Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych zwolniony z PIT

Z treści przedstawionych powyżej przepisów jednoznacznie wynika, iż zwrot pracownikom wydatków związanych z korzystaniem przez nich z samochodów prywatnych jest zwolniony z opodatkowania wyłącznie w sytuacji, gdy pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy, tj. wykonuje zadania służbowe poza miejscowością, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Dlatego jeżeli pracownik obsługuje klientów na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i wyjazdy te są podróżą służbową w rozumieniu powołanego art. 775 Kodeksu pracy – to otrzymywany przez niego zwrot kosztów nie podlega opodatkowaniu PIT.

Przy czym ze zwolnienia korzysta ta część zwróconych kosztów, która nie przekracza wysokości limitu określonego wyżej powołanym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Zwolnienie z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika – w tym kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych – uzależnione jest zarówno od określenia w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy, jak również i to, że pracownik określone czynności wykonuje w ramach podróży służbowej na podstawie polecenie wyjazdu służbowego.

Polecamy: Zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu

Jeżeli nie są spełnione powyższe warunki, wypłacany pracownikowi zwrot kosztów używania jego samochodu do celów służbowych stanowi przychód pracownika w rozumieniu przepisu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. ze stosunku pracy. Natomiast na wnioskodawcy jako płatniku spoczywają obowiązki obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy na zasadach określonych w art. 32 i 38 ustawy.

Źródło: interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 24 lipca 2009 r. (nr IBPBII/1/415-398/09/MK).