Kasy rejestrujące od 1 maja br.

1. Kto jest zobowiązany do stosowania kas rejestrujących

Do prowadzenia ewidencji sprzedaży (kwot netto i kwot podatku należnego) za pomocą kas rejestrujących zobowiązani są podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz dwóch grup podmiotów, tj. (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT):

• osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz

• rolników ryczałtowych, tj. tych rolników, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

- dokonują dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczą usługi rolnicze,

- korzystają ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy,

- zgodnie z odrębnymi przepisami nie są zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

PRZYKŁAD

Firma ALFA sp. z o.o. sprzedaje materiały wykończeniowe do wnętrz. Jednym z odbiorców tych materiałów jest firma „Kowalski” sp.j.

Jeśli pan Jan Kowalski, będący wspólnikiem spółki jawnej, kupi materiały wykończeniowe na potrzeby firmy „Kowalski” sp.j., wówczas sprzedawca udokumentuje transakcję fakturą VAT. Jeżeli natomiast pan Kowalski kupi w firmie ALFA sp. z o.o. materiały wykończeniowe, które ma zamiar wykorzystać przy remoncie w swoim domu, to ALFA sp. z o.o. zobowiązana jest udokumentować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, ponieważ w tej transakcji Jan Kowalski występuje jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, a nie jako osoba reprezentująca firmę „Kowalski” sp.j.

Prawidłowe określenie, czy sprzedaż dokonana na rzecz danego odbiorcy powinna zostać zarejestrowana na kasie fiskalnej, leży po stronie podatnika, czyli to sprzedawca jest zobowiązany do ustalenia, wobec kogo dokonuje sprzedaży. Sprzedawca nie ma jednak możliwości (ani obowiązku) sprawdzenia, czy wydany towar bądź wykonana usługa zostaną wykorzystane przez kupującego w jego działalności gospodarczej czy w jego domu. Dlatego podstawową formą, w jakiej sprzedawca może potwierdzić status nabywcy, jest uzyskanie od niego informacji w tym zakresie. Jeżeli z uzyskanej od nabywcy informacji wynika, że dokonuje on zakupu dóbr jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, to obrót z tego tytułu podlega zaewidencjonowaniu na kasie fiskalnej.

Sprzedaż na rzecz osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nie rodzi obowiązku wystawienia faktury VAT. Klient ma jednak prawo zwrócić się do sprzedawcy z takim żądaniem, co wynika z art. 106 ust. 4 ustawy o VAT. Sprzedawca powinien pamiętać, że wystawienie faktury VAT na rzecz osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nie zwalnia go z obowiązku ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Dlatego w takiej sytuacji najpierw powinien zarejestrować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, a następnie wystawić fakturę VAT, jeżeli kupujący zwrócił się z takim żądaniem. Wówczas sprzedawca dołącza paragon fiskalny do kopii wystawionej faktury VAT. Obowiązek ten nie dotyczy sytuacji, gdy faktura była emitowana przy zastosowaniu kasy, a obrót z tytułu tej dostawy był wykazany w raporcie dobowym. Sprzedaż udokumentowaną jednocześnie paragonem fiskalnym i wystawioną fakturą VAT należy ująć w ewidencji sprzedaży (i sporządzanej na jej podstawie deklaracji VAT) tylko raz.

Skutki nieujęcia sprzedaży na kasie rejestrującej, pomimo istnienia takiego obowiązku, są dotkliwe. Zgodnie z art. 62 § 4 k.k.s. dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej jest zagrożone karą grzywny do 180 stawek dziennych, przy czym wysokość jednej stawki dziennej od 2011 r. może być wymierzona w granicach od 46,20 zł do 18 480 zł. Czyn ten może zostać również uznany za wykroczenie skarbowe. Wówczas kara grzywny może być wymierzona w granicach od 138,60 zł do 27 720 zł.

Obowiązkowi ewidencji za pomocą kasy rejestrującej podlega sprzedaż, przy czym zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 22 ustawy o VAT za sprzedaż należy uznać:

• odpłatną dostawę towarów na terytorium Polski,

• odpłatne świadczenie usług na terytorium Polski,

• eksport towarów oraz

• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Oznacza to, że wymienione czynności dokonane na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych zobowiązują sprzedawcę do ich udokumentowania przy użyciu kasy rejestrującej.

 (...)

2. Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych z zastosowaniem kas rejestrujących

W praktyce zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży z zastosowaniem kasy rejestrującej można podzielić na:

• zwolnienia podmiotowe, tj. dotyczące określonych podatników w zakresie całej ich działalności, oraz

• zwolnienia przedmiotowe, tj. dotyczące ściśle określonych czynności.

Zwolnienia te są określane w drodze rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT, przy czym obowiązują przez określony czas, a po jego upływie wygasają. Od 1 stycznia 2011 r. zakres zwolnień wynika z nowego rozporządzenia Ministra Finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących - Dz.U. Nr 138, poz. 930.

(...) 

Podstawa prawna:

• art. 16, art. 23 § 3, art. 48 § 1, art. 62 § 4 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 151, poz. 1013

• art. 2 pkt 19 i 22, art. 29 ust. 1 i 4, art. 106 ust. 4, art. 111 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1726

• rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania - Dz.U. Nr 212, poz. 1338; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 252, poz. 1694

• rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących - Dz.U. Nr 257, poz. 1733

• rozporządzenie Ministra Finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących - Dz.U. Nr 138, poz. 930

Aneta Szwęch

ekspert w zakresie VAT

Więcej na temat obowiązku stosowania kas fiskalnych od 1 maja 2011 r. przeczytasz w artykule Kto od 1 maja 2011 r. powinien ewidencjonować obrót na kasie rejestrującej na stronach Internetowego Serwisu Księgowego