REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kopie faktur papierowych mogą być przechowywane w formie elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Wiesława Moczydłowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Przepisy wykonawcze do ustawy o VAT nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur. Za wystawienie faktury uznać można już samo zgromadzenie informacji niezbędnych do jej sporządzenia, a nie wydrukowanie faktury.

 

REKLAMA

REKLAMA

Jeżeli księgowy system informatyczny wykorzystywany przez daną firmę pozwoli na wydrukowanie kopii faktury na życzenie organu kontrolnego, to funkcja dokumentacyjna wymagana ustawą o VAT zostaje spełniona. To do podatnika należy decyzja, w jakiej formie chce przechowywać faktury.

Obowiązujące przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi na pytanie w sprawie zasad wystawiania i przechowywania faktur. Na tym tle często toczą się spory podatników z fiskusem. Rozporządzenie w sprawie (...) wystawiania faktur oraz sposobu ich przechowywania (...) stanowi w § 21, że oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, należy przechowywać w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dotychczas organy podatkowe twierdziły, że kopie faktur należy przechowywać w wersji papierowej. Z kolei w orzecznictwie pojawił się pogląd, że skoro polskie regulacje nie zawierają jednoznacznych rozstrzygnięć, należy sięgnąć do dyrektywy 2006/112/WE, która zawiera bezwzględny obowiązek przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane.

REKLAMA

Ostateczne rozstrzygnięcie w tym zakresie przynosi precedensowy wyrok NSA (I FSK 1169/08). Warto zwrócić uwagę na jego uzasadnienie. Sąd, co prawda, opiera swoje stanowisko na dyrektywie 2006/112/WE, jednak wyraźnie stwierdza, że z dyrektywy można wywnioskować jedynie to, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. Nieuprawnione jest utożsamianie czynności „wystawienia” i „przesłania” faktury. Są to dwie odrębne czynności. Porównanie zapisu § 23 ust. 2 rozporządzenia (Ministra Finansów z 25 maja 2005 r., obecnie z 28 listopada 2008 r.) z art. 247 ust. 2 dyrektywy prowadzi do wniosku, że polski normodawca nie wprowadził dokładnego zapisu tej normy. Pominięcie zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” otworzyło pole do niejednoznacznej wykładni językowej, co skutkuje koniecznością poszukiwania innych wykładni.

Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przesłanką interpretacji omawianych przepisów jest konieczność przechowywania kopii faktury. Jest to funkcja kontrolna i wykładnia powinna ją uwzględniać.

Zatem jeśli podatnik zobowiązuje się drukować faktury na każde żądanie uprawnionego organu, przy jednoczesnym zachowaniu wymogu oznaczania kopii faktury wyrazem „KOPIA”, to tym samym gwarantuje wymagane w art. 246 dyrektywy cechy kopii faktur.

Nie ma zatem normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. NSA podkreślił, że za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.

Podkreślić należy, że to podatnik, mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej, czy to w formie elektronicznej, ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne, czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji.

Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.

NSA powołał się także na zasadę proporcjonalności, wyrażoną w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowaną przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C-446/03 Marks&Spencer czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 dyrektywy 112, jest nadmiernie dolegliwy i narusza wspomnianą zasadę.

Jeśli zatem zarówno przepisy wykonawcze do ustawy o VAT, jak i unormowania unijne nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur, za wystawienie faktury uznać można już samo zgromadzenie informacji niezbędnych do jej sporządzenia, a nie wydrukowanie faktury. Zatem to do podatnika należy decyzja, w jakiej formie chce przechowywać faktury.

Dzięki wyrokowi NSA przedsiębiorcy nie muszą już ponosić dodatkowych kosztów związanych z wydrukiem i archiwizacją faktur. Niektóre firmy wystawiają po kilka tysięcy faktur miesięcznie, a przypomnieć należy, że faktury trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione, co w praktyce oznacza prawie sześć lat.

•  rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 122, poz. 1337; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 222, poz. 1760

•  wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08)

Wiesława Moczydłowska

współpracownik redakcji BR

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tego zawodu nie zastąpi AI. A które czeka zagłada? Ekspert: Programiści są pierwsi w kolejce

Sztuczna inteligencja na rynku pracy to temat, który budzi coraz większe emocje. W dobie dynamicznego rozwoju technologii jedno jest pewne – wiele profesji czeka poważna transformacja, a niektóre wręcz znikną. Ale są też takie zawody, których AI nie zastąpi – i to raczej nigdy. Jakie branże są najbardziej zagrożone? A gdzie ludzka praca pozostanie niezastąpiona? O tym mówi Jan Oleszczuk - Zygmuntowski z Polskiej Sieci Ekonomii.

Branża handlowa traci coraz więcej na kradzieżach w sklepach. Jak handlowcy rozwiązują ten problem

Zmorą branży handlowej wciąż są kradzieże sklepowe. Nasiliły się one w okresie wysokiej inflacji, ale teraz nie słabną w oczekiwanym tempie. Kradzieży z powodów ekonomicznych jest mniej, natomiast rozzuchwalili się złodzieje kradnący dla zysku.

Nadchodzi czas pożegnań z papierowymi fakturami. Wszystko co trzeba wiedzieć o e-fakturowaniu i KSeF

Krajowy System eFaktur powstał by ułatwić życie przedsiębiorcom, ale jest też nowym obowiązkiem, którego przestrzeganie narzuca prawo. Firmy, które nie będą przestrzegać jego zasad, muszą liczyć się z dotkliwymi karami, wynoszącymi nawet 100% kwoty podatku z faktury wystawionej poza KSeF.

Dlaczego rezygnują z założenia własnej firmy: kobiety mają inny powód niż mężczyźni

Aż 47 proc. ankietowanych Polaków nie chciałoby prowadzić własnej firmy – wskazują dane z raportu „Polki i przedsiębiorczość 2024: Bariery w zakładaniu firmy”. Kobiety przed założeniem własnej firmy powstrzymuje sytuacja rodzinna, a mężczyzn – stan zdrowia. Nowe dane.

REKLAMA

Branża meblarska mocno traci przez zagraniczną konkurencję, końca kłopotów nie widać

Wysokie koszty produkcji, spadający popyt i silna konkurencja z Azji osłabiają pozycję polskiej branży meblarskiej. Długi sektora, notowane w Krajowym Rejestrze Długów, sięgają już prawie 130 mln zł – coraz więcej przedsiębiorstw musi wybierać między utrzymaniem płynności a spłatą zobowiązań.

Prezydent zawetował. Przedsiębiorcy będą dalej płacić wysoką składkę zdrowotną a może rząd podejmie drugą próbę zmiany

Prezydent zawetował ustawę obniżającą składki zdrowotne dla przedsiębiorców. Rząd jednak nie ustępuje i podejmie kolejną próbę, powtarzając rozwiązania przyjęte w ustawie dokładnie w takiej samej treści. Jaka więc ma być składka zdrowotna gdy uda się przeprowadzić zmiany.

Rolnicy wierzą w dobrą koniunkturę - po dłuższej przerwie znów inwestują w maszyny rolnicze

W I kwartale 2025 roku rolnictwo było branżą z największym udziałem w finansowaniu maszyn i urządzeń przez firmy leasingowe – 28%, wynika z danych Związku Polskiego Leasingu. Rolnicy wracają do inwestowania wierząc w poprawę koniunktury w branży.

Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Choć wielu właścicieli małych firm wciąż traktuje ochronę jako zbędny wydatek, rosnąca liczba incydentów – zarówno fizycznych, jak i cyfrowych – pokazuje, że to podejście bywa kosztowne. Dziś zagrożeniem może być nie tylko włamanie, ale też wyciek danych czy przestój operacyjny. W rozmowie z Adamem Śliwińskim, wiceprezesem Seris Konsalnet Security, sprawdzamy, jak MŚP mogą skutecznie zadbać o swoje bezpieczeństwo – bez milionowych budżetów, za to z myśleniem przyszłościowym.

REKLAMA

Polskie firmy chcą eksportować do USA, co z cłami

Polska gospodarka łapie drugi oddech czy walczy o utrzymanie na powierzchni? Jaka będzie przyszłość eksportu do USA? Eksperci podsumowali pierwszy kwartał 2025. Analizie poddany został nie tylko eksport polskich firm, ale i ogólny bilans handlu zagranicznego.

Teraz płatności odroczone także przy zakupach dla firmy

Polskie firmy uzyskują dostęp do płatności odroczonych oraz ratalnych w standardzie zbliżonym do tego oferowanego konsumentom. To duże ułatwienie, z którego skorzystają w pierwszej kolejności małe i średnie firmy.

REKLAMA