REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kopie faktur papierowych mogą być przechowywane w formie elektronicznej

Wiesława Moczydłowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Przepisy wykonawcze do ustawy o VAT nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur. Za wystawienie faktury uznać można już samo zgromadzenie informacji niezbędnych do jej sporządzenia, a nie wydrukowanie faktury.

 

REKLAMA

REKLAMA

Jeżeli księgowy system informatyczny wykorzystywany przez daną firmę pozwoli na wydrukowanie kopii faktury na życzenie organu kontrolnego, to funkcja dokumentacyjna wymagana ustawą o VAT zostaje spełniona. To do podatnika należy decyzja, w jakiej formie chce przechowywać faktury.

Obowiązujące przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi na pytanie w sprawie zasad wystawiania i przechowywania faktur. Na tym tle często toczą się spory podatników z fiskusem. Rozporządzenie w sprawie (...) wystawiania faktur oraz sposobu ich przechowywania (...) stanowi w § 21, że oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, należy przechowywać w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dotychczas organy podatkowe twierdziły, że kopie faktur należy przechowywać w wersji papierowej. Z kolei w orzecznictwie pojawił się pogląd, że skoro polskie regulacje nie zawierają jednoznacznych rozstrzygnięć, należy sięgnąć do dyrektywy 2006/112/WE, która zawiera bezwzględny obowiązek przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane.

REKLAMA

Ostateczne rozstrzygnięcie w tym zakresie przynosi precedensowy wyrok NSA (I FSK 1169/08). Warto zwrócić uwagę na jego uzasadnienie. Sąd, co prawda, opiera swoje stanowisko na dyrektywie 2006/112/WE, jednak wyraźnie stwierdza, że z dyrektywy można wywnioskować jedynie to, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. Nieuprawnione jest utożsamianie czynności „wystawienia” i „przesłania” faktury. Są to dwie odrębne czynności. Porównanie zapisu § 23 ust. 2 rozporządzenia (Ministra Finansów z 25 maja 2005 r., obecnie z 28 listopada 2008 r.) z art. 247 ust. 2 dyrektywy prowadzi do wniosku, że polski normodawca nie wprowadził dokładnego zapisu tej normy. Pominięcie zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” otworzyło pole do niejednoznacznej wykładni językowej, co skutkuje koniecznością poszukiwania innych wykładni.

Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przesłanką interpretacji omawianych przepisów jest konieczność przechowywania kopii faktury. Jest to funkcja kontrolna i wykładnia powinna ją uwzględniać.

Zatem jeśli podatnik zobowiązuje się drukować faktury na każde żądanie uprawnionego organu, przy jednoczesnym zachowaniu wymogu oznaczania kopii faktury wyrazem „KOPIA”, to tym samym gwarantuje wymagane w art. 246 dyrektywy cechy kopii faktur.

Nie ma zatem normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. NSA podkreślił, że za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.

Podkreślić należy, że to podatnik, mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej, czy to w formie elektronicznej, ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne, czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji.

Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.

NSA powołał się także na zasadę proporcjonalności, wyrażoną w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowaną przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C-446/03 Marks&Spencer czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 dyrektywy 112, jest nadmiernie dolegliwy i narusza wspomnianą zasadę.

Jeśli zatem zarówno przepisy wykonawcze do ustawy o VAT, jak i unormowania unijne nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur, za wystawienie faktury uznać można już samo zgromadzenie informacji niezbędnych do jej sporządzenia, a nie wydrukowanie faktury. Zatem to do podatnika należy decyzja, w jakiej formie chce przechowywać faktury.

Dzięki wyrokowi NSA przedsiębiorcy nie muszą już ponosić dodatkowych kosztów związanych z wydrukiem i archiwizacją faktur. Niektóre firmy wystawiają po kilka tysięcy faktur miesięcznie, a przypomnieć należy, że faktury trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione, co w praktyce oznacza prawie sześć lat.

•  rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 122, poz. 1337; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 222, poz. 1760

•  wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08)

Wiesława Moczydłowska

współpracownik redakcji BR

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaki model logistyczny wybrać dla swojego sklepu internetowego?

Zakładając sklep internetowy, staniesz przed wyzwaniem organizacji całej jego logistyki. Zanim zaczniesz działalność, będziesz musiał zdecydować, gdzie magazynować swoje towary, z jakimi kurierami współpracować i jak obsługiwać zwroty od klientów. Pochłonie to mnóstwo cennego czasu i spory kapitał. W dzisiejszych czasach możesz tego jednak uniknąć. W jaki sposób? Poznaj najciekawsze modele logistyczne dla e-commerce!

Dobrzy w teorii. Dlaczego nie potrafimy odpoczywać i jak to zmienić?

Potrzeba regeneracji wydaje się oczywista dla każdego, kto funkcjonuje w naprzemiennym cyklu, w którym wysiłek absorbujący przeważającą część naszych aktywności przeplata się z czasem wolnym. Skąd zatem trudność w świadomym uwzględnianiu potrzeby wypoczynku i planowaniu przerw w zawodowym funkcjonowaniu?

Inflacja już niestraszna firmom. Obawia się jej dwa razy mniej firm niż rok temu

W rok o połowę zmalała liczba małych i średnich firm, które boją się, że inflacja może zagrozić ich biznesom. Obecnie to zaledwie co czwarte przedsiębiorstwo. Zaskakujące są jednak branże, w których te obawy są największe. Inflacja straciła też rangę najpoważniejszej obawy.

Startup - jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie?

W startupach najważniejszy jest pomysł. Jak go chronić i zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystywaniem dzieła i pobierania wynagrodzenia za korzystanie z niego przez podmioty trzecie? Jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie? Dlaczego tak ważna jest umowa o zachowaniu poufności?

REKLAMA

Spółki: Premia za kontrolę w Polsce w latach 2019-2023 spadła do poziomu 13,6 proc.

Ostatnie lata przyniosły spadek aktywności na rynku wezwań w Polsce. Coraz częściej inwestorzy decydują się na ogłoszenie wezwania z zamiarem wycofania akcji spółki z obrotu giełdowego, gdy już uzyskają kontrolny pakiet akcji – wynika z najnowszej analizy KPMG, która objęła 133 wezwań do sprzedaży akcji spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie w latach 2019-2023.

Firmy będą szukać specjalistów. Jakich?

Z raportu „Barometr Polskiego Rynku Pracy” Personnel Service wynika, że polskie firmy chcą poszukiwać specjalistów od automatyzacji i sztucznej inteligencji. 

Rachunki za prąd w firmie: kto musi płacić za energię elektryczną nawet trzy razy więcej niż cena giełdowa, jak tego uniknąć na przyszłość

Kryzys energetyczny wywołany przez agresję Rosji na Ukrainę doprowadził do gigantycznego wzrostu cen prądu. Wiele małych firm w obawie przed dalszym wzrostem cen zawarło wieloletnie umowy ze stałą ceną na rekordowym poziomie. To one najbardziej ucierpią na uwolnieniu cen energii.

Stare pytania, nowe odpowiedzi. Zmiana podejścia do pożądanych kompetencji menedżerskich

Obecnie organizacje nie są zainteresowane rozwojem konkretnych umiejętności liderskich ani pozyskiwaniem wiedzy, którą łatwo dziś zdobyć. Żyjemy w czasach, w których ciężko jest zaplanować długofalową strategię, dlatego wzrasta znaczenie umiejętności płynnego poruszania się w zmieniających się okolicznościach, tzw. strategizing.

REKLAMA

Wyróżniaj się bo zginiesz: o sukcesie sklepu internetowego decydują nie tylko atrakcyjne towary w dobrej cenie

W sklepie internetowym, zupełnie inaczej niż w tradycyjnym sklepie, wiarygodność osiąga się lub nie już poprzez sam wygląd aplikacji zakupowej. Bez niej nie wyróżniający się z tysięcy inny e-sklep nie odniesie sukcesu nawet oferując bardzo konkurencyjne produkty.

Restauracje ustępują miejsca barom szybkiej obsługi i sklepowej gastronomii, bo takie są wybory „zetek”

Na naszych oczach dzieje się prawdziwa rewolucja w gastronomii. Restauracje, ledwie się odbudowały po pandemii, przegrywają z barami szybciej obsługi i cateringiem, a teraz jeszcze poważnym graczem na rynku staje się gastronomia sklepowa. Wszystko to za sprawą najmłodszych klientów, którzy chcą żyć po amerykańsku.

REKLAMA