Kasy rejestrujące - zmiany od 1 września br.

Zmianty w VAT wprowadza  ustawa z 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach (Dz.U. Nr 64, poz. 332), której większość regulacji obowiązuje już od 1 kwietnia br.

Do tej pory obowiązki podatników związane z ewidencjonowaniem obrotu na kasie rejestrującej były określone w § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania. Od 1 września br. część tych obowiązków zostanie przeniesiona do art. 111 ust. 3a ustawy o VAT. Zmiana ma charakter techniczny. Według tych regulacji podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego z zastosowaniem kas rejestrujących są obowiązani:

1) dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy;

2) dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;

3) udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;

4) zgłaszać kasy rejestrujące do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących;

5) używać kas rejestrujących zgodnie z warunkami określonymi w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 1 ustawy o VAT;

6) przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, Nr 157, poz. 1241 i Nr 165, poz. 1316 oraz z 2010 r. Nr 47, poz. 278);

7) stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, z wyjątkiem przypadków podatników prowadzących ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, u których podstawą opodatkowania jest kwota prowizji lub inna postać wynagrodzenia za wykonywane usługi w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa lub innych umów o podobnym charakterze albo marża. Mogą oni ewidencjonować na potrzeby obliczenia osiąganego przez nich obrotu oraz kwot podatku należnego całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników;

8) dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii na nośniku papierowym;

9) prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej;

10) dokonać zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy;

11) poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.

W związku z tym należy się spodziewać zmiany przepisów rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania. Przepisy przejściowe pozwalają jednak, aby dotychczasowe przepisy wykonawcze zachowały swoją moc do dnia wejścia w życie nowych przepisów wykonawczych, nie dłużej jednak niż przez 24 miesiące od dnia wejścia w życie ustawy zmieniającej.

Podatnicy będą zobowiązani stosować wyłącznie kasy rejestrujące objęte potwierdzeniem Prezesa Głównego Urzędu Miar (do tej pory Ministra Finansów). Jednak na podstawie przepisów przejściowych (art. 9 ust. 1 ustawy zmieniającej) stare potwierdzenia stwierdzające spełnienie funkcji oraz kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, zachowują moc do dnia określonego w tych potwierdzeniach, chyba że potwierdzenie zostanie cofnięte. Prezes Głównego Urzędu Miar może bowiem cofnąć takie potwierdzenia wydane do 31 sierpnia 2011 r. przez MF, w przypadku gdy kasy rejestrujące wprowadzone do obrotu:

• nie odpowiadają przepisom, na podstawie których wydano potwierdzenia (decyzje) o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych, lub

• nie są zgodne ze złożonym wnioskiem lub dokumentami dostarczonymi wraz z wnioskiem albo wzorcem kasy.

Dlatego kasy rejestrujące użytkowane na podstawie potwierdzeń wydanych przed 1 września 2011 r. mogą być nadal stosowane do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego, pod warunkiem że zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika.

Potwierdzenie, że kasa rejestrująca spełnia warunki

Do tej pory potwierdzenie, że kasa rejestrująca wprowadzana na polski rynek spełnia warunki i kryteria techniczne, wydawał Minister Finansów. Po zmianie będą to kompetencje Prezesa Głównego Urzędu Miar (GUM). Jak już zostało wspomniane, potwierdzenia wydane przez Ministra Finansów zachowują swoją ważność do czasu, na jaki zostały wydane, chyba że potwierdzenie zostanie cofnięte przez Prezesa GUM. Potwierdzenie, odmowa jego wydania lub cofnięcie będą wydawane w drodze decyzji. Ponadto Prezes Głównego Urzędu Miar został zobowiązany do ogłaszania w Dzienniku Urzędowym Głównego Urzędu Miar wykazu typów kas rejestrujących (art. 111 ust. 6d ustawy):

• które otrzymały potwierdzenie, wraz z określeniem numeru i daty potwierdzenia, terminu jego obowiązywania oraz nazwy producenta krajowego, podmiotu dokonującego wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących,

• na które cofnięto potwierdzenie, wraz z określeniem numeru i daty potwierdzenia, daty jego cofnięcia oraz nazwy producenta krajowego, podmiotu, który dokonał wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących.

Serwis kas rejestrujących

Nadal producenci krajowi i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących, którzy uzyskali potwierdzenie, są obowiązani do zorganizowania serwisu kas rejestrujących dokonującego przeglądów technicznych kas. Jednak nowe przepisy określają, jak należy postąpić, gdy producent lub importer zobowiązany do zorganizowania serwisu zlikwiduje działalność. W takiej sytuacji ma on obowiązek przed likwidacją działalności przekazać w drodze umowy obowiązki i uprawnienia w zakresie prowadzenia serwisu innemu podmiotowi będącemu producentem krajowym, podmiotem dokonującym wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących, wprowadzającym do obrotu kasy rejestrujące, lub innym podmiotom prowadzącym serwis kas rejestrujących. O zawarciu takiej umowy podmioty przekazujące serwis kas rejestrujących będą obowiązane powiadomić właściwego dla nich naczelnika urzędu skarbowego.

Podatnicy ci zostali również zobowiązani do zamieszczania w dokumentach, obowiązkowo dołączanych do kasy przy wprowadzaniu jej do obrotu, deklaracji, według wzoru określonego w przepisach rozporządzenia o spełnieniu przez dostarczaną kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych oraz zgodności z egzemplarzem wzorcowym kasy, która była podstawą do wydania potwierdzenia. Wzór tej deklaracji zostanie określony w nowym rozporządzeniu.

Natomiast podmioty dokonujące sprzedaży kasy rejestrującej jej użytkownikowi zostały zobowiązane do przekazania mu aktualnego wykazu uprawnionych podmiotów, które prowadzą serwis, wraz z adresami punktów, w których są wykonywane usługi serwisowe (w tym przeglądy techniczne kas) w zakresie danego typu kasy.

Nowe przepisy przewidują również kary, jakie może nałożyć naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji na producenta krajowego, podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących albo inny podmiot wprowadzający do obrotu kasy rejestrujące, które wbrew deklaracji nie spełniają wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych lub nie załączono do kasy takiej deklaracji. W takim przypadku grozi kara pieniężna w wysokości 5000 zł. Kwota wynikająca z kary pieniężnej powinna być zapłacona, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji.

oprac. Joanna Dmowska