Jak wybrać odpowiedni dla zakładu pracy okres rozliczeniowy

Okres rozliczeniowy to czas, w którym pracodawca ustala wymiar czasu pracy do przepracowania, bilansuje i rozlicza godziny przepracowane przez pracownika, a także godziny usprawiedliwionej i nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, bilansuje i rozlicza przepracowane przez pracownika dni zgodnie z zasadą przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy oraz udziela dni wolnych w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

Dobór odpowiedniego okresu rozliczeniowego do stosowanego w firmie systemu czasu pracy pozwoli nie tylko uelastycznić czas pracy, lecz również może przynieść pewne oszczędności. Dłuższy okres rozliczeniowy pozwala na większą elastyczność planowania czasu pracy przy uwzględnieniu okresów większego lub mniejszego natężenia pracy i przy zachowaniu zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Pozwala również na większą swobodę przy ustalaniu dni wolnych od pracy w szczególności w razie konieczności wykonywania pracy w niedzielę lub święto.

Maksymalne dopuszczalne okresy rozliczeniowe zostały określone w Kodeksie pracy w powiązaniu z poszczególnymi systemami czasu pracy.

*Ustalenie lub zmiana dotychczasowych okresów rozliczeniowych następuje w uzgodnieniu z działającymi w firmie związkami zawodowymi. Natomiast pracodawca, u którego nie działają związki, oraz pracodawca, u którego związki nie zgodziły się na ustalenie lub zmianę wymienionych okresów rozliczeniowych może je stosować po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy (art. 150 § 2 k.p.).

**Niektórzy autorzy uznają, że w zadaniowym systemie czasu pracy nie obowiązuje żaden okres rozliczeniowy z tego względu, że pracownik nie jest rozliczany z godzin pracy, a rozkład czasu pracy nie jest ustalany z góry przez pracodawcę, lecz regulowany na bieżąco przez samego pracownika. Ważne jest, aby ustalone do wykonania zadania były możliwe do wykonania w ramach norm czasu pracy określonych w art. 129 k.p.

Wydłużenie okresu rozliczeniowego jest możliwe także na podstawie tzw. ustawy antykryzysowej (zwanej dalej ustawą). Z takiego rozwiązania mogą jednak korzystać jedynie pracodawcy będący przedsiębiorcami i to nie dłużej niż do 31 grudnia 2011 r. (art. 34 ust. 1 ustawy). Dopuszcza ona wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy, jeśli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technologicznymi, lub dotyczącymi organizacji czasu pracy przy zachowaniu ogólnych zasad bezpieczeństwa i zdrowia pracowników i okresów odpoczynku określonych w Kodeksie pracy (art. 9 ust. 1 i 3 ustawy).

W ramach takiego okresu rozliczeniowego indywidualny rozkład czasu pracy pracownika może przewidywać zróżnicowanie liczby godzin do przepracowania w poszczególnych miesiącach (art. 9 ust. 2 ustawy). Takie rozwiązanie wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeśli uzgodnienie jego treści ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi nie jest możliwe, pracodawca uzgadnia treść porozumienia ze związkami reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a k.p. (art. 9 ust. 5 ustawy).

Gdy w firmie nie działają związki zawodowe, przedłużenie okresu rozliczeniowego wprowadza się w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Kopię tego porozumienia pracodawca przekazuje właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 3 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia (art. 9 ust. 6 i 7 ustawy).

Wskazówka 1 » Pracodawca wybiera okres rozliczeniowy na podstawie przepisów Kodeksu pracy i nie może ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w obwieszczeniu lub regulaminie pracy, że w jego firmie będzie stosowany dłuższy niż określony w Kodeksie pracy okres rozliczeniowy, np. 5-miesięczny dla równoważnego systemu czasu pracy. Taki okres rozliczeniowy może być wprowadzony jedynie na podstawie ustawy antykryzysowej, w trybie w niej przewidzianym.

Wskazówka 2 » Warto prześledzić, jak często w firmie występuje praca nadliczbowa, a także, w jaki sposób jest ona rekompensowana.

Jeśli nadgodziny nie występują wcale lub wprawdzie nie występują, ale z uwagi na specyfikę pracy, jej organizację lub zwiększoną ilość pracy (np. przy realizacji długiego kontraktu) nie ma możliwości udzielenia pracownikom czasu wolnego w zamian za taką pracę, wówczas zmiana stosowanego okresu rozliczeniowego może nie przynieść spodziewanych korzyści.

Wskazówka 3 » Warto przeanalizować, czy istnieje potrzeba uelastycznienia pracy w związku z czasowym zwiększeniem obowiązków. Ważne jest przy tym, jak często występują takie zwiększenia, jak długo trwają i czy można z góry przewidzieć, kiedy nastąpią.

W przypadku dających się przewidzieć okresów zwiększenia pracy pracodawca może odpowiednio zaplanować pracę, np. przez 6 dni w tygodniu, a w czasie zmniejszenia zadań - przez 4 dni tygodniowo.

Wskazówka 4 » W razie pracy wykonywanej w niedzielę lub święta można ocenić, czy jest ona rekompensowana innym dniem wolnym od pracy w ramach stosowanego okresu rozliczeniowego, a jeśli nie jest (pracodawca wypłaca dodatek za każdą godzinę takiej pracy), to jakie są tego przyczyny. Jeśli np. praca w niedzielę i święto częściej występuje pod koniec okresu rozliczeniowego i pracodawca nie ma możliwości już udzielić dnia wolnego przed końcem okresu rozliczeniowego, warto rozważyć, czy wydłużenie okresu rozliczeniowego nie umożliwi pracodawcy rekompensaty tej pracy w formie dni wolnych.

Katarzyna Wrońska-Zblewska 

Podstawa prawna:

• art. 129, 130 § 2 i 3, art. 135-140, art. 142, 143, 150 § 2, art. 151¹,151², 151³, 151¹¹ Kodeksu pracy,

• ustawa z 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców (DzU nr 125, poz. 1035).