Faktury w formacie PDF

Niezależnie od roli faktur dla całokształtu obowiązków i uprawnień podatników VAT, ważne są również kwestie techniczne związane z ich wystawianiem, przesyłaniem oraz przechowywaniem.

e-faktury

Obowiązująca w polskim systemie prawnym regulacja dotycząca faktur elektronicznych została oparta na przepisach Dyrektywy 2006/112/WE. Zgodnie z art. 232, faktury VAT mogą być przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną.

Faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną muszą być akceptowane przez państwa członkowskie UE, pod warunkiem że ich autentyczność pochodzenia i integralność treści zagwarantowano przy użyciu zaawansowanego podpisu elektronicznego lub za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI).

Z przepisów Dyrektywy 112/06 wynika uprawnienie państw członkowskich do przyjęcia innych metod wysyłania i udostępniania faktur elektronicznych. Ponadto, państwa członkowskie mogą w przypadku faktur wystawianych przy użyciu zaawansowanego podpisu wymagać, aby był on oparty na kwalifikowanym certyfikacie i został sporządzony za pomocą bezpiecznego urządzenia do składania podpisów (w rozumieniu art. 2 ust. 6 i 10 Dyrektywy 1999/93 z 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych).

Istotny z punktu widzenia funkcjonowania systemu faktur elektronicznych jest również przepis art. 234 Dyrektywy 112/06, zgodnie z którym państwa członkowskie nie mogą nakładać na podatników dostarczających towary lub świadczących usługi na ich terytorium żadnych innych obowiązków ani formalności związanych z przesyłaniem lub udostępnianiem faktur drogą elektroniczną.

Dla funkcjonowania systemu faktur elektronicznych w Polsce kluczową regulację stanowią przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania ich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Zgodnie z przepisami § 4 wspomnianego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność treści będą zagwarantowane:

1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub

2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Jak wynika z powyższej regulacji, polski ustawodawca skorzystał z możliwości wprowadzenia wymogu stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu.

Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Przy czym przy zastosowaniu drugiej opcji powinna być ona opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym lub nastąpić poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

Oprócz wskazanych wyżej regulacji, rozporządzenie MF z 14 lipca 2005 r. normuje również kwestie dotyczące elektronicznych faktur korygujących oraz duplikatów faktur, a także zasady przechowywania i udostępniania e-faktur organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej.

NSA na temat e-faktur VAT

W praktyce obrotu gospodarczego wątpliwości budzi kwestia zakresu zastosowania przepisów rozporządzenia MF z 14 lipca 2005 r. Chodzi przede wszystkim o uzyskanie odpowiedzi na pytanie, czy znajdują one zastosowanie jedynie do sytuacji, w której podatnik VAT dokonujący czynności opodatkowanych zarówno sporządza, jak i przesyła nabywcy faktury w formie elektronicznej, które następnie są przechowywane przez obie strony w tej samej formie (bez przenoszenia ich treści na dokument w formie papierowej). W praktyce można bowiem spotkać się z sytuacjami, w ramach których podatnik sporządza i przesyła faktury w formie niepapierowej, ale są one przez obie strony transakcji drukowane i przechowywane w formie papierowej, a nie elektronicznej. Czy przepisy rozporządzenia MF mają zastosowanie również do tych sytuacji?

W dotychczasowym orzecznictwie dominował pogląd, zgodnie z którym faktura powinna być sporządzona przez wystawcę na papierze, względnie przygotowana w formie elektronicznej w sposób określony w przepisach rozporządzenia MF. Tak zinterpretował przepisy WSA w Warszawie w wyroku z 19 października 2007 r. (III SA/Wa 1341/07):

„Nie jest możliwe przyjęcie dualizmu - wystawianie dla kontrahenta faktury i pobieranie jej przez zainteresowanego poprzez system elektroniczny, a następnie drukowanie jej przez obie zainteresowane strony na materiałach piśmiennych i traktowanie jej jako dokumentu na piśmie. Sprzeciwiają się takiej koncepcji przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. i ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, jak też prawa unijnego”.

Wyżej wskazane orzeczenie było niekorzystne dla podatników VAT. Zastosowanie się do tez w nim sformułowanych prowadziło do sytuacji, w których podatnicy posiadający „zakupową” fakturę VAT przesłaną w formie elektronicznej, ale następnie wydrukowanej i przechowywanej już w formie papierowej, teoretycznie nie posiadali prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury.

Wyżej zaprezentowany sposób interpretacji ustawy o VAT oraz rozporządzenia MF z 14 lipca 2005 r. został ostatnio zakwestionowany przez NSA. W wyroku z 20 maja 2010 r. (sygn. I FSK 1444/09) NSA zwrócił uwagę na okoliczność, że w obrocie gospodarczym konieczne jest rozróżnienie dwóch sytuacji:

1) sytuacje, w których podatnik VAT dokonujący czynności opodatkowanych zarówno sporządza i przesyła nabywcy faktury w formie elektronicznej, które następnie są przechowywane przez obie strony w tej samej formie (bez przenoszenia ich treści na dokument w formie papierowej);

2) sytuacje, w ramach których podatnik sporządza i przesyła faktury w formie niepapierowej, ale są one przy tym - przez obie strony transakcji - drukowane i przechowywane w formie papierowej, a nie elektronicznej.

Analiza prawna dokonana w przedmiotowym orzeczeniu dotyczyła drugiej z wyżej wskazanych sytuacji, przy czym w uzasadnieniu wyroku NSA zwrócił uwagę na fakt, że rozporządzenie MF w sprawie faktur elektronicznych ma zastosowanie jedynie do pierwszej z wyżej wskazanych kategorii sytuacji.

Zdaniem sądu wynika to przede wszystkim z treści § 6 ust. 5 rozporządzenia, zgodnie z którym faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

W uzasadnieniu do wyroku NSA podkreślił, że w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT brak jest wskazań co do ewentualnej konieczności wystawiania przez podatników VAT faktur w formie papierowej, literalne brzmienie tego przepisu nie stoi na przeszkodzie twierdzeniu, że faktury mogą być wystawiane również w formie innej niż papierowa. Ponadto zdaniem NSA, posługiwanie się takimi fakturami, drukowanymi przez strony transakcji na papierze i w tej formie przechowywanymi, nie zmniejsza bezpieczeństwa obrotu prawnego w porównaniu z sytuacją, w której faktury od samego początku mają postać papierową i w takiej formie są przekazywane nabywcy. Za uzasadnione należy natomiast uznać takie rozumienie przepisów prawnych, zgodnie z którym faktury przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej powinny być dodatkowo zabezpieczone w celu zagwarantowania autentyczności ich pochodzenia oraz integralności treści.

Zaprezentowane stanowisko NSA rzutuje nie tylko na kwestie techniczne związane z wystawianiem, przesyłaniem i przechowywaniem faktur VAT. Pośrednio bowiem wpływa na zagadnienie możliwości odliczenia podatku naliczonego przez podatnika z faktur zakupowych otrzymanych w formie niepapierowej, wydrukowanych następnie przez nabywcę po ich otrzymaniu w formie papierowej. Przyjęcie sposobu interpretacji przepisów zaprezentowane prze NSA pozwala na odliczenie podatku naliczonego wynikającego z takich właśnie faktur.

Wyrok NSA wydaje się przełomowy - przynajmniej dla części podatników. Ze względów praktycznych można spodziewać się, że również część organów podatkowych dostosuje się do tez w nim sformułowanych.

Mikołaj Jabłoński

prawnik, Skoczyński Wachowiak Strykowski Kancelaria Prawna Sp. k.