Jak rozliczać korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych

Spółka z o.o. powierzyła swemu pracownikowi odpowiedzialnemu m.in. za bieżącą obsługę techniczną obecnych kontrahentów Spółki samochód służbowy. Samochód ten jest leasingowany przez spółkę. Spółka pokrywa koszt rat leasingowych, a także wszelkie inne koszty związane z eksploatacją samochodu, w tym w szczególności koszty ubezpieczenia, przeglądów, napraw.

Zasadniczo samochód jest wykorzystywany w związku z obowiązkami wykonywanymi przez pracownika na podstawie zawartej umowy o pracę.

Jednak spółka dopuściła również wykorzystanie przez pracownika samochodu w celach prywatnych. Jednak jeżeli samochód wykorzystywany jest w tych celach, pracownik zobowiązany jest do uiszczenia wynagrodzenia na rzecz Spółki za udostępnienie pracownikowi samochodu do celów prywatnych.

Wynagrodzenie należne jest w okresach miesięcznych. Strony określiły jednocześnie kwotowo stałą opłatę za miesięczny limit kilometrów do używania samochodu w celach prywatnych, która należna jest Spółce.

Polecamy: Czy przedsiębiorca kupujący firmowy samochód musi płacić PCC?

Opłata ta została skalkulowana jako iloczyn kilometrów objętych limitem oraz stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego, ogłaszanej na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

W przypadku przekroczenia wspomnianego limitu kilometrów, Spółka ma prawo obciążyć pracownika dodatkową opłatą, która będzie kalkulowana jako iloczyn kilometrów przejechanych przez pracownika w celach prywatnych powyżej ustalonego przez strony limitu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego, ogłaszaną na podstawie wskazanego rozporządzenia.

Według spółki zarówno:
- stała opłata ryczałtowa pobierana od pracownika w okresach miesięcznych z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych;
- jak i dodatkowa opłata pobierana w przypadku przekroczenia przez pracownika ustalonego przez Spółkę i pracownika limitu miesięcznego
stanowią wynagrodzenie z tytułu odpłatnego świadczenia usług.

Zgodnie bowiem z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Natomiast w świetle art. 8 ust. 1 ustawy o VAT przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów, w tym również:

- przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;
- zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;
- świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Skoro spółka w zamian za konkretne świadczenie - udostępnienie pracownikowi samochodu do celów prywatnych - uzyskuje wynagrodzenie, świadczy na jego rzecz usługi, które są odpłatne.

Oznacza to, że zarówno opłata jak i ewentualna dodatkowa opłata związane z udostępnieniem pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych uzyskiwane przez Spółkę stanowią obrót podlegający opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Zgodnie z art. 41 ustawy o VAT stawka VAT wynosi 22%, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie o VAT oraz przepisach wykonawczych od ustawy o VAT. W opinii Spółki żaden z odrębnych przepisów nie przewiduje obniżonej stawki podatku dla usługi odpłatnego udostępnienia samochodu. Z tych przyczyn zastosowanie znajdzie podstawowa 22% stawka VAT.

Polecamy: Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych zwolniony z PIT

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy zasadniczo są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Obowiązek wystawienia nie dotyczy podatników dokonujących dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT). Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury. Oznacza to, że prawidłowe udokumentowanie wynagrodzenie z tytułu odpłatnego świadczenia usług przez spółkę na rzecz pracownika wymaga wystawienia faktury tylko na jego żądanie.

W takim przypadku na Spółce nie ciąży obowiązek ewidencjonowania obrotu z tytułu usług świadczonych na rzecz pracownika przy pomocy kasy rejestrującej, gdyż do usług świadczonych przez spółkę zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2008 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. Nr 228, poz. 1510).

Przepisy te przewidują zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania obrotu z tytułu usług świadczonych przez Spółkę przy pomocy kasy fiskalnej w takiej sytuacji.

Podobną argumentację znajdziemy też w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w z dnia 20 czerwca 2008 r., (nr ITPP1/443-328/08/BS).