Jak wprowadzać poszczególne systemy czasu pracy

Systemy czasu pracy wprowadza się w układach zbiorowych pracy lub regulaminach pracy, a jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy, systemy czasu pracy są wprowadzane na podstawie obwieszczenia.

Od tej zasady zostały jednak przewidziane wyjątki. System przerywanego czasu pracy wprowadza się bowiem wyłącznie w układzie zbiorowym pracy, a u pracodawcy będącego osobą fizyczną prowadzącego działalność w zakresie rolnictwa i hodowli, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, system przerywanego czasu pracy może być stosowany na podstawie umowy o pracę.

PRZYKŁAD

Pracodawca będący osobą fizyczną, zajmujący się hodowlą koni, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, wprowadził system przerywanego czasu pracy zapisując go w umowach o pracę nowo zatrudnianych pracowników. Pracodawca postąpił zatem zgodnie z przepisami. Należy bowiem do grupy pracodawców, którzy mogą wprowadzić ten system w zapisach umów o pracę.

Wprowadzenie systemu przerywanego czasu pracy, jeżeli nie ma w zakładzie organizacji związkowych, jest możliwe tylko u pracodawcy będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność w zakresie rolnictwa i hodowli.

Kolejnymi wyjątkami od zasady ustalania systemów czasu pracy w aktach wewnątrzzakładowych są system skróconego tygodnia pracy oraz system pracy weekendowej, które wprowadza się na mocy postanowień umowy o pracę na pisemny wniosek pracownika.

Różne systemy czasu pracy w jednym zakładzie

Różnicowanie systemów czasu pracy w jednym zakładzie pracy jest możliwe tylko dla grup pracowniczych charakteryzujących się pewną odrębnością w stosunku do pozostałych grup ze względu na rodzaj czy organizację pracy. Nie ma zatem prawnej możliwości wprowadzenia różnych systemów czasu pracy dla pracowników, którzy wykonują taką samą pracę w identycznych warunkach i w ramach takiej samej organizacji pracy.

PRZYKŁAD

Pracodawca prowadzący biuro rachunkowe wprowadził dla swoich pracowników dwa systemy czasu pracy - dla niektórych z nich system podstawowego czasu pracy, dla innych - równoważny system czasu pracy. Pracownicy ci wykonują takie same obowiązki. Wprowadzenie dwóch różnych systemów czasu pracy pracodawca uzasadnił faktem, że jakkolwiek podstawowy system czasu pracy byłby dla niego wystarczający, to jednak chciałby stworzyć sobie możliwość zatrudniania niektórych pracowników do 12 godzin na dobę w okresach, w których będzie istniała taka konieczność, nie narażając się wtedy na obowiązek wypłaty dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych. Postępowanie pracodawcy jest w tej sytuacji nieprawidłowe.

System podstawowego czasu pracy

Zgodnie z ogólną zasadą czas pracy pracownika nie może przekraczać 8 godzin na dobę oraz przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Praca wykonywana na takich zasadach stanowi pracę w systemie podstawowego czasu pracy. System ten może być zaś wprowadzony we wszystkich zakładach pracy i w stosunku do wszystkich grup pracowników.

Do jego wprowadzenia nie jest konieczne istnienie żadnych szczególnych przesłanek, jak to ma miejsce w pozostałych systemach czasu pracy.

System równoważnego czasu pracy z przedłużeniem dobowym do 12 godzin

Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, pracodawca może wprowadzić system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, przy jednoczesnym zachowaniu maksymalnego przeciętnie 40-godzinnego tygodniowego czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oraz zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

System ten może być zatem stosowany tylko wtedy, gdy ze względu na specyfikę pracy powinna ona być wykonywana we wszystkich lub przynajmniej w niektórych dniach czy okresach przez więcej niż 8 godzin na dobę. Taką pracę uzasadniają zatem wszystkie zawody, w których występuje nierytmiczność pracy.

PRZYKŁAD

Pracodawca wprowadził dla działu księgowego system równoważnego czasu pracy, a dla pozostałych pracowników system podstawowego czasu pracy. Decyzję swą uzasadnił faktem, że jakkolwiek wszyscy pozostali pracownicy mogą pracować po 8 godzin na dobę, to istnieje konieczność, aby pracownicy działu księgowego, ze względu na spiętrzenie pracy występujące zawsze w pierwszych 10 dniach miesiąca, w tych dniach wykonywali pracę do 12 godzin. Przedłużenie tej pracy do 12 godzin zostanie zrekompensowane skróceniem pracy poniżej 8 godzin w pozostałej części miesiąca. Taka decyzja jest zatem uzasadniona.

System równoważny z przedłużeniem dobowym do 16 godzin

Pracodawca ma również możliwość stosowania systemu równoważnego czasu pracy dopuszczającego przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 16 godzin, przy jednoczesnym zachowaniu maksymalnej 40-godzinnej przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy i przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Wprowadzenie tego systemu jest możliwe:

1) przy pracach polegających na dozorze urządzeń, a więc przy takich, które wymagają obserwacji i kontroli funkcjonowania urządzeń technicznych oraz

2) przy pracach związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy, czyli przy takich, przy których efektywna praca przeplata się z pozostawaniem w pogotowiu do jej wykonywania.

PRZYKŁAD

Pracodawca prowadzący usługi hydrauliczne chce zatrudnić swoich pracowników w systemie równoważnego czasu pracy z możliwością przedłużenia dobowego czasu pracy do 16 godzin. Wprowadzenie tego systemu jest możliwe, gdyż praca hydraulika wiąże się nie tylko z efektywnym wykonywaniem pracy, ale również z oczekiwaniem na podjęcie pracy na wypadek awarii czy innej nagłej potrzeby podjęcia pracy w ciągu godzin pracy.

System równoważny z przedłużeniem dobowym do 24 godzin

Pracodawca może wprowadzić dla swoich pracowników system równoważnego czasu pracy dopuszczający przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 24 godzin, przy jednoczesnym zachowaniu maksymalnej 40-godzinnej przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy i przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Wprowadzenie tego systemu czasu pracy jest jednak możliwe tylko w stosunku do pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia i ochronie osób, a także do pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych.

Praca w ruchu ciągłym

Możliwe jest również stosowanie systemu czasu pracy, w którym dopuszcza się przedłużenie czasu pracy do 43 godzin przeciętnie na tydzień w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 tygodni, a jednego dnia w niektórych tygodniach - do 12 godzin.

System ten może być stosowany w przypadkach, gdy prace są wykonywane:

1) w sposób nieprzerwany przez 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu,

2) z uwagi na brak możliwości ich wstrzymania spowodowanej bądź technologią produkcji, bądź koniecznością ciągłego zaspokajania potrzeb ludności.

PRZYKŁAD

Pracodawca prowadzi chłodnię obsługującą hurtownie spożywcze w jego regionie. Chłodnia funkcjonuje 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Nie ma jednak potrzeby, aby pracownicy świadczyli w niej pracę bez przerwy. W tej sytuacji, mimo że zakład musi funkcjonować w sposób ciągły, nie ma możliwości wprowadzenia pracy w ruchu ciągłym. Nie jest bowiem konieczne zapewnienie ciągłej pracy pracowników, co jest warunkiem wprowadzenia tego systemu.

Przerywany system czasu pracy

Jednym z systemów czasu pracy, jaki pracodawca może wprowadzić dla swoich pracowników, jest system przerywanego czasu pracy. Stosuje się go według z góry ustalonego rozkładu czasu przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin, przy jednoczesnym zachowaniu maksymalnego 8-godzinnego dobowego i maksymalnego przeciętnie 40-godzinnego tygodniowego czasu pracy oraz zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

System ten może być stosowany w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją, czyli wtedy, gdy z powodu organizacji lub rodzaju pracy konieczne jest stałe lub przynajmniej okresowe stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego jedną przerwę w pracy w danej dobie.

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudniający magazynierów zastanawia się nad wprowadzeniem dla nich przerywanego systemu czasu pracy. Zgodnie bowiem z umowami zawartymi z kontrahentami firmy konieczne jest, aby magazyn był obsługiwany w godzinach od 8.00 do 13.00 oraz od 15.00 do 18.00. W tych bowiem godzinach przypadają dostawy towarów. Pracodawca może zatem wprowadzić dla pracowników obsługujących ten magazyn przerywany system czasu pracy, gdyż uzasadnia to organizacja pracy. System ten musi w tym przypadku zostać wprowadzony w układzie zbiorowym pracy.

 

Zadaniowy czas pracy

Zastosowanie zadaniowego systemu czasu pracy polega na tym, że pracodawca po porozumieniu z pracownikiem, ustala dla niego wymiar zadań do wykonania w danym okresie, a pracownik wykonuje te zadania w wybranym przez siebie czasie. Zakres ustalonych zadań musi być jednak możliwy do zrealizowania przy zachowaniu powszechnie obowiązujących norm czasu pracy, czyli tak, aby pracownik był w stanie je wykonać, pracując nie więcej niż 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Zadaniowy system czasu pracy jest możliwy do wprowadzenia w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem jej wykonywania. Oznacza to, że jego stosowanie jest dopuszczalne wtedy, gdy ze względu na organizację, rodzaj lub miejsce wykonywania pracy pracodawca nie ma możliwości lub potrzeby ustalania lub kontrolowania godzin wykonywania przez pracowników pracy.

PRZYKŁAD

Pracodawca prowadzący firmę tworzącą oprogramowanie komputerowe chce dla zatrudnionych u siebie informatyków wprowadzić zadaniowy system czasu pracy. Ich praca polega bowiem na wykonywaniu zadań wskazanych przez pracodawcę, przy czym dla pracodawcy nie ma znaczenia, ile godzin i w jakie dni pracownicy będą wykonywać swoje zadania. Ważne jest tylko to, aby były one wykonywane terminowo. Wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy w tym przypadku jest zatem uzasadnione.

Skrócony tydzień czasu pracy i praca weekendowa

Pracodawca może wprowadzić dla swoich pracowników takie systemy czasu pracy, w których praca jest wykonywana nie więcej niż przez 12 godzin na dobę mniej niż 5 dni w tygodniu (system skróconego tygodnia pracy) lub tylko w piątki, soboty, niedziele i święta (system pracy weekendowej), przy jednoczesnym zachowaniu maksymalnej 40-godzinnej przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Wprowadzenie tych dwóch systemów nie wymaga wystąpienia żadnych szczególnych przesłanek. Jedynym warunkiem ich wprowadzenia jest odpowiedni wniosek pracownika oraz zapisanie tego systemu w wiążącej pracownika umowie o pracę. Oznacza to, że nie można od razu zatrudnić pracownika w którymś z tych systemów czasu pracy. O zatrudnienie w którymś z ww. systemów może wnioskować tylko pracownik, a nie kandydat do pracy.

Zmiany wprowadzone ustawą antykryzysową

Pracodawcy dotknięci kryzysem ekonomicznym mogą obniżać koszty zatrudnienia, korzystając z rozwiązań proponowanych przez ustawę z 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców (Dz.U. Nr 125, poz. 1035), czyli tzw. ustawę antykryzysową. Mają oni m.in. możliwość uelastycznienia planowania i rozliczania czasu pracy zatrudnionych u siebie pracowników.

Ustawa antykryzysowa w części dotyczącej uelastyczniania przepisów z zakresu czasu pracy kierowana jest co do zasady do wszystkich przedsiębiorców. Mogą z niej skorzystać w tej części wszyscy pracodawcy, zarówno ci, którzy odczuli ujemne skutki kryzysu ekonomicznego, jak i ci, których sytuacja wcale nie uległa znacznemu pogorszeniu.

Dzięki zapisom ustawy antykryzysowej pracodawcy mogą skorzystać z następujących rozwiązań w zakresie czasu pracy:

1) wydłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy do 12 miesięcy,

2) planowania pracy w tej samej dobie pracowniczej, bez narażenia się na konsekwencje w postaci konieczności wypłacania dodatku za pracę nadliczbową.

Pracodawcy znajdujący się w trudnej sytuacji finansowej mają możliwość obniżenia pracownikom wymiaru czasu pracy bez konieczności dokonywania wypowiedzeń zmieniających treść umów o pracę.

Wydłużenie okresu rozliczeniowego

Jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technologicznymi, lub dotyczącymi organizacji czasu pracy, pracodawca może wydłużyć obowiązujący w jego zakładzie pracy okres rozliczeniowy do 12 miesięcy. Możliwość ta dotyczy wszystkich systemów czasu pracy (art. 9 ust. 1 ustawy antykryzysowej).

Wydłużony okres rozliczeniowy, w odróżnieniu od krótkich, np. miesięcznych okresów, daje pracodawcy możliwość elastycznego planowania czasu pracy pracowników, z uwzględnieniem zapotrzebowania na pracę w poszczególnych miesiącach. Stosując taki okres, pracodawca nie musi przestrzegać wymiaru czasu pracy w poszczególnych miesiącach, lecz ogólnie - w pełnym okresie rozliczeniowym. Dzięki temu w miesiącach, w których jest dużo pracy, pracodawca może planować czas pracy w większym wymiarze. Natomiast w innych miesiącach, w których jest mniej pracy lub w ogóle jej brak - może planować prace w bardzo małym wymiarze lub wcale.

W takim przypadku praca w podwyższonym wymiarze w niektórych miesiącach nie będzie stanowiła pracy w godzinach nadliczbowych (art. 9 ust. 2 ustawy antykryzysowej).

Stosując przedłużony do 12 miesięcy okres rozliczeniowy, pracodawca musi pamiętać o kilku ważnych zasadach:

1) planowanie pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego,

2) w każdym miesiącu stosowania przedłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy wynagrodzenie pracownika nie może być niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

3) harmonogram czasu pracy określający indywidualny rozkład czasu pracy pracownika może być sporządzany na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 2 miesiące (art. 9 ust. 3-4 ustawy antykryzysowej).

Naruszenie doby pracowniczej bez wypłaty za nadgodziny

Dzięki ustawie antykryzysowej harmonogramy czasu pracy pracowników mogą być planowane nieco inaczej. Możliwe jest ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie, bez konieczności wypłacania powstałych na skutek tego godzin nadliczbowych (art. 10 ust. 1 ustawy antykryzysowej).

PRZYKŁAD

Pracownik ma w poniedziałek zaplanowaną pracę w godzinach od 8.00 do 16.00. We wtorek pracodawca zaplanował mu dzień pracy od 6.00 do 14.00. Taki plan pracy spowodował pracę nadliczbową w poniedziałkowej dobie pracowniczej. W okresie obowiązywania ustawy antykryzysowej pracodawca nie musi się jednak martwić takimi przekroczeniami. Po pierwsze, może je planować, po drugie - za powyższe godziny nadliczbowe nie musi płacić dodatków z tytułu pracy nadliczbowej.

Według nowych zasad pracodawca może planować rozpoczęcie pracy w tej samej dobie i nie musi płacić dodatków za powstałe w ten sposób nadgodziny. Powinien jednak pamiętać o obowiązku zapewnienia pracownikowi 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 10 ust. 2 ustawy antykryzysowej).

PRZYKŁAD

Pracownik w poniedziałek ma zaplanowaną pracę w godzinach od 14.00 do 22.00. W związku z zapisami ustawy antykryzysowej pracodawca planuje pracownikowi pracę we wtorek w godzinach od 6.00 do 14.00. Takie zaplanowanie czasu pracy jest nieprawidłowe. Pracownik nie ma bowiem zapewnionego odpoczynku dobowego. We wtorek pracownik powinien rozpocząć pracę nie wcześniej niż o godzinie 9.00.

Obniżony wymiar czasu pracy

Pracodawca, który ma przejściowe kłopoty finansowe, na mocy postanowień ustawy antykryzysowej może wprowadzić obniżony wymiar czasu pracy swoich pracowników. Jednocześnie może obniżyć im wynagrodzenia proporcjonalnie do zmiany wymiaru czasu pracy. Obniżony wymiar nie może jednak obowiązywać dłużej niż przez okres 6 miesięcy, a zatrudnienie w jego ramach nie może być niższe niż połowa etatu. Obniżenie takie nie wymaga wręczania pracownikom wypowiedzeń zmieniających warunki pracy (art. 12 ust. 1 ustawy antykryzysowej).

Wszystkie ww. zmiany wprowadza się przez:

1) zapisy w układzie zbiorowym pracy,

2) porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi bądź z organizacjami reprezentatywnymi,

3) porozumienie z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego przedsiębiorcy - w razie braku w zakładzie pracy związków zawodowych.

Monika Wacikowska

Podstawa prawna:

• ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.),

• ustawa z 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców (Dz.U. Nr 125, poz. 1035).