Nowa zasada jednego okienka

Obecnie wraz z wnioskiem o wpis spółki do Krajowego Rejestru Sądowego, zgodnie z zasadą jednego okienka, należy również złożyć odpowiednie wnioski:

• o wpis albo zmianę wpisu do rejestru REGON;
• zgłoszenie płatnika składek do ZUS albo jego zmiany;
• zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne NIP-2.

Zobacz również: Niezarejestrowane w KRS spółki do końca 2015 r. skutkuje wykreśleniem

Rejestracja spółki prawa handlowego

Założeniem ustawodawcy było ustanowienie procedury ułatwiającej przedsiębiorcy wejście na rynek, w ten sposób, że zamiast składać wymagane przez prawo dokumenty w trzech różnych miejscach, wystarczy złożyć ich komplet w odpowiednim wydziale sądu rejestrowego. Przeniesienie ciężaru rejestracji z podmiotu na sąd, okazało się jednak w ostatecznym rozrachunku zgubne i zamiast skracać procedurę zakładania spółki prawa handlowego, wydłużyło ją, ustanawiając jedynie centralne miejsce składania wszystkich dokumentów. Sąd rejestrowy jest uprawniony do badania poprawności wniosku o wpis do rejestru, nie posiada natomiast kompetencji do przeanalizowania prawidłowości wypełnienia dokumentów dodatkowych. Jednak nawet prawidłowo wypełniony wniosek o wpis do rejestru nie daje przedsiębiorcy gwarancji jego uzyskania, jeżeli zapomni on załączyć wyżej wskazane dokumenty. Otrzymane dokumenty sąd rejestrowy przesyła następnie do Urzędu Statystycznego i wskazanego przez wnioskodawcę właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego wraz z odpisem postanowienia o wpisie i zaświadczeniem o dokonaniu wpisu.

Procedura jednego okienka

Już na etapie przekazywania dokumentów przez sąd rejestrowy do odpowiednich urzędów, procedura jednego okienka zawodzi. Polski ustawodawca nie przewidział bowiem wykorzystania kanałów teleinformatycznych. Ogólnie przyjęta w polskich sądach praktyka przekazywania przesyłek za pośrednictwem operatora pocztowego, wydłuża rejestrację spółek przede wszystkim ze względów technicznych. Po otrzymaniu z sądu rejestrowego formularzy, urzędy nadają numer REGON i NIP, po czym tą samą drogą przesyłają informacje o nadanym numerze NIP do właściwego sądu rejestrowego, a zaświadczenie o nadanym numerze REGON bezpośrednio do wnioskodawcy. Sąd rejestrowy następnie dokonuje z urzędu wpisu numeru NIP do rejestru oraz przesyła zgłoszenie płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych do właściwej jednostki terenowej ZUS. Nowo zakładana spółka musi jeszcze pamiętać o tym, że po uzyskaniu numeru REGON zobowiązana jest we własnym zakresie poinformować o nim sąd rejestrowy składając wniosek aktualizacyjny na odpowiednich formularzach. Wraz z wnioskiem aktualizacyjnym składanym w sądzie rejestrowym należy również złożyć wnioski aktualizacyjne do Urzędu Skarbowego i  Urzędu Statystycznego, aby poinformować odpowiednio Urząd Statystyczny o nadanym przez Urząd Skarbowy numerze NIP spółki, a Urząd Skarbowy o nadanym przez Urząd Statystyczny numerze REGON.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Jedno okienko - od 1 grudnia 2014

Od 1 grudnia 2014 roku ustawodawca przewidział wprowadzenie rewolucyjnych zmian, które wskazany powyżej schemat postępowania zastąpią całkiem nowymi rozwiązaniami prawnymi, wykorzystującymi teleinformatyczny sposób komunikacji pomiędzy sądami rejestrowymi a urzędami. Zlikwidowany zostanie również obowiązek składania formularzy NIP-2 i RG-1. Tym samym przedsiębiorca składać będzie do sądu jedynie formularze KRS oraz załączane do nich dokumenty, już bez wniosków i zgłoszeń dla urzędów. Po dokonaniu wpisu przez sąd rejestrowy, dane objęte jego treścią będą za pomocą środków teleinformatycznych przekazywane do Centralnego Rejestru Podmiotów Krajowej Ewidencji Podatkowej (CRP KEP) oraz krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (tj. rejestru REGON) w celu nadania nowej spółce numeru NIP i REGON i dalej do ZUS. NIP i REGON będą nowym podmiotom nadawane automatycznie, a następnie informacja zwrotna o nich będzie przekazywana elektronicznie do sądu rejestrowego. Zgodnie z planowanymi zmianami po uzupełnieniu informacji w zakresie numeru NIP i REGON przedsiębiorca otrzyma jedynie zaświadczenie o dokonaniu ich wpisu w rejestrze. Kolejną korzystną zmianą będzie zlikwidowanie konieczności przekazywania do urzędu skarbowego umowy spółki i dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w którym będzie się znajdować siedziba Spółki.

Zobacz również: Czym jest jedno okienko KRS?

Rejestracja spółki a urząd skarbowy

W dalszej kolejności, wnioskodawca będzie jednak zobowiązany złożyć do właściwego urzędu skarbowego w terminie 21 dni od daty uzyskania wpisu w KRS, dodatkowe informacje o spółce takie jak: jej skrócona nazwa, wykaz rachunków bankowych, adresy miejsc prowadzenia działalności gospodarczej, adresy miejsc przechowywania dokumentacji księgowej, dane kontaktowe i dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe - w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych. Na formularzu zawierającym dodatkowe informacje, składanym w urzędzie skarbowym znajda się również informacje przeznaczone dla rejestru REGON i ZUS, które zostaną przekazane do odpowiednich urzędów za pośrednictwem urzędu skarbowego miejsca złożenia formularza. W przypadku, gdy przedsiębiorca planuje zatrudnić pracowników, będzie on musiał również, w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi pierwszej osoby, dokonać stosownego zgłoszenia w ZUS.

Procedura rejestracji spółki - uproszczona

Dążąc do maksymalnego uproszczenia procedury rejestracji spółki, ustawodawca wprowadza również ograniczenie odnośnie ujawnianych w rejestrze danych o przedmiocie działalności (tzw. kody PKD). Obecnie nie istnieją żadne ustawowe ograniczenia nakładane na przedsiębiorcę odnośnie ilości kodów PKD, co nieraz skutkuje bardzo szerokim określaniem przedmiotu działalności spółki. Po zmianach przedsiębiorca będzie mógł wskazać jedynie dziesięć pozycji, w tym jedną przeważającą, co nie stoi jednak na przeszkodzie, by w dalszym ciągu w sposób szeroki określać przewidywaną działalność spółki w jej umowie bądź statucie.

Ciekawą propozycją ustawodawcy jest zastosowanie powyższych udogodnień również w stosunku do spółek zakładanych przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie teleinformatycznym. W związku z tym, decydując się na rejestrację spółki przez Internet nie będziemy już zobligowani, po fakcie jej zarejestrowania, dodatkowo składać we właściwych urzędach stosownych wniosków o nadanie NIP i REGON, jako ze zostaną nam one nam nadane automatycznie.

Nowe zasady znajdą zastosowanie do spółek zakładanych od dnia 1 grudnia 2014 roku. Natomiast w przypadku spółek zakładanych do 30 listopada bieżącego roku włącznie, będą jeszcze stosowane przepisy obowiązujące dotychczas.

Polecamy serwis: Spółki

Autor: Karolina Hajduk-Bączyk, prawnik, Kancelaria Prawna Piszcz, Norek i Wspólnicy