Jak działają karty paliwowe dla flot firmowych?

Podstawową zaletą wykorzystania kart paliwowych w zarządzaniu flotą jest możliwość unikania transakcji gotówkowych. Dzięki temu można uzyskać znaczną oszczędność czasu, a co za tym idzie, także kosztów, zarówno po stronie użytkownika pojazdu, jak i firmy zarządzającej flotą. Ciężko wyobrazić sobie sytuację, w której karta paliwowa nie byłaby używana jako narzędzie wspomagające fakturowanie. W przypadku floty liczącej 100 aut i przy założeniu, że kierowca każdego z nich będzie tankował czterokrotnie w miesiącu, bez korzystania z karty paliwowej firma otrzymałaby 400 faktur.

Karty paliwowe są niezwykle pomocne w kontroli wydatków paliwowych. Jest to możliwe dzięki dwóm rozwiązaniom: odpowiedniemu programowaniu karty oraz tworzeniu szczegółowych raportów.

Wyeliminowanie niedozwolonych zakupów na poziomie programowania kart następuje poprzez szczegółowe ustalenie produktów, które będzie można nabyć za ich pośrednictwem. Limity na zakupy mogą być ustalone jako kwotowe lub wolumenowe.

Przykładowym atutem kart jest również możliwość nabycia paliwa po niższej cenie. Firmy leasingowe, dzięki swojej sile nabywczej, uzyskują od koncernów paliwowych rabaty, które są przenoszone na klienta. W przypadku klienta indywidualnego byłoby to niemożliwe.

Polecamy: Firmowe auto - z abs-em, czy bez?

Tworząc politykę tankowania pojazdów firmowych, trzeba pamiętać również o kontroli bieżącego zużycia paliwa. Firmy leasingowe są w stanie świadczyć taką usługę na podstawie prowadzonych przez siebie statystyk. Zarządzając kilkunastoma tysiącami pojazdów, może oszacować średnie zużycie paliwa dla danego modelu. Jeśli ilość zużywanego paliwa odbiega od średniej o 10-20%, to mieści się to w granicach normy i nie ma w tym niczego podejrzanego. Może to wynikać np. ze stylu jazdy kierowcy. Jeśli jednak różnica ta jest większa, to można podejrzewać, że samochód jest uszkodzony.

Karty paliwowe generalnie dzielą się na te, których emitentami są koncerny paliwowe oraz na karty uniwersalne. Oferta dostawców kart paliwowych różni się głównie pod względem liczby dostępnych stacji benzynowych w Polsce i Europie oraz pod względem dodatkowych usług, świadczonych przez poszczególnych emitentów. Wszystko zatem zależy od specyficznych potrzeb i oczekiwań klienta.

Jeżeli pracownicy firmy przeważnie podróżują po Europie, to dostawcą kart paliwowych powinien być koncern posiadający stacje w różnych krajach, najlepiej położone przy głównych drogach. Natomiast jeśli pracownicy poruszają się między mniejszymi miejscowościami w obrębie Polski, to należy zwrócić uwagę na dostawców, których stacje zlokalizowane są właśnie w tego typu miejscach.

W tej chwili już prawie wszystkie karty paliwowe są ważne zarówno na terenie Polski, jak  i Europy. Istotną korzyścią w przypadku firm, których floty często jeżdżą poza granicami kraju jest również fakt, że dostawcy kart paliwowych zapewniają fakturowanie netto ze zwrotem zagranicznego VAT-u.

Polecamy: Czy grudniowy zakup auta z kratką to oszczędność?

Artur Sulewski, LeasePlan