoliczności, które urzędnicy mają brać pod uwagę, oceniając postępowanie przedsiębiorcy zupełnie nieświadomie uczestniczącego w podejrzanej transakcji służącej oszustwu w zakresie VAT.

Polecamy: Jak stosować split payment (PDF)

Należyta staranność krok po kroku

Po pierwsze: sprawdzaj kontrahenta pod kątem formalnym

Weryfikacja musi nastąpić przed nawiązaniem relacji. Przede wszystkim warto zacząć od sprawdzenia historii firmy kontrahenta w bazach:

• KRS: Krajowym Rejestrze Sądowym lub
• CEIDG: Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej

Konieczne jest też sprawdzenie statusu kontrahenta w VAT – czy jest czynnym podatnikiem VAT. W drugiej kolejności można też sprawdzić rejestry podmiotów niezarejestrowanych lub wykreślonych, ale także podatników przywróconych. Weryfikację można przeprowadzić, korzystając z danych udostępnionych na stronach Ministerstwa Finansów i znając numer identyfikacji podatkowej danego podmiotu:

• status podmiotu w VAT: https://ppuslugi.mf.gov.pl/_/
• rejestr podmiotów niezarejestrowanych lub wykreślonych, oraz rejestr podatników przywróconych: https://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/wykaz-podmiotow-niezarejestrowanych-oraz-wykreslonych-i-przywroconych-do-rejestru-vat

Status kontrahenta można również łatwo sprawdzić w Chmurze Faktur. System jest połączony z weryfikatorem udostępnionym przez Ministerstwo.

W przypadku, gdy do prowadzonej przez kontrahenta działalności niezbędna jest koncesja (np. na sprzedaż alkoholu) sprawdzamy, czy faktycznie takie pozwolenie posiada.