Czy kopie faktur muszą być papierowe

RADA

Przepisy nie zobowiązują podatników do przechowywania papierowych kopii faktur sprzedaży. Kopie faktur do momentu przedawnienia mogą być przechowywane w systemie komputerowym, jeśli pozwala on na wydrukowanie kopii w każdym czasie. Na ewentualne żądanie kontrolujących możecie Państwo udostępnić wydruk komputerowy. Organy podatkowe są przeciwnego zdania. Korzystne dla podatników stanowisko sądów jest jednak pomocne w sporach z urzędami skarbowymi.

UZASADNIENIE

Z pytania wynika, że wystawiacie Państwo faktury w formie papierowej. Oryginał faktury w tej formie jest przeznaczony dla nabywcy, natomiast kopia pozostaje w systemie komputerowym państwa firmy. Wątpliwość dotyczy faktu, czy będzie nieprawidłowe postępowanie, jeśli kopie faktur będą przechowywane przez wymagany ustawowo okres tylko w formie elektronicznej.

Przepisy wykonawcze do ustawy o VAT regulują zasady przechowywania faktur papierowych i elektronicznych.

Faktury muszą być wystawiane w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje nabywca, kopia pozostaje u sprzedawcy. Przepisy określają, że faktury powinny być przechowywane w oryginalnej postaci.

Na tej podstawie organy podatkowe uznają, że kopie faktur papierowych mogą być przechowywane tylko w takiej formie. W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 13 marca 2008 r., nr 1401/PH-I/4407/14-61/07/JKr/PV-I, czytamy: Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną. (...) w świetle obowiązujących przepisów prawa podatkowego nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej bez ich drukowania, jeżeli oryginały tych dokumentów w momencie wystawienia miały postać drukowaną, mimo możliwości ich wydruku oraz posiadania systemu informatycznego gwarantującego przechowywanie kopii faktur w postaci elektronicznej, zapewniającej ich wyszukiwanie i identyfikację, a także niezmienność zapisanych na nośnikach informatycznych danych. Stwierdzić przy tym należy, iż egzemplarz faktury oznaczony wyrazem KOPIA nie jest kopią (w sensie dosłownym) wystawionej faktury, lecz jej drugim egzemplarzem. Tym samym powinien on być wystawiony w tym samym formacie co egzemplarz oznaczony wyrazem ORYGINAŁ.

To stanowisko organów podatkowych uznają za błędne sądy administracyjne, w tym NSA. W najnowszym wyroku w tej sprawie z 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08, NSA potwierdził, że przechowywane kopie faktur VAT nie muszą być papierowe, mimo że oryginał był wystawiony w takiej formie. W uzasadnieniu sąd podkreślił, że przepisy wykonawcze do ustawy o VAT nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur. Jeśli system komputerowy pozwala podatnikowi na wydrukowanie kopii na każde żądanie kontrolującego, to funkcja dokumentacyjna jest spełniona.

Zatem jeśli nie chcecie Państwo czy nie macie możliwości przechowania bardzo dużych ilości papierowych kopii faktur sprzedaży, nie musicie tego robić. Nie macie bowiem takiego obowiązku. Ustawy podatkowe nakazują przechowywanie dokumentacji do czasu przedawnienia się zobowiązania podatkowego. Jeżeli istnieje możliwość wydruku tych faktur na każde żądanie urzędu, Państwa firma spełnia warunki ustawowe. Należy pamiętać, że urzędy są innego zdania.

• art. 106 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 201, poz. 1540

• rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 212, poz. 1337

Magdalena Miklewska

ekspert w zakresie VAT